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motor da Admissão Digital é sustentado por um fluxo de processo

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​É considerado uma etapa quando (exemplos abaixo):

1. Aceite de termos (Ex: LGPD)

2. Entrega de documentos (Ex: CNH, RG)

3. Respostas a perguntas (Ex: Deseja vale transporte?)

4. Incluir pontos de controle (Ex: RH valida documentos e informações antes de gerar contrato)

​Personalizações possíveis:

1. Alterar títulos de campos;

2. Alterar mensagens enviadas por e-mail e SMS;

3. Criar mais etapas de envio de documentos; 

4. Criar mais etapas com perguntas livres.

flexível, que permite a personalização de etapas nativas ou a criação de novas etapas de acordo com a necessidade do negócio. Estas etapas são posteriormente orquestradas dentro do cadastro da Jornada de Admissão.

Exemplos de Aplicação

Uma etapa é configurada sempre que houver necessidade de:

• Conformidade Legal: Coleta de aceites formais (Ex: Termos de Consentimento LGPD).
• Coleta de Insumos: Upload de documentação obrigatória (Ex: RG, CNH, Comprovante de Residência).
• Interatividade: Respostas a questionários específicos (Ex: Opção por Vale Transporte ou Benefícios).
• Pontos de Controle: Instâncias de aprovação onde o RH valida dados antes da geração dos contratos.

Capacidade de Personalização

A ferramenta oferece alto nível de personalização para garantir que a comunicação reflita a cultura da empresa:

• Interface: Edição de títulos e labels de campos para facilitar a compreensão do candidato.
• Comunicação: Personalização do conteúdo de mensagens enviadas via E-mail e SMS.
• Expansão do Fluxo: Criação de novas etapas para envio de documentos ou formulários de perguntas livres.

Acessando a tela de Etapas

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Siga os passos abaixo para acessar as Etapas:

101. Através do menu lateral, clique em “TOTVS RH Processos Digitais”

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202. Clique em "Etapas"

303. Clique em “Novo” para criar uma nova etapa do zero.

Uma aba para o preenchimento das informações abrirá.

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A ferramenta de Admissão Digital conta com diversas Etapas já criadas e configuradas. Na maior parte dos casos, não é necessário criar novas etapas.

É possível utilizar a barra de pesquisa à direita para navegar entre as etapas já existentes.

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Configurando Etapas

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Public Form: É necessário selecionar a opção "digte_di_admissao";

Etapa: Código da etapa. Este campo aceita somente números;

Descrição: Nome/Descrição daquela etapa;

Instrução que será apresentada para usuário: Neste campo é informado o texto que o candidato visualiza quando estiver fazendo a etapa.

Funciona como um editor de texto e pode ser utilizado para orientar ou dar dicas de como tirar uma foto ou dar boas vindas.

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Link Ação: Este é o link que será utilizado pela solução no envio de e-mails e SMS. Ele é gerado automaticamente no cadastro. Em caso de mudança de DNS (url) do servidor é importante alterar este campo;

Habilita botão de Ação?: Existem etapas que simbolizam o término do processo e com este recurso o botão de enviar poderá ser eliminado;

Posição do botão de Ação: Os botões podem ser posicionados Topo (Acima) da tela ou na base da tela (Abaixo);

Nome do botão de Ação: O nome do botão enviar pode ser personalizado, como "próximo documento" ou "avançar";

Cor do botão na Ação: a cor da borda do botão pode ser personalizada;

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Habilita download de anexo: Permite que o candidato baixe um arquivo previamente anexado pelo recrutador naquela solicitação;

Habilita upload de anexo: Permite que o candidato envie um documento naquela etapa. Ex: Enviar o RG, enviar a CNH.

Existem etapas que disparam e-mails e mensagens de texto para o candidato.

As notificações por e-mail para a equipe de RH ocorrem via configuração do processo e no momento do setup do projeto serão configurados, podendo ser alterados a qualquer momento pelo time de RH no modelo on-premisses ou via chamado ([email protected]) no modelo SaaS.

O assunto e o conteúdo pode ser personalizado utilizando os campos abaixo:

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Enviar notificação: Define se aquela etapa deve enviar um E-mail/SMS;

Conteúdo do SMS: Conteúdo da mensagem enviada ao candidato;

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Navegação e Utilização de Etapas Nativas

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Na maioria dos fluxos de implantação, a criação de novas etapas torna-se desnecessária devido à abrangência dos modelos padrão já existentes.

• Localização de Recursos: Utilize a Barra de Pesquisa localizada à direita da interface. Esta ferramenta permite filtrar e navegar rapidamente por todo o catálogo de etapas disponíveis, facilitando a reutilização de componentes já validados pelo sistema.

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Campos de Configuração da Etapa

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Ao realizar o cadastro ou edição de uma etapa, os seguintes campos devem ser preenchidos para assegurar a correta funcionalidade do processo:

• Public Form: Selecione obrigatoriamente a opção digte_di_admissao para garantir a compatibilidade com a interface do candidato.
• Etapa: Código numérico identificador da etapa.

• Descrição: Identificação nominal da etapa para controle interno e seleção na jornada.
• Instrução ao Usuário: Texto informativo exibido diretamente ao candidato durante a execução da etapa. O campo opera como um editor de texto rico, permitindo a inclusão de mensagens de boas-vindas, orientações técnicas (ex: como capturar fotos de documentos de forma legível) ou dicas para facilitar o preenchimento.

Configurações de Interface e Interação

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Esta seção detalha o comportamento dos botões e as permissões de arquivos durante a experiência do candidato:

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• Link Ação: URL utilizada para o redirecionamento via e-mail e SMS. Este campo é gerado automaticamente pelo sistema.

• Habilita botão de Ação: Define a visibilidade do botão de envio. Em etapas de encerramento ou puramente informativas, este recurso pode ser desativado para remover o botão de ação da tela.
• Posição do botão de Ação: Permite definir a localização do botão na interface, podendo ser posicionado no Topo ou na Base (Abaixo) da página.
• Nome do botão de Ação: Campo de personalização do rótulo do botão (Ex: "Próximo Documento", "Avançar" ou "Concluir").
• Cor do botão na Ação: Permite a customização visual da borda do botão para alinhamento com a identidade visual da empresa.
• Habilita download de anexo: Quando ativo, permite que o candidato realize o download de arquivos previamente anexados pelo recrutador (Ex: Manuais, Políticas Internas).
• Habilita upload de anexo: Funcionalidade que habilita o campo de envio para o candidato. Deve ser ativado em etapas que exijam a submissão de documentos (Ex: RG, CNH, Comprovante de Escolaridade).

Gestão de Notificações e Comunicações

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O sistema permite o disparo automatizado de mensagens para candidatos e equipes internas, garantindo fluidez no processo de admissão.

Notificações para a Equipe de RH

O envio de alertas para o time de RH é definido durante o setup do projeto. A manutenção dessas configurações varia conforme o modelo de implantação:

• On-Premises: As alterações podem ser realizadas diretamente pelo time de RH nas configurações do processo.
• SaaS: Solicitações de alteração devem ser encaminhadas via chamado para o suporte ([email protected]).

Configuração de Mensagens (Candidato)

Para etapas que exigem interação do usuário, utilize os campos abaixo para personalizar a comunicação:

• Enviar Notificação: Chave que define se a etapa em questão deve ou não disparar alertas (E-mail/SMS/WhatsApp).
• Conteúdo do SMS: Texto simplificado para envio via mensagem de texto.
• Grupo de Tipo de Contrato: *
• Tipo de Destino Notificação: *
• Assunto do E-mail: Título da mensagem eletrônica. É permitida a utilização de variáveis do processo no formato {{NOME_DA_VARIAVEL}} para personalização.
• Conteúdo do E-mail: Corpo

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• da mensagem enviada ao candidato.

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Etapas que tem disparo de e-mail/SMS para o Candidato no processo de Admissão Digital

As etapas pré-cadastradas abaixo já estão preparadas para disparo de e-mail/SMS para o candidato:

• 010 - Início e aceite do Termo LGPD;

• 910 - Notificar Atraso Envio de Documentos;

• 800 - Assinar Contrato (indicar a necessidade de assinar os contratos);

• 810 - Aceitar Contrato (mensagem depois da assinatura dos contratos com os contratos anexos);

• 820 - Aceitar Contrato (mensagem depois da rejeição dos contratos);

• 920 - Notificar Atraso Assinatura de Contrato;

Atividades do Processo Ligadas na Etapa

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Cada etapa está

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vinculada a atividades de processo que controlam

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a progressão da admissão.

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Aqui é efetuada a ligação, bem como será a atividade destino desta etapa. 

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Tipo de Etapa:

• Pública: Etapas visíveis para o colaborador admitido;
• Privada: Etapas visíveis pela equipe de recrutamento, RH e folha de pagamento.

Código da Atividade: Tipo de atividade realizada naquela etapa;

Código da Atividade Destino: Tipo de movimentação que deve ocorrer ao finalizar a etapa;

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Esta configuração estabelece quem possui acesso à informação e para onde o processo deve seguir após a conclusão de uma ação.

Visibilidade e Acesso (Tipo de Etapa)

A visibilidade da etapa é determinada pela sua classificação:

• Pública: Fases destinadas à interação direta do candidato (ex: upload de documentos).
• Privada: Fases restritas ao uso interno, visíveis apenas para as equipes de Recrutamento, RH e Folha de Pagamento.

Parâmetros de Movimentação

• Código da Atividade: Define a ação técnica executada na etapa atual dentro do workflow.
• Código da Atividade Destino: Estabelece para qual atividade o processo deve ser encaminhado automaticamente após a finalização da etapa corrente.

• Tipo Responsável da Etapa: Utilizado para o direcionamento inteligente de etapas. Este campo permite segregar o acesso, garantindo que apenas grupos específicos, usuários ou valores inseridos em campos do formulário determinem a visualização ou atuação em determinadas fases do processo.

Configuração dos Campos do Formulário na Etapa

Uma etapa controla o acesso de campos e objetivos do formulário de processo.

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A configuração dos campos é fundamental, determinando quais informações do formulário são pertinentes para aquele momento da jornada e como o usuário pode interagir com elas.

Estrutura de Exibição

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• Grupo de Campos:

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• Recurso que permite organizar logicamente diferentes campos em blocos temáticos, facilitando a navegação do usuário.
• Campo do Formulário:

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• Seleção técnica do campo de dados que será configurado naquela etapa específica.

Níveis de Visibilidade (Formulário Público)

Define como o campo se comporta na interface de interação

...

:

• Iniciar - Modificar:
permite que o campo seja alterado pelo usuário;
• O campo fica aberto para inserção ou edição de dados pelo usuário.
• Iniciar - Leitura:
permite que o campo seja apresentado somente como leitura para o usuário;
• O dado é exibido, mas permanece bloqueado para alterações (somente visualização).
• Consultar:
o campo será apresentado somente
• O campo é exibido exclusivamente na tela de consulta pública de
processo;
• processos.
• Ambos:
o
• O campo
estará
• fica disponível tanto para
alteração e consulta;
• edição quanto para consulta posterior.
• Não visível:
o
• O campo
será retirado da tela
• é omitido da interface, permanecendo oculto para o usuário.

Regras de Obrigatoriedade

Define as condições de validação para o avanço da etapa:

• Conforme regra do processo: O campo
seguirá a configuração padrão do produto e não será obrigatório;
• assume o comportamento nativo do sistema (geralmente não obrigatório, a menos que definido no core do produto).
• Diferente de vazio:
O campo deverá ser preenchido;
• Bloqueia a finalização da etapa caso o campo não contenha nenhuma informação.
• Diferente de zero:
O campo deverá ser preenchido com um valor maior que zero (para campos numéricos).

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• Aplicado a campos numéricos; exige que o valor inserido seja obrigatoriamente superior a zero.

Recomendação Prática de Configuração

Ao criar uma nova etapa,

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utilize inicialmente o comando "Adicionar Todos os Campos do Formulário".

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Esta ação automatiza a ocultação de todos os campos existentes

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de uma só vez, permitindo que você habilite manualmente apenas os campos necessários para aquela fase, garantindo um layout limpo e focado.

Anexos solicitados na Etapa

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Define os anexos que serão solicitados na etapa, caso a opção de upload de anexo esteja ativa.

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Quando a funcionalidade de upload está habilitada, a configuração de anexos determina quais arquivos são necessários e como eles serão processados pelo sistema.

Estrutura e Organização

• Permite escolha de grupo de anexo:

...

• Habilita o agrupamento de documentos por categoria (Ex: Grupo "CNH" contendo os anexos "Frente" e "Verso"). É possível personalizar a descrição do campo de

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• seleção para

...

• orientar o usuário

...

• .
• Grupo Anexo: Nome identificador do agrupador

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• temático.
• Ordem do Anexo:

...

• Sequencial numérico que define a prioridade de exibição dos arquivos na tela.
• Descrição do Anexo

...

• : Rótulo amigável apresentado ao candidato (Ex: "Cópia do RG com CPF").
• Tipo de Anexo: Código

...

• técnico que define

...

• o tratamento do arquivo, como o acionamento de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) ou protocolos de compactação

...

• de imagem.

Armazenamento e Diretórios

• Pasta Raiz do Anexo:

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• Define o diretório na Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que servirá de destino para os arquivos.
• Campo para nome da Pasta do Anexo:

...

• Utiliza um dado do formulário de admissão

...

• (como o CPF ou Nome do Candidato) para nomear a pasta de destino, organizando os arquivos por indivíduo.
• Criar pasta exclusiva: Se

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• ativado, o sistema gera uma subpasta

...

• específica dentro do diretório do candidato para aquele documento em particular.

Exemplo de configuração padrão de um diretório de documento:

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Regras de Obrigatoriedade e Identificação Visual

A configuração de obrigatoriedade define o comportamento do sistema e a sinalização para o candidato:

Opção	Comportamento do Sistema	Sinalização Visual
Sim	Bloqueia a conclusão da etapa sem o arquivo.	Exibição em Vermelho.
Não e Vermelho	Permite o avanço da etapa sem o arquivo.	Exibição em Vermelho (Destaque).
Não e Cinza	Permite o avanço da etapa sem o arquivo.	Exibição em Cinza (Opcional).
Formulário	O anexo é gerenciado via customizações específicas do formulário.	Conforme regra de código.

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Obrigatório:

• Sim: O anexo será apresentado em vermelho e a etapa não será completada sem ele;
• Não e Vermelho: O anexo será apresentado em vermelho mas não será obrigatório;
• Não e Cinza: O anexo será apresentado em Cinza mas não será obrigatório;
• Formulário: Ele pode ser incluído via customização do formulário; 

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Com a configuração da etapa, é necessário salvar, clicando no botão inferior direito:

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Depois de salvo, é possível editar todas as Etapas já existentes.

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Manutenção e Gestão de Etapas

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Após a conclusão do cadastro, o sistema oferece ferramentas para a gestão do catálogo de etapas. Na interface principal de administração, as seguintes ações podem ser executadas:

• Editar: Ao selecionar um registro e clicar em "Editar", o formulário de configuração é reaberto com todos os parâmetros, regras de visibilidade e configurações de anexos preservados.

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• Excluir: A opção "Excluir" remove a etapa permanentemente do catálogo. Esta ação deve ser realizada apenas se a etapa não estiver vinculada a nenhuma Jornada de Admissão ativa, para evitar interrupções no fluxo de trabalho.
• Copiar: A

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• funcionalidade "Copiar"

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• permite gerar uma nova etapa

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• baseada em uma configuração já existente. Diferente da edição comum, esta opção habilita a definição de um novo código, facilitando a criação de etapas similares (como variações de upload de documentos) sem a necessidade de reconfigurar todos os campos e permissões manualmente.