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Os Os Tipos de Anexo são Anexo consistem na padronização de todos os documentos e imagens que serão fornecidos pelo candidato durante o processo de admissão, ele será utilizado na configuração das etapas da jornada da admissão.registros fotográficos que o candidato deverá fornecer ao longo do processo de admissão.
Esta classificação é fundamental para a estrutura do sistema, pois:
- Base de Dados: Define a natureza de cada arquivo que será transacionado na plataforma.
- Composição de Etapas: Serve como o recurso principal na configuração das etapas da Jornada de Admissão, permitindo que o administrador selecione exatamente quais documentos são necessários em cada fase do fluxo, além de cadastrar as validações necessárias em cada um dos anexos.
Acessando a tela de Tipos de Anexo
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Siga os passos abaixo para acessar os Tipos de Anexo:
01. Através do menu lateral, clique em “TOTVS RH Processos Digitais”
03. Clique em “Novo” para criar um novo tipo de anexo do zero.
Uma aba para o preenchimento das informações abrirá.
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Na maioria dos cenários de implantação, a criação de novos tipos de anexo é desnecessária, uma vez que o catálogo padrão cobre as exigências documentais da legislação trabalhista vigente.
- Agilidade no Setup: Recomenda-se priorizar o uso dos anexos já existentes para garantir a compatibilidade com as regras de validação do sistema.
- Localização de Recursos: Para identificar rapidamente um documento específico, utilize a Barra de Pesquisa situada à direita da interface. Esta ferramenta permite navegar por todo o acervo de tipos de anexo cadastrados, facilitando a seleção e o vínculo com as etapas da jornada.
Configurando Tipos de Anexo
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Principais campos:
Ao cadastrar um novo tipo de anexo, as seguintes definições garantem que o documento seja processado corretamente pelo sistema:
Código: O Código é o identificador único utilizado pelo sistema para o processamento e organização dos tipos de anexo. Para garantir a integridade da integração e a correta manipulação dos dados, ele deve seguir um formato padronizado.
Diretrizes de Formatação:
- Letras Minúsculas: Não é permitido o uso de caracteres em caixa alta (A-Z);
- Caracteres Simples: Proibido o uso de caracteres especiais, acentuação ou espaços;
- Texto Objetivo: Deve ser uma identificação curta e semântica (ex: rg-frente em vez de RG - Parte da Frente!).
Nome: Título descritivo do documento (Ex: "CNH - Frente" ou "Comprovante de Escolaridade").
Formulário Público: Para assegurar a exibição na interface do candidato, deve-se selecionar a opção digte_di_admissao.
Alterar tamanho das imagens? Define o protocolo de processamento e otimização do arquivo recebido:
- Não: A imagem é mantida em sua proporção original.
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Mesmo nesta opção, o sistema realiza uma compactação automática para garantir que o arquivo não exceda o limite de 2MB, para o caso do campo de OCR estar devidamente selecionado. |
- Altura e Largura (px): Neste caso será compactada para ficar com tamanho (altura x largura) definidos em pixels (px);
- Bytes: Neste caso será compactada para ficar como tamanho em bytes informado.
Controlar data validade: Define se aquele anexo deve possuir ou não uma validade;
Data de Validade do Documento: Define qual campo do formulário conterá a data de validade daquele documento, caso a opção anterior esteja marcada com "sim";
Qt Dias Adicional sobre Data de Validade: É possível aumentar a data de validade sobre o campo do formulário selecionado.
É possível definir as informações que serão buscadas na imagem enviada através do OCR, utilizando o botão "Inserir Campo Valor":
- Redimensiona a imagem para as dimensões exatas em pixels informadas pelo administrador.
- Bytes: Compacta o arquivo para que ele respeite o tamanho máximo em bytes especificado no campo.
OCR:
1. Opções sem Inteligência Artificial (Processamento Simples)
- Não: O sistema apenas recebe o arquivo como um anexo comum. Não há leitura de dados nem validação de conteúdo.
- Sim: Ativa o reconhecimento de caracteres básico. O sistema tentará identificar que se trata de um texto, mas sem aplicar modelos de dados estruturados ou inteligência de layout.
- Sim e Extrair Dados: O sistema utiliza o OCR para ler o documento e tenta mapear as informações lidas para preencher automaticamente os campos correspondentes no formulário (como número do documento, data de emissão, etc.).
2. Opções com IA (Dados e Layout)
Estas opções utilizam modelos de Inteligência Artificial para uma validação muito mais assertiva e específica:
- Sim IA (Dados): A IA foca na validação do conteúdo textual. Ela analisa se as informações contidas no documento (nomes, números, datas) fazem sentido e coincidem com o esperado, garantindo maior integridade na leitura.
- Sim IA (Dados e Layout): Além de validar os dados, a IA verifica a estrutura visual do documento. Ela confirma se o arquivo enviado "parece" fisicamente com o documento solicitado (por exemplo, se um CPF tem o formato visual de um CPF e não de uma conta de luz).
- Sim IA (Dados) e Extrair Dados: Combina a segurança da validação por IA com a automação de preenchimento. A IA garante que o dado lido é confiável antes de inseri-lo automaticamente nos campos do sistema.
- Sim IA (Dados e Layout) e Extrair Dados: É o nível mais completo de automação. O sistema valida se o documento é o correto (layout), se a informação escrita é verídica/coerente (dados) e, após essas validações, realiza a extração para o formulário.
A seleção de opções de OCR que utilizam IA permite a aplicação de instruções em linguagem natural (Prompts). Ao configurar, por exemplo, que o sistema deve "Aceitar apenas documentos com data de validade maior que a data atual" ou “Analisar a imagem e aceitar somente fotos que possuam fundo branco, onde o rosto esteja totalmente visível, sem o uso de chapéu, boné ou adereços de cabeça, e sem óculos escuros. Caso a imagem não atenda a esses critérios, recusar o upload.”, você cria uma camada de auditoria automática. Isso impede o envio de documentos inválidos já na origem, otimizando os processos de Admissão Digital, e garantindo eficiência no recolhimento de documentos.
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3. % Acerto:
Este campo atua como o filtro de sensibilidade do motor de reconhecimento, estabelecendo a margem de tolerância aceitável entre o dado lido no documento e o valor de referência esperado.
Porcentagem de Correspondência (Match OCR)
O campo de Porcentagem de Acerto define o rigor da validação automatizada. Ele traça um paralelo direto entre os valores configurados no "Tipo de Valor" (Fixos ou de Formulário) e a precisão da leitura realizada pelo OCR na imagem enviada.
- Função do Campo: Determina o nível de similaridade necessário para que o sistema considere um documento como "Válido" e permita o prosseguimento da etapa.
Nota sobre Calibragem de Precisão
A definição deste percentual exige equilíbrio técnico para não comprometer a experiência do candidato ou a segurança dos dados:
- Risco de Rigidez (100%): Ao configurar a correspondência em 100%, o nível de validação torna-se extremamente rígido. Isso pode bloquear o fluxo de envio para documentos que apresentem desgastes naturais, dobras ou variações de iluminação — casos comuns em RGs e CPFs antigos — gerando frustração e chamados de suporte desnecessários.
- Risco de Inconsistência (Baixa Porcentagem): Em contrapartida, definir porcentagens muito baixas reduz o padrão de segurança, resultando em validações inconsistentes que podem aceitar documentos incorretos ou ilegíveis como válidos, sobrecarregando a conferência manual do RH.
Gestão de Validade
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Atualmente esta funcionalidade não está disponível para o produto TOTVS RH Admissão Digital.
Visualizar Anexo em Formulário
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O objetivo deste recurso é garantir agilidade e precisão para o analista de RH, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes telas ou abas para conferir a veracidade dos dados.
- Vínculo de Exibição: Este campo permite correlacionar um Tipo de Anexo específico a um Grupo de Campos do formulário.
- Experiência do Usuário: Ao configurar essa relação, o sistema habilita a visualização do documento diretamente no contexto onde as informações estão sendo editadas ou validadas, tornando o processo de auditoria interna mais fluido e assertivo.
Configuração de Inteligência OCR e Captura de Dados
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A tecnologia de OCR (Optical Character Recognition) pode ser calibrada para buscar termos específicos dentro das imagens. Ao utilizar o recurso "Inserir Campo Valor", o administrador define os critérios que o motor de busca deve priorizar:
- Tipo de Valor: Define a natureza da informação que o sistema deve localizar na imagem, alternando entre parâmetros fixos ou variáveis.
- Valor Fixo / Prompt (IA): Este campo funciona como uma instrução direta para a inteligência artificial ou como um termo âncora constante.
Uso como Âncora: Define um termo que deve obrigatoriamente existir em todos os anexos desse tipo (Ex: Buscar a palavra "CERTIDÃO" para validar que o documento enviado não é um boleto ou outro arquivo incorreto).
Uso como Prompt: Permite orientar a IA a identificar padrões visuais ou textuais específicos que confirmem a autenticidade e a natureza do documento, agindo como um primeiro filtro de qualidade antes da validação humana.
- Valor Campo Formulário: Parâmetro dinâmico que varia para cada candidato. O sistema utiliza uma informação já preenchida no formulário (Ex: número do CPF, RG ou CEP) para cruzar com o que está escrito no documento físico. Se os dados não coincidirem, o sistema pode impedir o avanço do candidato.
- Tipo de Valor: Define qual dos dois parâmetros abaixo será utilizado;
- Valor Fixo: Informação fixa que é igual para todos os anexos daquele tipo, sendo possível inserir qualquer valor. (ex: buscará pela palavra "CERTIDÃO" no documento);
- Valor Campo Formulário: Informação que varia entre os documentos de cada colaborador (ex: o número do CPF, RG, CEP informado anteriormente).
Com a configuração do tipo de anexo finalizada, é necessário salvar, clicando no botão inferior direito:
Depois de salvo, é possível editar todos os
Gestão de Tipos de Anexo
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Após a criação dos tipos de anexo, o sistema permite o gerenciamento dos registros por meio das seguintes operações:
- Editar: Permite alterar todas as parametrizações de um anexo já existente (como descrições, vínculos de processos, opções de OCR e Prompts de IA).
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Por questões de integridade do banco de dados, não é possível alterar o código de um anexo após a sua criação original. |
- Excluir: Remove permanentemente o tipo de anexo do catálogo.
| Aviso | ||
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Recomenda-se cautela ao excluir anexos que já possuem documentos vinculados em processos de candidatos em andamento. |
- Copiar: Esta é a forma mais ágil de criar novos anexos baseados em modelos existentes. Ao copiar, o sistema replica todas as configurações (inclusive Prompts complexos de IA), permitindo que você defina um novo código e faça ajustes pontuais.
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