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A funcionalidade de Registro de Tratamento de Dados permite que o Encarregado de Dados registre e administre requisições dos titulares relativos ao direito de conhecer como seus dados são tratados pela empresa.
O status da requisição pode ser consultado diretamente na listagem, bem como a situação quanto ao prazo para atendimento da solicitação (coluna Expiração).
Ao lado de cada requisição, ainda, consta uma lista de ações, habilitadas conforme o status corrente.
As ações disponíveis para as requisições de Registro de Tratamento são:
- Status
- Chat
- Enviar
- Ver resultado da solicitação
- Finalizar
- Abandonar
- Reenviar
O Encarregado de Dados inicia o registro da solicitação acionando o botão Solicitar.
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Mais detalhes sobre os campos e a forma de preenchimento podem ser vistos nesta página.
As ações disponíveis para as requisições de Registro de Tratamento são:
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02. AÇÕES PRINCIPAIS
a. Enviar
Após o registro da solicitação, o Encarregado de Dados a encaminha para tratamento através do botão Enviar.
Acionando o botão, uma mensagem é exibida em tela e a requisição é enviada aos produtos TOTVS integrados à ferramenta naquele momento.
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O titular recebe uma notificação por e-mail e a requisição muda o status para Em Processamento.
b. Status
O botão Status permite acompanhar a evolução do processamento da requisição nas aplicações que receberam o comando.
É habilitado quando a requisição passa para Em Processamento e volta a ficar desabilitado quando todas as aplicações enviam suas respostas.
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A visualização do resultado está disponível para as requisições com status Em Processamento, Processada, Finalizada e Abandonada.
A tela que se abre exibe algumas informações da requisição (número de requisição, identificadores do titular) e informações referentes ao tratamento de dados pessoais, como:
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Adicionalmente, para cada registro exibido, são listados os atributos de titular aos quais os dados pessoais estão vinculados.
Visando facilitar a interação com os dados listados, os campos podem ser ordenados clicando sobre as colunas, e a relação, ainda, pode ser filtrada a partir do campo de pesquisa na parte superior da tela.
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As requisições com status de Processada podem ser finalizadas através do botão Finalizar. Com esta ação, o contato informado na requisição receberá por e-mail um link para acessar o resultado da pesquisa, que ficará disponível por 15 dias. O acesso ao link é protegido por senha, e a dica será fornecida no e-mail do titular.
Após a execução da ação, a requisição torna-se Finalizada.
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O botão Abandonar permite interromper o fluxo da requisição, desde que ainda não esteja finalizada ou abandonada.
Ao acionar a ação, o Encarregado de Dados é solicitado a fornecer uma justificativa para o abandono da requisição. O conteúdo fornecido será encaminhado para o titular solicitante, no endereço de e-mail constante no campo E-mail para contato.
Após a ação, a requisição torna-se Abandonada.
03. OUTROS RECURSOS
a. Chat
O botão de Chat dá acesso a uma tela onde é possível interagir com o titular de dados pessoais e outras pessoais adicionadas posteriormente na conversa.
Os participantes serão notificados nos canais aos quais estiverem vinculados (e-mail, SMS, Whatsapp).
Eventuais respostas dos participantes serão vinculadas a conversa e exibidas na tela do chat.
b. Reenviar
Permite reenviar ao titular o resultado da solicitação. Caso o resultado, entretanto, tenha sido enviado a mais de 15 dias, uma nova consulta de registros de tratamento deve ser registrada.
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