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O item Documentos permita visualizar e navegar pela interface disposta por pastas e documentos. Esta interface é chamada de Navegação de Documentos. Além da visualização, é possível manipular o ambiente de navegação, adicionando documentos, formulários e outros tipos de arquivos, definindo permissões de segurança e regras de aprovação. Vale lembrar que o usuário acessa apenas documentos aos quais tem permissão.

• Incluir nova pasta: recurso utilizado para organização dos arquivos publicados na navegação de documentos;

• Incluir novo documento: recurso para publicação de documentos realizada, por exemplo, através do botão Carregar arquivos da Navegação de Documentos ou arrastando e soltando o arquivo sobre a janela do navegador;

• Incluir novo formulário: opção para publicação de formulários HTML utilizados para preenchimento de informações padronizada. Os formulários publicados poderão ser atrelados a processos;

• Recursos comuns para manipulação de documentos, como copiar, recortar, colar, excluir, etc.;

• Visualização de documentos: permite visualizar o conteúdo dos documentos publicados na navegação de documentos.

• Connect: aplicativo para Windows que permite acessar as pastas e documentos da Navegação de Documentos e a central de notificações diretamente da área de trabalho do sistema operacional.
  
  

Navegação de documentos

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Na navegação de documentos, a pasta principal (raiz) armazena as pastas criadas automaticamente durante a instalação ou configuração da plataforma – tais como Meus documentos e Formulários fluig Fluig – e também as pastas que são criadas pelos usuários, respeitando as definições de segurança para a exibição delas.

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Todas as ações que podem ser efetuadas na pasta raiz da navegação de documentos também podem ser efetuadas em uma pasta filha dela – com exceção da inclusão de documentos que não são formulários e do download de uma pasta. Mais informações sobre essas ações podem ser obtidas em Pasta..

Informações sobre formulários – que podem ser publicados na pasta raiz da navegação de documentos – podem ser obtidas em Formulário.

Outros recursos

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Controle de versão e aprovações
Todas as modificações do documento geram uma nova revisão ou uma nova versão, sendo possível restaurar a versão caso necessário. Além disso, é possível configurar um fluxo de aprovações, para que o documento passe obrigatoriamente pela avaliação de pessoas-chave antes de ser publicado.

Lista mestra
A lista mestra é uma relação contendo todos os documentos que a pasta tem. É possível consultar facilmente o nome, a última revisão, o usuário que publicou, enfim, dados relevantes ao documento publicado. Isso é muito importante principalmente para empresas com certificação de qualidade, por exemplo a ISO 9001, que exige evidências do controle de documentos aplicado na empresa.

Controle de expiração
Todos os documentos podem ter um prazo de validade, para que sejam revisados e atualizados. Por isso, existe o controle de expiração, com um indicativo de quando o documento estará expirado e com a configuração de e-mails que serão disparados como notificação aos envolvidos.

Cópia controlada
É importante ter o registro das informações de cada impressão do documento, para ter rastreabilidade sobre as cópias e evitar que o conteúdo seja copiado ou alterado de forma não autorizada. Também é muito frequente a utilização de marca d’água na impressão de documentos, por exemplo, confidenciais da empresa.

Ações sociais
Se o documento foi criado e teve as permissões de acesso liberadas, provavelmente é necessário que outras pessoas o acessem e o leiam. Para ampliar a divulgação, é possível divulgar esse documento e permitir que os usuários efetuem ações sociais, como comentar, apoiar e compartilhar. Cada visualização efetuada pelo usuário ficará registrada nas propriedades do documento.

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