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Plano de Contas Contábeis é o conjunto de contas, previamente estabelecido, que norteia os trabalhos contábeis de registro de fatos e atos inerentes à empresa, além de servir de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis.

A montagem do Plano de Contas é personalizada, por empresa, já que os usuários das informações podem necessitar de detalhamentos específicos, que um modelo de Plano de Contas geral pode não compreender. As contas contábeis devem ser expressas com títulos em conformidade com os atos e fatos administrativos provocados. Uma conta deve representar facilmente a operação realizada pela empresa.

Antes de se iniciar a inclusão do Plano de Contas Contábil, deve-se definir a máscara do plano, ou seja, para cada grupo de contas devem-se definir os níveis hierárquicos para suas contas e subcontas, assim como a quantidade de dígitos para cada nível. A definição da máscara do plano de contas é feita no Menu Parâmetros/Plano de Contas.

A inclusão das contas deve obedecer aos níveis hierárquicos, assim como a correta classificação das contas em sintéticas e analíticas, sendo as contas do último nível sempre classificadas como analíticas. As contas contábeis podem ser cadastradas como conta Global. Uma conta cadastrada como Global pode ser usada também em outras coligadas. Para isto o sistema deve estar parametrizado para tal, devendo as coligadas que acessarem contas Globais possuírem máscaras idênticas, além disto, as contas de níveis superiores à que se está cadastrando já devem existir nestas coligadas.

Rateio é uma distribuição gerencial que pode ser feita nos valores movimentados em determinadas contas contábeis para apropriação dos gastos/receitas em uma ou mais contas gerenciais. Para isto, o campo Rateio destas contas contábeis deve estar marcado. Desta forma, todas as vezes que uma conta contábil, cujo campo Rateio esteja ativado em seu cadastro for utilizada em um lançamento, a distribuição gerencial do valor contábil será exigida para a complementação do lançamento, devendo ser informadas as contas gerenciais que receberão o rateio.
Se determinada conta contábil possuir um rateio padrão, usado em grande parte dos lançamentos, este rateio padrão (default) poderá ser informado no próprio cadastrado da conta contábil, incluindo-se, no campo apropriado, as contas gerenciais para receberem o rateio. Assim, em todos os lançamentos cadastrados com essa conta contábil, o rateio será automaticamente cadastrado nas contas gerenciais informadas como default, podendo ser alterado se desejar, ou confirmado.

Observações

• Se a conta contábil não possuir um rateio padrão, não há necessidade de se informá-lo.
• Sendo informada uma ou mais contas gerenciais para o rateio padrão, o total rateado entre as gerenciais deverá obrigatoriamente fechar em 100%.
• Para contas contábeis Globais que tiverem distribuição gerencial, apenas contas gerenciais Globais poderão ser utilizadas no cadastro do rateio padrão (default), pois este padrão será usado nos lançamentos de todas as coligadas que acessarem contas Globais, portanto, as gerenciais também têm que ser Globais, não podendo ser utilizadas no default gerenciais específicas de uma coligada apenas. Já no cadastro dos lançamentos, pode-se informar qualquer gerencial (global ou não global) para o rateio de uma conta contábil global.
• Em caso de alteração do rateio padrão informado no cadastro da conta contábil, o sistema altera automaticamente todos os lançamentos que tiverem utilizando esta conta. Um filtro opcional poderá ser utilizado para agrupar e/ou classificar as contas nos relatórios criados através do Gerador de Relatórios. O agrupamento/classificação poderá ser realizado seguindo-se o pequeno roteiro abaixo:

1. No "Filtro Opcional" do cadastro das contas desejadas, digite um número;
2. Acesse o Gerador de Relatórios, Menu Formatação e selecione o relatório desejado;
3. Através da opção Inserir Campo da Base de Dados, selecione a tabela Contas Contábeis e inclua o campo "Campo Opcional" em um dos Grupos (LD - Linha de Detalhes, por exemplo) do relatório acessado - Formatação do Gerador de Relatórios;
4. Através da janela Selecionar Registros (Seleção - Filtros Fixos), selecione no item Campo, a opção "Campo Opcional" e defina demais opções.

Seguindo estes passos as contas serão agrupadas de acordo com o número informado no Campo Opcional.Uma Conta de Estorno poderá ser associada à conta contábil, basta incluí-la no campo apropriado. Desta forma, ao efetuar um estorno contábil no Totvs Gestão Financeira ou no Totvs Gestão Fiscal será feita a substituição pela conta de estorno aqui informada. Caso não exista a conta de estorno associada continua sendo utilizada a própria conta contábil.

Atenção

• Só será possível incluir uma conta de estorno quando a estrutura das contas for idêntica. Se a conta a ser incluída for "Global", a conta de estorno deverá ser "Global". Se a conta contábil possuir "Rateio", a conta de estorno também deverá possuir "Rateio".
• Só será possível alterar o campo Rateio quando não existir conta de estorno associada à conta contábil.
• Os Campos Complementares de 'Contas Contábeis' existentes e ativos na base de dados ficarão disponíveis dentro do cadastro da conta contábil podendo ser utilizados como queiram.
• Os Campos Complementares de 'Lançamentos' existentes e ativos na base de dados ficarão disponíveis dentro do cadastro da conta contábil se o parâmetro do sistema 'Usa amarração c.complementar' estiver marcado. Se assim estiver, pode-se selecionar e associar os campos complementares de lançamentos à conta contábil. Desta forma, ao incluir um lançamento, os campos complementares de lançamentos vinculados à conta contábil utilizada ficarão disponíveis na tela do lançamento para serem utilizados como queiram.

Duas informações importantes nos cadastros das contas são de caráter obrigatório, vejam a seguir:

Natureza da conta para emissão do SPED

Para gerar o SPED Contábil, todas as contas, desde as sintéticas até as analíticas, devem ser classificadas de acordo com a sua natureza, sendo que as contas de nível superior deverão ter a mesma natureza das suas subcontas.

No caso de existir alguma conta que não deve ser enviada para o SPED Contábil, esta deverá ser classificada como "Não informada". Assim esta conta e todas as suas movimentações contábeis não serão consideradas na geração do SPED.

Ao gerar o SPED o sistema cria um arquivo digital com vários registros, separados conforme as naturezas aqui classificadas, confrontando, entre outras informações, os valores dos grandes grupos contábeis. Desta forma, uma conta classificada incorretamente pode fazer com que o arquivo digital gerado pelo SPED não seja validado.

Data de Inclusão

Na inclusão da conta contábil, a data corrente será sugerida como Data de Inclusão, podendo neste momento, antes de se salvar a inclusão, modificá-la. Depois de incluída a conta, a Data de Inclusão não poderá mais ser modificada. Esta data será utilizada na geração do SPED Contábil.

• Não será possível gerar o SPED Contábil caso haja alguma conta em que a Data de Inclusão esteja em branco.
• As contas contábeis que tiverem datas de inclusão maiores que a data final da escrituração gerada para o SPED Contábil não serão enviadas para o registro I050 do arquivo digital, porém,  se para estas mesmas contas existirem movimentações no período da escrituração, estas contas serão enviadas normalmente para o registro I050 com suas respectivas datas de inclusão assim como suas movimentações e, neste caso, como as datas de inclusão destas contas são maiores que a data final da escrituração, serão apresentadas Advertências ao validar o arquivo digital no PVA (Programa Validador do SPED Contábil).