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Deck of Cards

startHidden	false
id	deck_funcionalidades

Card

label	Instalação
title	App TOTVS Assinatura Eletrônica no TOTVS Fluig Plataforma

Deck of Cards

id	fluxo_principal

Card

default	true
label	Baixar APP no TOTVS Store
title	Baixar APP no TOTVS Store

Baixar APP no Fluig

Acesse o TOTVS Fluig Plataforma

Acesse o menu Painel de Controle

Pesquise por Itens da Store:

Localize na tela inicial ou pela Busca o APP TOTVS Assinatura Eletrônica e clique em adquirir/configurar.

Clique em Instalar

Pronto! Agora o Assinatura Eletrônica (TAE) já se encontra no seu menu de aplicativos.

Card

default	true
label	Instalando o App TOTVS Assinatura Eletrônica
title	Instalando o App TOTVS Assinatura Eletrônica

Instalar o App TOTVS Assinatura Eletrônica

No canto esquerdo do menu, acesse a página de instalação “Wizard de Instalação”:

Instalando os Datasets

Na tela do Wizard de Instalação, instale os Datasets listados que são necessários par funcionamento da assinatura eletrônica, clicando em “Instalar”:

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Após a conclusão da instalação dos Datasets, clique em “Próximo”

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Instalação do Formulário

1º Na tela de instalação do formulário, selecione em qual pasta do ECM o formulário será instalado.

Nota: Caso não selecione uma pasta o Fluig irá instalar o formulário na pasta de Código 2 “Formulários Fluig”

2º Selecione a pasta onde será instalada os formulários:

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3º Após selecionar a pasta a ser instalada, clique em “Instalar”

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Após a confirmação de instalação, Clique em “Próximo”:

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Instalação BPM

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Instalação Grupo

Nota

title	Nota

Este grupo tem como finalidade restringir quem poderá iniciar solicitações no processo. Os seus membros devem ser adicionados via painel de controle.

Clique em “Instalar”:

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Após a confirmação da instalação, clique em “Próximo”:

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Instalação

Grupos

BPM

Clique em “Instalar”:

Após a confirmação da instalação, clique

1º Informe quais o(s) grupo(s) que terá acesso para inicializar o processo de assinatura Eletrônica:

2º Após a confirmação de instalação, Clique em “Próximo”:

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Instalação Serviços

1º Informe o Domínio que será instalado o serviço:;

2º Clique em Instalar:;

3º Após a confirmação da instalação, clique em “Finalizar”;

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Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAE

Para adquirir o TRIAL, o responsável pela empresa deve efetuar o cadastro pelo link abaixo. Clicando em: Crie uma Conta Grátis.

https://www.totvs.com/assinatura-eletronica/

Deve preencher o formulário:

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E automaticamente a empresa será provisionada em produção. O responsável pela empresa receberá seu acesso inicial com permissão de administrador, que pode gerenciar via PORTAL WEB TAE, seus usuários, configurar regras para o funcionamento do TAE na sua empresa e visualizar análises de consumo.

Para adquirir pacotes de documentos do TOTVS ASSINATURA ELETRÔNICA utilize a TOTVS STORE.

Card

default	true
label	Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAEAlterações no Fluig
title	Acesso à plataforma

Alterações no Fluig

Alterações efetuadas no Fluig após instalação do Painel e Workflow:

Datasets instalados:

*CÓDIGO*	*DESCRIÇÃO*
dsTAEAdicionarAssinante	Adiciona um novo destinatário ao envelope do TAE
dsTAEAuthenticated User	Retorna as informações do usuário logado no TAE por meio do token JWT
dsTAEConsultarEnvelope	Consulta as informações de um envelope no TAE
dsTAEContatosAgenda	Retorna a lista de contatos do usuário no TAE
dsTAECriar ContatoAgenda	Adiciona um novo contato a lista de contatos do usuário no TAE
dsTAECriar Envelope	Cria o registro de um novo envelope para assinatura no TAE
dsTAECriarGrupoAgenda	Cria um novo grupo de contatos no TAE
dsTAEDeletarContatoAgenda	Remove um contato da lista de contatos do usuário no TAE
dsTAEDeletarContatoGrupo	Remove contato de um grupo de contatos do TAE
dsTAEDeletarEnvelope	Remove o registro de um envelope no TAE
dsTAEDeletarGrupoAgenda	Remove um grupo do TAE
dsTAEDownloadEnvelope	Faz o download dos documentos vinculados a um envelope do TAE
dsTAEDownloadEnvelopeAux	Faz o download dos documentos vinculados a um envelope do TAE
dsTAEEditarContatoAgenda	Atualiza as informações de um contato no TAE
dsTAEEditarGrupoAgenda	Atualiza as informações de um grupo no TAE
dsTAEFluigDefaultDirectory	Retorna o caminho padrão da pasta volume do Fluig
dsTAEFluigRestClient	Dataset genérico utilizado para chamada de APIs REST
dsTAEGrupos	Lista os grupos cadastrados no TAE
dsTAEListaRecentes	Lista os destinatários para os quais o usuário logado enviou documentos recentemente
dsTAEListaRolesAssinantes	Lista os papéis dos assinantes cadastrados no TAE
dsTAEPesquisarEnvelopes	Consulta os envelopes cadastrados no TAE
dsTAERefreshToken	Atualiza o token JWT do usuário autenticado no TAE
dsTAEUploadAnexo	Faz o upload dos anexos do envelope do TAE
dsTAEUploadArquivo	Faz o upload dos arquivos para assinatura no TAE

Formulários instalados:

*CÓDIGO*	*DESCRIÇÃO*
frm_upload_doc_tae.zip	Formulário BPM
Dados Complementares envelope TAE.zip	Formulário de dados complementares envelope TAE

Grupo Criado:

CÓDIGO	DESCRIÇÃO
AUTORES_TAE	Grupo responsável pela abertura do processo de assinatura TAE

BPM Criado:

CÓDIGO	DESCRIÇÃO
wf_ass_ele_tae_2	Workflow de Assinatura Eletrônica - TAE

Serviço Criado:

SERVIÇO	CÓDIGO	DESCRIÇÃO
REST	TAE	Serviço de integração com o TAE

Widget interna utilizada:

CÓDIGO	DESCRIÇÃO
finddocument.ftl	Widget de busca de documentos para seleção de pastas e arquivos.

Card

default	true
label	Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAE
title	Acesso à plataforma

Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAE

Para adquirir o TRIAL, o responsável pela empresa deve efetuar o cadastro pelo link abaixo. Clicando em: Crie uma Conta Grátis.

https://www.totvs.com/assinatura-eletronica/

Deve preencher o formulário:

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E automaticamente a empresa será provisionada em produção. O responsável pela empresa receberá seu acesso inicial com permissão de administrador, que pode gerenciar via PORTAL WEB TAE, seus usuários, configurar regras para o funcionamento do TAE na sua empresa e visualizar análises de consumo.

Para adquirir pacotes de documentos do TOTVS ASSINATURA ELETRÔNICA utilize a TOTVS STORE.

Card

label	Painel
title	App TOTVS Assinatura Eletrônica no TOTVS Fluig Plataforma

Deck of Cards

id	fluxo_principal

Card

label	Acessando o Painel de Acompanhamento
title	Acessando o Painel de Acompanhamento

Acessando o Painel de Acompanhamento

O Painel de Acompanhamento - Assinatura Eletrônica (TAE) oferece a facilidade de monitorar os documentos enviados para assinatura através do workflow de assinatura eletrônica - TAE, bem como o envio de documentos diretamente pelo portal.

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No menu, clique em “Assinatura Eletrônica - TAE”:

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Clique em “Acompanhamento - TAE”:

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Faça o login no Totvs Assinatura Eletrônica (TAE):

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Após o Login, o Painel de acompanhamento do Totvs Assinatura Eletrônica (TAE)será exibido:

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Card

default	true
id	cadastro
label	Cadastro TAE
title	Cadastro TAE

Cadastro TAE

Efetuar Cadastro na Plataforma TAE

O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login.

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Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo:

Nome Completo: Campo obrigatório;
CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
Cargo: Campo NÃO obrigatório;
Telefone: Campo NÃO obrigatório;
E-mail: Campo obrigatório;

Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail.

Empresa: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
- Deve conter no mínimo 5 cararectes;
- Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
- Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
- Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
- Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;

Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada:

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Abaixo um exemplo de cadastro de convidado:

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Após preencher os dados de cadastro é necessário ler e concordar com a Política de privacidade e Termo de uso. Para ter acesso à esses documento é só clicar em cima deles e ele abrirá o documento para leitura.

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Ao concordar com os documentos listados acima e se todos os dados estiverem preenchidos corretamente o botão "Cadastrar" será habilitado.

Ao clicar no botão "Cadastrar", uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso:

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Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro.

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Card

default	true
label	Filtros
title	Filtros

Filtros Painel OK

Ordenação dos documentos a serem Exibidos.

É possível ordenar por Documento, Envio, Atualização e Expiração.

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Campo de Pesquisa de Documentos:

No painel é possível efetuar a busca de documentos pelo nome:

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Filtros:

Possível filtrar os documentos por: Todos, Pendentes, Finalizados, Rejeitados e Rascunhos.

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Limpar Filtros:

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Card

default	true
label	Funcionalidades Painel
title	Funcionalidades Painel

Funcionalidades Painel

Recarregar dados do painel do TAE

É possível efetuar a atualização dos dados apresentados em tela:

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Editar Perfil e dados do usuário:

No painel é possível alterar os dados do usuário cadastrado no TAE:

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Informações que podem ser alteradas:

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Cadastro e/ou alteração da assinatura Manuscrita

No painel é possível efetuar o cadastro e/ou atualização da assinatura manuscrita:

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Logoff / Trocar usuário:

Botão para efetuar o logoff do usuário logado:

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Card

label	Publicando um documento
title	Publicando um documento

Publicando Documentos

Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo.

Nota: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa.

Clique em “Adicionar documentos”.

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No modal aberto. informe os dados do Envelope a ser enviado para assinatura:

Envelope: Nome do envelope a ser enviado.

Salvar arquivos do desktop no ECM em: Informar em qual pasta o envelope deverá ser salvo no ECM do Fluig.

Buscar documento no Meu computador: Permite o envio de Arquivos do próprio computador.

Buscar documento no ECM: Permite o envio de Arquivos que estão no TOTVS Fluig - ECM.

Após a inclusão das informações, Clique em "Próxima Etapa"

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É permitido subir até 10 MB ou plano contratado de arquivos por envelope (conjunto de documentos).

Na tela exibida, informe os Destinatários:

ABA - Destinatários:

Desejo assinar o documento e enviar Se selecionada está opção, o documento será assinado automaticamente, podendo selecionar a opção de Assinatura Eletrônica ou Testemunha.

Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada.

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Definir ordem de assinaturas: Possibilita definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”.

Card

label	Painel
title	App TOTVS Assinatura Eletrônica no TOTVS Fluig Plataforma

Deck of Cards

id	fluxo_principal

Acessando o Painel de Acompanhamento

O Painel de Acompanhamento - TAE oferece a facilidade de monitorar os documentos enviados para assinatura através do workflow de assinatura eletrônica - TAE, bem como o envio de documentos diretamente pelo portal.

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No menu, clique em “Assinatura Eletrônica - TAE”:

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Clique em “Acompanhamento - TAE”:

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Faça o login no TAE:

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Após o Login, o Painel de acompanhamento do TAE será exibido:

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Filtros Painel

Ordenação dos documentos a serem Exibidos.

É possível ordenar por Documento, Envio, Atualização e Expiração.

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Campo de Pesquisa de Documentos:

No painel é possível efetuar a busca de documentos pelo nome:

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Filtros:

Possível filtrar os documentos por: Todos, Pendentes, Finalizados, Rejeitados e Rascunhos.

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Limpar Filtros:

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Funcionalidades Painel

Recarregar dados do TAE

É possível efetuar a atualização dos dados apresentados em tela:

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Editar Perfil e dados do usuário:

No painel é possível efetuar a busca de documentos pelo nome:

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Informações que podem ser alteradas:

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Cadastro e/ou alteração da assinatura Manuscrita

No painel é possível efetuar o cadastro e/ou atualização da assinatura manuscrita:

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Logoff / Trocar usuário:

Botão para efetuar o logoff do usuário logado:

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Card

label	Acessando o Painel de Acompanhamento
title	Acessando o Painel de Acompanhamento

Card

default	true
label	Filtros
title	Filtros

Card

default	true
label	Funcionalidades Painel
title	Funcionalidades Painel

Card

label	Publicando um documento
title	Publicando um documento

Publicando Documentos

Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo.

Nota: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa.

Clique em “Adicionar documentos”.

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No modal aberto. informe os dados do Envelope a ser enviado para assinatura:

Envelope: Nome do envelope a ser enviado.

Salvar arquivos do desktop no ECM em: Informar em qual pasta o envelope deverá ser salvo no ECM do Fluig.

Buscar documento no Meu computador: Permite o envio de Arquivos do próprio computador.

Buscar documento no ECM: Permite o envio de Arquivos que estão no TOTVS Fluig - ECM.

Após a inclusão das informações, Clique em "Próxima Etapa"

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É permitido subir até 10 MB ou plano contratado de arquivos por envelope (conjunto de documentos).

Na tela exibida, informe os Destinatários:

ABA - Destinatários:

Desejo assinar o documento e enviar Se selecionada está opção, o documento será assinado automaticamente, podendo selecionar a opção de Assinatura Eletrônica ou Testemunha.

Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada.

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Definir ordem de assinaturas: Possibilita definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos.

No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para a Karina, quando ele assinasse seria disparado o e-mail para o Gabriel e assim por diante.

O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.

Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada.

Solicitar assinatura manuscrita: Marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento.

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Adicionar Destinatários:

rubricas no documento.

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Adicionar Destinatários:

Nota: Os usuários da plataforma TOTVS Fluig não são listados no campo de destinatários.
Somente os contatos da sua agenda no TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) serão exibidos.

Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida.

Assinantes: Usuários que assinarão eletronicamente via TOTVS Fluig Plataforma. Para assinar digitalmente, utilizando certificados A1/A3, o usuário deverá utilizar o PORTAL WEB TAE pelo link recebido no e-mail;
Testemunhas: Usuários que irão testemunhar o documento.
Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
Observadores: Usuários que acompanharam o processo sem nenhuma ação sobre com o documento.

Nota: Quando um documento é enviado com a ação: ASSINAR, o destinatário poderá usar qualquer plataforma para assinar esse documento: App no TOTVS Fluig Plataforma, App "Minha Assinatura Eletrônica" disponível para Android e IOs ou via PORTAL WEB TAE. Caso o destinatário queira realizar a assinatura digital, utilizando certificado digital A1/A3, precisará realizá-la exclusivamente via portal web.

Formas de Inclusão: Novo destinatário, Contato da agenda e Grupo da agenda.

Novo Destinatário:

Informa os campos obrigatórios:

EMAIL: e-mail para quem será enviado o documento para assinatura;

AÇÃO: Informar qual ação deve ser tomada no Documento, sendo elas: Assinar, Validar, Testemunhar, Observar e Assinar com Certificado (A1 / A3).

PAPEL NA ASSINATURA: Opção não é obrigatória: Informar qual o papel do assinante, com as opções:

como administrador
como contratante
como gestor
para aprovar

*Entre outras opções

TIPO DE AUTENTICAÇÃO: Informe o tipo de Autenticação com as opções:

Login no Sistema (TAE): Será necessário efetuar o login no TAE.
Envio do código por E-mail: Link do documento é enviado para o e-mail informado, com um código para acesso. Não é necessário login no TAE.

Se selecionado “Envio do código por E-mail” informe os campos abaixo:

DADOS PARA AUTENTICAÇÃO VIA ENVIO DE CÓDIGO POR E-MAIL

NOME COMPLETO: Nome de quem receberá o documento que será exibido na assinatura do documento

TIPO DE IDENTIFICAÇÃO: Selecione o tipo de Identificação com as opções:

Brasil (CPF ou CNPJ): Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
Id Internacional: Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
Não Possui (Não Solicitar): Destinatário não possui ou não é necessário documentação.

Contato Contatos da agenda:

Ao digitar são listados os e-mails dos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE).

Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não tenha realizado o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo destinatário e teclar “ENTER” para que ele seja inserido na lista. Então você poderá selecioná-lo como um assinante/validador/testemunha/observador.

Nota: Os usuários do da plataforma TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatáriode destinatários.
Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) serão exibidos, conforme detalhado acima.

Na tela apresentada, selecione o usuário da agenda que deverá efetuar a assinatura, depois clique em "Selecionar".

Editar contato

Também é possível Editar a participação do usuário no processo, clicando no ícone "lápis":

Tela apresentada para edição:

Nota: Todos os campos abaixo são editáveis.

Após alterações, clique em "Incluir"

Grupo da Agenda:

Na tela apresentada, selecione os grupos pré-cadastrados no TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) que devem assinar os documentos e em seguida clique em "Selecionar":

Editar Contato

Também é possível Editar a participação do usuário no processo, clicando no ícone "lápis":

Na tela apresentada, é possível alterar as informações do grupo:

Nota: Os usuários do da plataforma TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatáriode destinatários.
Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) serão exibidos, conforme conforme detalhado acima.

ABA - Anexos:

O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento.

Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.

Nota: Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.

Caso escolha Buscar documento no Meu computador o modal abaixo se abrirá.

Ao clicar na área vermelha escolha um documento e clique em “Abrir”.

Caso escolha Buscar documento ECM o modal abaixo se abrirá.

Selecione o documento e clique em "Confirmar"

Após a inclusão o documento é listado abaixo:

É permitido subir até 10 MB ou plano contratado de arquivos por envelope (conjunto de documentos).

É possível realizar o download de cada anexo, excluir ou excluir todos.

Ao clicar em excluir será exibida uma janela de confirmação para a ação:

ABA - Opções:

Data limite para assinaturas: Informe uma data de expiração para assinatura.

Lembretes automáticos via e-mail: opções:

A cada 1 dia
A cada 2 dias
A cada 3 dias
A cada 5 dias
A cada 7 dias
A cada 14 dias

Permitir rejeitar o Documento? Se selecionado, o destinatário poderá rejeitar a assinatura do documento.

Personalizar e-mail:

Assunto da Mensagem: Informar o assunto do e-mail enviado ao destinatário

Corpo da Mensagem: Informar um texto para ser exibido no corpo do e-mail enviado ao destinatário.

Essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.

Após efetuar as inclusões das informações, clique no botão "Enviar Documento":

Nessa nova tela você irá definir a forma de assinatura, quem serão os assinantes/validadores e a data de expiração caso tenha uma.

Após o envio será exibida uma tela com as informações do envelope que foi enviado para assinatura, sendo possível efetuar a inclusão de novos destinatários e o envio da documentação novamente para assinatura:

Ao clicar em "Fechar", o painel retornará à tela inicial, exibindo os documentos enviados anteriormente:

Card

default	true
label	Adicionar novo contato
title	Adicionar novo contato

Adicionar Novo Contato

Criar contato na agenda:

Nota: Os usuários da plataforma TOTVS Fluig não são listados no campo de destinatários.
Somente os contatos da sua agenda no TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) serão exibidos.

Adicionar Novo Contato

Criar contato na agenda:

Dentro da tela de adicionar contatos da agenda, é possível a inclusão de novos contatos na agenda.

Clique em "Criar contato":

Na tela apresentada, informe os dados do novo contato e clique em "Incluir" e o novo contato será apresentado para ser selecionado na tela anterior.

Card

default	true
label	Adicionar novo grupo
title	Adicionar novo grupo

Adicionar Novo Grupo

Criar Grupo grupo na Agendaagenda:

Nota: Os grupos criados no aplicativo TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) não possuem associação com os grupos da plataforma Fluig.

Dentro da tela de adicionar Grupos da agenda, é possível a inclusão de novos grupos.

Clique em "Criar grupo":

Na tela apresentada, adicione as informações do novo Grupo:

Informe o Nome do Grupo e seus Contatos

Nota: Os usuários do e grupos da plataforma TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatáriode destinatários.
Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) serão exibidos, conforme detalhado acima.

Card

default	true
label	Cancelar Envelope
title	Cancelar Envelope

Cancelar Envelope

Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “Finalizado ou Cancelado”.

Clique no Icone Ícone "" ao final da linha do documento e, em seguida, clique em "Cancelar".

Nota: Ao excluir cancelar um documento pelo painel, se houver uma solicitação com a documentação, a mesma será Cancelada.

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Confirme a exclusãoo cancelamento:

Confirmação:

Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento.

Card

label	Assinando um documento
title	Assinando um documento

Assinando um Documento pelo Painel

No painel de acompanhamento, Clique encima do Documento que está pendente da sua assinatura:

Na tela exibida, será exibida as informações do Envelope de documentos enviado.

Para concluir a assinatura, selecione a opção "Declaro que concordo em realizar a assinatura do documento." e clique em "Assinar documento":

Tela de confirmação:

O painel será atualizado com o novo Status do envelope:

Assinando pelo E-mail TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE)

Após efetuar o envio dos documentos para assinatura, o destinatário deverá receber um e-mail informando a pendência de assinatura:

Clique no botão "Acessar Documento", e será redirecionado ao portal de Assinatura Eletrônica.

Caso em Tipo de Autenticação, for selecionada a opção "Enviar Código via E-mail", o destinatário receberá um e-mail com o código de acesso.

O mesmo deverá copiar o código enviado e digita-lo na tela anterior.

Após efetuar o acesso ao Portal, o destinatário terá acesso a documentação para realizar a assinatura:

Para concluir a assinatura, selecione a opção "Declaro que concordo em realizar a assinatura do documento." e clique em "Assinar documento"

Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

Card

label	Rejeitando um documento
title	Rejeitando um documento

Rejeitando um Documento

Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.

Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.

Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a rejeição.

Card

default	true
label	Download de um documento
title	Download de um documento

Download de um Documento

No Painel, clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no ícone “” no canto superior direito da tela e selecione uma opção.

Depois clique em "Downloads"

Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções:

Baixar Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
Baixar Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
Baixar Digital: Documento digital para validação no site do governo (https://validar.iti.gov.br/);
Baixar Todos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.

Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:

Caso o documento utilize assinaturas manuscritas o manifesto será exibido conforme imagem abaixo.

E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento.

Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.

Card

default	true
label	Adicionando Novos Assinantes
title	Adicionando Novos Assinantes

Adicionando Novos Assinantes no Documento

É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado que o Status seja "Pendente".

Para isso, clique no documento em questão:

em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela.

Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida clique em adicionar para colocá-los na lista de participantes.

Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.

Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura.

Card

default	true
label	Excluindo assinantes pendentes
title	Excluindo assinantes pendentes

Excluindo Assinantes Pendentes

Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado.

Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida.

Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela.

Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento.

Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário.

Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “Excluir”.

Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento e recebera um e-mail informando a exclusão.

Card

default	true
label	Observador
title	Observador

Adicionar Observador

É possível incluir observadores no documento, tanto no momento de sua publicação, quanto após a mesma; desde que seu status não seja 'Rejeitado'.

Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo.

Nota: Para ter acesso como observador, o usuário precisa se cadastrar ou possuir uma conta no Totvs Assinatura Eletrônica (TAE).

São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.

Clique no Documento em questão, na tela aberta, clique em "Destinatários" e depois em "Novo Destinatário"

Na tela exibida, Adicione o E-mail e no campo de "Autenticação", Selecione "Realizar login no sistema":

Será habilitado a opção "Observador" no campo "Ação"

Clique em "Incluir" para adicionar, em seguida, será possível visualizar os observadores

Deletar Observadores

Para deletar os observadores, basta Clicar no ícone "X" ao lado do e-mail:

Card

default	true
label	Envelope
title	Envelope

Envelope

Se o usuário desejar, é viável realizar o upload de vários arquivos.

Ao fazer isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, cujo nome será determinado de forma condicional.

Se vários arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do conjunto será definido por você no campo "Envelope" que aparecerá após anexar mais de um arquivo.

Além disso, será possível alterar a ordem dos arquivos conforme necessário.

Informe o nome do Envelope

Card

id	infos_adc
label	Informações Adicionais
title	Informações Adicionais

Segue abaixo algumas Informações Adicionais sobre o APP TOTVS Assinatura Eletrônica na TOTVS Fluig Plataforma:

Para fins de liberações de urls, o sistema utiliza as urls abaixo:

APIS TAE: https://totvssign.totvs.app/
API para IP: https://api.ipify.org/
Documentação: https://tdn.totvs.com/

O Suporte do TAE segue o padrão dos produtos TOTVS. Acesse o link: https://totvscst.zendesk.com/hc/pt-br/#home

Acesse o sistema com seu usuário TOTVS → clique em Meu Espaço → Minhas Solicitações

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Clique em Abrir nova Solicitação.

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Preencha o formulário:

Assunto

Descrição

Tipo da Solicitação: (Suporte ou Consultoria)

Impacto: De acordo com sua necessidade

País: Brasil

Macrossegmento: Cross Segmentos

Produto: TOTVS Assinatura Eletrônica

Módulo: Assinatura Eletrônica

Informações referentes aos canais extras de suporte e SLA são definidas no contrato do cliente.

Confira o passo a passo no vídeo abaixo:

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title	Arquitetura API

Um App que consome dados através de API Rest desenvolvida em .NET Core em arquitetura de microserviços hospedada na Cloud do TOTVS Apps, utilizando conteiners orquestrados por Kubernets na plataforma Azure DevOps. Banco de Dados está em um cluster de alta disponibilidade Postgres.
API interna utilizada : finddocument.ftl

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title	URLs Externas

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title	Abertura de Tickets de Suporte

Conector de Widget

url	https://www.youtube.com/watch?v=G3E6YAtAafM&list=PLXa8l0dq5zRnmQqR-NRL_gbyTYvWyrKRb&index=14

Apps, utilizando conteiners orquestrados por Kubernets na plataforma Azure DevOps. Banco de Dados está em um cluster de alta disponibilidade Postgres.

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title	URLs Externas

Para fins de liberações de urls, o sistema utiliza as urls abaixo:


APIS TAE: https://totvssign.totvs.app/
API para IP: https://api.ipify.org/
API Fluig: finddocument.ftl
Documentação: https://tdn.totvs.com/

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title	Abertura de Tickets de Suporte

O Suporte do Totvs Assinatura Eletrônica (TAE) segue o padrão dos produtos TOTVS. Acesse o link: https://totvscst.zendesk.com/hc/pt-br/#home

Acesse o sistema com seu usuário TOTVS → clique em Meu Espaço → Minhas Solicitações

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Clique em Abrir nova Solicitação.

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Preencha o formulário:

Assunto

Descrição

Tipo da Solicitação: (Suporte ou Consultoria)

Impacto: De acordo com sua necessidade

País: Brasil

Macrossegmento: Cross Segmentos

Produto: TOTVS Assinatura Eletrônica

Módulo: Assinatura Eletrônica

Informações referentes aos canais extras de suporte e SLA são definidas no contrato do cliente.

Confira o passo a passo no vídeo abaixo:

Conector de Widget

url	https://www.youtube.com/watch?v=G3E6YAtAafM&list=PLXa8l0dq5zRnmQqR-NRL_gbyTYvWyrKRb&index=14

Card

label	Workflow (BPM)
title	App TOTVS Assinatura Eletrônica no TOTVS Fluig Plataforma

Deck of Cards

width	Preenchendo Formulário
id	Preenchendo Formulário

Card

default	true
label	Acessando Workflow de Assinatura
title	Acessando Workflow de Assinatura

Acessando processo Assinatura Eletrônica - TAE

Dentro do Processo de Assinatura Eletrônica - TAE, é viável criar solicitações no Fluig para o envio de documentos/envelopes para assinatura, com a possibilidade de rastreá-los através do painel de Acompanhamento TAE.

Para acessar o Processo de Assinatura Eletrônica - TAE, siga o passo a passo abaixo:

Image Added

1º Clique em “Processos”

Image Added

2º Clique em “Iniciar Solicitação”

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3º Selecione a opção “TAE”:

4º Selecione “Requisição de Assinatura Eletrônica - TAE”

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Card

default	true
label	Preenchendo Formulário
title	Preenchendo Formulário

Abertura do processo de Assinatura Eletrônica – TAE

Preenchimento do formulário de Assinatura Eletrônica - TAE

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Login Totvs Assinatura Eletrônica (TAE)

Ao acessar o formulário, será necessário efetuar o login no Assinatura Eletrônica (TAE) para que o formulário possa acessar seus dados.

Faça o Login no Assinatura Eletrônica (TAE):

Image Added

Preencha os campos obrigatórios:

NOME DO ENVELOPE: Nome do Envelope

ARMAZENAR MANIFESTO EM: Informar em qual pasta no Fluig os arquivos ficarão salvos.

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Documentos

Selecione os documentos, que podem ser selecionados diretamente do computador ou de uma pasta no ECM do Fluig:

Image Added

Após a seleção, informe qual ação deve ser tomada para cada documento:

AÇÕES:

Enviar para Assinatura;
Enviar como anexo;
Não enviar;

Image Added

Informar Destinatários:

DESEJO ASSINAR O DOCUMENTO E ENVIAR: Se selecionada está opção, o documento será assinado automaticamente, podendo selecionar a opção de Assinatura Eletrônica ou Testemunha.
DEFINIR ORDEM DE ASSINATURAS: Possibilita a alteração da ordem de assinaturas no documento.

Image Added

Adicionando Destinatários:

Nas opções de adicionar destinatários é possível adicionar manualmente, por contatos da Agenda Pré-cadastrados no Totvs Assinatura por Grupos da agenda, também Pré-cadastrados no Totvs Assinatura Fluig.

Adicionar Novo Destinatário:

Image Added

Informa os campos:

EMAIL: e-mail para quem será enviado o documento para assinatura;

AÇÃO: Informar qual ação deve ser tomada no Documento, sendo elas: Assinar, Validar, Testemunhar, Observar e Assinar com Certificado (A1 / A3).

PAPEL NA ASSINATURA: Opção é opcional: Informar qual o papel do assinante, como exemplo as opções:

como administrador
como contratante
como gestor
para aprovar

TIPO DE AUTENTICAÇÃO: Informe o tipo de Autenticação com as opções:

Login no Sistema Totvs Assinatura (TAE): Será necessário se cadastrar ou fazer o login no Totvs Assinatura Eletrônica (TAE)..
Envio do código por E-mail: Link do documento é enviado para o e-mail informado, com um código para acesso. Não é necessário login noTotvs Assinatura Eletrônica (TAE).

Se selecionado “Envio do código por E-mail” informe os campos abaixo:

DADOS PARA AUTENTICAÇÃO VIA ENVIO DE CÓDIGO POR E-MAIL1.8.0

NOME COMPLETO: Nome de quem receberá o documento que será exibido na assinatura do documento

TIPO DE IDENTIFICAÇÃO: Selecione o tipo de Identificação com as opções:

Brasil (CPF ou CNPJ): Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
Id Internacional: Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
Não Possui (Não Solicitar): Destinatário não possui ou não é necessário documentação.

ADICIONANDO DESTINATÁRIO POR CONTATO DE AGENDA:

Se o usuário logado tiver contatos adicionados no seu perfil no Assinatura Eletrônica (TAE), os mesmos serão exibidos para seleção:

Image Added

ADICIONANDO DESTINATÁRIO POR GRUPO DE AGENDA:

Se o usuário logado tiver associados a grupos no seu perfil no Assinatura Eletrônica (TAE), os mesmos serão exibidos para seleção:

Image Added

EDITANDO OS CONTATOS SELECIONADOS:

Clique no botão "Image Added" de Edição:

Image Added

Na tela exibida, altere as informações e clique em "Atualizar".

Image Added

OPÇÕES ADICIONAIS (OPCIONAL)

Nota: As informações neste bloco não são obrigatórias.

DATA DE EXPIRAÇÃO: Informe a Data de Expiração da assinatura do documento.

SOLICITAR ASSINATURA MANUSCRITA: Se selecionado, assinatura será no tipo manuscrita.

PERMITIR REJEITAR DOCUMENTO: Se selecionado, Permitirá que o destinatário rejeite os documentos, seguindo assim o fluxo para informar a reprovação.

ASSUNTO DA MENSAGEM: Informe um título ao corpo do e-mail que o destinatário receberá.

CORPO DA MENSAGEM: informe um texto que será exibido no corpo do e-mail.

Image Added

REJEIÇÃO DOS DOCUMENTOS

Quando o destinatário recusar a documentação, a solicitação será cancelada automaticamente, sendo adicionado a ela as informações da rejeição:

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Visão geral do Formulário:

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Card

default	true
label	Detalhamento Workflow
title	Acessando Workflow de Assinatura

Visão geral do Fluxograma

Fluxograma:

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Regras:

Atividade de Início - A atividade de início utiliza o grupo "AUTORES_TAE" como mecanismo de atribuição, criado durante a instalação do wizard. Portanto, apenas os usuários que pertencem ao grupo "AUTORES_TAE" no Fluig poderão abrir uma solicitação.

As demais atividades, incluindo a de captura de erro, têm como mecanismo de atribuição o executor da atividade de início.

Gestor do Processo: Por papel "admin".

Card

label	Workflow (BPM)
title	App TOTVS Assinatura Eletrônica no TOTVS Fluig Plataforma

Deck of Cards

width	Preenchendo Formulário
id	Preenchendo Formulário

Acessando processo Assinatura Eletrônica - TAE

Dentro do Processo de Assinatura Eletrônica - TAE, é viável criar solicitações no Fluig para o envio de documentos/envelopes para assinatura, com a possibilidade de rastreá-los através do painel de Acompanhamento TAE.

Para acessar o Processo de Assinatura Eletrônica - TAE, siga o passo a passo abaixo:

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1º Clique em “Processos”

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2º Clique em “Iniciar Solicitação”

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3º Selecione a opção “TAE”:

4º Selecione “Requisição de Assinatura Eletrônica - TAE”

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Card

default	true
label	Acessando Workflow de Assinatura
title	Acessando Workflow de Assinatura

Card

default	true
label	Preenchendo Formulário
title	Preenchendo Formulário

Abertura do processo de Assinatura Eletrônica – TAE

Preenchimento do formulário de Assinatura Eletrônica - TAE

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Login TAE

Ao acessar o formulário, será necessário efetuar o login no TAE para que o formulário possa acessar seus dados.

Faça o Login no TAE:

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Preencha os campos obrigatórios:

NOME DO ENVELOPE: Nome do Envelope

ARMAZENAR MANIFESTO EM: Informar em qual pasta no Fluig os arquivos ficarão salvos.

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Documentos

Selecione os documentos, que podem ser selecionados diretamente do computador ou de uma pasta no ECM do Fluig:

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Após a seleção, informe qual ação deve ser tomada para cada documento:

AÇÕES:

Enviar para Assinatura;
Enviar como anexo;
Não enviar;

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Informar Destinatários:

DESEJO ASSINAR O DOCUMENTO E ENVIAR: Se selecionada está opção, o documento será assinado automaticamente, podendo selecionar a opção de Assinatura Eletrônica ou Testemunha.
DEFINIR ORDEM DE ASSINATURAS: Possibilita a alteração da ordem de assinaturas no documento.

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Adicionando Destinatários:

Nas opções de adicionar destinatários é possível adicionar manualmente, por contatos da Agenda Pré-cadastrados no TAE e por Grupos da agenda, também Pré-cadastrados no TAE

Adicionar Novo Destinatário:

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Informa os campos:

EMAIL: e-mail para quem será enviado o documento para assinatura;

AÇÃO: Informar qual ação deve ser tomada no Documento, sendo elas: Assinar, Validar, Testemunhar, Observar e Assinar com Certificado (A1 / A3).

PAPEL NA ASSINATURA: Opção é opcional: Informar qual o papel do assinante, como exemplo as opções:

como administrador
como contratante
como gestor
para aprovar

TIPO DE AUTENTICAÇÃO: Informe o tipo de Autenticação com as opções:

Login no Sistema (TAE): Será necessário se cadastrar ou fazer o login no TAE.
Envio do código por E-mail: Link do documento é enviado para o e-mail informado, com um código para acesso. Não é necessário login no TAE.

Se selecionado “Envio do código por E-mail” informe os campos abaixo:

DADOS PARA AUTENTICAÇÃO VIA ENVIO DE CÓDIGO POR E-MAIL1.8.0

NOME COMPLETO: Nome de quem receberá o documento que será exibido na assinatura do documento

TIPO DE IDENTIFICAÇÃO: Selecione o tipo de Identificação com as opções:

Brasil (CPF ou CNPJ): Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
Id Internacional: Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
Não Possui (Não Solicitar): Destinatário não possui ou não é necessário documentação.

ADICIONANDO DESTINATÁRIO POR CONTATO DE AGENDA:

Se o usuário logado tiver contatos adicionados no seu perfil no TAE, os mesmos serão exibidos para seleção:

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ADICIONANDO DESTINATÁRIO POR GRUPO DE AGENDA:

Se o usuário logado tiver associados a grupos no seu perfil no TAE, os mesmos serão exibidos para seleção:

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EDITANDO OS CONTATOS SELECIONADOS:

Clique no botão "Image Removed" de Edição:

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Na tela exibida, altere as informações e clique em "Atualizar".

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OPÇÕES ADICIONAIS (OPCIONAL)

Nota: As informações neste bloco não são obrigatórias.

DATA DE EXPIRAÇÃO: Informe a Data de Expiração da assinatura do documento.

SOLICITAR ASSINATURA MANUSCRITA: Se selecionado, assinatura será no tipo manuscrita.

PERMITIR REJEITAR DOCUMENTO: Se selecionado, Permitirá que o destinatário rejeite os documentos, seguindo assim o fluxo para informar a reprovação.

ASSUNTO DA MENSAGEM: Informe um título ao corpo do e-mail que o destinatário receberá.

CORPO DA MENSAGEM: informe um texto que será exibido no corpo do e-mail.

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REJEIÇÃO DOS DOCUMENTOS

Quando o destinatário recusar a documentação, a solicitação será cancelada automaticamente, sendo adicionado a ela as informações da rejeição:

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Visão geral do Fluxograma e Formulário:

Fluxograma:

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Formulário:

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Árvore de páginas

Histórico da Página

Versões comparadas

Versão antiga 82

Nova versão Atual

Chave

Baixar APP no Fluig

Instalar o App TOTVS Assinatura Eletrônica

Instalando os Datasets

Instalação do Formulário

Instalação Grupo

Instalação

BPM

Instalação Serviços

Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAE

Para adquirir o TRIAL, o responsável pela empresa deve efetuar o cadastro pelo link abaixo. Clicando em: Crie uma Conta Grátis.

Alterações no Fluig

CÓDIGO

DESCRIÇÃO

CÓDIGO

DESCRIÇÃO

CÓDIGO

DESCRIÇÃO

CÓDIGO

DESCRIÇÃO

SERVIÇO

CÓDIGO

DESCRIÇÃO

CÓDIGO

DESCRIÇÃO

Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAE

Para adquirir o TRIAL, o responsável pela empresa deve efetuar o cadastro pelo link abaixo. Clicando em: Crie uma Conta Grátis.

Acessando o Painel de Acompanhamento

Cadastro TAE

Filtros Painel OK

Funcionalidades Painel

Publicando Documentos

Acessando o Painel de Acompanhamento

Filtros Painel

Funcionalidades Painel

Publicando Documentos

Adicionar Novo Contato

Adicionar Novo Contato

Adicionar Novo Grupo

Cancelar Envelope

Assinando um Documento pelo Painel

Assinando pelo E-mail TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE)

Rejeitando um Documento

Download de um Documento

Adicionando Novos Assinantes no Documento

Excluindo Assinantes Pendentes

Adicionar Observador

Envelope

Acessando processo Assinatura Eletrônica - TAE

Abertura do processo de Assinatura Eletrônica – TAE

Login Totvs Assinatura Eletrônica (TAE)

Documentos

Informar Destinatários:

OPÇÕES ADICIONAIS (OPCIONAL)

REJEIÇÃO DOS DOCUMENTOS

Visão geral do Formulário:

Visão geral do Fluxograma

Fluxograma:

Regras:

Acessando processo Assinatura Eletrônica - TAE

Abertura do processo de Assinatura Eletrônica – TAE

Login TAE

Documentos

Informar Destinatários:

OPÇÕES ADICIONAIS (OPCIONAL)

REJEIÇÃO DOS DOCUMENTOS

Visão geral do Fluxograma e Formulário:

Fluxograma:

Formulário: