Histórico da Página

O

...

motor da Admissão Digital é sustentado por um fluxo de processo

...

​É considerado uma etapa quando (exemplos abaixo):

1. Aceite de termos (Ex: LGPD)

2. Entrega de documentos (Ex: CNH, RG)

3. Respostas a perguntas (Ex: Deseja vale transporte?)

4. Incluir pontos de controle (Ex: RH valida documentos e informações antes de gerar contrato)

​Personalizações possíveis:

...

Alterar títulos de campos;

...

Alterar mensagens enviadas por e-mail e SMS;

...

Criar mais etapas de envio de documentos; 

flexível, que permite a personalização de etapas nativas ou a criação de novas etapas de acordo com a necessidade do negócio. Estas etapas são posteriormente orquestradas dentro do cadastro da Jornada de Admissão.

Exemplos de Aplicação

Uma etapa é configurada sempre que houver necessidade de:

• Conformidade Legal: Coleta de aceites formais (Ex: Termos de Consentimento LGPD).
• Coleta de Insumos: Upload de documentação obrigatória (Ex: RG, CNH, Comprovante de Residência).
• Interatividade: Respostas a questionários específicos (Ex: Opção por Vale Transporte ou Benefícios).
• Pontos de Controle: Instâncias de aprovação onde o RH valida dados antes da geração dos contratos.

Capacidade de Personalização

A ferramenta oferece alto nível de personalização para garantir que a comunicação reflita a cultura da empresa:

• Interface: Edição de títulos e labels de campos para facilitar a compreensão do candidato.
• Comunicação: Personalização do conteúdo de mensagens enviadas via E-mail e SMS.
• Expansão do Fluxo: Criação de novas etapas para envio de documentos ou formulários de

...

• perguntas livres.

Acessando a tela de Etapas

...

...

Siga os passos abaixo para acessar as Etapas:

01. Através do menu lateral, clique em “TOTVS RH Processos Digitais”

Image RemovedImage Added

02. Clique em "Etapas"

03. Clique em “Novo” para criar uma nova etapa do zero.

Uma aba para o preenchimento das informações abrirá.

Image Removed

A ferramenta de Admissão Digital conta com diversas Etapas já criadas e configuradas. Na maior parte dos casos, não é necessário criar novas etapas.

É possível utilizar a barra de pesquisa à direita para navegar entre as etapas já existentes.

Image Removed

Configurando Etapas

Image Removed

Public Form: É necessário selecionar a opção "digte_di_admissao";
Etapa: Código da etapa. Este campo aceita somente números;
Descrição: Nome/Descrição daquela etapa;
Instrução que será apresentada para usuário: Neste campo é informado o texto que o candidato visualiza quando estiver fazendo a etapa.
Funciona como um editor de texto e pode ser utilizado para orientar ou dar dicas de como tirar uma foto ou dar boas vindas.

Image Removed

Link Ação: Este é o link que será utilizado pela solução no envio de e-mails e SMS. Ele é gerado automaticamente no cadastro. Em caso de mudança de DNS (url) do servidor é importante alterar este campo;
Habilita botão de Ação?: Existem etapas que simbolizam o término do processo e com este recurso o botão de enviar poderá ser eliminado;
Posição do botão de Ação: Os botões podem ser posicionados Topo (Acima) da tela ou na base da tela (Abaixo);
Nome do botão de Ação: O nome do botão enviar pode ser personalizado, como "próximo documento" ou "avançar";
Cor do botão na Ação: A cor da borda do botão pode ser personalizada;

Image Removed

Habilita download de anexo: Permite que o candidato baixe um arquivo previamente anexado pelo recrutador naquela solicitação;
Habilita upload de anexo: Permite que o candidato envie um documento naquela etapa. Ex: Enviar o RG, enviar a CNH.

Existem etapas que disparam e-mails e mensagens de texto para o candidato.
As notificações por e-mail para a equipe de RH ocorrem via configuração do processo e no momento do setup do projeto serão configurados, podendo ser alterados a qualquer momento pelo time de RH no modelo on-premisses ou via chamado (suporte@digte.com.br) no modelo SaaS.

O assunto e o conteúdo pode ser personalizado utilizando os campos abaixo:

Image Removed

Enviar notificação: Define se aquela etapa deve enviar um E-mail/SMS;
Conteúdo do SMS: Conteúdo da mensagem enviada ao candidato;
Assunto do E-mail:  Assunto/Título do E-mail. É possível usar variáveis do processo aqui utilizando {{NOME_DA_VARIÁVEL}};
Conteúdo do E-mail: Corpo do E-mail enviado ao candidato. É possível usar variáveis do processo.. No caso do link para acessar o processo a variável é "{{linkInsert}}".

Atividades do Processo Ligadas na Etapa

Uma etapa está ligada a atividades de processo que controlam todo o fluxo da admissão.

Aqui é efetuada a ligação, bem como será a atividade destino desta etapa. 

Image Removed

Tipo de Etapa:

• Pública: Etapas visíveis para o colaborador admitido;
• Privada: Etapas visíveis pela equipe de recrutamento, RH e folha de pagamento.

...

Image Added

Navegação e Utilização de Etapas Nativas

...

Na maioria dos fluxos de implantação, a criação de novas etapas torna-se desnecessária devido à abrangência dos modelos padrão já existentes.

• Localização de Recursos: Utilize a Barra de Pesquisa localizada à direita da interface. Esta ferramenta permite filtrar e navegar rapidamente por todo o catálogo de etapas disponíveis, facilitando a reutilização de componentes já validados pelo sistema.

Image Added

Campos de Configuração da Etapa

...

Image Added

Ao realizar o cadastro ou edição de uma etapa, os seguintes campos devem ser preenchidos para assegurar a correta funcionalidade do processo:

• Public Form: Selecione obrigatoriamente a opção digte_di_admissao para garantir a compatibilidade com a interface do candidato.
• Etapa: Código numérico identificador da etapa.

• Descrição: Identificação nominal da etapa para controle interno e seleção na jornada.
• Instrução ao Usuário: Texto informativo exibido diretamente ao candidato durante a execução da etapa. O campo opera como um editor de texto rico, permitindo a inclusão de mensagens de boas-vindas, orientações técnicas (ex: como capturar fotos de documentos de forma legível) ou dicas para facilitar o preenchimento.

Configurações de Interface e Interação

...

Esta seção detalha o comportamento dos botões e as permissões de arquivos durante a experiência do candidato:

Image Added

• Link Ação: URL utilizada para o redirecionamento via e-mail e SMS. Este campo é gerado automaticamente pelo sistema.

• Habilita botão de Ação: Define a visibilidade do botão de envio. Em etapas de encerramento ou puramente informativas, este recurso pode ser desativado para remover o botão de ação da tela.
• Posição do botão de Ação: Permite definir a localização do botão na interface, podendo ser posicionado no Topo ou na Base (Abaixo) da página.
• Nome do botão de Ação: Campo de personalização do rótulo do botão (Ex: "Próximo Documento", "Avançar" ou "Concluir").
• Cor do botão na Ação: Permite a customização visual da borda do botão para alinhamento com a identidade visual da empresa.
• Habilita download de anexo: Quando ativo, permite que o candidato realize o download de arquivos previamente anexados pelo recrutador (Ex: Manuais, Políticas Internas).
• Habilita upload de anexo: Funcionalidade que habilita o campo de envio para o candidato. Deve ser ativado em etapas que exijam a submissão de documentos (Ex: RG, CNH, Comprovante de Escolaridade).

Gestão de Notificações e Comunicações

...

O sistema permite o disparo automatizado de mensagens para candidatos e equipes internas, garantindo fluidez no processo de admissão.

Notificações para a Equipe de RH

O envio de alertas para o time de RH é definido durante o setup do projeto. A manutenção dessas configurações varia conforme o modelo de implantação:

• On-Premises: As alterações podem ser realizadas diretamente pelo time de RH nas configurações do processo.
• SaaS: Solicitações de alteração devem ser encaminhadas via chamado para o suporte ([email protected]).

Configuração de Mensagens (Candidato)

Para etapas que exigem interação do usuário, utilize os campos abaixo para personalizar a comunicação:

• Enviar Notificação: Chave que define se a etapa em questão deve ou não disparar alertas (E-mail/SMS/WhatsApp).
• Conteúdo do SMS: Texto simplificado para envio via mensagem de texto.
• Grupo de Tipo de Contrato: *
• Tipo de Destino Notificação: *
• Assunto do E-mail: Título da mensagem eletrônica. É permitida a utilização de variáveis do processo no formato {{NOME_DA_VARIAVEL}} para personalização.
• Conteúdo do E-mail: Corpo da mensagem enviada ao candidato.

Image Added

Atividades do Processo Ligadas na Etapa

...

Image Added

Cada etapa está vinculada a atividades de processo que controlam a progressão da admissão. Esta configuração estabelece quem possui acesso à informação e para onde o processo deve seguir após a conclusão de uma ação.

Visibilidade e Acesso (Tipo de Etapa)

A visibilidade da etapa é determinada pela sua classificação:

• Pública: Fases destinadas à interação direta do candidato (ex: upload de documentos).
• Privada: Fases restritas ao uso interno, visíveis apenas para as equipes de Recrutamento, RH e Folha de Pagamento.

Parâmetros de Movimentação

• Código da Atividade: Define a ação técnica executada na etapa atual dentro do workflow.
• Código da Atividade Destino: Estabelece para qual atividade o processo deve ser encaminhado automaticamente após a finalização da etapa corrente.

• Tipo Responsável da Etapa: Utilizado para o direcionamento inteligente de etapas. Este campo permite segregar o acesso, garantindo que apenas grupos específicos, usuários ou valores inseridos em campos do formulário determinem a visualização ou atuação em determinadas fases do processo

...

• .

Configuração dos Campos do Formulário na Etapa

Uma etapa controla o acesso de campos e objetivos do formulário de processo.

...

Image Added

A configuração dos campos é fundamental, determinando quais informações do formulário são pertinentes para aquele momento da jornada e como o usuário pode interagir com elas.

Estrutura de Exibição

• Grupo de Campos:

...

• Recurso que permite organizar logicamente diferentes campos em blocos temáticos, facilitando a navegação do usuário.
• Campo do Formulário:

...

• Seleção técnica do campo de dados que será configurado naquela etapa específica.

Níveis de Visibilidade (Formulário Público)

Define como o campo se comporta na interface de interação

...

:

• Iniciar - Modificar:
permite que o campo seja alterado pelo usuário;
• O campo fica aberto para inserção ou edição de dados pelo usuário.
• Iniciar - Leitura:
permite que o campo seja apresentado somente como leitura para o usuário;
• O dado é exibido, mas permanece bloqueado para alterações (somente visualização).
• Consultar:
o campo será apresentado somente
• O campo é exibido exclusivamente na tela de consulta pública de
processo;
• processos.
• Ambos:
o
• O campo
estará
• fica disponível tanto para edição quanto para
alteração e
• consulta
;
• posterior.
• Não visível:
o
• O campo
será retirado da tela
• é omitido da interface, permanecendo oculto para o usuário.

Regras de Obrigatoriedade

Define as condições de validação para o avanço da etapa:

• Conforme regra do processo: O campo
seguirá a configuração padrão do produto e não será obrigatório;
• assume o comportamento nativo do sistema (geralmente não obrigatório, a menos que definido no core do produto).
• Diferente de vazio:
O campo deverá ser preenchido;
• Bloqueia a finalização da etapa caso o campo não contenha nenhuma informação.
• Diferente de zero:
O campo deverá ser preenchido com um valor maior que zero (para campos numéricos).

...

• Aplicado a campos numéricos; exige que o valor inserido seja obrigatoriamente superior a zero.

Recomendação Prática de Configuração

Ao criar uma nova etapa,

...

utilize inicialmente o comando "Adicionar Todos os Campos do Formulário".

...

Esta ação automatiza a ocultação de todos os campos existentes

...

de uma só vez, permitindo que você habilite manualmente apenas os campos necessários para aquela fase, garantindo um layout limpo e focado.

Anexos solicitados na Etapa

Define os anexos que serão solicitados na etapa, caso a opção de upload de anexo esteja ativa.

Image Removed

...

Image Added

Quando a funcionalidade de upload está habilitada, a configuração de anexos determina quais arquivos são necessários e como eles serão processados pelo sistema.

Estrutura e Organização

• Permite escolha de grupo de anexo:

...

• Habilita o agrupamento de documentos por categoria (Ex: Grupo "CNH" contendo os anexos "Frente" e "Verso"). É possível personalizar a descrição do campo de

...

• seleção para

...

• orientar o usuário

...

• .
• Grupo Anexo: Nome identificador do agrupador

...

• temático.
• Ordem do Anexo:

...

• Sequencial numérico que define a prioridade de exibição dos arquivos na tela.
• Descrição do Anexo

...

• : Rótulo amigável apresentado ao candidato (Ex: "Cópia do RG com CPF").
• Tipo de Anexo: Código

...

• técnico que define

...

• o tratamento do arquivo, como o acionamento de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) ou protocolos de compactação

...

• de imagem.

Armazenamento e Diretórios

• Pasta Raiz do Anexo:

...

• Define o diretório na Gestão Eletrônica de Documentos (GED) que servirá de destino para os arquivos.
• Campo para nome da Pasta do Anexo:

...

• Utiliza um dado do formulário de admissão

...

• (como o CPF ou Nome do Candidato) para nomear a pasta de destino, organizando os arquivos por indivíduo.
• Criar pasta exclusiva: Se

...

• ativado, o sistema gera uma subpasta

...

• específica dentro do diretório do candidato para aquele documento em particular.

Exemplo de configuração padrão de um diretório de documento:

Image Added

Regras de Obrigatoriedade e Identificação Visual

A configuração de obrigatoriedade define o comportamento do sistema e a sinalização para o candidato:

Obrigatório:

• Sim: O anexo será apresentado em vermelho e a etapa não será completada sem ele;
• Não e Vermelho: O anexo será apresentado em vermelho mas não será obrigatório;
• Não e Cinza: O anexo será apresentado em Cinza mas não será obrigatório;
• Formulário: Ele pode ser incluído via customização do formulário; 

...

Com a configuração da etapa, é necessário salvar, clicando no botão inferior direito:

Image Removed

Depois de salvo, é possível editar todas as Etapas já existentes.

...

Image Added

Manutenção e Gestão de Etapas

...

Após a conclusão do cadastro, o sistema oferece ferramentas para a gestão do catálogo de etapas. Na interface principal de administração, as seguintes ações podem ser executadas:

• Editar: Ao selecionar um registro e clicar em "Editar", o formulário de configuração é reaberto com todos os parâmetros, regras de visibilidade e configurações de anexos preservados.

...

...

• Excluir: A opção "Excluir" remove a etapa permanentemente do catálogo. Esta ação deve ser realizada apenas se a etapa não estiver vinculada a nenhuma Jornada de Admissão ativa, para evitar interrupções no fluxo de trabalho.
• Copiar: A

...

• funcionalidade "Copiar"

...

• permite gerar uma nova etapa

...

• baseada em uma configuração já existente. Diferente da edição comum, esta opção habilita a definição de um novo código, facilitando a criação de etapas similares (como variações de upload de documentos) sem a necessidade de reconfigurar todos os campos e permissões manualmente.