Histórico da Página

Por conta da complexidade de políticas de viagens corporativas e as variações de regras entre as empresas, o processo de viagens possui uma série de parametrizações. Estas estão concentradas no Assistente de Configuração (FINA691) e dividas em:

É importante ressaltar que todas as alterações efetuadas neste assistente reflete diretamente nos parâmetros do Protheus (SX6).

Esta rotina é responsável pelo mapeamento das filiais do backoffice Protheus com o ambiente Reserve, tais como usuário e senha de acesso para integração. Para mais informações, veja a página o manual desta integração aqui.

O grupo de acesso define as hierarquias de visualização dos dados de viagens dos colaboradores.

Por exemplo:

Temos os seguintes colaboradores da Empresa A:

• João - Gerente
• Paulo - Coordenador
• Luciana - Analista de Sistemas
• Ricardo - Analista de Sistemas

Existem dois grupos possíveis para configuração neste cenário:

1) João é o responsável do Grupo Departamento A, onde Paulo, Luciana e Ricardo são integrantes. Logo, João consegue visualizar as suas próprias viagens e as viagens que contém pelo menos um dos participantes do seu grupo;

2) Paulo é o responsável do Grupo Departamento A.1, onde Luciana e Ricardo são integrantes. Paulo consegue visualizar as próprias viagens e as que contém pelo menos um dos demais participantes do seu grupo.

As despesas são os tipos de gastos que um colaborador pode prestar contas à empresa. Através do cadastro de Tipo de Despesas (FINA679) é possível configurá-las.

Estas podem ou não efetuar algum controle de limites para a prestação de contas, tais como:

• Sem limite - As despesas informadas serão consideradas reembolsáveis
• Limite diário - A soma das despesas lançadas de mesmo tipo e no dia não deve ultrapassar o limite informado
• Limite total - A soma de todas as despesas de mesmo tipo lançadas na prestação não deve ultrapassar o limite informado
• Limite/despesa - A despesa está limitada ao limite informado

Caso seja necessário controlar estes limites, os valores possíveis para configuração de uma despesa

são:

• Valor Unitário - Para cálculo automático quando informada a quantidade na prestação de contas (ex. Km.).

  
  

  Informações
  title Importante
  Caso este campo esteja preenchido não será possível alterar o valor unitário da despesa na prestação de contas.  Para que seja possível informar valores diferente na prestação de contas, este campo deve permanecer com o valor zero (0) e será controlado o limite através dos campos de Limite sem pernoite e Limite com pernoite.

Caso seja necessário controlar estes limites, os valores possíveis para configuração de uma despesa são:

• Valor Unitário - Para cálculo automático quando informada a quantidade na prestação de contas (ex. Km.)
• Limite sem pernoite - Valor limite para viagens que não exigem pernoite
• Limite com pernoite - Valor limite para viagens que exigem pernoite
• Limite Moeda 2 - Valor limite para gastos efetuados em dólar
• Limite Moeda 3 - Valor limite para gastos em euro

Os limites possuem vigência, ou seja, caso seja necessário alterar a política é possível encerrar uma vigência informando a Data Final e informando os valores para um novo período.

É possível vincular os tipos de despesas a localizações:

• Nacionais
• Internacionais
• Ambos

Essa amarração é realizada como uma outra ação na tela de cadastro de tipo de despesas.

O Grupo de Despesas (FINA681) possui as mesmas características do Tipo de Despesa, com exceção das entidades de custo, tipo de limite por despesa e valor unitário, que são específicos da linha de despesas, e tem como objetivo agrupar e definir limites padrões para um determinado grupo.

O processo de viagens utiliza a base de Participantes (APDA020) do SIGAAPD - Avaliação e Pesquisa de Desempenho. Para tanto, neste cadastro existe na aba Viagens as informações necessárias para torná-lo um viajante, são elas:

• Aba "Dados Gerais"
  • E-mail - utilizado para que o participante receba e-mails da notificação de aprovação de prestações de contas e adiantamentos
  • Disp Viage - Informe se um participante possuí disponibilidade para viagens. Utilizado apenas na integração com RESERVE, para solicitação de viagens este campo foi descontinuado.
• Aba "Viagem"
  • Nível de cargo - utilizado para a integração com o Reserve e que define o tipo de acesso que o participante terá
  • Login Reserve - login do participante no Reserve
  • ID Reserve - preenchido após a integração do cadastro com o Reserve
  • Empresa e Filial atual - empresa e filial onde o participante atua no momento para controle dos pedidos do Reserve
  • Empresa e Filial anterior - registro histórico da empresa e filial onde o participante atuou anteriormente para controle dos pedidos do Reserve
  • Permite Adiantamento - informa se o participante é elegível a adiantamento
  • Aprovador - ID do usuário aprovador
  • Substituto - ID do usuário aprovador substituto
  • Fornecedor e Loja - Código do fornecedor e loja para crédito dos adiantamentos e reembolsos
  • Substituto da Prestação de Contas - ID do usuário que pode realizar a prestação de contas no lugar do participante (Ex. Funcionário de um Escritório de Projetos, Secretárias ou Assistentes Executivas etc)participante (Ex. Funcionário de um Escritório de Projetos, Secretárias ou Assistentes Executivas etc).
  • Permite Viagem? - Indica se o participante terá permissão de solicitação de viagens ou utilização do app minha prestação de contas.

Um participante pode ou não ser um funcionário e as integrações com o módulo de Gestão de Pessoal para este são as existentes no Protheus (do cadastro do Participante replicando para a folha ou vice-versa com a configuração do .ini)vice-versa com a configuração do .ini)

Para mais informações da integração de Participantes com o Reserve, consulte aqui.

Apesar do Reserve possuir somente como entidade de custo o Centro de Custo e o Protheus trabalhar com outras entidades, é possível efetuar as classificações no Protheus através da rotina de Viagens (FINA665). Em Ações Relacionadas, através da opção Alterar Ent. Custos, é possível informar também a Classe de Valor e o Item Contábil.

O restante das rotinas carregam estes custos da viagem ou então, no caso da Prestação de Contas ou Solicitação de Viagem, possuem campos para a entrada das entidades.

Para mais informações da integração de Centro de Custos com o Reserve, consulte aqui.

Alguns eventos do processo de Viagens realizam o envio de e-mail padrão para notificar o participante envolvido na ação que acabou de ser executada. Muito legal né ?!  

Veja quais são esses eventos:

Na rotina de Viagens (FINA665)

1. Ao conferir a solicitação, transitando o status da mesma p/ "Aguardando Aprovação" - Notifica o aprovador.

Na rotina de Adiantamentos (FINA667)

1. Ao gerar o adiantamento em status "Solicitado" - Notifica o aprovador;
2. Ao reprovar um adiantamento na etapa de aprovação do gestor (incluindo a aprovação por lote) - Notifica o viajante;
3. Ao liberar o pagamento do adiantamento gerando o título financeiro através da ação "Liberar Pagto" - Notifica o viajante.

Na rotina de Prestação de Contas (FINA677)

1. Ao conferir uma prestação de contas pelo departamento de viagens através da ação "Conferir" - Notifica o aprovador;
2. Ao reprovar uma prestação de contas na etapa de aprovação do gestor - Notifica o viajante;
3. Ao liberar o reembolso para o viajante ou a devolução p/ a empresa, gerando o título financeiro através da ação "Liberar Financ." - Notifica o viajante.

Para que todo esse fluxo tenha a dinâmica do envio de e-mails, é necessário alguns pré-requisitos, tais como:

• Configurar servidor de e-mail do Protheus;
• Ter o campo "E-mail" preenchido no cadastro do Participante com um endereço válido;
• Ter o parâmetro MV_RESAVIS (presente no Assistente de Configuração, seção "Gerais") configurado como "1";
• Permitir que o serviço de e-mail (Google, Office365, etc) seja acessado pelo Protheus. Essa ação só se faz necessária caso você receba um alerta Google/Microsoft sobre o bloqueio à tentativa de conexão de um dispositivo desconhecido.

Exemplo de um e-mail que foi disparado para o gestor aprovador no momento em que o departamento de viagens conferiu a prestação de contas (ação "Conferir->Aprovar"):

• Uma prestação de contas só pode ser finalizada desde que todos os adiantamentos vinculados à viagem, se houverem, estiverem pagos, ou seja, creditados ao colaborador. Isso previne que seja creditado um valor de reembolso indevido ao colaborador.
• Todas as outras moedas são convertidas para dólar, uma vez que a operação mais comum é a de concessão de traveller checks em dólar para débito, crédito ou saque na moeda corrente de outros países. Por exemplo: Em uma despesa efetuada em rúpias, a taxa informada da transação do traveller check deve ser a de referência de conversão em dólar.

• em rúpias, a taxa informada da transação do traveller check deve ser a de referência de conversão em dólar.
• Título oriundo da prestação de contas: FINA667 ou FINA677 não pode ser negociado.

A contabilização da prestação de contas possui lançamentos específicos para a contabilização das despesas, sendo eles:

• 8B3 - Item da Prestação de Contas/Despesa
• 8B4 - Estorno do Item da Prestação de Contas/Despesa
• 8B5 - Cabeçalho da Prestação de Contas*
• 8B6 - Estorno do Cabeçalho da Prestação de Contas*

*Os totalizadores da prestação de contas são gravados na tabela FLF - Cabeçalho da Prestação de Contas