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01. Objetivo
Este documento visa auxiliar os colaboradores a se prepararem melhor para um eventual processo de auditoria interna e externa da ISO 9001:2015 apresentando dicas e os caminhos de onde encontrar cada um dos documentos necessários, tanto para gestores, quanto para os seus times.
O cronograma para as auditorias internas é divulgado pela Engenharia corporativa e pode ser encontrado neste link.
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02. Referência
Este documento tem como referência a página Portal de Certificações da Engenharia Corporativa disponível através deste link.
03. Dicas
O processo de auditoria não é um processo assustador. Se você adotar estas simples medidas, como aprender a norma, se preparar e a sua equipe, realizar uma auditoria interna (ou de prática) e, especialmente ficar calmo, no final das contas tudo dará certo, pois a auditoria é um processo que é realizado somente com o foco de atender o que a norma pede, verificar se o que a Empresa descreveu está sendo realizado (Procedimentos e metodologias da sua área) e, principalmente para obter melhorias e agilidades nos processos auditados.
3.1. Estude a norma auditada
Como você poderá estar pronto para uma auditoria, se não sabe o que será auditado e quais são as expectativas? O seu auditor interno, quem quer que seja, auditará as exigências do sistema de gestão da qualidade (SGQ). Portanto, este é um ótimo ponto de partida.
3.2. Prepare sua equipe
Após aprender a norma, é hora de se preparar e a sua equipe também, para a auditoria. Além dos gestores, o auditor também auditará todos os processos descritos pela Empresa da sua área (Ex: Metodologia Ágil, etc), portanto é fundamental garantir que todos estejam em sintonia.
3.3. Organize-se
A organização é uma parte crítica do processo de auditoria e tornará sua vida muito mais fácil. Certifique-se de saber onde encontrar os registros e documentos que são usados diariamente (e de livrar-se do que não utiliza). Isso tornará mais fácil para você, bem como para o auditor, chegar aos problemas centrais dos seus processos, e assim, contribuir com melhorias necessárias.
3.4. Conheça os repositórios existentes
Conhecer os repositórios existentes e as localizações dos documentos da sua área (não esquecendo também da Política da Qualidade da TOTVS), faz com que você possa analisar dados fácil e rapidamente, reduzindo possíveis erros e prevendo potenciais falhas.
Além disso, agilizará seu fluxo de trabalho e, possibilitará que todos os registros armazenados digitalmente, possam ser acessados de forma mais eficaz.
3.5. Faça uma auditoria interna na sua área
Sua auditoria interna funcionará como ensaio para a visita do auditor. Este é o melhor momento para descobrir seus pontos fracos e o que pode ser melhorado antes da auditoria. Isso também ajudará a tranquilizar a sua equipe, uma vez que ela saberá o que esperar quando a auditoria ocorrer. Utilize como apoio, caso a área possua, seu auditor interno e a área de Certificações para isso.
04. Caminhos
Em complemento as dicas segue os caminhos de onde encontrar cada um dos documentos necessários, tanto para gestores, quanto para os seus times.
4.1. Política da Qualidade da TOTVS
Lembrando do conceito que, este item é para ser dito como a pessoa auditada contribui com suas atividades para atender o que a Política da Qualidade descreve.
Localização: Políticas, Normas Operacionais e Procedimentos Internos > Gestão da Qualidade > Placa Política de Qualidade
4.2. Procedimentos de Gestão da Qualidade
Estes procedimentos são os que a norma ISO 9001 solicita como obrigatórios para o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Principalmente as Gestão das áreas, devem conhecer como funciona o SGQ, como por exemplo os procedimentos internos: PI-SGQ-01 - Sistema de Gestão da Qualidade e o PI-SGQ-04 - Gestão de Riscos do Sistema de Gestão da Qualidade.
Localização: Políticas, Normas Operacionais e Procedimentos Internos > Gestão da Qualidade > Procedimentos Internos
4.3. Documentos que descrevem as suas atividades
A Organização descreveu procedimentos, metodologias e instruções de como realizar as tarefas de cada área, como por exemplo: Metodologia Ágil TOTVS, que descreve todas as ações que os desenvolvedores das áreas (onde se está aplicando esta metodologia) devem fazer. E assim por diante, cada um com seus procedimentos e instruções.
Localização: TDN em:
Documentação - SQUAD TIN Aluguel
Documentação - SQUAD TIN Venda
4.4. Registros de evidências existentes da sua área
Conhecer as localizações de onde devem ser salvos os registros da sua área, faz com que você possa analisar dados fácil e rapidamente, reduzindo possíveis erros e prevendo potenciais falhas. Além disso, agilizará seu fluxo de trabalho e, possibilitará que todos os registros armazenados digitalmente, possam ser acessados de forma mais eficaz. Lembrando que nada deve ser salvo na sua própria máquina e nenhum documento deve ser impresso para consulta.
Inserir atalhos de documentos e registros são permitidos, desde que seja feito na raiz do documento.
Localização:
4.5. Papéis e Reponsabilidades
Conhecer o seu papel e suas responsabilidades no processo que atua, para saber o que foi atribuído na sua função pela Organização e assegurar que está sendo cumprido na sua função.
Localização: TDN em Novos Processos > Processo de Desenvolvimento Ágil > Papéis e Responsabilidades ou no Fluig dentro de > Eu na TOTVS > Carreira > Trilha de Carreira Tech
4.6. Indicadores do processo que atua
Conhecer os seus indicadores no processo que atua, para saber se estão sendo atingidas as metas e assim, assegurar que estão sendo cumpridos o que foi determinado pelo processo.
Localização:
JIRA em Painéis
Boards de Health Check
4.7. Riscos e Oportunidades mapeados do processo que atua
Conhecer os riscos no processo que atua, para saber se estão sendo mitigados e assim, assegurar que estão sendo cumpridos o que foi determinado pelo processo.
Localização:
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