Índice

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O Início é a página exibida logo após acessar o TOTVS Collab utilizando seu e-mail e senha. É onde você pode ver informações geraissuas pendências, suas equipes e um resumo das as próximas reuniões dessas equipes que você vai participar.

No primeiro acesso, a partir do Início é possível apenas criar equipes ou encontrar equipes para participar. A partir do momento em que há equipes criadas, também é possível efetuar algumas ações nelas.

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Informações gerais

As informações gerais mostram um resumo das suas atividades:

Tarefas pendentes: é a soma total de tarefas pendentes que são de sua responsabilidade considerando a lista de tarefas de todas as equipes que você participa;

Reuniões: é a soma de todas as reuniões que você participará nos próximos sete (7) dias – dia atual mais seis (6) – considerando todas as equipes que você participa;

Tarefas concluídas: é a soma total de tarefas concluídas que eram de sua responsabilidade considerando a lista de tarefas de todas as equipes que você participa;

Equipes: é a soma de todas as equipes ativas que você participa.

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Suas equipes

Nesta área você pode ver algumas das equipes que você participa e acessá-las. As equipes são exibidas em ordem alfabética.

Você também pode efetuar outras ações, tais como encontrar uma equipe – quando você ainda não participa de nenhuma –, criar uma equipe, ver todas as equipes, dentre outras.

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Encontrar equipe

01. Em Início, clique em Encontrar equipes, localizado no centro do quadro Suas equipes.

Painel

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Essa opção somente é exibida quando você ainda não faz parte de nenhuma equipe.

Ao clicar nessa opção, é exibida a página Todas equipes, na qual você pode localizar uma equipe e solicitar participação.

02. Informe o nome da equipe.

Painel

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O nome da equipe pode ter até 100 caracteres.

Criar equipe

01. Em Início, clique em Criar equipe, localizado no canto superior direito do quadro Suas equipes.

Painel

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Quando não há nenhuma equipe criada, essa opção é exibida no centro do quadro.

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Minhas pendências

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Nesta área você pode acompanhar as tarefas pendentes que estão sob sua responsabilidade – separadas por equipe.

São listadas tarefas que estão em projetos ativos e que não estejam em etapas que foram definidas como final do projeto. Elas são ordenadas por prioridade, ou seja, as que possuem uma prioridade definida são exibidas primeiro.

Mesmo que você não faça parte de uma equipe, mas é responsável por alguma tarefa dela, essa tarefa também é exibida nas pendências, dentro do agrupador da equipe, da mesma forma que as demais.

É possível expandir ou ocultar as tarefas de cada equipe, buscar, filtrar e criar tarefas. Clicando sobre cada tarefa é possível ver seus detalhes.

Painel

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HTML

<div class="collab">
	<div class="collab-callout">
		<div class="collab-callout-image">
			<img class="collab-callout-thumb" src="https://tdn.totvs.com/download/attachments/563436139/nota.png" width="24" height="24">
		</div>
		<div class="collab-callout-body">
			<p class="collab-callout-text"><b>NOTA:</b><br>Por padrão e para melhorar o desempenho, apenas a primeira equipe é exibida expandida ao acessar o Início. Porém, é possível expandir qualquer equipe que tenha tarefas pendentes clicando em <b>Expandir</b> <img src="https://tdn.totvs.com/download/attachments/563436139/seta-para-cima.png" width="20" height="20"> – localizado no lado esquerdo do seu nome.</p>
		</div>
	</div>
</div>

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Buscar tarefa

...

Multimedia

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01. Em Início, clique em Buscar – identificado com Image Added e localizado no canto superior direito do quadro Minhas pendências.

02. No campo exibido, digite o nome da tarefa desejada02. Informe o nome da equipe.

Painel

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O nome da equipe pode ter até 100 caracteresA busca não diferencia letras maiúsculas e minúsculas.

03. Selecione o tipo da equipe Veja as tarefas que correspondem ao nome digitado.

Painel

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As opções disponíveis são:

Pública: quando selecionada, determina que todos da organização podem participar da equipe e ver seus detalhes;

Privada: quando selecionada, determina que apenas quem for aceito pelos gerenciadores pode participar da equipe e ver seus detalhes.

O tipo da equipe pode ser alterado a qualquer momento depois de criada. Se ela for alterada de Privada para Pública, todas as solicitações de participação que estão pendentes são automaticamente aprovadas.

04. Selecione um ícone para representar a equipe.

05. Clique em Avançar.

06. Defina se uma lista de tarefas deve ser criada para a sua equipe na opção Criar lista de tarefas do TOTVS Tasks?.

Painel

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bgColor	#f2f2f2

Ao habilitar essa opção, uma lista de tarefas será criada no FT e será exibida dentro da equipe, onde será possível criar, gerenciar e atribuir tarefas para os seus participantes.

tarefas são agrupadas por equipe.

Para limpar o campo de busca e fazer uma nova, clique em Remover Image Added. Para sair do modo de busca, clique em Cancelar.

Filtrar tarefas

...

Multimedia

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01. Em Início, clique em Filtrar Image Added– localizado no canto superior direito do quadro Minhas pendências.

02. Assinale as opções pelas quais deseja filtrar as tarefas07. Caso tenha habilitado a opção Criar lista de tarefas do TOTVS Tasks?, selecione o template desejado para a lista de tarefas da equipe.

Painel

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bgColor	#f2f2f2

Os templates são modelos prontos de lista de tarefas. Ao escolher um deles, sua lista será criada com as mesmas etapas que o template possui.

Obtenha mais informações sobre os modelos disponíveis em Templates.

08. Clique em Avançar.

09. Localize e selecione os colaboradores que farão parte da equipe em Buscar participantes.

10. Clique em Adicionar.

As opções disponíveis são:

Com prioridade: são tarefas que foram definidas como prioritárias;

Tarefas para hoje: são tarefas que possuem o dia atual como prazo de conclusão;

Tarefas em atraso: são tarefas que estão em andamento e o prazo de conclusão já passou. Não são consideradas tarefas que estão na etapa final do projeto (concluídas);

Sem prazo: são tarefas que estão em andamento e não possuem prazo para serem concluídas. Não são consideradas tarefas que estão na etapa final do projeto (concluídas).

03. Veja as tarefas que correspondem aos filtros definidos11. No lado direito de cada participante, selecione a opção que determina as ações que ele poderá realizar dentro da equipe.

Painel

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As opções disponíveis são:

Colaborar: quando selecionada, determina que o participante pode criar e editar equipes e, também, adicionar participantes a elas;

Gerenciar: quando selecionada, determina que o participante pode criar, editar e excluir equipes, bem como gerenciar os participantes e as permissões delas.

Para remover um participante adicionado, clique em Remover Image Removed, localizado no lado direito.

12. Clique em Concluir.

Ver equipe

01. Em Início, clique sobre a equipe que deseja ver no quadro Suas equipes.

Painel

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Também é possível ver a equipe clicando em AçõesImage Removed– localizado no canto inferior direito do seu quadro – e, em seguida, clicando em Visualizar equipe.

Para remover as opções de filtro definidas, clique em Remover Image Added– localizado em cada opção de filtro Image Added. Para remover todos os filtros definidos, clique em Limpar filtros – localizado na parte superior ao lado das opções de filtro.

Criar tarefa

...

Multimedia

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01. Em Início, clique em Criar tarefa – localizado no canto superior direito do quadro Minhas pendências.

02. Digite um nome para a tarefa.

03. Selecione o projeto no qual a tarefa deve ser criada02. Na aba Visão geral, veja as informações gerais da equipe.

Painel

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Mais informações sobre as ações disponíveis nessa aba podem ser obtidas em Visão geral.

Os projetos são listados separados por equipe.

04. Clique em ConfirmarImage Added03. Clique na aba Reuniões para ver mais detalhes sobre as reuniões da equipe.

Painel

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Mais informações sobre as ações disponíveis nessa aba podem ser obtidas em Reuniões.

04. Clique na aba Documentos para ver mais detalhes sobre os documentos compartilhados na equipe.

Painel

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Mais informações sobre as ações disponíveis nessa aba podem ser obtidas em Documentos.

05. Clique na aba Participantes para ver quem compõe a equipe.

Painel

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Mais informações sobre as ações disponíveis nessa aba podem ser obtidas em Participantes.

Editar equipe

01. Em Início, localize a equipe que deseja editar no quadro Suas equipes.

02. Clique em AçõesImage Removed– localizado no canto inferior direito do quadro da equipe.

03. Clique em Editar.

Para cancelar a criação da tarefa, clique em CancelarImage Added.

Ao confirmar, na mensagem exibida no canto inferior esquerdo, é possível clicar em Ver detalhes para ver e complementar os detalhes da tarefa criada.

A tarefa é criada na primeira etapa do projeto selecionado e atribuída ao usuário que a criou. Para alterar o responsável, basta acessar seus detalhes.

Mover tarefa para outra etapa

...

Multimedia

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01. Em Início, localize a tarefa que deseja mover para outra etapa no quadro Minhas pendências.

Painel

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A opção Editar somente é exibida para equipes que você gerencia.

As tarefas são separadas por equipe.

02. Na tarefa desejada, clique na setaImage Added– localizada no lado esquerdo.

03. Clique no nome da etapa atual que foi exibida para expandir as demais etapas.

04. Selecione a etapa para a qual deseja mover a tarefa04. Altere as informações desejadas para a equipe.

Painel

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É possível editar as informações gerais da equipe, habilitar o uso de lista de tarefas – quando a equipe ainda não possui – e arquivar ou restaurar a lista de tarefas já existente.

05. Clique em Concluir.

Arquivar lista de tarefas da equipe

^{Apenas o administrador e os gerenciadores podem arquivar a lista de tarefas da equipe.}

01. Em Início, localize a equipe da qual deseja arquivar a lista de tarefas no quadro Suas equipes.

02. Clique em AçõesImage Removed– localizado no canto inferior direito do quadro da equipe.

03. Clique em Editar.

Ao selecionar a nova etapa, a tarefa é movida para ela.

Ver detalhes da tarefa

...

Multimedia

name	Início - ver detalhes da tarefa.mp4
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01. Em Início, localize e clique na tarefa da qual deseja ver os detalhes no quadro Minhas pendências.

Painel

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A opção Editar somente é exibida para equipes que você gerencia.

04. Clique na seta Image Removedlocalizada no lado direito de Lista de tarefas.

05. Clique em Arquivar lista de tarefas.

06. Na mensagem exibida, clique em Arquivar para confirmar o arquivamento da lista de tarefas da equipe.

Painel

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Ao arquivá-la, a lista de tarefas da equipe é ocultada. Mas, ela pode ser restaurada a qualquer momento.

Restaurar lista de tarefas da equipe

^{Apenas o administrador e os gerenciadores podem restaurar a lista de tarefas da equipe.}

01. Em Início, localize a equipe da qual deseja arquivar a lista de tarefas no quadro Suas equipes.

02. Clique em AçõesImage Removed– localizado no canto inferior direito do quadro da equipe.

As tarefas são separadas por equipe.

Também é possível ver os detalhes da tarefa clicando em Ações da tarefaImage Added– localizado no lado direito – e, em seguida, em Ver tarefa.

02. Na aba Geral, veja os detalhes da tarefa como descrição, data de entrega, situação, dentre outras.

03. Clique na aba Checklist para ver os itens anotados na tarefa.

04. Clique na aba Comentários para ver todos os comentários adicionados na tarefa.

05. Clique na aba Anexos para ver todos os documentos anexados na tarefa

06. Clique na aba Histórico para ver o histórico de movimentação da tarefa

Painel

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Mais informações sobre as ações disponíveis podem ser obtidas em Projetos.

07. Ao finalizar, clique em FecharImage Added– localizado no canto superior esquerdo.

Duplicar tarefa

...

Multimedia

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01. Em Início, localize a tarefa que deseja duplicar no quadro Minhas pendências03. Clique em Editar.

Painel

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A opção Editar somente é exibida para equipes que você gerencia.

04. Clique na seta Image Removedlocalizada no lado direito de Lista de tarefas.

05. Clique em Restaurar lista de tarefas.

06. Na mensagem exibida, clique em Restaurar para confirmar a restauração da lista de tarefas da equipe.

Painel

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Ao restaurá-la, a lista de tarefas volta a ser exibida na equipe.

...

As tarefas são separadas por equipe.

02. Na tarefa desejada, clique em Ações da tarefaImage Added– localizado no lado direito.

03. Clique em Duplicar tarefa.

Painel

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A nova tarefa é criada automaticamente abaixo da tarefa que foi duplicada. São copiadas somente as informações das abas Geral e Checklist para a tarefa duplicada. As informações e itens existentes nas abas Comentários, Anexos e Histórico não são copiados.

Excluir tarefa pendente

...

Multimedia

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01. Em Início, localize a equipe da qual deseja sair no quadro Suas equipes.

02. Clique em AçõesImage Removed– localizado no canto inferior direito do quadro da equipe.

05. Clique em Sair.

06. Na mensagem de confirmação, clique em Sair.

Painel

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Ao sair de uma equipe, você perde o acesso a ela e a todas as suas reuniões, documentos e tarefas. Ela deixa de ser exibida na aba Minhas equipes e passa a ser exibida apenas na aba Todas equipes.

Ver todas as equipes

01. Em Início, clique em Ver todas as equipes, localizado no canto inferior direito do quadro Suas equipes.

Painel

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Ao clicar nessa opção, é exibida a página Todas equipes, na qual é possível ver todas as equipes existentes, tanto as que você participa quanto as que não participa.

Solicitações pendentes

Nesta área são exibidas as solicitações pendentes de participação em equipes privadas das quais você é gerenciador. A partir desta área, é possível aprovar ou recusar as solicitações pendentes.

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Aprovar ou recusar solicitações de participação em equipes

^{Essas ações existem apenas para equipes privadas e podem ser feitas pelo gerenciador ou administrador.}

01. Em Início, clique em Solicitações pendentes, localizado logo abaixo do quadro Suas equipes.

localize a tarefa que deseja excluir no quadro Minhas pendências.

Painel

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As tarefas são separadas por equipe.

02. Na tarefa desejada, clique em Ações da tarefaImage Added– localizado no lado direito.

03. Clique em Excluir tarefa.

04. Na mensagem exibida, clique em Sim para confirmar a exclusão da tarefa.

Próximas reuniões

...

Nesta área você pode acompanhar e ver os detalhes das próximas reuniões que você vai participar de todas as suas equipes. São exibidas as próximas reuniões considerando os próximos 7 dias – data atual mais 6.

Reuniões com videochamada integrada ao Google Meet possuem a opção Entrar na videochamada Image Added. Já as demais permanecem com essa opção desabilitada Image Added.

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Criar reunião

...

^{Qualquer colaborador pode criar uma reunião. Porém, é necessário pertencer a, pelo menos, uma equipe. Somente é possível criar reuniões para equipes ativas.}

Multimedia

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01. Na área Próximas reuniões, clique em Criar reunião, localizado no lado direito.

02. Preencha as informações solicitadas para a reunião.

Painel

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Nome da reunião
Nome que será atribuído à reunião. O nome pode ter até 100 caracteres.

Selecione uma equipe
Equipe para a qual a reunião será criada.

Data
Data na qual a reunião será realizada.

Horário inicial
Hora de início da reunião.

Horário final
Hora de término da reunião.

Videochamada com Google Meet
Quando ativada, determina que a reunião será realizada por videochamada utilizando recursos da integração com o Google Meet.

Painel

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HTML

<style type="text/css">
    .collab * {
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      text-align: center;
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    /* Component collab Callout */

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	<div class="collab-callout">
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		</div>
		<div class="collab-callout-body">
			<p class="collab-callout-text"><b>IMPORTANTE!</b><br>	  • Ao ativar essa opção, caso ainda não tenha vinculado uma conta Google ao TOTVS Collab, será necessário vincular antes de continuar a criação da reunião. Se não estiver autenticado na conta Google, será necessário autenticar-se informando o usuário e a senha.
<br>	  • Ao vincular a conta, caso seja solicitado, assinale a opção que permite que o TOTVS Collab faça alterações na sua agenda do Google. Essa permissão é a "Ver, editar, compartilhar e excluir permanentemente todas as agendas que você acessa pelo Google Agenda." e é necessária para que as reuniões sejam enviadas como um compromisso para o Google Agenda.
<br>	  • A conta vinculada será válida para uso de videochamada em todas as equipes nas quais você participa.
<br>	  • Por limitação do Google Meet, uma reunião por videochamada no plano gratuito pode ter até 100 participantes e duração de até 1 hora. <a href = "https://apps.google.com/meet/" target="_blank" style="color: #e1af29">Clique aqui</a> e saiba mais sobre o Google Meet.</p>
		</div>
	</div>
</div>

Local
Local onde a reunião será realizada. O local pode ter até 100 caracteres.

Descrição
Descrição do assunto da reunião, qual o seu objetivo, quais itens serão tratados, etc. A descrição pode ter até 1000 caracteres.

03. Localize e selecione os participantes que serão adicionados na reunião em Adicionar participantes.

Painel

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É possível buscá-los pelo nome, sobrenome ou e-mail. Somente participantes da equipe podem ser adicionados na reunião.

Ao convidar um participante para uma reunião, ele recebe uma notificação e um e-mail contendo as informações gerais da reunião, como data e local.

Você é adicionado automaticamente na reunião e será destacado como organizador na lista de participantes.

Para remover um participante adicionado, clique em Remover Image Added – localizado no lado direito.

04. Clique em Criar reunião.

05. Na mensagem exibida, clique em Enviar para que um e-mail de convite seja enviado a todos os colaboradores que foram adicionados na reunião ou em Não enviar para criar a reunião sem enviar o e-mail.

Ver detalhes da reunião

...

Multimedia

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01. Em Início, localize e clique na reunião da qual deseja ver os detalhes no quadro Próximas reuniões.

Painel

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Também é possível ver os detalhes da reunião clicando em Ações da reuniãoImage Added– localizado no lado direito – e, em seguida, em Visualizar detalhes.

02. Veja todos os detalhes da reunião.

Painel

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Mais informações sobre as ações disponíveis podem ser obtidas em Reuniões.

Para voltar, clique em Voltar para todas as reuniões – localizado no canto superior esquerdo.

Entrar na videochamada da reunião

...

^{Essa opção somente é exibida para reuniões que possuem integração com o Google Meet.}

Multimedia

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01. Em Início, localize a reunião da qual deseja entrar na videochamada no quadro Próximas reuniões.

02. Clique em Entrar na videochamada Image Added – localizado no lado direito.

Painel

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bgColor	#f2f2f2

Ao clicar nessa opção, você é direcionado para a página do Google Meet que permite acessar a videochamada da reunião.

Caso ainda não tenha vinculado uma conta Google ao TOTVS Collab, será necessário vincular antes de entrar na reunião. Se não estiver autenticado na conta Google, será necessário autenticar-se informando o usuário e a senha.

Ao vincular a conta, caso seja solicitado, assinale a opção que permite que o TOTVS Collab faça alterações na sua Google Agenda. Essa permissão é a "Ver, editar, compartilhar e excluir permanentemente todas as agendas que você acessa pelo Google Agenda." e é necessária para que as reuniões sejam enviadas como um compromisso para o Google Agenda.

A conta vinculada será válida para uso de videochamada em todas as equipes nas quais você participa.

Painel

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HTML

<div class="collab">
	<div class="collab-callout">
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		</div>
		<div class="collab-callout-body">
			<p class="collab-callout-text"><b>IMPORTANTE!</b><br>Por limitação do Google Meet, uma reunião por videochamada no plano gratuito pode ter até 100 participantes e duração de até 1 hora. <a href = "https://apps.google.com/meet/" target="_blank" style="color: #e1af29">Clique aqui</a> e saiba mais sobre o Google Meet.</p>
		</div>
	</div>
</div>

Copiar link da videochamada da reunião

...

^{Essa opção somente é exibida para reuniões que possuem integração com o Google Meet.}

Multimedia

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01. Em Início, localize a reunião da qual deseja copiar o link da videochamada no quadro Próximas reuniões.

02. Clique em Ações da reuniãoImage Added– localizado no lado direito.

03. Clique em Copiar link da videochamada02. Assinale o colaborador que solicitou participação em determinada equipe e clique em Aprovar ou Recusar, de acordo com a ação desejada.

Painel

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É possível assinalar todas as solicitações clicando em Selecionar todos ou assinalar várias delas e clicar em Aprovar selecionados ou Recusar selecionados para efetuar a ação de uma única vez para todas as selecionadas.

03. Clique em Concluir.

Próximas reuniões

Nesta área você pode acompanhar e ver os detalhes das próximas reuniões que você vai participar de todas as suas equipes. São exibidas as quatro (4) próximas reuniões considerando os próximos sete (7) dias – data atual mais seis (6).

Image Removed

Também é possível copiar o link da videochamada da reunião depois de acessá-la para visualizar seus detalhes, clicando em Copiar Image Added – localizado ao lado do link.

Excluir reunião

...

^{Apenas o criador da reunião e os gerenciadores da equipe podem exclui-la.}

Multimedia

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...

01. Em Início, localize e clique na a reunião que deseja ver excluir no quadro Próximas reuniões.

02. Veja os detalhes da reunião e seus participantes.

Painel

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Mais informações sobre as ações disponíveis podem ser obtidas em Reuniões.

Tarefas pendentes

Nesta área você pode acompanhar as tarefas pendentes que estão sob sua responsabilidade, separadas por equipe. É possível expandir ou ocultar as tarefas de cada equipe. Clicando sobre cada tarefa é possível ver seus detalhes.

Image Removed

Ver tarefa pendente

01. Em Início, localize e clique na tarefa que deseja ver no quadro Tarefas pendentes.

...

Clique em Ações da reuniãoImage Added– localizado no lado direito.

03. Clique em Excluir.

04. Na mensagem exibida, assinale a opção Enviar e-mail de cancelamento para os participantes caso queira notificá-los por e-mail.

05. Clique em Excluir para confirmar a exclusão da reunião.

Painel

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Ao confirmar a exclusão, uma notificação é emitida para todos os seus participantes informando que ela foi excluída. A notificação por e-mail é enviada somente quando a opção Enviar e-mail de cancelamento para os participantes for assinalada na mensagem de confirmação.

HTML

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