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A inclusão de novos contratos é feita pelo pelo menu: "Contratos | Gestão de Contratos 2.0|Manutenção de Contratos", onde são exigidos informações obrigatórias para a inclusão como: Número do contrato, Data do contrato, Tipo de contrato, Natureza do contrato (Compra, Vendas ou Arrendamento Mercantil), Status do contrato, Cliente/Fornecedor do contrato.

Os demais campos não são essenciais para a inclusão de um contrato, mas, dependendo da parametrização feita, podem se tornar obrigatórios por fazerem parte de um controle da empresa.

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Na etapa de identificação do contrato vamos preencher os campos que identificam o contrato, seu tipo, status, natureza, duração e partes envolvidas.

Nessa mesma etapa é exibido o valor e saldo do contrário conforme os itens que fazem parte do mesmo.

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Grupo - Dados do Contrato

Código

O código do contrato é a forma usual de identificação dos contratos, a entrada de dados para esse campo pode ser configurada através de máscara permitindo que o cliente customize o código de forma aderente ao seu negocio. 

O tamanho deste campo e sua forma de preenchimento está de acordo com o parâmetro "Máscara do código do contrato"

O parâmetro "Máscara do código do contrato" pode ser acessado em Parâmetros: |  04.05.01 |  Contratos > Definições Gerais |

Nome

O nome do contrato permite um descritivo detalhado e livre sobre o mesmo, pode ter até 100 caracteres.

Status

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• • • Faturar
    • Cancelamento

Tipo

O tipo de contrato pode ser de qualquer valor que tenha sido configurado pelo cliente em "Tipos de Contrato".

Natureza

As naturezas disponíveis para o contrato são:

• • • Compra
    • Venda

Contratante

Em um contrato de natureza "Compra",  o contratante é uma das "filiais cadastradas para a coligada" onde o contrato está sendo feito.

Em um contrato de natureza "Venda", o contratante é um "Cliente/Fornecedor" cadastrado no sistema, esse cliente/fornecedor pode ser global ou da coligada do contrato.

Contratado

Em um contrato de natureza "Compra",  o contratante é um "Cliente/Fornecedor" cadastrado no sistema, esse cliente/fornecedor pode ser global ou da coligada do contrato.

Em um contrato de natureza "Venda", o contratante é uma das "filiais cadastradas para a coligada" onde o contrato está sendo feito.

Grupo - Datas do Contrato

Data do Contrato

Data em que o contrato foi firmado.

Data Início Vigência

Data de início da vigência do contrato.

Data Fim Vigência

Data final da vigência do contrato.

Data Fim Vigência (aditivo)

Data final da vigência do contrato após alteração por aditivo, este campo será preenchido automaticamente.

Data Auxiliar

Data Auxiliar do contrato, será apresentada após marcar o parâmetro Usar Campos: Data Auxiliar do Contrato, acessando os parâmetros > | 04.05 | Contratos > Definições Gerais | .

Valor Contrato

Valor total do contrato considerando todos os itens do contrato, este campo será preenchido automaticamente 

Valor Faturado

Valor já faturado do contrato considerando faturamento de todos os itens do contrato, este campo será preenchido automaticamente 

Saldo Contrato

O saldo do contrato é o ("Valor total do contrato" subtraído do "Valor Faturado do Contrato")

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A página Tabelas do contrato trás vários grupos de dados, são eles:

• Tabelas de Classificação
• Tabelas de Faturamento
• Funcionários
• Representante

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Grupo - Tabelas de Classificação

As Tabelas de Classificação são configuráveis,  acessando os parâmetros > | 04.01.04.01 | Parâmetros Gerais > Tabelas > Classificação | 

Campos: Tabela 1; Tabela 2; Tabela 3; Tabela 4; Tabela 5

Os campos relacionados as tabelas de classificação são exibidos conforme parametrizados.

Para as tabelas de classificação serem apresentadas no Contrato\Item do Contrato deverá ser configurado acessando os parâmetros > | 04.05.04| Contratos > Faturamento > Tabelas 2/4 | 

Grupo - Tabelas de Faturamento

As Tabelas de Faturamento são configuráveis no módulo Gestão Financeira acessando os parâmetros > | Contas a Pagar > Tabelas Opcionais |

Campos: Tabela 1; Tabela 2; Tabela 3; Tabela 4; Tabela 5

Os campos relacionados as tabelas de classificação são exibidos conforme parametrizados.

Para as tabelas de classificação serem apresentadas no Contrato\Item do Contrato deverá ser configurado acessando os parâmetros > | 04.05.04| Contratos > Faturamento > Tabelas 1/4 |

Grupo - Funcionários

É possível parametrizar até quatro funcionários por Natureza do Contrato, onde poderemos nomeá-los conforme a necessidade do processo, ou seja, nos contratos de Compras\Arrendamento Mercantil será possível definir quatro nomes e para os contratos de Vendas outros quatro nomes diferentes, conforme os > | 04.05.04| Contratos > Faturamento > Tabelas 3/4 e Tabelas 4/4 | .Possibilitando uma melhor adequação dos cadastros com a regra de negócio.

Por padrão, caso não tenha sido feita nenhuma parametrização dos funcionários, serão exibidos dois campos de funcionários e comissões para preenchimento.

Grupo - Representante

A tabela de representante é configurável,  acessando os parâmetros > | 04.01.04.08 | Parâmetros Gerais > Tabelas > Representante |  

É possível escolher tanto o nome visível desse campo quanto a informação retornada ao pesquisar os representantes.

Para o Representando ser apresentado no Contrato deverá ser configurado acessando os parâmetros > | 04.05.04| Contratos > Definições Gerais> Usar Campos > Flag Representante |

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Informações contábeis e fiscais atrelada ao contrato

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Grupo - Fiscal

Natureza de Operação

Indica a natureza da operação que será definida para os faturamentos do contrato, a natureza de operação é cadastrada no Módulo Gestão Fiscal, serão apresentadas todas as naturezas ativas

Grupo - Contábil

Centro de Custo

Indica o centro de custo associado ao contrato, o centro de custo é cadastrado no Módulo Contábil, serão apresentados todos os centros de custos ativos.

Departamento

Indica o departamento associado ao contrato, o departamento é cadastrado no Módulo Contábil, serão apresentados todos os departamentos ativos.

Grupo - Evento Contábil

Habilitar Evento Contábil

• • (Não) => Não Usa evento.
  • (Sim) => Usa Evento: Por esta opção o evento contábil será buscado diretamente no parâmetro Evento Default do item de contrato.

Edita Contabilização?

• • (Sim) => Edita: O sistema dará acesso à contabilização do contrato e o usuário poderá efetuar qualquer alteração que for necessária.
  • (Não) =>Mostra: A contabilização somente será mostrada ao usuário sem que seja possível a alteração na mesma.

Contabilização Obrigatória

• • (Sim) =>  Marcando esta opção o contrato só poderá ser salvo após serem indicados os eventos contábeis.
    • Observação: Se o campo acima estiver marcado, não será permitida exclusão da contabilidade do movimento
  • (Não) => Não obriga seleção dos eventos contábeis

Evento Inclusão + Lote Contábil + Lote Contábil Estorno

• • Informe qual evento contábil deve ser associado na inclusão do item de contrato. 
  • Informe qual o código do lote contábil associado na inclusão.
  • Informe neste campo o código do lote contábil que guardará os lançamentos estornados da inclusão do item de contrato.

Evento Aditivo + Lote Contábil + Lote Contábil Estorno

• • Informe qual evento contábil deve ser associado ao incluir aditivo no item de contrato. 
  • Informe qual o código do lote contábil associado a contabilização do aditivo.
  • Informe neste campo o código do lote contábil que guardará os lançamentos estornados do aditivo do item de contrato.

Evento Reajuste + Lote Contábil + Lote Contábil Estorno

• • Informe qual evento contábil deve ser utilizado no reajuste do item de contrato. 
  • Informe qual o código do lote contábil associado na contabilização do reajuste
  • Informe neste campo o código do lote contábil que guardará os lançamentos estornados do reajuste do item de contrato.

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Os campos adicionais do contrato trazem algumas informações não obrigatórias, mas que podem ser importantes conforme o tipo do contrato e da necessidade do cliente

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Grupo - Adicionais

Observação

Observação sobre o contrato realizado.

Campo Livre 1

Campo livre configurável pelo cliente

Campo Livre 2

Campo livre configurável pelo cliente

Campo Livre 3

Campo livre configurável pelo cliente

Os campos livres poderão ser renomeados conforme necessidade da empresa  acessando os parâmetros > | 04.05 | Contratos > Campos Opcionais 1/2 |  

Grupo - Endereço/Contato

Contato do cliente fornecedor para entrega (Contato do Cli/For p/ entrega)

Qual é a pessoa de contato no cliente/fornecedor que pode ser acionando se necessário no ato da entrega.

Contato do cliente fornecedor para pagamento (Contato do Cli/For p/ pagamento)

Qual é a pessoa de contato no cliente/fornecedor que pode ser acionando para assuntos relacionados a pagamento.

Grupo - Histórico

Histórico

Histórico associado ao contrato, pode ser (Curto/Longo), o histórico curto permite a inclusão de até 255 caracteres enquanto o histórico longo não tem um limite determinado.

Para habilitar o histórico no Contrato deverá acessar os parâmetros > | 04.05 | Contratos > Campos Opcionais 2/2 | .

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Os campos complementares do contrato 2.0 são uma forma de personalizar informações especificas e individuais necessárias ao contrato do cliente.

É possível criar várias campos de nomes e tipos diferentes e os mesmos vão estar disponível ao acessar na tela de Contrato > Mais > Campos Complementares

Gerenciamento dos campos complementares do contrato

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As informações definidas no contrato serão carregadas automaticamente para os respectivos campos dos itens do contrato, isso porque funcionam como um default, que será utilizado durante a inclusão dos seus itens.

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Grupo - Dados do Item

Tipo Faturamento

Indica o tipo de faturamento desse item do contrato, o tipo de faturamento pode ser:

• • • Periódico - Um contrato que ocorre de forma recorrente durante um período com valores fixos.
    • Medição - Um contrato que ocorre de forma recorrente durante um período sem valores fixos, ocorre medição para indicar o valor a faturar no período.

Produto/Serviço

Indica o produto ou serviço contratado. 

A descrição do produto apresentada no filtro será a definida no parâmetro > | 04.01 | Parâmetros Gerais > Tabelas > Produto > Definições Gerais > Descrição do Produto| 

Unidade

Qual a unidade de medida utilizada para o produto contratado.

Grupo - Datas do Item

Data Inicio Vigência

Indica o inicio da vigência do item do contratado.

Data Fim Vigência

Indica o fim de vigência do item do contrato.

Data Fim Vigência (Aditivo)

Indica o fim da vigência do item contratado alterado por aditivo.

Data Cancelamento

Caso o item tenha sido cancelado, aqui vamos ter indicativo da data em que ocorreu o cancelamento.

Grupo - Valores do Item

Quantidade

Indica a quantidade do produto/serviço contratada por período.

Valor

Indica o valor do produto/serviço por unidade de medida.

Desconto

Aplica desconto por parcela gerada.

Despesa

Aplica valor de despesa a ser adicionado em cada parcela

Aditivo Quantidade

Indica a quantidade do produto/serviço contratada por período após a efetivação de aditivo.

Aditivo Valor

Indica o valor do produto/serviço por unidade de medida  após a efetivação de aditivo..

Valor Parcela

O valor da parcela do item do contrato é composto por "Quantidade x Valor" subtraído do Desconto e  acrescido da Despesa.

Valor Total

O valor da parcela do item do contrato é composto por { "Quantidade x Valor" subtraído do Desconto e  acrescido da Despesa } x Quantidade Parcelas

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Grupo - Tabelas de Classificação

As Tabelas de Classificação são configuráveis,  acessando os parâmetros > | 04.01.04.01 | Parâmetros Gerais > Tabelas > Classificação | 

Campos: Tabela 1; Tabela 2; Tabela 3; Tabela 4; Tabela 5

Os campos relacionados as tabelas de classificação são exibidos conforme parametrizados.

Para as tabelas de classificação serem apresentadas no Contrato\Item do Contrato deverá ser configurado acessando os parâmetros > | 04.05.04| Contratos > Faturamento > Tabelas 2/4 | 

Grupo - Tabelas de Faturamento

As Tabelas de Faturamento são configuráveis no módulo Gestão Financeira acessando os parâmetros > | Contas a Pagar > Tabelas Opcionais |

Campos: Tabela 1; Tabela 2; Tabela 3; Tabela 4; Tabela 5

Os campos relacionados as tabelas de classificação são exibidos conforme parametrizados.

Para as tabelas de classificação serem apresentadas no Contrato\Item do Contrato deverá ser configurado acessando os parâmetros > | 04.05.04| Contratos > Faturamento > Tabelas 1/4 |

Grupo Natureza

Natureza Orçamentária/Financeira

Indicador na natureza orçamentária do item do contrato.

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Na página Faturamento do Item do Contrato temos as informações necessárias ao faturamento do contrato a geração dos movimentos  e a indicação do frente do emitente e do destinatário.

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Grupo - Condições Gerais

Periodicidade

Indica a periodicidade em que ocorre os faturamentos do contrato, dado a periodicidade escolhida ela também representa uma carência de igual período antes de ocorrer o primeiro vencimento.

A periodicidade pode ser:

• • • Semanal 
      • Na periodicidade semanal deve-se escolher um dos dias da semana como vencimento
        • Domingo
        • Segunda-feira
        • Terça-feira
        • Quarta-feira
        • Quinta-feira
        • Sexta-feira
        • Sábado
    • Quinzenal
      • Na periodicidade quinzenal deve-se escolher dois dias de vencimento por mês tendo as seguintes regras: 
        
        • Os vencimentos devem ser entre os dias 1 e 31
        • O Dia do Primeiro vencimento deve ser inferior ao Dia do Segundo vencimento. 
    • Mensal
      • Na periodicidade mensal deve-se escolher um dia do mês como vencimento, regras:
        • O dia deve estar entre 1 e 31
        • É possível marcar o parâmetro, "Ultimo Dia", nesse caso o campo de dia de vencimento deixa de ser exibido e o faturamento ocorre sempre no último dia do mês.
    • Semestral
      • Na periodicidade mensal deve-se escolher um dia do mês como vencimento, regras:
        • O dia deve estar entre 1 e 31
    • Anual
      • Na periodicidade mensal deve-se escolher um dia do mês como vencimento, regras:
        • O dia deve estar entre 1 e 31

Dia do Vencimento

Indica o dia em que ocorre o vencimento, nesse dia ocorre o faturamento da parcela do contrato, o dia de vencimento varia de acordo com a periodicidade escolhida.

• • • Semanal, deve-se escolher um dos dias da semana
    • Quinzenal, deve-se escolher dois vencimentos no mês.
    • Mensal, deve-se escolher um vencimento no mês podendo escolher o último dia
    • Semestral e Anual, deve-se escolher um vencimento no mês 

Antes de ocorrer o primeiro vencimento deve-se respeitar a carência que varia conforme o período escolhido conforme abaixo:

• • • Semanal ==> 7 dias
    • Quinzenal ==> 15 dias
    • Mensal ==> 1 mês
    • Semestral ==> 182 dias
    • Anual ==> 1 ano

Explicando a carência, observe que no cálculo para o primeiro dia de vencimento incluísse o próprio dia de inicio de vigência do contrato sendo assim segue exemplos:

• • • Inicio de vigência dia 01/01, periodicidade quinzenal, (primeiro vencimento 15, segundo vencimento dia 25): Nesse caso o primeiro vencimento vai ser em 15/01
    • Inicio de vigência dia 02/01, periodicidade quinzenal, (primeiro vencimento 15, segundo vencimento dia 25): Nesse caso o primeiro vencimento vai ser em 25/01

           Importante: sempre que definido Dia do Vencimento como 31, para os meses que não possuem 31 dias, será considerado o ultimo dia do mês.  

Número de Parcelas

Número de parcelas relacionada ao item do contrato, quando o item for salvo uma quantidade equivalente de parcelas vai ser gerada levando em conta todos os parâmetros da página de faturamento.

Condição de Pagamento

Condição de pagamento que será copiada para o movimento gerado no processo de faturamento do contrato.

Tipo de Movimento

Tipo de movimento que será gerado no faturamento das parcelas, se este campo não estiver preenchido o processo de Faturamento de Contrato não será realizado. 

Caso se deseja definir um tipo de movimento default para contratos compras e/ou vendas deverá ser configurado acessando os parâmetros > | 04.05.04| Contratos > Definições Fat. de Contrato 2/3| .

Tipo de Produto para Faturamento

O Tipo de Produto para Faturamento são cadastrado acessando o cadastro > | Contratos > Tabelas de Contrato > Tipo de Produto para Faturamento | 

Para os tipos de produtos para faturamento serem apresentadas no Item do Contrato deverá ser configurado acessando os parâmetros > | 04.05.04| Contratos > Definições Gerais > Flag Tipo prod. p/faturamento| 

Grupo - Frete

Frete

É possível escolher entre quatro opções de frete para a entrega do item contratado:

• • • Terceiros => Um terceiro está pagando o frete
    • CIF  => O vendedor é responsável por todos os custos e riscos que envolvem o transporte da mercadoria até o destinatário.
    • FOB => A responsabilidade do vendedor termina quando as mercadorias são despachadas.
    • Nenhum Frete => Não tem frete

A opção escolhida será enviada para o movimento gerado pelo faturamento do contrato.

Grupo - Emitente

Filial

Indica a filial do emitente.

Local de Estoque

Será apresentando os locais de estoque da filial selecionada.

Município

Ao selecionar município,  é mostrado apenas o estado daquele município.

Para mostra novamente todos os município é necessário apagar o lookup de estado ou município. 

UF

Ao selecionar o estado, é mostrado apenas os municípios daquele estado. 

           Para mostra novamente todos os estados é necessário apagar o lookup de estado ou município. 

Serviço

Código do serviço prestado ou adquirido, deverá ser preenchido se desejar enviar para o movimento gerado no faturamento do contrato.

Grupo - Destinatário

Destinatário

Indica um cliente/fornecedor como destinatário do item do contrato.

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Informações para contabilização do contrato e dados fiscais do mesmo

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Grupo - Fiscal

Natureza de Operação

Indica a natureza da operação que será definida para os faturamentos do contrato, a natureza de operação é cadastrada no Módulo Gestão Fiscal, serão apresentadas todas as naturezas ativas

Grupo - Contábil

Centro de Custo

Indica o centro de custo associado ao contrato, o centro de custo é cadastrado no Módulo Contábil, serão apresentados todos os centros de custos ativos.

Departamento

Indica o departamento associado ao contrato, o departamento é cadastrado no Módulo Contábil, serão apresentados todos os departamentos ativos.

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Informações adicionais do item de contrato

As informações  do grupo  "Reajustes" fornece dados para o processo de reajuste de contratos "Reajuste de Preço" localizado em "Manutenção de contrato | Processos → Reajuste de Preço".

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Grupo - Reajustes

Índice

Índice base utilizado para o reajuste do contrato ("Obrigatório que seja utilizado um índice").

Dia da Cotação

Dia da cotação do índice base.

Meses de Defasagem

Número de meses de defasagem do índice.

Grupo - Adicionais

Campo Livre 1

Campo livre configurável pelo cliente

Campo Livre 2

Campo livre configurável pelo cliente

Os campos livres poderão ser renomeados conforme necessidade da empresa  acessando os parâmetros > | 04.05 | Contratos > Campos Opcionais 1/2 |  

Grupo - Histórico

Histórico

Histórico associado ao contrato, pode ser (Curto/Longo), o histórico curto permite a inclusão de até 255 caracteres enquanto o histórico longo não tem um limite determinado.

Para habilitar o histórico no Contrato deverá acessar os parâmetros > | 04.05 | Contratos > Campos Opcionais 2/2 | .

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Os campos complementares do item do contrato 2.0 são uma forma de personalizar informações especificas e individuais necessárias ao contrato do cliente.

É possível criar várias campos de nomes e tipos diferentes e os mesmos vão estar disponível ao acessar na tela de itens de contrato > Mais > Campos Complementares

Gerenciamento dos campos complementares do item do contrato

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Aqui temos as páginas de recursos adicionais do item do contrato, sendo elas:

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Permite indicar o rateio de centro de custo a ser utilizado ao gerar o faturamento das parcelas, como o rateio é vinculado apenas no momento de geração das parcelas o mesmo pode ser atualizando durante a vigência do contrato para efeito nos próximas faturamentos.

Se estiver utilizando o rateio por centro de custo, só é possível gerar as parcelas se o rateio fechar os 100%.

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A execução dos processos do contrato 2.0 é realizada através do botão de Processos, localizado no canto superior direito da tela (antes da opção de incluir um novo contrato). Ao selecionar este botão serão listados todos os processos disponíveis para utilização. É importante salientar que será possível executar apenas aqueles processos ao qual o usuário possui permissão.

A visão dos processo é dividida em 3 etapas, sendo elas:

1. Agendamento - Etapa em que o usuário definirá o agendamento do processo de acordo com a periodicidade desejada.
2. Parametrização - Definição dos parâmetros necessários para a execução do processo de acordo com as necessidades do usuário.
3. Concluir - Resumo do que foi definido nas etapas anteriores, após revisar as informações clique no botão concluir localizado no canto superior direito da tela.

As informações referentes a execução do processo poderão ser acessadas através de: BackOffice > Gestão de Estoque, Compras e Faturamento > Ambiente > Gerenciamento de Jobs.

Para realizar o agendamento dos processos, mesmo com a periodicidade única, é necessário que o ambiente esteja configurado como 3 camadas.

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Processo que possibilita o faturamento das parcelas de um ou mais contratos periódicos.

Para a execução deste processo é necessário a definição dos parâmetros abaixo.

1. Intervalo de faturamento (data inicial e final): Ao informar o intervalo de faturamento serão faturadas todas as parcelas com status de faturamento A Faturar que possuem data de vencimento dentro do intervalo definido.
2. Faturar todo o contrato: Ao selecionar esta opção, todas as parcelas do contrato com status de faturamento A Faturar serão faturadas. Esta opção tem maior prioridade do que o anterior, ou seja, caso o usuário selecione que deseja faturar todo o contrato e também informe o intervalo de faturamento, a seleção deste componente irá prevalecer e desta forma todas as parcelas pendentes serão faturadas.

Será gerado um movimento para cada parcela do(s) item(s) de contrato periódico, este movimento irá possuir apenas um item, as informações do movimento serão definidas de acordo com a seguinte ordem de prioridade:

1. Informações do item do contrato.
2. Informações do contrato.
3. Informações default do movimento.

Para o envio do histórico do Contrato e do Item do Contrato poderá ser parametrizado a regra em | 04.05 | Contratos > Campos Opcionais 2/2 |.

Ao término do processo são atualizadas as informações de Valor Faturado do contrato, assim como os status de faturamento do contrato, item do contrato e parcela.

Quando o contrato possui o status de faturamento Faturado ou Parcialmente Faturado os campos abaixo terão a edição bloqueada.

1. Status
2. Natureza
3. Data Contrato
4. Data Início Vigência
5. Data Fim Vigência

Quando o item do contrato possui o status de faturamento Faturado ou Parcialmente Faturado os campos abaixo terão a edição bloqueada.

1. Tipo de Faturamento
2. Produto
3. Unidade
4. Data Início Vigência
5. Data Fim Vigência
6. Valor
7. Quantidade
8. Desconto
9. Despesa
10. Periodicidade
11. Dia Vencimento / Dia da Semana
12. Nº de Parcelas

A data de vencimento da parcela será copiada para o campo correspondente ao do parâmetro Copiar data de venc/ medição p/ mov disponível na etapa 6 dos parâmetros do contrato.

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Para facilitar a localização de informações na documentação do contrato 2.0 alguns identificadores foram utilizados:

Em negrito estão os tópicos e pontos de atenção

De azul os links para outros documentos

Em laranja o nome de menus e o caminho a seguir até chegar a um botão, recurso ou tela

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