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Com a finalidade de controlar os gastos de Pedido Extra, ou seja, Pedido além do planejado, foi criado o processo de Pedido Extra, onde são controladas todas as movimentações de pedidos, autorização do pedido, quantidade pedida para determinada tarefa e principalmente as pessoas envolvidas no processo.
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Para realização do processo, toda a parametrização da integração da Requisição do
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TOTVS Obras e Projetos com o Gestão de Estoque Compras e Faturamento deverá ser realizada anteriormente, inclusive a integração de movimentos e inclusão de locais de estoque.
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Para ativar a integração com o Gestão de Estoque Compras e Faturamento
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, seguir os passos:
- Acessar os Parâmetros do Projeto | Integração | Integração CRM |
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- Pedido Extra
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- ;
- Informar os campos;
- Para
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- cadastro do Grupo de Atendimento
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- no CRM, acessar CRM |
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- Workflow |
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- Grupos;
- Para
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- cadastro do Tipo de Atendimento
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- no CRM, acessar CRM |
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- Workflow | Tipo de Atendimento
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- ;
- Para cadastro do parâmetro do tipo de atendimento, acessar Anexos | Parâmetros do Tipo de Atendimento
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- ;
- Para
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- cadastro de Etapas do tipo de atendimento, acessar Anexos |
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- Etapas;
- Para
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- cadastro do Fluxo das etapas do tipo de atendimento, acessar Anexos | Fluxo de
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| Informações |
|---|
Obs. Parâmetros associados ao tipo de Atendimento. |
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- Etapas.
Para configuração de usuários no CRM, acessar o menu Atendentes
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, cadastrar um atendente e associar o usuário ao mesmo.
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Esse processo deve ser realizado tanto para o usuário aprovador quanto para o usuário não aprovador.
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O atendente inicial deverá estar vinculado ao aprovador e o grupo deve ser um grupo para o qual esse mesmo atendente esteja vinculado.
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Para envio de e-mail ao usuário aprovador, acessar CRM | Ambiente | Parâmetros Globais.
Configurar os dados do e-mail do usuário remetente, para que ao ser enviado o Pedido Extra para aprovação, o usuário aprovador receba um e-mail de aviso desde que o mesmo possua um e-mail devidamente cadastrado no cadastro de atendentes.
Processo do Para incluir um Pedido Extra
Inclusão e Acesso
Para acesso à funcionalidade, acessar Projeto/Opções->>Geração no TOTVS Obras e Projetos, basta acessar a funcionalidade através do Menu Planejamento | Geração de Pedido Extra.
Com a tela Pedido Extra aberta, acionar o botão "Incluir" para inclusão de um novo pedido.
Criação e Definição de Regras para o Pedido
Para Criação do Pedido, com a tela de novo pedido aberta, Configurar: Opcional(Utiliza Preço Orçado, Tipo do Movimento, Local de Estoque(o campo ficará visível, somente se parametrizado, caso contrário, o campo não aparecerá)). Obrigatório: Tipo de Geração, e acionar "Salvar".
e informar os campos.
Os itens são incluídos através do anexo | Inclusão de Itens
Na aba Item de Pedido Extra, acionar o botão "Novo", selecionar a tarefa, a data de entrega do produto, o produto, a quantidade, se existir contrato de material vinculado ao produto, selecionar o contrato, e um motivo de pedido extra através de uma lista de motivos cadastrados, com opção de detalhamento do motivo por item, após inclusão de todos os itens, acionar o botão Incluir", preencher os campos necessários e "salvar".
Envio do Pedido para Aprovação e Aprovação Automática
Para Envio do Pedido, acessar a tela de Pedido Extra, selecionar o pedido para aprovação e acionar
Processos->>Enviar Após incluir os itens, é necessário enviar o pedido para aprovação, através do processo "Enviar Pedido Extra para Aprovação, " e em seguida o Sistema deverá emitir mensagem de sucesso e alterar o status do pedido para: "Em Aprovação".
Aprovação Automática: Para itens que forem para uma tarefa de valor cotado e esta tarefa ainda possuir saldo e para os itens que forem de contrato e o mesmo ainda possuir saldo, o pedido será aprovado automaticamente.
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Algumas opções podem ser parametrizadas, através dos Parâmetros do Projeto | Integração | Suprimentos / Faturamento | Geral:
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- Utilizar Fluxo de Aprovação para Pedido Extra
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- : Se o parâmetro estiver desmarcado, o Pedido Extra deverá ser criado com status de aprovado (Processo de aprovação deverá ficar desabilitado) e deverá permitir o processo de Gerar Movimento.
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- Se o parâmetro estiver marcado, o Pedido Extra deverá passar pelo processo de aprovação antes do processo de gerar movimento (Não será possível o Processo de gerar movimento antes da aprovação finalizada).
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- Permitir Aprovação de Pedido Extra através de Senha
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- : Se o parâmetro estiver marcado, o usuário não aprovador poderá realizar o processo de aprovação através do
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- Login e Senha do Aprovador.
O usuário sem permissão terá acesso ao processo de Aprovação, desde que o mesmo possua o Login e Senha do aprovador.
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- Neste caso, ao acessar a lista de pedidos ou itens do pedido, acionar o processo de aprovação, em seguida o sistema emitirá uma tela para Login e Senha do usuário aprovador, após realizar o login corretamente, o pedido ou item terá passado pelo processo de aprovação escolhido pelo usuário.
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- Permitir Motivo de Pedido Extra Vazio: Com esse parâmetro selecionado, o usuário poderá deixar sem preenchimento o motivo do pedido extra.
Não serão permitidas alterações no Pedido Extra que já foi enviado para Aprovação.
Aprovação do Pedido no Totvs TOTVS Obras e Projetos
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Quando um pedido possuir itens e somente um for analisado e aprovado o sistema exibirá mensagem informando que os demais estão pendentes.
Exemplo:
Início do processo [Finalizar Aprovação de Pedido Extra]
Pedido 0000002 possui os itens (5,6) não analisados.
Fim do Processo [Finalizar Aprovação de Pedido Extra]
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Para realizar a aprovação, estão disponíveis as seguintes opções:
- Aprovação do pedido como um todo
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- : Selecionar o pedido e acionar Processos
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- | Aprovar Pedido Extra, ou Menu de atalho (Aprovar Pedido Extra), ou abrir o pedido no modo de edição e acionar botão "Aprovar", o sistema emite mensagem de sucesso, altera o status do pedido para: "Aprovação Finalizada", salva a data e o nome do aprovador e habilita os botões do processo Gerar Movimento.
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- Reprovação do pedido como um todo
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- : Selecionar o pedido e acionar
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- processos | Reprovar Pedido Extra, ou Menu de atalho (Reprovar Pedido Extra), ou abrir o pedido no modo de edição e acionar botão "Reprovar" , o sistema
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- emite mensagem de sucesso, altera o status do pedido para: "Aprovação Finalizada" e salva a data e o nome do aprovador.
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- Aprovação Item a Item
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- : Selecionar o pedido com status pendente
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- e acionar o processo de aprovação desejado na barra de tarefas ou acessar cada item no modo de edição, acionar os botões: "Aprovar" para aprovação total, para aprovação parcial, acionar "Aprovação Parcial" e indicar a quantidade que deseja aprovar, para reprovação do item, acionar "Reprovar", ou acionar "Em analise" para que o item fique em analise, caso queira realizar o processo de aprovação posteriormente.
Caso desejar relatar a justificativa pela ação tomada, preencher o campo, após todos os itens analisados e realização do processo de aprovação, finalizar o processo em: Finalizar Aprovação, em seguida o sistema altera o status do pedido para: "Aprovação Finalizada".
Envio do Pedido Extra
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É possível enviar o Pedido Extra através das opções:
- Gerar
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- 1 Movimento
Selecionar o pedido na visão de Geração de Pedido Extra, após selecionar o pedido, clique no
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- botão Gerar 1 Movimento ou Processos | Gerar
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- 1 Movimento.
Através deste processo, o Pedido Extra se tornará em apenas um pedido do Gestão de Estoque Compras e Faturamento. Se as obras tiverem locais de estoque diferentes, será gerado um movimento para cada obra. A data de entrega do movimento será a data de início do primeiro período previsto.
Após o processo, o sistema altera o status do pedido extra para "Enviado ".
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- Geração de Movimentos para o Protheus com Controle de Status - Integração (EAI 2.0)
Apesar de estar no mesmo processo, a geração do movimento foi separada internamente do processo de integração. Assim, caso haja erros de integração, os movimentos e consequentemente todos os cálculos efetuados continuam salvos na base e passíveis de serem reenviados para o sistema integrado.
Para esse controle, foi acrescentado um novo status no Fluxo dos Pedidos para que o usuário final visualize os movimentos pendentes de integração. Ou seja, caso sejam gerados movimentos no RM e algum desses não seja integrado corretamente, o usuário final deverá somente ajustar a inconsistência e reenviar o movimento para integração.
Enquanto esse movimento não for corrigido e reenviado pelo usuário, este ficará com o status:
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- "Em Suprimento/Faturamento com Movimentos não Integrados"
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- .
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- Gerar Movimento por Data
Selecionar o pedido na visão de Pedido Extra, após selecionar o pedido, clique no botão Gerar movimento por Data ou Processos | Gerar Movimento por Data.
Através desse processo, serão gerados N movimentos de acordo com os períodos planejados, onde para cada período o sistema criará um movimento correspondente no Gestão de Estoque Compras e Faturamento,
A data de entrega dos itens será a data correspondente ao inicio de cada período.
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Em ambas as gerações de movimentos, será gerado um movimento por cada local de estoque e filial.
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As quantidades dos produtos a serem enviadas ao faturamento, serão sempre as quantidades aprovadas.
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Os produto reprovados não serão enviados ao faturamento.
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No momento de enviar o pedido para o Suprimento/Faturamento gerando apenas um movimento ou gerando movimento por data, será possível informar manualmente o fator de conversão para insumos
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específicos, a fim de chegar-se o mais próximo possível da quantidade real necessária do insumo na etapa corrente do projeto. Para
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isso, basta acessar
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o TOTVS Obras e Projetos | menu Orçamento | Insumos | Cadastros | pasta Identificação e marcar o parâmetro "Fator de Conversão Variável".
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Exclusão de Pedido Extra
Para a execução do processo, acessar a lista de Pedidos Extra, selecionar o item ou o pedido que deseja excluir e acionar o botão "Excluir".
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Não será permitida a exclusão de um item pertencente a um pedido, cuja quantidade de itens do pedido seja = 1.
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Não será permitida a exclusão de um item ou do pedido cujos movimentos já foram processados pelo Gestão de Estoque Compras e Faturamento.
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Para
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os movimentos com status "Em Suprimento/Faturamento com Movimentos não Integrados", a exclusão dos movimentos continuam de forma transparente para o usuário, não importando se o movimento já está Integrado ou com status de "Em Suprimento/Faturamento com Movimentos não Integrados", basta executar o processo de "Excluir Movimentos" para que esse movimento seja excluído e o pedido possa sofrer alterações novamente.
Caso a exclusão do movimento não ocorra por inconsistências de integração, seguirá o mesmo fluxo de status apresentado anteriormente.
Informações Complementares
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Campos complementares Pedido de Material Extra
Aprovação via FLUIG de Pedido Extra
Visão Geral
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