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Com a finalidade de controlar os gastos de material extra, ou seja, material além do planejado, foi criado o processo de Pedido de Material Extra, onde são controladas todas as movimentações de pedidos, autorização do pedido, quantidade pedida para determinada tarefa e principalmente as pessoas envolvidas no processo.

Processo do Pedido de Material Extra
Inclusão e Acesso
Para acesso à funcionalidade, acessar Projeto/Opções->>Geração de Pedido Extra.
Com a tela Pedido de Material Extra aberta, acionar o botão "Incluir" para inclusão de um novo pedido.

Criação e Definição de Regras para o Pedido
Para Criação do Pedido, com a tela de novo pedido aberta, Configurar: Opcional(Utiliza Preço Orçado, Tipo do Movimento, Local de Estoque(o campo ficará visível, somente se parametrizado, caso contrário, o campo não aparecerá)). Obrigatório: Tipo de Geração, e acionar "Salvar".

Inclusão de Itens
Na aba Item de Pedido de Material Extra, acionar botão "Novo", selecionar a tarefa, a data de entrega do produto, o produto, a quantidade, se existir contrato de material vinculado ao produto, selecionar o contrato, e um motivo de pedido extra através de uma lista de motivos cadastrados, com opção de detalhamento do motivo por item, após inclusão de todos os itens, acionar o botão "salvar".
Envio do Pedido para Aprovação e Aprovação Automática
Para Envio do Pedido, acessar a tela de Pedido material extra, selecionar o pedido para aprovação e acionar Processos->>Enviar Pedido Extra para Aprovação, em seguida o Sistema deverá emitir mensagem de sucesso e alterar o status do pedido para: "Em Aprovação".

Aprovação Automática: Para itens que forem para uma tarefa de valor cotado e esta tarefa ainda possuir saldo e para os itens que forem de contrato e o mesmo ainda possuir saldo, o pedido será aprovado automaticamente.

Processo de Aprovação do Usuário sem Permissão, utilizando o Login e Senha do Aprovador.
Com essa opção devidamente parametrizada, o usuário sem permissão terá acesso ao processo de Aprovação, desde que o mesmo possua o Login e Senha do aprovador.
Acessar a lista de pedidos ou itens do pedido, acionar o processo de aprovação, em seguida o sistema emitirá uma tela para Login e Senha do usuário aprovador, após realizar o login corretamente, o pedido ou item terá passado pelo processo de aprovação escolhido pelo usuário.

Aprovação do Pedido no Totvs Obras e Projetos

1 - Aprovação do pedido como um todo.

Selecionar o pedido e acionar Processos->>Aprovar Pedido Extra, ou Menu de atalho(Aprovar Pedido Extra), ou abrir o pedido no modo de edição e acionar botão "Aprovar", o sistema emite mensagem de sucesso, altera o status do pedido para: "Aprovação Finalizada", salva a data e o nome do aprovador e habilita os botões do processo Gerar Movimento.

2 - Reprovação do pedido como um todo.Selecionar o pedido e acionar processos>>Reprovar Pedido Extra, ou Menu de atalho(Reprovar Pedido Extra), ou abrir o pedido no modo de edição e acionar botão "Reprovar" , o sistema emiti mensagem de sucesso, altera o status do pedido para: "Aprovação Finalizada" e salva a data e o nome do aprovador.

3 - Aprovação Item a Item

Selecionar o pedido com status pendente, o qual deseja aprovar, para aprovação de Item a Item, selecionar o item e acionar o processo de aprovação desejado na barra de tarefas ou acessar cada item no modo de edição, acionar os botões: "Aprovar" para aprovação total, para aprovação parcial, acionar "Aprovação Parcial" e indicar a quantidade que deseja aprovar, para reprovação do item, acionar "Reprovar", ou acionar "Em analise" para que o item fique em analise, caso queira realizar o processo de aprovação posteriormente.

Caso desejar relatar a justificativa pela ação tomada, preencher o campo, após todos os itens analisados e realização do processo de aprovação, finalizar o processo em: Finalizar Aprovação, em seguida o sistema altera o status do pedido para:

Aprovação Finalizada

• Envio do Pedido Extra
  Para envio do Pedido Extra, acessar Planejamento | Geração de Pedido Extra
  Tipos de Envio e suas Características
  1 - Gerar apenas 1 Movimento
  Selecionar o pedido na visão de Geração de Pedido Extra, após selecionar o pedido, clique no botão Gerar apenas 1 Movimento ou Processos | Gerar apenas 1 Movimento.
  Através deste processo, o pedido de material extra se tornará em apenas um pedido do Gestão de Estoque Compras e Faturamento. Se as obras tiverem locais de estoque diferentes, será gerado um movimento para cada obra. A data de entrega do movimento será a data de início do primeiro período previsto.
  Após o processo, o sistema altera o status do pedido extra para "Enviado " .
  1.1 - Geração de Movimentos para o Protheus com Controle de Status - Integração (EAI 2.0)
  Apesar de estar no mesmo processo, a geração do movimento foi separada internamente do processo de integração. Assim, caso haja erros de integração, os movimentos e consequentemente todos os cálculos efetuados continuam salvos na base e passíveis de serem reenviados para o sistema integrado.
  Para esse controle, foi acrescentado um novo status no Fluxo dos Pedidos para que o usuário final visualize os movimentos pendentes de integração. Ou seja, caso sejam gerados movimentos no RM e algum desses não seja integrado corretamente, o usuário final deverá somente ajustar a inconsistência e reenviar o movimento para integração.
  Enquanto esse movimento não for corrigido e reenviado pelo usuário, este ficará com o status: "Em Suprimento/Faturamento com Movimentos não Integrados".
  A exclusão dos movimentos continuam de forma transparente para o usuário, não importando se o movimento já está Integrado ou com status de "Em Suprimento/Faturamento com Movimentos não Integrados", basta executar o processo de "Excluir Movimentos" para que esse movimento seja excluído e o pedido possa sofrer alterações novamente.
  
  Caso a exclusão do movimento não ocorra por inconsistências de integração, seguirá o mesmo fluxo de status apresentado anteriormente.
  
  2 - Gerar Movimento por Data
  Selecionar o pedido na visão de Pedido Extra, após selecionar o pedido, clique no botão Gerar movimento por Data ou Processos | Gerar Movimento por Data.
  Através desse processo, serão gerados N movimentos de acordo com os períodos planejados, onde para cada período o sistema criará um movimento correspondente no Gestão de Estoque Compras e Faturamento,
  A data de entrega dos itens será a data correspondente ao inicio de cada período.

  Informações

  Observações: 1 - Em ambas as gerações de movimentos será gerado um movimento por cada local de estoque e filial. 2 - As quantidades dos produtos a serem enviadas ao faturamento, serão sempre as quantidades aprovadas. 3 - Produto reprovado não será enviado ao faturamento. 4 - No momento de enviar o pedido para o Suprimento/Faturamento gerando apenas um movimento ou gerando movimento por data será possível informar manualmente o fator de conversão para insumos especificos, a fim de chegar-se o mais próximo possível da quantidade real necessária do insumo na etapa corrente do projeto. Para isto basta acessar Totvs Obras e Projetos | menu Orçamento | Insumos | Cadastros | pasta Identificação e marcar o parâmetro "Fator de Conversão Variável".

  
  Exclusão de Material Extra
  Para a execução do processo, acessar a lista de pedidos material extra, selecionar o item ou o pedido que deseja excluir e acionar o botão "Excluir".

  Informações
  Observações: 1 - Não será permitida a exclusão de um item pertencente a um pedido, cuja quantidade de itens do pedido seja = 1. 2 - Não será permitida a exclusão de um item ou do pedido cujos movimentos já foram processados pelo Gestão de Estoque Compras e Faturamento.

  
  Integração com o módulo de Orçamento
  O orçamento é uma ferramenta que possibilita apurar os limites por Centros de Custos, para prover controle dos recursos financeiros gastos.
  Para isso é necessário seguir os seguintes passos:
  Definir que utiliza essa integração através do Menu Opções | Parâmetros | Totvs Obras  e Projetos | Projetos, grupo Integração, Orçamento, marcando o campo "Utilizar controle orçamentário". É necessário definir a "Opção de controle", se o orçamento será controlado por Período ou por Projeto. Caso opte por controlar por período, o orçamento será subdividido por períodos do orçamento. Caso contrário o controle orçamentário será feito para toda a duração do projeto.
  Preencher as tabelas do Orçamento do módulo de Orçamento do Gestão de Estoques, Compras e Faturamento (linha RM)no menu Cadastros:
  Natureza Orçamentária Financeira (obrigatório)
  Classificação Período do Orçamento
  Período do Orçamento (podem ser cadastrados pelo Totvs Gestão de Estoques, Compras e Faturamento (linha RM) através do menu Cadastro | Tabelas de Orçamento | Período do Orçamento), caso não sejam criados, o próprio Totvs Obras e Projetos irá criar de acordo com a opção de controle do orçamento)
  Vínculo do Usuário e Centro de Custo (obrigatório)
  Vínculo da Natureza do Orçamento e Centro de Custo (obrigatório)
  Vínculo do Centro de Custo e Classificação Período
  Vínculo do Centro de Custo Agrupador
  Cadastro do Grupo Orçamentário (podem ser cadastrados pelo Totvs Gestão de Estoques, Compras e Faturamento (linha RM) ou através da edição de Tarefa no campo de Grupo Orçamentário).
  Pré-requisitos para gerar o Orçamento:
  Associar obras e tarefas a um Grupo Orçamentário ou a uma Natureza Orçamentária/Financeira, sendo que esta última vinculação será necessária para as tarefas de serviço com valor cotado, que não possuem insumos associados. Associar Insumos a uma Natureza Orçamentária ou o seu produto principal associado deve possuir Natureza orçamentária.
  Calcular o projeto
  Definir o cronograma previsto
  Calcular a Curva S
  Calcular o Cronograma de Desembolso
  O orçamento deve ser gerado através do menu Opções | Integração com o Orçamento e pode ser visualizado através da visão de Tarefas, grupo Outros, opção Visão Orçamento.
  É possível parametrizar o movimento do Totvs Gestão de Estoques, Compras e Faturamento (linha RM) para que não será permitido receber pedidos de compra além do valor orçado, dentro dos períodos do orçamento. No grupo Orçamento, marque as opções "Controla Orçamento", defina o efeito a ser provocado no Orçamento e qual a ação quando exceder o Orçamento.
  Caso o projeto seja replanejado, o orçamento deverá ser regerado. As datas anteriores à data corrente não sofrerão alteração caso os pedidos tenham sido efetivados. Caso a estrutura do projeto tenha sido modificada o orçamento deverá ser regerado. Se a alteração for para menor, não será feita nenhuma alteração no Orçamento.

  Informações Complementares

  Aprovação via FLUIG de Pedido Extra 
  Rastreabilidade