Tarefas do Usuário -

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html-crm.task

Visão Geral do Programa

Esse programa permite a organização e a análise de todas as tarefas que serão desempenhadas junto ao contato do cliente ou ao cliente (conta). Nele é possível acompanhar as tarefas, executar, detalhar ou mesmo alterá-las.

Informações

title	Importante:

Somente o responsável pela tarefa a ser desempenhada tem acesso as informações quando é utilizada a Regra de Times, caso contrário todos os usuários possuirão acesso as informações da tarefa.
Qualquer usuário do CRM pode abrir uma tarefa para qualquer conta do CRM, porém quando é utilizada a Regra de Times o usuário não poderá ser responsável por tarefas de contas que não são de sua carteira. Desta forma a tarefa é aberta para usuários que possuem acesso à conta.

Controle de Acesso

O CRM possibilita personalizar a disponibilidade de alguns campos e funções nos programas. Por intermédio do programa Manutenção Controle de Acesso CRM é possível ocultar campos e funções, mantendo apenas aqueles necessários para a empresa.

Tarefas

Objetivo da tela:Organizar as ações

Consultar, registrar e manutenir as tarefas efetuadas com as contas.

Legenda:

Status:	Descrição:
Aberta (No prazo)	Tarefas abertas que estão dentro do prazo de execução.
Suspensa	Tarefas que foram suspensas.
Executada	Tarefas já executadas.
Aberta (Futura)	Tarefas abertas que estão com a data e a hora de início posteriores a data e a hora atuais do sistema.
Aberta (Em atraso)	Tarefas abertas que deveriam ter sido finalizadas, ou seja, a data e a hora de início são anteriores a data e a hora atuais do sistema.

Outras Ações/Ações Relacionadas:

Ação:	Descrição:
Nova Tarefa	Quando acionado permite cadastrar uma nova tarefa para o usuário logado.

Na criação da nova tarefa é validado os seguintes parâmetros:

Valida regras de time na inclusão da tarefa?
Parâmetro indica se o combo de usuário responsável é filtrado pela regra de times: Desta forma são apresentados somente os usuários com acesso a ação da campanha e que tenham acesso a Conta selecionada.

Relatório

Quando acionado executa os relatórios configurados para as tarefas do usuário.

Exportar

Quando acionado exporta os resultados da consulta de tarefas para o Excel.

Executar Selecionados

Quando acionado permite executar várias tarefas de uma só vez, basta selecionar na lista as tarefas que devem ser executadas, e quando apresentada a tela de execução informar os campos obrigatórios, resultado, mídia, descrição, data e hora para geração do histórico de ação.

Nota

A ação de múltipla seleção para execução de tarefas em lote, está disponível somente quando o parâmetro permite selecionar múltiplas tarefas estiver ativo. para ativar esse parâmetro acesse o programa Alterar Parâmetros do CRM, localize o parâmetro na guia de 'Tarefas' da lista dos principais campos e parâmetros.
Somente é possível selecionar tarefas que possuem a mesma campanha e ação.

Informações

title	Importante

A tarefa será finalizada somente se o resultado alcançado for de encerramento.

Preferências do Usuário (CRM)

Quando acionado

permite

permite ativar

a

a pesquisa estrita, para que a busca (simples ou avançada) seja efetuada considerando registros com valor exatamente igual ao informado. Para mais detalhes acesse: Pesquisa Estrita.

Busca Simples

Inserir o tipo de informação a ser utilizada para a pesquisa de tarefas. As opções de informação disponíveis são:

Conta: Razão Social da conta;
Número: Número do registro da tarefa;
Ação: Descrição da ação da campanha.

Busca Avançada

Quando acionado executa a tela Pesquisa Avançada, na qual

é possível combinar Filtros Predefinidos

podem ser combinados filtros a serem aplicados na pesquisa de tarefas. Para mais detalhes acesse: Busca Avançada.

Nota

title	Nota:

É possível efetuar o filtro de tarefas por mais de um responsável por meio da função 'Zoom' do campo 'Responsável'.

Filtrado por

Exibe os filtros utilizados e permite excluí-los. Para mais informações acesse: Filtros Aplicados.

Informações

title	Importante:

Para remover o filtro de usuário responsável é necessário ativar o parâmetro 'Permite remover o filtro de responsável ao listar as tarefas no cadastro de tarefas e calendário?', localizado no grupo 'Tarefas' do programa Alterar Parâmetros do CRM. Ao remover o filtro e não haver nenhum outro informado na listagem das tarefas, um

filtro a pesquisa é realizada novamente considerando apenas os filtros restantes.

filtro de data é criado para o período 'data atual menos dez meses' e 'data atual mais dois meses'. Este filtro pode ser removido, porém é adicionado novamente caso nenhum outro filtro esteja configurado.

Filtros Predefinidos

Quando acionados, efetuam um filtro na lista de tarefas. Esses são filtros padrão localizados acima da lista de tarefas.
Os filtros predefinidos disponíveis para tarefas são:

Minhas Tarefas: Apresenta todas as tarefas do usuário logado independente do status;

Meus Grupos: Apresenta todas as tarefas que estão delegadas para os grupos aos quais o usuário logado pertence;

Informações

title	Importante:

Esse filtro é disponibilizado em tela somente quando é ativado no programa Alterar Parâmetros do CRMo parâmetro 'Utiliza grupo de usuário na tarefa?'. Caso esse parâmetro esteja ativo e o grupo ao qual a tarefa pertence estiver configurado como 'Somente responsável executa tarefa', será bloqueada a execução e a alteração da tarefa caso o usuário logado não seja responsável por ela.

Abertas: Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado. Considera todas as tarefas abertas: No prazo, Futuras e Atrasadas;
Aberta (No prazo): Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado que estão dentro do prazo de execução, ou seja, o prazo para finalizar a tarefa ainda não se esgotou;
Aberta (Futura): Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado que estão com a data e a hora de início iguais ou posteriores a data e a hora atuais do sistema;
Aberta (Em Atraso): Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado que deveriam estar encerradas, ou seja, a data e a hora finais são anteriores a data e a hora atuais do sistema.
Suspensas: Apresenta todas as tarefas do usuário logado que estão suspensas.
Executadas: Apresenta todas as tarefas do usuário logado já encerradas.

Nota

title	Nota:

Por serem padrão do programa, esses filtros não podem ser removidos.

Mais Filtros

Quando acionado permite adicionar, editar, excluir, pesquisar e selecionar filtros predefinidos, que são exibidos acima da lista de tarefas. Veja mais detalhes em: Mais Filtros.

Lista de Tarefas

Exibe e disponibiliza para detalhamento e manutenção as tarefas cadastradas.

Nota

title	Nota:

As tarefas são apresentadas na lista em ordem cronológica: dia / mês / ano / hora.
Ao clicar no identificador do registro da tarefa - composto pelo código e pela descrição da ação - é apresentada a tela de detalhamento com mais informações e funções para a manutenção.
Quando a Regra de Times está ativa e o usuário logado não possui acesso a conta relacionada a tarefa, é apresentado junto ao identificador da tarefa um ícone em forma de cadeado, indicando que o usuário logado não pode acessar o detalhamento da tarefa.
Junto ao identificador do registro da tarefa também pode ser exibido um ícone em forma de clip, indicando que o registro contém anexo.

Editar

Executar

Quando acionado

permite alterar algumas informações da tarefa.Esta opção fica disponível para tarefas cujo o status é diferente de Executado. Quando acionado, o CRM

apresenta a tela de registro de ação, para que seja registrada a execução da tarefa.

Informações

title	Importante:

Essa função considera os seguintes parâmetros do programa Alterar Parâmetros do CRM:

Somente o responsável pela tarefa do CRM poderá executá-la?: Quando ativado, indica que somente o usuário responsável poderá executar a tarefa. Quando desativado, qualquer usuário poderá executá-la.
Deseja registrar uma ação para quitar a Tarefa?: Quando ativado, indica que deverá ser solicitado o registro de uma ação para quitar as tarefas.

Editar

Quando acionado detalha a tarefa em modo de edição

. Desta forma o usuário conseguirá

, permitindo ao usuário:

Alterar o período de execução da tarefa

(Data e Hora).

;
Transferir a

Tarefa

tarefa para outro usuário responsável (

ver

veja mais informações em: Regra de Times)

.

;
Alterar o

Contato

contato ou inserir

Novo Contato para tarefa.

um novo contato para tarefa;
Inserir um texto que justifique a alteração da tarefa;
Anexar arquivos

a Tarefa.Alterar Status da Tarefa:

a tarefa;
Integrar a tarefa com o Outlook;
Alterar o status da tarefa.
Nota
title Nota:
Quando o

Status

status da

Tarefa

tarefa for

:Aberto pode

'Aberto', poderá ser movimentado para:

Executado

- Executado: Indica que a tarefa foi gerada e o responsável

já

a encerrou dentro do prazo

.

;

Suspenso

- Suspenso: Indica que a tarefa está suspensa. Somente tarefas que não foram executadas podem ser suspensas.

Suspenso pode

Quando o status for 'Suspenso', poderá ser movimentado para:

Executado

- Executado:

a

A tarefa foi gerada e o responsável

já

a encerrou dentro do prazo

.

;

Aberto

- Aberto:

a

A tarefa foi gerada e está dentro do prazo, porém

,

o responsável ainda não efetuou

nenhuma

alguma ação.

Integra com Outlook: Ao selecionar este campo a Tarefa é integrada ao Outlook, quando o usuário possui o Suplemento do CRM para Outlook. ( Ver detalhes em Intregração com Outlook.

Após salvar as alterações da

Tarefa

tarefa, o CRM

irá registrar

registrará em forma de relacionamento (ação) as alterações executadas,

usando

utilizando para isso os seguintes valores dos parâmetros do CRM:

Campanha

padrão

, ação e resultado padrões para registrar a ação na alteração da tarefa

.

;

Ação da Campanha padrão para registrar a ação na alteração da tarefa.

Resultado padrão para registrar a ação na alteração da tarefa.

Descrição da Ação é fornecida pelo usuário ao informar a Justificativa da alteração da Tarefa.

Nota

title	Nota:

Essa opção somente estará disponível, se o parâmetro habilita a edição de históricos estiver ativo e se o usuário for o mesmo que registrou o histórico, caso contrário o botão editar não será apresentado;

A descrição da ação é fornecida ao ser informada a justificativa da alteração da tarefa.

Informações

title	Importante:

A edição é disponibilizada somente quando está ativo no programa Alterar Parâmetros do CRM o parâmetro 'Habilita a edição de históricos?', e quando o usuário logado é o mesmo que registrou a ação, caso contrário o botão 'Editar' não é apresentado;
É possível editar somente o texto, o detalhamento, o contato, a mídia, a

Somente será possível editar o texto, detalhamento, contato, mídia,

data (que não pode ser maior que a data já informada) e a hora

do histórico

da ação;
Não

será

é mantido um histórico sobre as alterações;
Não

será

é permitido alterar

um histórico

uma ação que acumule resultados;
O botão

editar estará disponível no

'Editar' possui controle de acesso

,

tanto

para lista quanto para o detalhe.

na lista quanto no detalhamento de tarefas, portanto pode ser ocultado. Veja mais informações em: Manutenção Controle de Acesso CRM.

Operações

Excluir

Quando acionado permite

eliminar o histórico.

Nota

title	Nota:

Essa opção somente estará disponível, se o parâmetro habilita a exclusão de históricos estiver ativo e se o usuário for o mesmo que registrou o histórico, caso contrário o botão excluir não será apresentado;
Caso o histórico possua tarefas, despesas ou questionários respondidos, não será permitido remover;
Não será possível remover o histórico caso esteja relacionado à uma tarefa, oportunidade ou ocorrência já encerrada;
Se o histórico de ação estiver configurado para acumular resultados, então será questionado o usuário se ele realmente deseja remover o histórico com todas as movimentações acumuladas;
Caso o histórico esteja vinculado a um email enviado ou recebido através da integração com o Outlook, então não será permitido remover;
Caso o histórico seja referente a movimentação de uma oportunidade ou ocorrência, não será permitido remover;
O botão remover estará disponível no controle de acesso, tanto para lista quanto para o detalhe.

Informações

title	Importante:

Somente históricos registrados após a liberação oficial dessa funcionalidade poderão ser removidos.

efetuar as seguintes ações:

Registrar Ação: Essa opção executa a tela Registrar Ação, dessa forma é possível registrar o relacionamento executado na tarefa, pois em alguns casos é necessário registrar várias ações para que uma tarefa seja executada. Exemplo: Uma tarefa de apresentação de produto pode ser postergada várias vezes pelo cliente. Neste caso o responsável pela tarefa pode registrar essas ações facilmente.
Nova Tarefa: Possibilita o registro de uma nova tarefa, relacionando-a com a tarefa em questão.
Assumir: Essa opção torna o usuário logado o responsável pela tarefa

Lançar DespesasQuando acionado permite cadastrar as despesas da ação

.
Informações
title Importante:

Controle de Acesso:

Para disponibilizar essa operação, é necessário que:

- A tarefa não esteja fechada;
- O usuário logado não seja o responsável pela tarefa, possua acesso a conta da tarefa e esteja no grupo de usuários ao qual a tarefa pertence;
- O grupo de usuários deve estar ativo e não pode estar configurado para somente o responsável executar a tarefa

...

.

Detalhamento

Objetivo da tela:

Apresentar todas as ações executadas com a ocorrência.

Essa função permite o detalhe das informações do relacionamento registrado no CRM. O usuário conseguirá detalhar a ação quando:

Empresa não usa Regra de Times: O usuário consegue detalhar qualquer ação registrada no CRM;
Empresa usa Regra de Times neste caso o usuário conseguirá visualizar todas as ações das Contas que o mesmo possui acesso pela: Regra ou Exceção.
Ao detalhar a a ação o usuário conseguirá visualizar todas as informações cadastrais da Ação, informações da Conta e do Contato, bem como seus anexos, seus relacionamentos executados. Disponibilizando uma visão completa do relacionamento feito com a Conta.

Principais Campos e Parâmetros:

Detalhar as informações das tarefas realizadas com as contas. Ao detalhar uma tarefa é possível visualizar informações da conta e do contato, anexos, relacionamentos executados, data e horário de conclusão da tarefa, entre outras.

Informações

title	Importante:

Quando a empresa não utiliza Regra de Times, o usuário logado pode visualizar os detalhes de qualquer tarefa registrada no CRM. Quando a empresa a utiliza, o usuário logado pode visualizar apenas os detalhes das tarefas que estão sob sua responsabilidade e das tarefas das contas nas quais possui acesso pela 'Regra ou Exceção'

Campo:

Descrição:

Acumula Resultado

Este campo mostra se esta marcado a opção de acumula resultado.

Nota

title	Nota:

Quando marcado no resultado da ação da campanha "acumula resultado", os registros que respeitarem as regras vão se repetir várias vezes. Exemplo: Telefone Ocupado.

Quantidade Resultado

Este campo mostra a quantidade de resultado acumulado, ou seja, a cada novo registro de ação para a mesma : Campanha, Ação e Resultado o CRM não gera um novo registro na base de dados, somente atualiza a descrição da ação e incrementa a quantidade de acumulo. Exemplo:

Liguei para Cliente, este não atendeu pois esta ocupado: Registrei esta ação no CRM.
Liguei novamente para o Cliente, desta vez atendeu. Ao registrar esta ação, usei mesma: Campanha, Ação e Resultado - desta forma o CRM não cria um novo registro na base de dados, ele altera o primeiro registro feito atualizando:
Descrição da Ação: mantem a descrição da primeira ação concatenando com a descrição da segunda ação.
Incrementa o campo Quantidade de acúmulo.
Desta forma todos os relacionamentos executados para mesma : Campanha, ação e resultado são visualizado num único registro, facilitando a análise do usuário, isso quando o campo "Acumula Resultado estiver marcado"

.

Detalhamento - Conta

Objetivo da tela:

Apresentar todas as ações executadas com a ocorrênciaalgumas das informações da conta relacionada a tarefa.

Detalhamento - Contato

Objetivo da tela:

Apresentar todas as ações executadas com a ocorrênciainformações do contato relacionado a tarefa.

Detalhamento - Pasta Descrição

Objetivo da tela:

Apresentar todas as ações executadas com a ocorrênciaExibir informações adicionais registradas sobre a tarefa.

Detalhamento - Pasta Anexos

Objetivo da tela:

Exibir, adicionar e excluir os arquivos relacionados a açãotarefa.
Veja mais informações na página: Pasta Anexos.

Detalhamento - Pasta

...

Histórico

Objetivo da tela:

Apresentar Exibir todas as tarefas relacionadas a açãoações executadas para a tarefa, bem como permitir que sejam manutenidas e executadasregistrar e manutenir novas ações para a tarefa.
Para mais informações , consulte a página: Tarefas do Usuário Histórico de Ação.