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Falando de grupos e papeis...
Confira abaixo os conceitos e recomendações de utilização dos grupos e papéis na plataforma.
Papéis
Os papéis devem ser cadastrados na plataforma visando identificar as diferentes funções disponíveis na empresa. O relacionamento entre papéis e usuários facilita a identificação de usuários capazes de desempenhar determinada tarefa em um Workflow.
Na plataforma, os papéis são utilizados para restringir a lista de usuários quanto a atribuição de uma tarefa. Esse filtro é efetuado com a utilização dos mecanismos de atribuição disponíveis na plataforma.
Exemplos de Papéis:
- GER - Gerentes
- DIR - Diretores
- FIN - Financeiros
Os usuários não estão contidos no papel, e sim os papéis estão atribuídos aos usuários. Os papéis não funcionam como agrupadores de usuários, para isso é preciso utilizar grupos.
O uso de papéis é recomendado para o gerenciamento de permissões na plataforma. Não é utilizado para atribuição de permissões em itens da navegação de documentos.
Grupos
O Grupo de Usuário tem o intuito de identificar e reunir em grupos os usuários que possuem os mesmos interesses e objetivos. Essa reunião dos usuários em grupos facilita a definição de permissões de acesso às várias funções do produto.
Os grupos de usuários também podem ser adicionados em nuvens de relacionamento – quando esse recurso está ativo.
Além de adicionar usuários em um grupo, há a possibilidade de adicionar papéis e relacionar os grupos, criando uma hierarquia.
Hierarquia de grupos: A relação de grupos é de pai para filho, ou seja, é possível criar uma hierarquia entre os grupos.
Subgrupos: São grupos que fazem parte de um outro grupo. Exemplo: Matriz é um subgrupo de Empresa, então pode-se dizer que o grupo Empresa é pai da Matriz.
Quando um grupo que contém subgrupos é selecionado, todos os usuários do grupo e seus respectivos subgrupos serão apresentados.
Dê preferência ao uso de grupos para configurar aprovação e segurança de pastas e mecanismos de atribuição de tarefas em processos.
Papéis em grupos: Também é possível relacionar papéis a grupos, assim como usuários. Exemplo: Os usuários John e Amy, com o papel de Diretores, podem ser relacionados ao grupo Administração.
Atenção
Quando você adiciona um papel a um grupo, isso significa que no contexto de permissão todos os usuários pertencentes a esse grupo serão considerados parte deste papel. No entanto, isso não implica que os usuários que têm o papel estejam associados ao grupo.
É importante ressaltar que, isso só é válido no contexto de permissões, mas no contexto de atribuição de processos, essa associação não é considerada. Ou seja, a adição de um papel a um grupo não altera o comportamento em solicitações.
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