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Seja selecionando os boletos gerados ou indicando-se o período de competência, os valores processados pela rotina geram movimentos no TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento. Estes movimentos devem, obrigatoriamente, ser parametrizados com o tipo de movimento de Venda, iniciados por 2.1.xx ou 2.2.xx, que gerem Nota Fiscal Eletrônica, mas que não gerem Lançamentos Financeiros nem Contabilização.
- Parametrização dos Serviços
Para a geração de movimentos, o cadastro de Serviços do TOTVS Educacional deve, obrigatoriamente, estar associado a um Produto do TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento, que possua o tipo = Serviços, assim, somente os Serviços do TOTVS Educacional que estiverem com esta associação indicada em seus cadastros, serão considerados para cálculo dos valores e geração dos movimentos.
- Parametrização das Bolsas
Para a emissão de Nota Fiscal, existem dois tipos de descontos:
- descontos Condicionais, sujeitos a um evento futuro que pode vir ou não a acontecer e, neste caso, o valor do desconto NÃO deve ser deduzido do preço do serviço para fins de tributação.
- descontos Incondicionais, concedidos por liberalidade do prestador do serviço, sem ficar sujeito a evento futuro, devendo ser destacado no documento fiscal onde o ISS incide sobre o preço final do serviço, já deduzido do desconto.
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Atenção:
Ressaltamos que a opção 'Bolsa incondicional' presente no cadastro de Bolsa tem efeito somente financeiro e serve para indicar, entre outros, que no momento da geração do lançamento financeiro, o valor calculado para esta bolsa será alocado no campo opcional ou de integração do lançamento, parametrizado no TOTVS Gestão Financeira e indicado no TOTVS Educacional para este tipo de bolsa. Para efeito de emissão de Nota Fiscal, a validação dos descontos concedidos pela bolsa é feita por Filial conforme parametrização realizada no anexo 'Bolsa por filial'.
- Responsável Financeiro
Os movimentos gerados por regime de caixa, serão gerados para os Responsáveis Financeiros dos respectivos lançamentos financeiros (Boletos).
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Atenção:
Caso a opção Tipo de responsável financeiro, selecionada no processo, seja a de 'Responsável financeiro do contrato' e o contrato não tenha nenhum responsável financeiro para o movimento, o sistema irá buscar no responsável financeiro do aluno os dados de cliente/fornecedor. Caso não seja informado nenhum responsável financeiro do aluno, o sistema irá buscar a informação de cliente/fornecedor default informado no Tipo de movimento utilizado para o processo.
- Parametrização do Sistema
A geração de movimentos para futura emissão de Nota Fiscal é feita através de uma integração do TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento com o TOTVS Educacional, o tipo de movimento a ser utilizado deve ser cadastrado naquele sistema (BackOffice | Gestão de estoque, Compras e Faturamento | Ambiente | Configuração | Parâmetros | Gestão de estoque, Compras e faturamento | Vendas | <Tipo de movimento>) com todas as parametrizações necessárias para a futura emissão das Notas Fiscais, porém, no TOTVS Educacional, além da associação dos 'serviços' a um produto do tipo serviço e da classificação correta das 'bolsas por filial', existem alguns parâmetros do nosso sistema que auxiliam na geração dos movimentos. Eles estão presentes em Ambientes | Parâmetros | Educacional | Integração | Fiscal.
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1 - Período Letivo: Dentro do cadastro do Período Letivo será habilitada uma aba chamada 'Contabilização', onde devemos informar o período de competência contábil, ou seja, o período em que os serviços serão prestados neste período letivo, preenchendo o mês/ano da competência inicial e o mês/ano da competência final.
2 - Parametrização por Curso: Dentro do cadastro da Parametrização por Curso será habilitada uma aba chamada 'Contabilização', onde devemos informar o período de competência contábil, ou seja, o período em que os serviços serão prestados para esta parametrização, preenchendo o mês/ano da competência inicial e o mês/ano da competência final. 3 - Contrato e Plano de Pagamento: Dentro dos cadastros do Contrato e do Plano de Pagamento será habilitada uma aba chamada 'Contabilização', sendo que escolhendo esta opção devemos informar o período de competência contábil em pelo menos um destes dois cadastros e o sistema irá proceder da seguinte forma: − Se o período de competência contábil for informado dentro do Plano de Pagamento, todo novo Contrato vinculado a este plano de pagamento receberá este mesmo período de competência como default. Porém, se a contabilização por competência ainda não tiver sido realizada para o Contrato e, no perfil associado ao usuário, a opção "Permite alteração de data contábil do contrato" estiver habilitada, o período de competência contábil do Contrato poderá ser alterado, prevalecendo sempre neste caso o período contábil informado dentro do Contrato. Se o sistema estiver parametrizado para verificar a competência no cadastro de 'Contrato e Plano de Pagamento' e se o período de competência contábil ainda não estiver definido dentro destes cadastros, ao realizar processos no sistema, tais como algum dos processos de matrícula/rematrícula, alteração de situação de matrícula e etc, que utilizam contrato do aluno/plano de pagamento, o período de competência será solicitado no momento da realização de tais processos. O período de competência, como falado inicialmente, além de indicar o período em que os serviços serão prestados, realizados e contabilizados, indica também o número de meses em que o serviço contratado será prestado, sendo ele igual ao número de meses existentes entre a data inicial e a data final que foi indicada na competência contábil. Este número é de suma importância, pois será utilizado para se encontrar o valor a ser apropriado mensalmente, exceto quando a 'Data do contrato' for posterior ao mês inicial da competência contábil. Veja o exemplo abaixo: Competência - Mês/Ano Inicial: 01/2015 Neste caso, os serviços serão prestados em um período de 10 meses (mês da Data do contrato até o Mês/Ano Final da competência | mês 03 até mês 12 = 10 meses), sendo então o valor contratado de 12.000,00 dividido e contabilizado em 10 meses ou 10 competências. Neste exemplo, o primeiro mês a ser contabilizado será referente à competência 03/2015 e será no valor de 1.200,00 (12.000,00 / 10 meses) e, à medida que os serviços forem sendo realizados, deverá ser executada a contabilização para as próximas competências que serão realizadas no valor de 1.200,00 cada até o final do período contábil. Observações Quando selecionado a opção do Contrato, ao realizar a matricula e informar um plano de pagamento será carregada a data de competência do Plano de Pagamento associado, quando o plano tenha o período de competência contábil informado. Também será possível definir o período de competência contábil no processo. Caso tenha algum movimento gerado e ativo para o contrato, então não será possível alterar o período de competência no cadastro definido na parametrização. A partir da versão 12.1.25 com script será possível informar o período de geração da NF-e por competência no Contrato.
Por definição interna do sistema, somente os serviços associados às parcelas do tipo 'Parcela do Plano' farão parte do cálculo do valor total do contrato a ser considerado para a geração de movimentos pelo regime de competência. Os serviços associados às parcelas do tipo 'Parcela Extra' e do tipo 'Parcela Adicional' somente entrarão no cálculo e farão parte da geração de movimentos por regime de competência se o sistema estiver devidamente parametrizado para considerar tais parcelas na geração de movimentos, marcando os respectivos parâmetros do sistema: 'Gera movimentos de parcelas do tipo Adicional' e 'Gera movimentos de parcelas do tipo Extra', presentes no mesmo local (Ambientes | Parâmetros | Educacional | Integração | Fiscal). Conforme legislação, a geração de movimento em regime de competência, por default, será gerado um movimento para cada serviço (Serviço RM Nucleus) existente no contrato. Este comportamento pode ser alterado através de parametrização. As demais instruções estão contidas na documentação de geração de movimento por competência. Para cenários que o cliente deseja, por exemplo, que para o serviço de matricula a NF-e seja gerado no regime de caixa e não seja considerada no processamento da NF-e no regime de competência. |
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Regime de caixa: Se a geração de movimentos for por regime de caixa, e se o boleto indicado para o processo for um boleto que agrupa vários lançamentos financeiros, será gerado um único movimento no valor total do boleto ou então o usuário pode optar por gerar um movimento para cada lançamento do boleto. Para isto basta marcar o respectivo parâmetro do sistema: 'Gerar um movimento para cada lançamento do boleto', presente neste mesmo local. Atenção: quando o sistema estiver com o parâmetro “Gerar um movimento para cada lançamento do boleto” (Educacional >> Integração >> Fiscal >> Fiscal 2/2) marcado, será habilitado nos filtros do processo a possibilidade de filtrar pela Ref. Lan Financeiro (Id. Lan) e Mês/Ano de Competência (Lan. Financeiro). Caso opter por utlizar filtro por consulta SQL, a consulta não poderá conter o filtrar por Idlan, utilizando o filtro do sistema por boleto. O processo retornará a seguinte mensagem: "Não é possível utilizar filtro por Id. Lançamento para selecionar os boletos que terão o movimento gerado, pois o sistema está parametrizado para que não gere movimento por lançamento, e neste caso o movimento será gerado por boleto e podemos ter mais de uma lançamento agrupado no mesmo boleto." Filial Campus/Polo Por padrão são gerados movimentos para a filial do contexto logado, ou seja, a filial que o contrato do aluno pertence, porém, é possível indicar no cadastro de Campus/Polo da matriz aplicada, uma filial diferente para atender os casos onde o aluno pertencente a uma filial que tem o serviço prestado em outra filial. Observação: o campus/polo deve estar associado no curso habilitação do aluno, para mais detalhes, clique aqui. Local de prestação do serviço No sistema TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento deve ser criado os campos complementares, abaixo, para o movimento e devem ser disponibilizados no tipo de movimento. Durante a geração de movimento, o Educacional ira copiar automaticamente as informações do endereço da Filial para os respectivos campos complementares parametrizados, para mais detalhes, clique aqui. Campos Complementares: Observações: - Os campos complementares criados no movimento devem seguir exatamente a nomenclatura citada acima (nome, tipo e tamanho). |
Atenção:
O sistema não permite que para um mesmo contrato sejam gerados movimentos alternando o regime escolhido, ou seja, para um mesmo contrato é possível gerar movimentos somente por regime de caixa ou então somente por regime de competência, no entanto, se o sistema estiver parametrizado para gerar movimentos por regime de competência (parâmetro 'Utiliza movimento por competência' = marcado) e se o parâmetro 'Gera movimentos de parcelas do tipo Extra' estiver desmarcado, isto significa que parcelas do contrato do tipo 'Parcela Extra' não entrarão no cálculo do valor do movimento. Para estes casos será permitido que sejam gerados movimentos por regime de caixa para parcelas exclusivamente do tipo 'Parcela Extra'.
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