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A Inclusão/Exclusão de Bolsa Retroativa é um recurso oferecido pelo sistema para permitir que as instituições de ensino possam incluir ou excluir bolsas para os seus alunos após os lançamentos financeiros das parcelas dos alunos já terem sido gerados ou até mesmo após os respectivos boletos já terem sido baixados, permitindo assim que as instituições possam conceder ou retirar bolsas retroativamente às parcelas já processadas.
 
O sistema disponibiliza dois modelos para se trabalhar com Bolsas Retroativas. Aqui falaremos somente sobre o modelo em que os lançamentos originais não serão alterados e a inclusão ou exclusão de bolsa retroativa serão registradas separadamente, possibilitando assim um histórico dos fatos ocorridos.
Primeiro falaremos sobre a Parametrização do sistema, em seguida mostraremos como: 

• Incluir Bolsa Retroativa
• Desfazer a inclusão de Bolsa Retroativa
• Excluir Bolsa Retroativa
• Rastreabilidade de Bolsa Retroativa
• Cadastros e processos afetados
  
  

Parametrização do sistema
Para que o sistema considere este modelo como padrão primeiramente é necessário marcar a opção 'Usar bolsa retroativa sem alterar parcelas já baixadas' disponível no menu Ambiente | Configuração | Parâmetros | Educacional | Integração | Financeiro | Educacional | Fin – Bolsa Retroativa 1/3. Esta opção marcada indicará a utilização deste modelo e, caso esteja desmarcada, indicará que a instituição de ensino estará utilizando o outro modelo que altera o próprio lançamento já baixado para incluir ou excluir as bolsas retroativas.

Após a indicação de utilização deste modelo marcando a opção anterior, ao incluir ou excluir uma bolsa pelo processo de Bolsa Retroativa, aplicada em parcelas cujos lançamentos financeiros já tenham sido gerados, o sistema poderá seguir entre dois caminhos distintos para registrar os valores destas bolsas: ele poderá incluir lançamentos financeiros para devolver ou para cobrar os valores referentes às bolsas incluídas ou excluídas retroativamente ou então poderá atualizar automaticamente a Conta Corrente dos alunos com estes valores. Escolha a forma desejada de utilização optando entre as duas opções a seguir:

• Criar devolução de crédito (inclusão de bolsa) / lançamentos a receber (exclusão de bolsa)*
  Caso esta opção seja a escolhida, o processo de bolsa retroativa passará a criar lançamentos de devoluções a pagar com o valor da bolsa incluída retroativamente a fim de devolver o valor da bolsa ao responsável financeiro do aluno e incluirá no contrato, na parcela e na bolsa concedida registros com as informações das operações efetuadas indicando, entre outras informações, o valor total dos créditos referentes à devolução, ou então passará a criar lançamentos de cobrança a receber com o valor da bolsa excluída retroativamente a fim de cobrar o valor da bolsa ao responsável financeiro do aluno e também incluirá no contrato, parcela e na bolsa excluída registros com as informações das operações efetuadas.
  Importante:
  Os lançamentos a pagar de devolução, gerados pela inclusão de bolsa retroativa, conterão somente o valor original não sendo preenchidos quaisquer tipos de valores de acréscimos ou descontos.

• Utilizar a movimentação em conta corrente*
  Caso esta opção seja a escolhida, os valores referentes à inclusão ou exclusão de bolsas retroativas irão atualizar automaticamente a Conta Corrente do aluno, gerando créditos caso seja feita uma inclusão de bolsa retroativa ou gerando débitos caso seja feita a exclusão de bolsa retroativa em parcelas cujos lançamentos financeiros já foram gerados.
  Importante:
  − As duas opções anteriores somente serão habilitadas nos casos em que a opção 'Usar bolsa retroativa sem alterar parcelas já baixadas' estiver marcada.
  − Se  as  bolsas   incluídas  pelo processo  de  Bolsa  Retroativa  forem  aplicadas  em  parcelas  cujos lançamentos financeiros ainda não foram gerados, a bolsa será incluída, mas ela não ficará registrada como uma Bolsa Retroativa e sim como uma bolsa comum.
  − Se a opção escolhida anteriormente foi 'Utilizar a movimentação em conta corrente' as outras opções de parâmetros, disponíveis nas próximas etapas do parametrizador sobre Bolsa Retroativa, ficarão desabilitadas, pois elas complementam a parametrização quando utilizada a outra opção 'Criar devolução de crédito (inclusão de bolsa) / lançamentos a receber (exclusão de bolsa)'.
  − Depois que houver a inclusão ou exclusão de  alguma  bolsa  pelo processo de Bolsa Retroativa, as três opções citadas anteriormente ficarão desabilitadas, não sendo mais possível mudar a forma de trabalho!

• Usar devoluções pendentes após término de contrato nos próximos contratos*
  Com esta opção marcada, após todas as parcelas do contrato já terem sido baixadas, ou seja, após o término deste contrato, os valores de crédito referentes às devoluções que ainda estiverem pendentes neste contrato poderão ser utilizados nos próximos contratos que tiverem o mesmo responsável financeiro e mesmo aluno.
  A utilização dos créditos pendentes no próximo contrato se dará automaticamente assim que o lançamento financeiro da próxima parcela for gerado, criando um 'Vínculo' neste lançamento com o valor do crédito que estava pendente no contrato anterior, para ser descontado do valor original no momento da baixa do lançamento.
  Se esta opção estiver desmarcada, os créditos que ficarem pendentes em um contrato finalizado não serão aproveitados através de 'Vínculos' ao serem geradas as próximas parcelas dos próximos contratos, para estes casos, a utilização se dará somente com a efetivação da baixa do próprio lançamento de devolução criado anteriormente no momento da inclusão da Bolsa Retroativa.
  Importante:
  Esta opção somente estará disponível, caso a forma adotada anteriormente para registrar os valores das bolsas incluídas retroativamente seja 'Criar devolução de crédito (inclusão de bolsa) / lançamentos a receber (exclusão de bolsa)'.

Uma vez já definido se ao incluir/excluir bolsas retroativamente o sistema irá criar os respectivos lançamentos a pagar ou a receber para registrar as bolsas ou se irá atualizar automaticamente a Conta Corrente do aluno, agora é necessário definir a forma que o sistema irá adotar para devolver efetivamente os créditos ou cobrar os débitos referentes às bolsas incluídas ou excluídas retroativamente.

1- Caso tenha optado anteriormente por utilizar a opção 'Criar devolução de crédito (inclusão de bolsa) / lançamentos a receber (exclusão de bolsa)' serão incluídos lançamentos financeiros para registrar a devolução ou a cobrança. Será necessário agora definir a forma como o sistema irá aproveitar os créditos gerados com a inclusão de bolsas retroativas e também definir a forma de cobrança dos débitos gerados com a exclusão de bolsas aplicadas retroativamente:

1.1 – Inclusão de bolsa
A inclusão de uma bolsa retroativa aplicada em parcela que já possui lançamento gerado irá resultar na inclusão de lançamentos financeiros de devoluções a pagar com o valor da bolsa incluída retroativamente. No contrato do aluno, na parcela e na bolsa concedida serão incluídos registros para consultas futuras com as informações da inclusão da bolsa, indicando, entre outras informações, o valor total dos créditos gerados e, à medida que o crédito for efetivamente devolvido este valor será atualizado sendo apresentado o valor ainda pendente (restante) dos créditos (tela de cadastro do Contrato e Bolsa do contrato, aba 'Valores de crédito/débitos gerados'). Além disso, para cada movimentação realizada serão incluídos também registros com informações de rastreabilidade que poderão ser acessadas nos caminhos:
(Contrato | Anexos | Rastreabilidade de bolsa retroativa)
(Contrato | Parcela | Anexos | Rastreabilidade de bolsa retroativa)
(Contrato | Bolsa    | Anexos | Rastreabilidade de bolsa retroativa)

Agora será necessário definir os dados a serem utilizados na inclusão destes lançamentos financeiros de devolução criando uma configuração padrão e também direcionar a forma como o sistema irá fazer o aproveitamento destes créditos. Estas opções estão disponíveis em Ambiente | Configuração | Parâmetros | Educacional | Integração | Financeiro | Educacional | Fin – Bolsa Retroativa 2/3 – aba Parâmetros gerais.

Escolha entre uma das três formas disponibilizadas para o aproveitamento do crédito. A forma aqui escolhida será adotada como default (padrão) quando o processo de 'Inclusão de Bolsa Retroativa' for executado, podendo, no entanto, conforme permissão especial, ser alterada durante a sua execução.

Importante:
Foi criada uma permissão especial no cadastro de Perfil do usuário (Perfil | Anexos | Parâmetros educacionais | <<aba>> Financeiro/Bolsa Retroativa | Alterar parâmetros de comportamento padrão na geração de devoluções) que ficará disponível caso a opção escolhida para se trabalhar com Bolsa Retroativa seja 'Criar devolução de crédito (inclusão de bolsa) / lançamentos a receber (exclusão de bolsa)'. Se esta permissão for marcada nos perfis, no momento da execução do processo de 'Inclusão de Bolsa Retroativa' as opções previamente definidas nos parâmetros do sistema serão apresentadas na tela do processo, dando a você a oportunidade de confirmar ou alterar a forma de aplicação dos créditos gerados.

 - Aplicar devolução no lançamento da primeira parcela em aberto
Caso esta opção seja a escolhida, os créditos referentes às devoluções originadas pela inclusão de bolsa retroativa serão aproveitados automaticamente no lançamento da primeira parcela do contrato que ainda estiver com status 'Em aberto' através da criação de 'Vínculos' entre os lançamentos financeiros de devolução e o lançamento da parcela possibilitando, assim, no momento da baixa do lançamento da parcela, abater do valor original do lançamento os créditos vinculados referentes às devoluções.
Serão vinculados ao lançamento desta primeira parcela os valores máximos de créditos possíveis, não podendo, contudo, ultrapassar ao valor líquido da parcela. Se não for possível aproveitar o valor total dos créditos no lançamento financeiro desta primeira parcela em aberto, o sistema irá aproveitar o restante do crédito na próxima parcela do contrato que ainda estiver com lançamento em aberto e assim sucessivamente até zerar o valor total do crédito que fica armazenado no contrato do aluno, ou caso não tenha mais parcelas geradas, ficará como crédito pendente no contrato o qual será aproveitado nas gerações de lançamentos das próximas parcelas.
 
* 'Vínculo' é um recurso utilizado no sistema financeiro para compensar o valor de um lançamento (L1), descontando-o do valor original de outro lançamento (L2), vinculando, assim, os dois lançamentos. No momento da execução da baixa deste segundo lançamento (L2), o valor do primeiro lançamento (L1) será abatido do valor original deste segundo lançamento e no final da baixa, os dois lançamentos ficarão com status 'Baixado' no caso da baixa aproveitar o valor total do vínculo, se não aproveitar o valor total, o lançamento (L1) ficará parcialmente baixado.

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- Dividir devolução pela quantidade de parcelas restantes*
Caso esta opção seja a escolhida, o sistema irá ratear o valor total do crédito a ser devolvido entre parcelas do contrato do aluno que não possuírem lançamentos gerados e parcelas que possuírem lançamentos financeiros gerados e estiverem 'Em aberto', através da criação de 'Vínculos' entre os lançamentos financeiros de devolução criados na inclusão da Bolsa Retroativa e os lançamentos das parcelas que ainda estiverem em aberto. Os créditos não vinculados na inclusão da Bolsa Retroativa ficarão como créditos pendentes no contrato.  

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Devolver em espécie*
Caso esta opção seja a escolhida, não serão criados 'Vínculos', pois os lançamentos financeiros a pagar criados referentes às devoluções originadas pela inclusão de Bolsa Retroativa serão pagos diretamente ao responsável financeiro do aluno, devendo a instituição de ensino executar a baixa destes lançamentos após o pagamento.

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A seguir, indique algumas informações que serão adotadas como um comportamento padrão na inclusão dos lançamentos financeiros de devolução.

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• Parâmetros default para geração do lançamento:
  

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• − Tipo de documento (A Classificação deverá necessariamente ser = Devolução)
  

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• − Centro de

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• custo 
  

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• − Conta caixa padrão
  

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• − Histórico
  

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• − Departamento
  

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• − Tipo contábil padrão
  

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• − Data de contabilização
  

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• − Evento para inclusão de lançamento

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• Na aba Opcionais preencha as informações referentes a:
  

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• − Tabelas opcionais
  

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• − Campos alfa
  

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• − Datas opcionais

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Observações
− Ao executar o processo 'Incluir Bolsa Retroativa' o sistema irá verificar se as parcelas indicadas no processo possuem lançamentos financeiros gerados e, caso haja lançamentos gerados será aplicada uma Bolsa Retroativa, caso não, será aplicada uma Bolsa normal e, no cadastro das bolsas aplicadas nos contratos, será gravada a informação com a origem da bolsa.

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− As regras para inclusão de bolsas em contratos serão mantidas, não sendo permitida a inclusão de bolsas em contratos Cancelados e em contratos gerados por Acordo.

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− As parcelas com lançamentos já gerados não serão alteradas. Na inclusão de Bolsas Retroativas para esses casos, serão calculados os valores a serem devolvidos e um lançamento a pagar, de devolução de crédito, será criado.

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− Os créditos criados pela inclusão de Bolsa Retroativa, de acordo com a parametrização realizada para aproveitamento do crédito, poderão ser aproveitados através da inclusão de 'Vínculos' criados nos lançamentos financeiros das parcelas que tiverem status 'Em aberto', assim estes lançamentos terão um crédito vinculado.

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− A inclusão e Bolsa Retroativa em parcelas que possuem lançamentos financeiros com status 'Baixado' irão gerar normalmente os lançamentos financeiros de devolução, porem estes lançamentos de crédito não poderão ser vinculados aos lançamentos financeiros destas parcelas pois o 'Vínculo' somente pode ser feito em lançamentos financeiros ainda 'Em aberto'.

Importante:
No cadastro do 'Serviço' existe uma opção que define se os lançamentos financeiros referentes a estes serviços poderão aproveitar ou não os valores de crédito/débito originados de Bolsa Retroativa através da inclusão de 'Vínculos' nos lançamentos envolvidos, possibilitando que este valor possa ser abatido do valor original do lançamento da parcela. Se desejar que o sistema não aproveite estes valores nos lançamentos financeiros de determinado serviço, edite o cadastro do respectivo serviço e marque a opção 'Desconsiderar crédito de bolsa retroativa'.


1.2 – Exclusão de bolsa
A exclusão de bolsa retroativa aplicada em parcela que já possui lançamento gerado irá resultar na inclusão de novas parcelas nos contratos dos alunos para gerar as cobranças referentes aos valores não cobrados. No contrato do aluno e na bolsa serão incluídos registros para consultas futuras com as informações da exclusão da bolsa e dos débitos e também informações com a rastreabilidade das movimentações com Bolsa Retroativa.

É necessário agora definir os dados a serem utilizados na inclusão destas parcelas de cobrança criando uma configuração padrão e também direcionar a forma como o sistema irá fazer a cobrança destes débitos. Estas opções estão disponíveis em Ambiente | Configuração | Parâmetros | Educacional | Integração | Financeiro | Educacional | Fin – Bolsa Retroativa 3/3 – aba Parâmetros gerais.

Escolha entre uma das duas formas disponibilizadas para cobrança do crédito devolvido. A forma aqui escolhida será adotada como default (padrão) quando o processo de 'Exclusão de Bolsa Retroativa' for executado, podendo, no entanto, conforme permissão especial atribuída no cadastro de Perfil do usuário, ser alterada durante a sua execução.

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- Gerar uma única parcela para o pagamento*
Caso esta opção seja a escolhida, será criada automaticamente no contrato do aluno uma única parcela no valor total da bolsa que foi excluída.
Os dados desta parcela tais como Tipo de parcela, Serviço e Data de vencimento obedecerão às informações parametrizadas neste local.

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- Dividir pela quantidade de parcelas restantes*
Caso esta opção seja a escolhida, serão incluídas no contrato do aluno novas parcelas cujos valores serão iguais ao rateio do valor total da bolsa que foi excluída pelo número de parcelas que ainda não possuem lançamentos gerados do contrato. Estas parcelas serão incluídas utilizando o Serviço aqui definido e as suas Datas de vencimento serão iguais às datas das parcelas ainda não geradas do contrato.
Se o contrato não possuir mais parcelas ainda não geradas, será incluída no contrato do aluno uma única parcela com o valor total da bolsa que foi excluída e, neste caso, a Data de vencimento obedecerá às informações parametrizadas para exclusão de Bolsa Retroativa.

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- Gerar lançamentos de cobrança automaticamente*
Se desejar que estas parcelas de cobrança sejam incluídas no contrato do aluno já com os respectivos lançamentos financeiros gerados, marque a opção 'Gerar lançamentos de cobrança automaticamente'. Se esta opção estiver desmarcada as parcelas serão incluídas sem os seus respectivos lançamentos financeiros e, neste caso, a geração dos lançamentos financeiros deverá ser feita manualmente.

A seguir, indique corretamente as informações que serão adotadas como um comportamento padrão para a inclusão das parcelas referentes à cobrança do crédito.

• Dados da parcela:
  

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• − Tipo de parcela: escolha entre 'Parcela Extra' ou 'Parcela Adicional'. Lembrando que parcelas do tipo 'Parcela Extra' não podem ser agrupadas em um único boleto.
  

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• −  Data de vencimento: a data aqui definida será utilizada quando a opção 'Gerar uma única parcela para o pagamento' for a escolhida.
  

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• −  Dias após a exclusão: indique o número de dias que será utilizado para calcular a Data de vencimento da parcela de cobrança gerada.
  

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• −  Serviço: Indique o serviço que será utilizado na criação das parcelas de cobranças geradas.

• Além disso, é necessário definir os dados utilizados para a contabilização das parcelas de cobranças geradas:
  

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• −  Data de contabilização
  

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• −  Evento p/ inclusão do lançamento

Importante:

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− Se a exclusão de Bolsa Retroativa estiver sendo aplicada em parcela que ainda não possui lançamento financeiro gerado, o sistema irá somente 'Inativar' a bolsa.

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− Se a bolsa que estiver sendo excluída retroativamente for uma bolsa de crédito, o lançamento financeiro referente ao crédito do outro sacado será cancelado.

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− Não será permitida a exclusão de bolsa de crédito que possuir Repasses cadastrados.

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1.3 – Cancelamento da exclusão de bolsa retroativa
Na exclusão de bolsa retroativa parametrizado para gerar lançamentos de devolução é criado uma parcela de cobrança do crédito devolvido.
Se for necessário desfazer a exclusão da bolsa retroativa, deve ser desfeito o vinculo do lançamento da parcela de cobrança do crédito, cancelado e excluído o lançamento financeiro.
Após o cancelamento do lançamento financeiro deve ser excluída a parcela do contrato originada por exclusão de bolsa retroativa, concluída a exclusão a bolsa retroativa será ativada novamente. 

Importante:
O lançamento financeiro de bolsa de crédito que foi cancelado pelo processo de exclusão de bolsa, deve ser regeradas novamente para que o lançamento de bolsa seja recriado. 

2- Caso tenha optado anteriormente pela opção 'Utilizar a movimentação em conta corrente', as demais opções do parametrizador sobre Bolsa Retroativa ficarão desabilitadas, pois adotando esta forma de utilização dos valores referentes às bolsas incluídas ou excluídas retroativamente, aplicadas em parcelas que já possuem lançamentos financeiros gerados, não haverá inclusão de lançamentos financeiros de devolução, e os créditos ou débitos gerados através da inclusão ou exclusão de Bolsas Retroativas serão lançados automaticamente na Conta Corrente dos alunos.

Os lançamentos financeiros originais continuarão não sendo alterados.

Os valores lançados automaticamente na Conta Corrente dos alunos referentes à Bolsa Retroativa poderão ser aproveitados futuramente, seja na geração do lançamento financeiro da próxima parcela do contrato, incluindo um  valor a menor ou a maior ou na execução do processo específico que aproveita estes valores através da inclusão direta de lançamentos financeiros a pagar ou a receber, conforme a natureza dos valores, mas para que a Conta Corrente dos alunos possa ser manipulada desta forma, os parâmetros referentes à 'Cobrança Retroativa' deverão estar também devidamente configurados. Se necessitar de maiores detalhes sobre esta parametrização e a sua utilização, favor consultar o help do sistema referente à Conta Corrente do aluno.

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Importante:

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O lançamento financeiro de bolsa de crédito que foi cancelado pelo processo de exclusão de bolsa, deve ser regeradas novamente para que o lançamento de bolsa seja recriado. 

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Image Modified Informações Complementares

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Incluir /

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Excluir Bolsa Retroativa: Alterando o lançamento original