Card |
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default | true |
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id | cadastro |
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label | FiltrosCadastro TAE |
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title | Filtros |
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| Ordenação dos documentos a serem Exibidos.
É possível ordenar por Documento, Envio, Atualização e Expiração.
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Campo de Pesquisa de Documentos:
No painel é possível efetuar a busca de documentos pelo nome:
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Filtros:
Possível filtrar os documentos por: Todos, Pendentes, Finalizados, Rejeitados e Rascunhos.
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Limpar Filtros:
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Card |
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default | true |
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label | Funcionalidades Painel |
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title | Funcionalidades Painel |
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|
Atualizar os dados do TAE
É possível efetuar a atualização dos dados apresentados em tela:
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Editar Perfil e dados do usuário:
No painel é possível efetuar a busca de documentos pelo nome:
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Informações que podem ser alteradas:
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Inclusão e/ou alteração da assinatura Manuscrita
No painel é possível efetuar o cadastro e/ou atualização da assinatura manuscrita:
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Logoff / Trocar usuário:
Botão para efetuar o logoff do usuário logado:
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Card |
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label | Publicando um documento |
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title | Publicando um documento |
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|
Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo.
Nota: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa.
Clique em “Adicionar documentos”.
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No modal aberto. informe os dados do Envelope a ser enviado para assinatura:
Envelope: Nome do envelope a ser enviado.
Salvar arquivos do desktop no ECM em: Informar em qual pasta o envelope deverá ser salvo no ECM do Fluig.
Buscar documento no Meu computador: Permite o envio de Arquivos do próprio computador.
Buscar documento no ECM: Permite o envio de Arquivos que estão no TOTVS Fluig - ECM.
Após a inclusão das informações, Clique em "Próxima Etapa"
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É permitido subir até 10 MB de arquivos por envelope (conjunto de documentos).
Na tela exibida, informe os Destinatários:
Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida.
- Assinantes: Usuários que assinarão eletronicamente via TOTVS Fluig Plataforma. Para assinar digitalmente, utilizando certificados A1/A3, o usuário deverá utilizar o PORTAL WEB TAE pelo link recebido no e-mail;
- Testemunhas: Usuários que irão testemunhar o documento.
- Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
- Observadores: Usuários que acompanharam o processo sem nenhuma ação sobre com o documento.
Nota: Quando um documento é enviado com a ação: ASSINAR, o destinatário poderá usar qualquer plataforma para assinar esse documento: App no TOTVS Fluig Plataforma, App "Minha Assinatura Eletrônica" disponível para Android e IOs ou via PORTAL WEB TAE. Caso o destinatário queira realizar a assinatura digital, utilizando certificado digital A1/A3, precisará realizá-la exclusivamente via portal web.
Formas de Inclusão: Novo destinatário, Contato da agenda e Grupo da agenda.
Destinatários:
Opções:
Desejo assinar o documento e enviar Se selecionada está opção, o documento será assinado automaticamente, podendo selecionar a opção de Assinatura Eletrônica ou Testemunha.
Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada.
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Definir ordem de assinaturas: Possibilita definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos.
No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para a Karina, quando ele assinasse seria disparado o e-mail para o Gabriel e assim por diante.
O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada.
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Solicitar assinatura manuscrita: Marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento.
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Novo Destinatário:
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Informa os campos obrigatórios:
EMAIL: e-mail para quem será enviado o documento para assinatura;
AÇÃO: Informar qual ação deve ser tomada no Documento, sendo elas: Assinar, Validar, Testemunhar, Observar e Assinar com Certificado (A1 / A3).
PAPEL NA ASSINATURA: Informar qual o papel do assinante, com as opções:
- como administrador
- como anuente
- como avalista
- como canal
- como cedente
- como cessionária
- como comodante
- como comodatário
- como condutor autorizado
- como contratada
- como contratado cedente
- como contratado responsável legal
- como contratante
- como devedor
- como devedor solidário
- como empregado
- como empregador
- como fiador
- como fiel depositário e devedor solidário
- como franqueado
- como franqueadora
- como gestor
- como interveniente anuente
- como locador
- como locatário
- como locatário e fiador
- como organizador
- como parte compradora
- como parte receptora
- como parte reveladora
- como parte vendedora
- como procurador
- como representante legal e fiador
- como responsável legal
- como responsável solidário
- como responsável técnico
- como transator
- como validador
- para acusar recebimento
- para aprovar
- para chancela jurídica
- para homologar
TIPO DE AUTENTICAÇÃO: Informe o tipo de Autenticação com as opções:
- Login no Sistema (TAE): Necessário o destinatário ter login no TAE.
- Envio do código por E-mail: Link do documento é enviado para o e-mail informado, com um código para acesso. Não é necessário login no TAE.
Se selecionado “Envio do código por E-mail” informe os campos abaixo:
DADOS PARA AUTENTICAÇÃO VIA ENVIO DE CÓDIGO POR E-MAIL
NOME COMPLETO: Nome de quem receberá o documento que será exibido na assinatura do documento
TIPO DE IDENTIFICAÇÃO: Selecione o tipo de Identificação com as opções:
- Brasil (CPF ou CNPJ): Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
- Id Internacional: Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
- Não Possui (Não Solicitar): Destinatário não possui ou não é necessário documentação.
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Contato da agenda:
Ao digitar são listados os e-mails dos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE).
Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não tenha realizado o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo destinatário e teclar “ENTER” para que ele seja inserido na lista. Então você poderá selecioná-lo como um assinante/validador/testemunha/observador.
Nota: Os usuários do TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatário. Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TAE, conforme detalhado acima.
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Na tela apresentada, selecione o usuário da agenda que deverá efetuar a assinatura, depois clique em "Selecionar".
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Editar contato
Também é possível Editar a participação do usuário no processo, clicando no ícone "lápis":
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Tela apresentada para edição:
Nota: Todos os campos abaixo são editáveis.
Após alterações, clique em "Incluir"
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Grupo da Agenda:
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Na tela apresentada, selecione os grupos pré-cadastrados no TAE que devem assinar os documentos e em seguida clique em "Selecionar":
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Editar Contato
Também é possível Editar a participação do usuário no processo, clicando no ícone "lápis":
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Na tela apresentada, é possível alterar as informações do grupo:
Nota: Os usuários do TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatário.
Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TAE, conforme detalhado acima.
Image RemovedInclusão de Anexos:
O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento.
Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.
Nota: Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.
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Caso escolha Buscar documento no Meu computador o modal abaixo se abrirá.
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Ao clicar na área vermelha escolha um documento e clique em “Abrir”.
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Caso escolha Buscar documento ECM o modal abaixo se abrirá.
Selecione o documento e clique em "Confirmar"
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Após a inclusão o documento é listado abaixo:
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É permitido subir até 10 MB de arquivos por envelope (conjunto de documentos).
É possível realizar o download de cada anexo, excluir ou excluir todos.
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Ao clicar em excluir será exibida uma janela de confirmação para a ação:
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Opções:
Data limite para assinaturas: Informe uma data de expiração para assinatura.
Lembretes automáticos via e-mail: opções:
- A cada 1 dia
- A cada 2 dias
- A cada 3 dias
- A cada 5 dias
- A cada 7 dias
- A cada 14 dias
Permitir rejeitar o Documento? Se selecionado, o destinatário poderá rejeitar a assinatura do documento.
Personalizar e-mail:
Assunto da Mensagem: Informar o assunto do e-mail enviado ao destinatário
Corpo da Mensagem: Informar um texto para ser exibido no corpo do e-mail enviado ao destinatário.
Essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.
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Após efetuar as inclusões das informações, clique no botão "Enviar Documento":
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Nessa nova tela você irá definir a forma de assinatura, quem serão os assinantes/validadores e a data de expiração caso tenha uma.
Após o envio será exibida uma tela com as informações do envelope que foi enviado para assinatura, sendo possível efetuar a inclusão de novos destinatários e o envio da documentação novamente para assinatura:
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Ao clicar em "Fechar", o painel retornará à tela inicial, exibindo os documentos enviados anteriormente:
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Card |
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default | true |
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label | Adicionar novo contato |
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title | Adicionar novo contato |
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|
Criar contato na agenda:
Dentro da tela de adicionar contatos da agenda, é possível a inclusão de novos contatos na agenda.
Clique em "Criar contato":
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Na tela apresentada, informe os dados do novo contato e clique em "Incluir" e o novo contato será apresentado para ser selecionado na tela anterior.
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Card |
---|
default | true |
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label | Adicionar novo grupo |
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title | Adicionar novo grupo |
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|
Criar Grupo na Agenda:
Dentro da tela de adicionar Grupos da agenda, é possível a inclusão de novos grupos.
Clique em "Criar grupo":
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Na tela apresentada, adicione as informações do novo Grupo:
Informe o Nome do Grupo e seus Contatos
Nota: Os usuários do TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatário.
Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TAE, conforme detalhado acima.
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Card |
---|
default | true |
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label | Excluir Documentos |
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title | Excluir Documentos |
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|
Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”.
Clique no Icone "
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Nota: Ao excluir um documento pelo painel, se houver uma solicitação com a documentação, a mesma será Cancelada.
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Confirme a exclusão:
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Confirmação:
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Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento.
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Card |
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label | Assinando um documento |
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title | Assinando um documento |
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|
No painel de acompanhamento, Clique encima do Documento que está pendente da sua assinatura:
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Na tela exibida, será exibida as informações do Envelope de documentos enviado.
Para concluir a assinatura, selecione a opção "Declaro que concordo em realizar a assinatura do documento." e clique em "Assinar documento":
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Tela de confirmação:
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O painel será atualizado com o novo Status do envelope:
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Após efetuar o envio dos documentos para assinatura, o destinatário deverá receber um e-mail informando a pendência de assinatura:
Clique no botão "Acessar Documento", e será redirecionado ao portal de Assinatura Eletrônica.
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Caso em Tipo de Autenticação, for selecionada a opção "Enviar Código via E-mail", o destinatário receberá um e-mail com o código de acesso.
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O mesmo deverá copiar o código enviado e digita-lo na tela anterior.
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Após efetuar o acesso ao Portal, o destinatário terá acesso a documentação para realizar a assinatura:
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Para concluir a assinatura, selecione a opção "Declaro que concordo em realizar a assinatura do documento." e clique em "Assinar documento"
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Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.
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Card |
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label | Rejeitando um documento |
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title | Rejeitando um documento |
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|
Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.
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Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.
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Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a rejeição.
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Card |
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label | Download de um documento |
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title | Download de um documento |
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|
No Painel, clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no ícone “
Image Removed” no canto superior direito da tela e selecione uma opção.
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Depois clique em "Downloads"
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Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções:
- Baixar Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
- Baixar Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
- Baixar Digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
- Baixar Todos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.
Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:
Caso o documento utilize assinaturas manuscritas o manifesto será exibido conforme imagem abaixo.
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E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento.
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Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.
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Card |
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label | Adicionando novos assinantes |
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title | Adicionando novos assinantes |
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|
É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado.
Para isso, clique no documento em questão:
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em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela.
Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida clique em adicionar para colocá-los na lista de participantes.
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Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.
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Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura.
Card |
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label | Excluindo assinantes pendentes |
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title | Excluindo assinantes pendentes |
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|
Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado.
Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida.
Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário.
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Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “OK”.
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Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento e recebera um e-mail informando a exclusão.
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Card |
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label | Observador |
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title | Observador |
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|
É possível incluir observadores no documento, tanto no momento de sua publicação, quanto após a mesma; desde que seu status não seja 'Rejeitado'.
Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo.
São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.
Clique no Documento em questão, na tela aberta, clique em "Destinatários" e depois em "Novo Destinatário"
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Na tela exibida, Adicione o E-mail e no campo de "Autenticação", Selecione "Realizar login no sistema":
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Será habilitado a opção "Observador" no campo "Ação"
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Clique em "Incluir" para adicionar
Em seguida, será possível visualizar os observadores
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Deletar Observadores
Para deletar os observadores, basta Clicar no icone "X" ao lado do e-mail:
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Card |
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label | Envelope |
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title | Envelope |
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|
Se o usuário desejar, é viável realizar o upload de vários arquivos.
Ao fazer isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, cujo nome será determinado de forma condicional.
Se vários arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do conjunto será definido por você no campo "Envelope" que aparecerá após anexar mais de um arquivo.
Além disso, será possível alterar a ordem dos arquivos conforme necessário.
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Informe o nome do Envelope
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Card |
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id | infos_adc |
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label | Informações Adicionais |
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title | Informações Adicionais |
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|
Segue abaixo algumas Informações Adicionais sobre o APP TOTVS Assinatura Eletrônica na TOTVS Fluig Plataforma:
Expandir |
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Um App que consome dados através de API Rest desenvolvida em .NET Core em arquitetura de microserviços hospedada na Cloud do TOTVS Apps, utilizando conteiners orquestrados por Kubernets na plataforma Azure DevOps. Banco de Dados está em um cluster de alta disponibilidade Postgres. |
Expandir |
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Para fins de liberações de urls, o sistema utiliza as urls abaixo:
APIS TAE: https://totvssign.totvs.app/
API para IP: https://api.ipify.org/
Documentação: https://tdn.totvs.com/
Expandir |
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title | Abertura de Tickets de Suporte |
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O Suporte do TAE segue o padrão dos produtos TOTVS. Acesse o link: https://totvscst.zendesk.com/hc/pt-br/#home
Acesse o sistema com seu usuário TOTVS → clique em Meu Espaço → Minhas Solicitações
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Clique em Abrir nova Solicitação.
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Preencha o formulário:
Assunto
Descrição
Tipo da Solicitação: (Suporte ou Consultoria)
Impacto: De acordo com sua necessidade
País: Brasil
Macrossegmento: Cross Segmentos
Produto: TOTVS Assinatura Eletrônica
Módulo: Assinatura Eletrônica
Informações referentes aos canais extras de suporte e SLA são definidas no contrato do cliente.
Confira o passo a passo no vídeo abaixo:
Conector de Widget |
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url | https://www.youtube.com/watch?v=G3E6YAtAafM&list=PLXa8l0dq5zRnmQqR-NRL_gbyTYvWyrKRb&index=14 |
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Efetuar Cadastro na Plataforma TAE O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login.
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Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo: - Nome Completo: Campo obrigatório;
- CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
- Cargo: Campo NÃO obrigatório;
- Telefone: Campo NÃO obrigatório;
- E-mail: Campo obrigatório;
Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail. - Empresa: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
- Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
- Deve conter no mínimo 5 cararectes;
- Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
- Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
- Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
- Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
- Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;
Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada:
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Abaixo um exemplo de cadastro de convidado: Image Added
Após preencher os dados de cadastro é necessário ler e concordar com a Política de privacidade e Termo de uso. Para ter acesso à esses documento é só clicar em cima deles e ele abrirá o documento para leitura.
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Ao concordar com os documentos listados acima e se todos os dados estiverem preenchidos corretamente o botão "Cadastrar" será habilitado.
Ao clicar no botão "Cadastrar", uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso: Image Added
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro.
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