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Quando definido que será utilizada a aprovação eletrônica de compras por nível de alçada, é necessário definir a forma que o sistema deverá se comportar para atender as exigências da empresa, através do SUP0048 (Parâmetros). Após esta definição, devem ser cadastrados todos os níveis de autoridade (SUP6040), como forma de determinar grupos de usuários aprovantes por nível (SUP6050).

No caso de ser utilizada a aprovação com tipo de autoridade hierárquica, definido no SUP0048 (Parâmetros), pode-se determinar o tipo de autoridade para o Usuário x Nível (SUP6050) como sendo hierárquico ou genérico, sendo que o sistema somente permite registrar o tipo hierárquico para os usuários que possuírem unidades funcionais autorizadas (SUP4370).

O tipo de autoridade hierárquica exige que, além do usuário possuir o nível de autoridade indicado na grade de aprovação, deverá estar autorizado para a unidade funcional da ordem de compra para ser considerado um usuário aprovante. Ao contrário, o tipo de autoridade genérico apenas exige que o nível de autoridade do usuário seja igual ao nível indicado na grade de aprovação para ser considerado aprovante.

Determinados os níveis de autoridade e os grupos de usuários por nível, é preciso definir as faixas de tipos de despesas e valores que sofrerão aprovação eletrônica para ordens de compra (SUP6080) e/ou pedidos de compra (SUP6070).