trueMecanismo

→ Grupo específico

trueESCENARIO
En un proceso de Compra de equipo electrónico, como laptops notebooks, monitores, ratones mouse, teclados, auriculares, entre otros, audífonos, etc. solo algunas personas del área de Infraestructura tienen autorización para solicitar la compra para el área de Compras de la empresa. Es decir, el colaborador que tiene alguna necesidad de equipo debe, en primer lugar , debe ponerse en contacto con el área de infraestructura para notificarles sobre su necesidad. Ellos analizarán si ya poseen tienen el equipo solicitado o si será necesario comprarlo. Si es necesario comprarlo, las personas que ejercen la función de gestionar los equipos – , compra, cambio, control de inventario, descarte, etc. – del área de Infraestructura pueden abrir una solicitud de compra del equipo necesario.

De esta formamanera, podemos definir el mecanismo de atribución de esta etapa – , componente del proceso – , como:

→ Significa que solo las personas que ejercen la función de gestionar los equipos electrónicos de la empresa pueden abrir solicitudes para el área de Compras. Así, el mecanismo de atribución garantiza que solo las personas autorizadas y que poseen tienen la información necesaria para decidir si se debe solicitar una compra abran solicitudes, evitando así de esta manera compras innecesarias, información desactualizada, inventario desactualizado, entre otras cuestiones.

trueMecanismo

→ Por campo de formulario

trueESCENARIO
En un proceso de Aprobación de gastos, el solicitante completa algunas informaciones, tales como el valor, la justificación y la categoría del gasto. La aprobación de este gasto varía de acuerdo con su categoría (viaje, equipo, marketing, contratación, etc.), es decir, dependiendo de la categoría, la aprobación debe ser enviada enviarse al gestor responsable de ellaesta. Cuando el solicitante elige selecciona la categoría, el campo Gestor responsable se completa automáticamente.

De esta formamanera, podemos definir el mecanismo de atribución de esta etapa – , componente  – , como:

→ Esto significa que, cuando la solicitud sea enviada a la etapa Aprobación del gestor, la persona responsable por ella esta y que recibirá la solicitud será la que fue informada en el campo Gestor responsable del formulario, que fue completado se completó automáticamente al seleccionar la categoría del gasto. Así, el mecanismo de atribución garantiza que cada solicitud sea dirigida directamente a la persona responsable, facilitando la gestión y la aprobación de los gastos y, así como también, evitando evitar inconvenientes de tener que transferir la solicitud a otra persona, por ejemplo.

trueMecanismo

→ Rol Papel específico

trueESCENARIO
En un proceso de Solicitud de apertura de vacante, solo los gestores de las áreas pueden abrir solicitudes cuando identifican la necesidad debido al aumento de demanda, salida de un colaborador o una nueva posición estratégica en el equipo. Esta solicitud debe pasar por algunas aprobaciones, como el RHRRHH, directores y gestores ejecutivos.

De esta formamanera, podemos definir el mecanismo de atribución de esta etapa – , componente del proceso – , como:

→ Significa que solo quienes ejercen el rol papel de gestión de personas dentro de las áreas de la empresa pueden abrir una solicitud de apertura de vacante. AsíDe esta manera, el mecanismo de atribución garantiza que solo las personas autorizadas y que poseen tienen la información necesaria para la apertura de una vacante abran solicitudes. 

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→ Grupo específico

trueESCENARIO
En un proceso de Recompra de acciones, es necesario que los miembros del consejo de la empresa estén de acuerdo con la estrategia presentada por el equipo ejecutivo, así como con el precio que se pagará por cada acción y con la propuesta de valor que esta decisión traerá para la compañía. AsíDe esta manera, una de las etapas del proceso es la Aprobación del consejo.

De esta formamanera, podemos definir el mecanismo de atribución de esta etapa – componente  – , como:

→ Significa que, cuando la solicitud sea enviada para a la etapa Aprobación del consejo, todas las personas del grupo Consejeros verán la solicitud como pendiente y podrá ser asumida por cualquiera de las personas. Es necesario que el 90% de las personas del grupo asuman la etapa y tomen la misma acción (aprobar) para que se alcance el consenso y la solicitud continúe adelante. AsíDe esta manera, el mecanismo de atribución garantiza que la mayoría de los consejeros esté al tanto y de acuerdo con la propuesta de recompra para que esta se aplique invierta en el mercado, evitando cualquier tipo de descoordinación divergencia de información o malentendidos.

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→ Por campo de formulárioformulario

trueESCENARIO
En un proceso de Aprobación de presupuesto, es necesario informar algunos datos, entre ellosestos, el valor total del presupuesto a ser aprobadopor aprobarse. El responsable de aprobar este presupuesto varía de acuerdo con el valor, dado ya que existen niveles de aprobación para el gestor, para el gestor ejecutivo y para el director. Al informarse el valor en el formulario, el campo Responsable de la aprobación se completa automáticamente y la etapa Aprobación debe ser enviada enviarse a esta persona.

De esta formamanera, podemos definir el mecanismo de atribución de esta etapa – , componente  – , como:

→ Esto significa que, cuando la solicitud sea enviada a la etapa Aprobación, la persona responsable de ella esta y que recibirá la solicitud será la que fue informada se informó en el campo Responsable de la aprobación del formulario, que fue completado automáticamente al informar el valor del presupuesto a ser aprobadopor aprobarse. Así, el mecanismo de atribución garantiza que cada solicitud sea dirigida directamente a la persona responsable, facilitando la gestión y la aprobación de los presupuestos y, además, evitando que los gestores reciban solicitudes fuera de su nivel de aprobación y tengan que transferirlas a otro responsable.

La solicitud quedará detenida en la etapa. Si el proceso tiene tuviera gestores, solo ellos estos podrán realizar alguna acción en lugar de la persona específica.

No. En este momento no es posible definir más de un grupo como responsable de una etapa o de la gestión de un proceso.

La solicitud quedará detenida en esa etapa y nadie podrá asumirla, a menos que el proceso tenga gestores, ya que ellos estos pueden asumir la solicitud. Por esta razón, es muy importante revisar siempre revisar y actualizar los roles papeles para que representen la actual organización de las funciones dentro de la empresa.

Sí, es posible. Sin embargo, si el proceso ya tiene una versión publicada, este cambio esta modificación implicará en una nueva versión del proceso. Y, para que el cambio la modificación se aplique en las próximas solicitudes abiertas, es necesario publicar el proceso nuevamente.

No hay forma de garantizar esto. Sin embargo, existen recursos y buenas prácticas que pueden contribuir a para que esto no suceda, tales como:

• configurar Configurar la etapa para notificar al responsable: asíde esta manera, cuando la solicitud llegue a la etapa, el responsable es notificado y se entera de que existe una solicitud pendiente bajo su responsabilidad;.

• definir al por lo menos un gestor para el proceso: asíde esta manera, en caso de que el solicitante no esté disponible en el momento en que la solicitud llegue a la etapa (esté ausente, por ejemplo), el gestor puede asumir o transferir la solicitud a otra persona;.

• Revisar siempre revisar grupos y rolespapeles: así, se garantiza que siempre reflejen la actual organización de la empresa, evitando que las solicitudes se pierdan a lo largo del proceso.

Sí, es posible utilizarlo, pero no se recomienda. Las etapas que manejan datos confidenciales o críticos deben ser dirigidas a las personas autorizadas a tener acceso y a tomar alguna decisión con base en ellosestos.

Existen dos situaciones que pueden ocurrir en este escenario:

• Cuando el formulario pertenece al referido proceso en cuestión, es decir, fue creado se creó para ese este proceso: aparecerá un mensaje informando que el mecanismo de asignación atribución de determinada etapa no tiene el campo de formulario indicado informado y no será posible publicar el proceso que contenga esta modificación en el formulario, a menos que el mecanismo sea cambiadomodificado. Esto ocurre porque, al editar el formulario del proceso, automáticamente se genera una nueva versión, tanto del formulario como del proceso, siendo necesario publicarlas para que los cambios las modificaciones se apliquen en las próximas solicitudes que se abrirán.

• Cuando el formulario ya existía y solo fue relacionado se vinculó al referido proceso en cuestión: ocurrirá una inconsistencia cuando el responsable intente mover la solicitud de la etapa anterior a la etapa que tiene el mecanismo por campo de formulario configurado, informando que no fue posible encontrar al responsable de la próxima etapa y la solicitud no será movidase moverá.