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O objetivo do processo de viagens no módulo Financeiro do Protheus é oferecer um controle de gastos relacionados às viagens corporativas de uma empresa ou entidade. Para tanto, efetuamos o registro das solicitações de viagens, as compras de serviços, concessão de adiantamentos, prestação de contas, pagamento de fornecedores e faturamento destas viagens, quando necessário.
Abaixo detalhamos os componentes do processo de viagens:
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A Solicitação de Viagens (FINA666) é a rotina onde os colaboradores de uma empresa registram uma pedido de viagem.
O viajante deve informar os dados de básicos da viagem, como origem e destino, datas de partida e chegada, cliente para atendimento (se houver) etc. no cabeçalho da sua solicitação. Nos itens da viagem será possível selecionar e justificar/detalhar os seguintes serviços:
Para cada serviço deve ser informado o(s) Participante(s) e o(s) sua(s) respectiva(s) Entidade(s) de Custo(s). Além disso, na aba Adiantamentos é possível marcar quais participantes receberão adiantamento. O valor calculado é uma previsão e exibido somente quando estiver configurado para o cálculo por valor da pernoite. Quando parametrizadas para aprovação após a solicitação, será gerada um pendência de aprovação para o superior dos participantes. Caso contrário esta pode ser enviada para o departamento de viagens (diretamente após a solicitação ou em um segundo momento através da opção de envio) e a viagem será gerada automaticamente. Exemplo: A empresa pode decidir por passar pelas por todas as aprovações, neste caso o fluxo será:
Ou então pode ser que apenas uma das aprovações seja necessária, neste caso temos:
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A rotina de Viagens (FINA665) possui todas as informações relacionadas às viagens já emitidas via selfbooking ou solicitação de viagem avulsa. Uma viagem é composta: Cabeçalho da viagem, que possui os dados de data de início e fim, origem e destino, cliente a ser atendido (quando aplicável) etc. Na aba adiantamentos são listados os participantes e os adiantamentos solicitados para cada um deles. Na aba da viagem propriamente dita temos a listagem de todos os pedidos efetuados. Ao selecionar um item de pedido da viagem, é habilitado um contexto por serviço com os dados específicos de cada um deles, como por exemplo: Para vôo temos a Cia. Aérea, Localizador, Classe etc.; no caso de um hotel temos o Nome do Hotel, datas de check-in e check-out etc. O serviços possíveis são:
São exibidos também os Participantes e as Entidades de Custos relacionadas. Uma viagem efetuada no Reserve, é integrada somente quando está emitida, ou seja, não é possível alterar os seus serviços no Protheus (datas, valores etc). Os únicos dados passíveis de edição são as Entidades de Custo. Para mais detalhes, consulte o manual da integração TOTVS X Reserve. Já uma viagem gerada de uma Solicitação de Viagens do Protheus, deve ter os seus detalhes de serviços informados pelo departamento de viagens através da opção de Conferência, já que a solicitação é um pedido para a compra da viagem. Caso a aprovação esteja habilitada após a conferência, será gerada um pendência de aprovação para o superior dos participantes. Uma viagem com todos os seus serviços e gastos devidamente pagos e prestados contas é elegível para faturamento. Este processo exibe os custos da viagem que podem ser repassados para o cliente, integral ou parcialmente, e gera um pedido de venda conta o cliente. Caso não seja aplicável para o segmento da empresa, este passo não é obrigatório. |
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