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Com a finalidade de controlar os gastos de Pedido Extra, ou seja, Pedido além do planejado, foi criado o processo de Pedido Extra, onde são controladas todas as movimentações de pedidos, autorização do pedido, quantidade pedida para determinada tarefa e principalmente as pessoas envolvidas no processo.

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Para realização do processo, toda a toda a parametrização da integração da Requisição do TOTVS Obras e Projetos com o Gestão de Estoque Compras e Faturamento deverá ser realizada anteriormente, inclusive a integração de movimentos e inclusão de locais de estoque.

Para ativar a integração com o Gestão de Estoque Compras e Faturamento, seguir os passos:

• Acessar os Parâmetros do Projeto | Integração | Integração CRM | Pedido Extra;
• Informar os campos;
• Para cadastro do Grupo de Atendimento no CRM, acessar CRM | Workflow | Grupos;
• Para cadastro do Tipo de Atendimento no CRM, acessar CRM | Workflow | Tipo de Atendimento;
• Para cadastro do parâmetro do tipo de atendimento, acessar Anexos | Parâmetros do Tipo de Atendimento;
• Para cadastro de Etapas do tipo de atendimento, acessar Anexos | Etapas;
• Para cadastro do Fluxo das etapas do tipo de atendimento, acessar Anexos | Fluxo de Etapas.

Para configuração de usuários no CRM, acessar o menu Atendentes, cadastrar um atendente e associar o usuário ao mesmo. Esse processo deve ser realizado tanto para o usuário aprovador quanto para o usuário não aprovador.

O atendente inicial deverá estar vinculado ao aprovador e o grupo deve ser um grupo para o qual esse mesmo atendente esteja vinculado.

Para envio de e-mail ao usuário aprovador, acessar CRM | Ambiente | Parâmetros Globais.
Configurar os dados do e-mail do usuário remetente, para que ao ser enviado o Pedido Extra para aprovação, o usuário aprovador receba um e-mail de aviso desde que o mesmo possua um e-mail devidamente cadastrado no cadastro de atendentes. 

Para incluir um Pedido Extra no TOTVS Obras e Projetos, basta acessar a funcionalidade através do Menu Planejamento | Geração de Pedido Extra.
Com a tela aberta, acionar o botão "Incluir" e informar os campos.

Os itens são incluídos através do anexo | Item de Pedido Extra, acionar o botão "Incluir", preencher os campos necessários e "salvar".

Após incluir os itens, é necessário enviar o pedido pedido para aprovação, através do processo "Enviar Pedido Extra para Aprovação" e em seguida o Sistema deverá alterar o status do pedido para: "Em Aprovação".

Para itens que forem para uma tarefa de valor cotado e esta tarefa ainda possuir saldo e para os itens que forem de contrato e o mesmo ainda possuir saldo, o pedido será aprovado automaticamente.

Algumas opções podem ser parametrizadas, através dos Parâmetros do Projeto | Integração | Suprimentos / Faturamento | Geral:

• Utilizar Fluxo de Aprovação para Pedido Extra: Se o parâmetro estiver desmarcado, o Pedido Extra deverá ser criado com status de aprovado (Processo de aprovação deverá ficar desabilitado) e deverá permitir o processo de Gerar Movimento. Se  Se o parâmetro estiver marcado, o Pedido Extra deverá passar pelo processo de aprovação antes do processo de gerar movimento (Não será possível o Processo de gerar movimento antes da aprovação finalizada).
• Permitir Aprovação de Pedido Extra através de Senha: Se o parâmetro estiver marcado, o usuário não aprovador poderá realizar o processo de aprovação através do Login e Senha do Aprovadordo Login e Senha do Aprovador.
  O usuário sem permissão terá acesso ao processo de Aprovação, desde que o mesmo possua o Login e Senha do aprovador.
  Neste caso, ao acessar a lista de pedidos ou itens do pedido, acionar o processo de aprovação, em seguida o sistema emitirá uma tela para Login e Senha do usuário aprovador, após realizar o login corretamente, o pedido ou item terá passado pelo processo de aprovação escolhido pelo usuário.
• Permitir Motivo de Pedido Extra Vazio: Com esse parâmetro selecionado, o usuário poderá deixar sem preenchimento o motivo do pedido extra.

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Caso desejar relatar a justificativa pela ação tomada, preencher o campo, após todos os itens analisados e realização do processo de aprovação, finalizar o processo em: Finalizar Aprovação, em seguida o sistema altera o status do pedido para: "Aprovação Finalizada".

Envio do Pedido Extra

É possível enviar o Pedido Extra através das opções:

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Em ambas as gerações de movimentos, será gerado um movimento por cada local de estoque e filial.

As quantidades dos produtos a serem enviadas ao faturamento, serão sempre as quantidades aprovadas.

Os produto reprovados não serão enviados ao faturamento.

No momento de enviar o pedido para o Suprimento/Faturamento gerando apenas um movimento ou gerando movimento por data, será possível informar manualmente o fator de conversão para insumos específicos, a fim de chegar-se o mais próximo possível da quantidade real necessária do insumo na etapa corrente do projeto. Para isso, basta acessar o TOTVS Obras e Projetos | menu Orçamento | Insumos | Cadastros | pasta Identificação e marcar o parâmetro "Fator de Conversão Variável".

Exclusão de Pedido Extra

Para a execução do processo, acessar a lista de Pedidos Extra, selecionar o item ou o pedido que deseja excluir e acionar o botão "Excluir".
Não será permitida a exclusão de um item pertencente a um pedido, cuja quantidade de itens do pedido seja = 1.
Não será permitida a exclusão de um item ou do pedido cujos movimentos já foram processados pelo Gestão de Estoque Compras e Faturamento.

Para os movimentos com status "Em Suprimento/Faturamento com Movimentos não Integrados", a exclusão a exclusão dos movimentos continuam de forma transparente para o usuário, não importando se o movimento já está Integrado ou com status de "Em Suprimento/Faturamento com Movimentos não Integrados", basta executar o processo de "Excluir Movimentos" para que esse movimento seja excluído e o pedido possa sofrer alterações novamente.
Caso a exclusão do movimento não ocorra por inconsistências de integração, seguirá o mesmo fluxo de status apresentado anteriormente.

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