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titlePrestação de Contas

Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa.

Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela.

Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custo e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc.

O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc.

Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas.

Os valores gastos, os reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro.

Aviso
titleAtenção
  • Uma prestação de contas só pode ser finalizada desde que todos os adiantamentos vinculados à viagem, se houverem, estiverem pagos, ou seja, creditados ao colaborador. Isso previne que seja creditado um valor de reembolso indevido ao colaborador.
  • Todas as outras moedas são convertidas para dólar, uma vez que a operação mais comum é a de concessão de traveller checks em dólar para débito, crédito ou saque na moeda corrente de outros países. Por exemplo: Em uma despesa efetuada em rúpias, a taxa informada da transação do traveller check deve ser a de referência de conversão em dólar.

Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado.

Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estejam ativos, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens, respectivamente.

Exemplo:

No caso em que o processo todo deve passar por aprovação ou conferência, temos:

Caso alguma etapa possa ser realizada automaticamente, temos:


Por fim, além das viagens, a rotina também permite efetuar prestações de contas avulsas.


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titleAlteração do viajante da prestação de contas

Na inclusão de uma Prestação de Contas Avulsa, existe a opção "Alt. Viajante" em que é possível alterar o participante da Prestação de Contas.

Como exemplo: 

Dois funcionários de uma empresa precisam fazer uma visita em um determinado cliente e um deles irá incluir a prestação de contas para o outro funcionário. 

Funcionário João : é quem irá incluir a prestação de contas para a Maria. Será o Substituto da Maria.

Funcionária Maria:  é quem terá a prestação de contas incluída pelo João. No seu cadastro de participante, deverá ter configurado o usuário João como seu Substituto. 

Nesse caso, o usuário João deve acessar o sistema e na inclusão da Prestação de Contas Avulsa, deve efetuar a alteração do Viajante, informando o Participante: Maria. 

Dessa forma, o participante da  Prestação de Contas será a usuária Maria. 

Dica
titleDica

A contabilização da prestação de contas possui lançamentos específicos para a contabilização das despesas, sendo eles:

  • 8B3 - Item da Prestação de Contas/Despesa
  • 8B4 - Estorno do Item da Prestação de Contas/Despesa
  • 8B5 - Cabeçalho da Prestação de Contas*
  • 8B6 - Estorno do Cabeçalho da Prestação de Contas*

*Os totalizadores da prestação de contas são gravados na tabela FLF - Cabeçalho da Prestação de Contas




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