Versões comparadas

Chave

  • Esta linha foi adicionada.
  • Esta linha foi removida.
  • A formatação mudou.


Conteúdo

Índice
absoluteUrltrue
stylesquare


01. Sobre

Um fluxo de aprovação para a inclusão de lançamentos contábeis manuais é essencial para garantir a integridade, precisão e conformidade dos registros contábeis, além de fortalecer os controles internos e a governança corporativa como um todo.

Através deste recurso garantimos:

  • Controle de qualidade: como uma camada adicional de controle de qualidade sobre os lançamentos contábeis manuais, visando garantir que os lançamentos sejam revisados por partes independentes e competentes antes de serem registrados nos livros contábeis.
  • Prevenção de erros: permitindo que os lançamentos sejam revisados quanto à precisão e conformidade com as políticas contábeis da organização, reduzindo significativamente a probabilidade de erros ou omissões nos registros contábeis.
  • Mitigação de fraudes: garantida pela revisão e aprovação dificultando que os dados sejam manipulados indevidamente, promovendo dessa forma, a transparência e a prestação de contas dentro da organização.
  • Conformidade regulatória: com o atendimento à regulamentações específicas que exigem controles rigorosos sobre os registros contábeis, ajudando a demonstrar a conformidade com essas regulamentações em caso de auditorias externas ou revisões regulatórias.
  • Auditoria interna eficaz: facilitando o trabalho da equipe de auditoria interna ao fornecer um rastro claro de quem revisou e aprovou os lançamentos contábeis, simplificando o processo de revisão durante as auditorias internas e permitindo uma identificação rápida de quaisquer problemas ou discrepâncias.


02. Configuração

Para habilitar os Processos de Aprovação de Lançamentos Manuais é preciso habilitar o parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" disponível na Etapa 1 - Manutenção dos Lotes Contábeis.

Expandir
titleImagem

Nota
titleAtençao!!!

O campo 'Desabilitar lançamentos no Lote Zero' só pode ser desmarcado quando não houver nenhum lote pendente de aprovação ou já aprovado. Certifique-se de que todos os lotes estão em estado de edição antes de desmarcar este campo.

Expandir
titleImagem

03. Funcionamento

Lote Zero

  • Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" marcado:
    • O sistema impede o usuário de realizar a inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos manuais no Lote Zero.
    • Os processos abaixo não são afetados pela utilização do parâmetro:
      • Transferência de Grupos Contábeis;
      • Estorno de partidas no Lote Zero por outros módulos;
      • Equivalência Patrimonial;
      • Ajuste de Conversão de Multimoeda.
  • Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" desmarcado:
    • O sistema permite o usuário de realizar a inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos manuais no Lote Zero.

Lote N

  • Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" marcado
    • No cadastro de Lotes N, os lotes Contábeis apresentarão os campos de Status e Usuário Solicitante.
    • Quando o lote for criado o Status padrão será "Em Edição".
    • O Status de aprovação só poderá ser alterado via processos.
    • Lotes N com Status: "Aguardando aprovação" ou "Aprovado", não permitem inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos. 
  • Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" desmarcado:
    • Cadastro de Lotes não exibirá os campos de Status de Aprovação
    • Manutenção dos lançamentos dos lotes funcionará normalmente sem nenhuma nova regra.


04. Status

Possibilidades de Status de Aprovação dos Lotes.

Em Edição

  • É permitido efetuar inclusão/alteração ou exclusão de Lançamentos
  • Não pode ser integrado ao Lote Zero

Aguardando Aprovação

  • Não é permitido efetuar nenhuma inclusão/alteração ou exclusão de Lançamentos
  • Não pode ser integrado ao Lote Zero

Aprovado

  • Enquanto o Lote estiver neste Status, poderá ser Integrado ao Lote Zero
  • Não é permitido efetuar nenhuma inclusão/alteração ou exclusão de Lançamentos


05. Processos

Solicitar Aprovação

  • Para Solicitar Aprovação o usuário precisa ter permissão de Solicitador
  • Só pode ser feito em lotes do módulo Contábil
  • O processo de Solicitação alterará o Status de Aprovação do Lote de "Em Edição" para "Aguardando Aprovação"
  • Um e-mail será encaminhado para todos os usuários com permissão de Aprovador
  • Para todos os lotes processados com sucesso, sera enviado um e-mail com as informações dos lotes aos "Usuário aprovador" responsáveis.

Aprovação

  • Para aprovar qualquer solicitação de Lote o usuário precisa de permissão de Aprovador
  • O Processo altera o Status de Aprovação de "Aguardando Aprovação" para "Aprovado"
  • Usuários que incluíram ou alteraram algum lançamento não poderão aprovar a Solicitação.

Retornar para "Em Edição"

  • Para retornar o lote para "Em Edição", o usuário precisa de permissão de Retornar Lote para "Em Edição"
  • O retorno do Lote para "Em Edição" poderá ocorrer somente em lotes que estejam com Status "Aguardando Aprovação" ou "Aprovado"
  • O Processo retornará o Status de Aprovação do lote para "Em Edição"
  • Ao final do processo, as informações de "Usuário solicitante", "Usuário aprovador" e "Data de aprovação" serão removidas 
  • Para todos os lotes processados com sucesso, sera enviado um e-mail com as informações dos lotes aos "Usuário aprovador" responsáveis.

Integração Lote Zero

  • Só pode integrar ao Lote Zero lotes com Status de Aprovação "Aprovado"
  • Após integrar ao Lote Zero, todos os lançamentos do Lote N serão migrados para o Lote Zero, o Status de Aprovação do Lote N retornará para "Em Edição" ou o Lote será excluído, dependendo da parametrização

Observações

  • Somente Lotes com Status de Aprovação "Aprovado" podem ser integrados ao Lote zero
  • Somente poderá incluir/alterar ou excluir lançamentos que estiverem em Lote com Status de Aprovação "Em Edição"
  • Para configurar o envio de e-mail: Configurar envio de e-mail RM







06. Materiais de Apoio


Deck of Cards
idVídeos
tabLocationleft
effectTypefade
Card
idWebinar
labelWebinar
titleWebinar
Painel
borderStylenone
titleVideo Webinar




Card
idHow To
labelHow To
titleHow To
Painel
borderStylenone
titleVideo How To