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Objetivo

Processo BPM de Aprovação de Contratos é uma solução desenvolvida sobre a plataforma Fluig e integrada nativamente com ERP RM, produto TOTVS Obras e Projetos, para a aprovação e controle de alterações em contratos de projetos utilizando uma aprovação via workflow Fluig...

Definição da Regra de Negócios

Parâmetros Gerais

No Menu | Projeto | Agrupador Parâmetros | Construção e Projetos | Gerais, escolha a aba chamada “Fluig” nos parâmetros gerais do TOTVS Obras e Projetos. Escolha a aba inferior Contrato para configurar o workflow.

Esta aba contém três parâmetros, sendo: um para definir o processo relativo ao workflow de Aprovação de Contrato, mais um para definir quais os estados do workflow que determinam que o mesmo esteja aprovado e um terceiro para definir quais os estados do workflow que determinam que o mesmo esteja reprovado.

Parâmetros de Projeto

Na aba “Integração FLUIG” em “Projeto | Agrupador Parâmetros | Construção e Projetos | Projeto", pasta "Integração | Integração Fluig” foram adicionados os seguintes parâmetros:

• “Contratos - Utilizar workflow de aprovação”, é um box contendo os parâmetros abaixo.
  • “Contrato a Pagar": Marque esse parâmetro para utilizar workflow de aprovação de contratos para contratos do tipo à pagar.
  • “Contrato a Receber": Marque esse parâmetro para utilizar workflow de aprovação de contratos para contratos do tipo à receber.

Workflow para Aprovação de Contratos

A aprovação de contratos através de worflow Fluig gera no sistema um controle burocrático de todos os dados relevantes existentes no contrato, como datas do contrato, fornecedores, itens, etc. Para isso são levantadas todas as informações e processos importantes existentes no modulo de contrato, para todos os tipos de contrato. Toda alteração realizada nestes pontos chaves são submetidas a um workflow de aprovação, que por sua vez é encaminhado ao usuário responsável no Fluig. Somente mediante a aprovação do workflow as alterações propostas passam a ser válidas.

O usuário pode cadastrar e modificar o contrato a qualquer momento, mas as alterações realizadas deverão ser submetidas pelo mesmo para aprovação via workflow no Fluig, através de um processo na visão do cadastro de contratos. Ao realizar esse processo o sistema irá avaliar todo o conjunto de alterações e submetê-las ao Fluig, que por sua vez alerta ao usuário aprovador da existência de um novo workflow de aprovação de contrato, pendente de aprovação.

Caso o usuário deseje, ele também poderá cancelar um workflow que tenha sido submetido a aprovação e que não esteja aprovado, reprovado ou cancelado. Neste momento ele também poderá decidir se mantém registradas no sistema as alterações que estavam registradas naquele workflow, ou se as descarta.

No Fluig o usuário aprovador terá acesso aos principais dados do contrato, a lista de itens associados e também as modificações que foram submetidas a aprovação, desta forma ele será capaz de ponderar sobre essas informações e tomar sua decisão em aprovar ou não as modificações submetidas.

Ao recusar uma solicitação o Fluig irá alterar o workflow para o estado reprovado, o TOP consultará o Fluig para saber se a solicitação enviada foi recusada, neste momento o TOP colocará todos os dados submetidos para aprovação como recusados e os mesmos não serão utilizados ou incorporados ao contrato, sendo assim, serão “descartados” e não entrarão em vigor naquele contrato.

Ao aprovar uma solicitação o Fluig irá alterar o workflow para o estado aprovado, o TOP consultará o Fluig para saber se a solicitação enviada foi aprovada. Neste momento o TOP irá marcar todas as modificações como aprovadas e irá realizar a atualização de todos os registros informados nas modificações com os valores modificados, fazendo com que os valores submetidos a aprovação passem a ser os valores correntes no TOP.

Processos gerados para a aprovação de contratos

Além da captura dos dados alterados, o TOP - TOTVS Obras e Projetos fornece dois processos na visão do contrato, “Gerar workflow de aprovação de contratos” e “Consultar workflow de aprovação de contratos”, para possibilitar a continuidade do processo de aprovação do workflow de contratos.

Gerar workflow de aprovação de contratos

Esse processo é responsável por recolher junto ao TOP todas as alterações relevantes que o usuário realizou no contrato e submetê-las ao Fluig, através da elaboração de um workflow no mesmo. Esse workflow será gerado em nome do usuário que o enviou, e nele estarão todas as informações pertinentes do contrato bem como todas as alterações realizadas pelo usuário até aquele momento.

O sistema permite apenas um workflow pendente de aprovação por vez, sendo assim caso ele deseje submeter outro workflow e havendo outro já registrado pendente de aprovação, ele deverá aguardar este ser aprovado ou cancelá-lo para que o novo workflow possa ser submetido.

Ao executar o processo um novo workflow com as alterações ainda não submetidas é criado. Caso o usuário clique no processo sem haver nenhuma alteração no contrato, o processo será encerrado e não será gerado nenhum workflow.

Verificar workflow de aprovação de contratos

Esse processo é responsável por consultar junto ao Fluig qual o status atual dos workflows disparados para o contrato selecionado. Ele irá executar a seguinte regra lógica:

• Workflow registrado como aprovado no TOP, nada será feito;
• Workflow registrado como reprovado no TOP, nada será feito;
• Workflow registrado como não aprovado no TOP e também como não aprovado no Fluig, nada será feito;
• Workflow registrado como não aprovado no TOP e registrado como aprovado no Fluig, o TOP irá importar para o contrato todas as alterações registradas por aquele workflow e irá colocá-lo no TOP como aprovado;
• Workflow registrado como não aprovado no TOP e registrado como reprovado no Fluig, o TOP irá ignorar as alterações registradas pelo workflow e irá colocá-lo como reprovado no TOP;
• Workflow cancelado, não importa qual o estado do TOP, ele sera cancelado e os das alterações daquele workflow serão submetidos a prova do parâmetro de aprovação do processo executado no TOP. Caso seja cancelado no Fluig os dados serão descartados independente das circunstâncias.

O workflow só terá seu estado alterado no TOP se em algumas das vezes que o processo de consulta for executado e encontrar um workflow com estado “Aprovado”, “Reprovado” ou “Cancelado”, qualquer estado diferente disso permacerá no TOP como “Em aprovação”.

Além da execução por parte do usuário, esse processo poderá ser agendado como Job para facilitar a consulta e tornar o processo automático. Isso não irá impedir o usuário de a qualquer momento executar o processo e conferir como está o workflow naquele momento.

Cancelar workflow de aprovação de contratos

Além dos processo anteriores para criar, verificar e aplicar as alterações é necessária a elaboração de um terceiro processo para permitir que o usuário cancele workflows. Assim como os demais processos ele irá operar sobre um ou mais workflows selecionados para tal ação, e o cancelamento só será realmente executado se o workflow atender as condições de cancelamento.

No processo o usuário poderá escolher se descarta as alterações do workflow a ser cancelado ou se as mantem no sistema para serem enviadas via novo workflow de aprovação de contratos.

Para realizar o cancelamento do contrato o workflow selecionado deverá está impreterivelmente no estado “Em aprovação”, qualquer estado diferente deste irá abortar o processo.

Dados importantes a aprovação de contratos

Para a geração de workflows de aprovação de contrato no Fluig existem dois momentos, inclusão de um novo contrato, e a edição/modificação de um contrato existente. Basicamente alguns dados e processos possuem o comportamento diferenciado nestes dois momentos relativos ao workflow. Como por exemplo os Aditivos que só fazem sentido depois que o contrato foi aprovado pela primeira vez e já existem dados sendo trabalhados no TOP.

Os seguinte processo e dados serão avaliados e submetidos a aprovação caso sejam incluídos/alterados:

• Fornecedor – Dados do Contrato;
• Aditivo de data - Anexos do Contrato;
• Aditivo de valor - Anexos do Contrato;
• Associação de itens - Processos do Contrato;
• Associação de objetos - Processos do Contrato;
• Realinhar itens associados ao Contrato - Processos do Contrato;

Fornecedor

Quando o usuário alterar o fornecedor do contrato, o novo dado de fornecedor será incluído para ser aprovado via workflow Fluig. Esse fluxo só irá acontecer quando o contrato não possuir medições, pois após possuir pelo menos uma medição esse campo é bloqueado e sua alteração não é possível.

Aditivos do contrato

No anexo de aditivos o usuário pode definir aditivos contratuais de data e de preço, todo aditivo que o usuário fizer também será levado em consideração para aprovação via workflow Fluig, sendo que neste caso, os aditivos fazem sentido somente após a primeira aprovação de contrato, que será quando o contrato realmente existir no TOP.

Associação de itens

A execução do processo de associação de itens será feita pelo usuário quantas vezes ele julgar necessário, porém neste caso todas as associações serão enviadas para aprovação, inclusive a primeira realizada no contrato. Cada campo alterado na associação será levado em consideração, e será apresentado como uma modificação separada no Fluig, por exemplo: se for alterado o valor do associado e a quantidade, será registrado separadamente a alteração do item ‘x’ no valor associado e novamente a alteração no item ‘x’ da quantidade.

Associação de objetos

A execução do processo de associação de objetos será feita pelo usuário quantas vezes ele julgar necessário, porém neste caso todas as associações serão enviadas para aprovação, inclusive a primeira realizada no contrato. Cada campo alterado na associação será levado em consideração, e será apresentado como uma modificação separada no Fluig, por exemplo: se for alterado o valor do associado e a quantidade, será registrado separadamente a alteração do item ‘x’ no valor associado e novamente a alteração no item ‘x’ da quantidade.

Realinhar itens associados ao contrato

O realinhamento de preço é um processo para aplicar o fator de correção do preço dos itens do contrato e também será levado em consideração no workflow de aprovação, todas as mudanças de preços e o fator de realinhamento do item serão salvos separadamente como modificações. No caso do realinhamento só faz sentido após a primeira execução, quando os itens realmente estão registrados no TOP.

Anexo "Aprovações Fluig"

Esse anexo no cadastro do contrato exibe o número e o status das solicitações geradas no Fluig para o contrato. Esse anexo está disponível no menu Anexos | Fluxos de Aprovação de Contrato Fluig, do cadastro do contrato do TOTVS Obras e Projetos. Ao selecionar um contrato e acessar esse menu, será exibida, apenas para visualização, a visão dos fluxos de aprovação do Fluig com as seguintes colunas:

• Número da solicitação;
• Status da solicitação;
• Solicitante;
• Data da solicitação;

Os processos citados anteriormente estarão disponíveis neste anexo. E suas ações irão operar sobre os registros mostrados nele. Para os dados que ainda não existem workflows haverá um registro em particular somente com status preenchido como “Não enviado” que reflete as alterações ainda não submetidas que estão disponíveis para serem enviadas.

Anexo "Alterações das Aprovações Fluig"

Além do anexo para execução das funcionalidades e processos da aprovação existe um outro anexo para visualizar todas as alterações registradas a um contrato. Somente alterações não enviadas a aprovação e que estejam pendentes de aprovação são exibidas. Através deste anexo também é possével excluir alterações não enviadas a aprovação. Alterações pendentes de aprovação não poderão ser excluídas, para manter a consistência do TOP.

Fluig

Processo BPM - Workflow de Aprovação de Contratos

Foi criado um processo baseado no padrão BPM (Business Process Management) referente ao workflow para aprovação de contratos. É necessário exibir as informações referentes ao contrato que deseja ser aprovado.

O processo do Fluig permite solicitar justificativas durante o processo de aprovação.

Formulário Fluig

Para possibilitar a aprovação, será apresentado em um formulário ao usuário aprovador informações relativas ao contrato conforme descrito na tabela abaixo:

Benefícios

Os principais benefícios na utilização deste processo BPM são:

• Rastreabilidade;
• Governança;
• Aprovação via mobile;
• Melhora no gerenciamento e controle dos gastos e/ou receitas de contratos dos projetos.

Ambiente de Negócio

Segmento

Construção e Projeto.

Áreas de Negócios

Obras e Projetos.

Processo workflow

Atividades do Processo

Atividade: Início.

Descrição: Tarefa inicial do Workflow.

Instruções: Defini o início do Workflow.

Atividade: Aprovar Contrato

Descrição: Avaliar os dados do contrato, bem como os itens que estão associados a ele, para tomar a decisão de liberar ou não essa associação ou modificação.

Instrução: Avaliar os dados do contrato, bem como os itens que estão associados a ele, para tomar a decisão de liberar ou não essa associação ou modificação.

Atividade: Solicitar justificativa.

Descrição: Inserção da justificativa para aprovação do Contrato.

Instrução: Por meio dessa atividade você insere o porque ou dados adicionais para aprovar o contrato.

Atividade: Reprovar.

Descrição: Reprova o Contrato.

Instrução: Reprovação e finalização do workflow.

Atividade: Aprovar.

Descrição: Aprova o Contrato.

Instrução: Aprovação e finalização do workflow.

Como Utilizar

Iniciando Processo BPM pelo RM

Movimentando e Consultando Processo BPM pelo Fluig

• Faça login no Fluig e clique no link Tarefas a concluir, conforme figura abaixo:

  
  

  

• A página que irá se abrir irá mostrar todas as suas tarefas à concluir. Encontre na tabela de tarefas pelo Workflow “Aprovação de Contratos” e dê um clique sobre ele, conforme figura abaixo:

  

• Será aberto o formulário com informações do Projeto e as opções de “Solicitar Justificativa”, “Aprovar” e “Reprovar” o Workflow.

• Abaixo o formulário com informações do Contrato.

• Abaixo o formulário com os itens ou objetos associados ao Contrato.
  

• Abaixo o formulário com as alterações realizadas no Contrato.

• Para avançar o workflow clique no botão Enviar no canto superior direito da tela. Caso queira Salvar, Transferir ou Descartar clique na seta bem a direita do botão de Enviar, conforme figura abaixo:

• Ao clicar no botão Enviar, caso tenha mais de uma atividade para o fluxo seguir, a tela abaixo é exibida. Selecione a próxima atividade que o Workflow irá assumir (para aprová-lo selecione a atividade final Aprovar) e escolha quais usuários serão responsáveis pela próxima atividade.

Como Instalar

Fluig

Instalar o ambiente de Desenvolvimento Fluig

Para realizar a instalação do Processo BPM é preciso ter instalado o TDS (TOTVS Developer Studio) e o plugin do FLUIG para o mesmo. Para instalar o TDS e o plugin do FLUIG visite esta página que contém detalhes para tal: Guia de instalação fluig Studio.

Buscar os Arquivos para Instalação do Processo BPM

O nome do arquivo do projeto processo BPM Fluig de Aprovação de Contratos é:  rm_prj_aprovacao_contratos.zip. 

A consulta SQL está disponível no Totvs Compartilhamento. Para acessá-la, vá até a aba Gestão do RM e selecione Totvs Compartilhamento.

Para obter acesso ao workflow dos artefatos no Fluig, é necessário abrir um ticket junto ao suporte do produto e solicitar o acesso.

Abrir o Arquivo do Instalação do Processo BPM no TDS

No link estão as instruções de como fazer a abertura do arquivo do processo BPM dentro do TDS: Importação e exportação de projeto no Fluig Studio

Componentes dos Processos BPM

Envio do Processo BPM para o Fluig

Uma vez instalado TDS deve de importar o Processo BPM para o TDS para manipularmos e posteriormente importá-lo para o servidor Fluig do cliente. Para importar o Workflow siga os passos explicados nesta página:http://tdn.totvs.com/pages/releaseview.action;jsessionid=D2A6F7626B6B8CB061A77A89F9693875?pageId=128681226#ExpediçãodeProcessosdeWorkflowpeloFluigStudio-ExpediçãodeprocessodeworkflowpelopluginFluignoTDS.  

ERP RM

Configurar nos parâmetros globais do sistema

Acesse Menu | Projeto| Agrupador Parâmetros | Globais, aba Integração Fluig, informe os dados do endereço do servidor Fluig, usuário, senha e identificador da empresa.

Configurar nos parâmetros Gerais do TOTVS Obras e Projetos

Em Menu | Construção de Projetos | Agrupador Parâmetros | Gerais, aba Fluig, pasta Projeto e escolha qual Processo BPM será utilizado para Aprovação de Contratos bem como os seus estados que serão considerados aprovados e os estados que serão considerados reprovados.

Escolher o projeto e configurar nos parâmetros de Projetos se o projeto em questão irá utilizar a integração com o Fluig

Acesse  o Menu | Projeto | Agrupador Parâmetros | Construção e Projetos | Projetos. Na tela que irá se abrir vá no pasta Integração | Integração Fluig. Escolha se deseja utilizar workflows para Aprovação de Contrato dos tipo à pagar e/ou à receber.

Mobilidade

Formulário para Smartphone

Formulário para Tablet

Considerações 

Informamos que é de suma importância conhecimento técnico para implantação do componente no Fluig. Caso necessite, sugerimos aquisição de horas de consultoria para auxiliar na Implantação desses componentes junto ao canal TOTVS que lhe atende ou através da Fluig Store. 

Todos os produtos comercializados e distribuídos na Fluig Store possuem como pré-requisito a plataforma Fluig para funcionamento.  

Para mais informações sobre a integração Fluig x RM consulte: Fluig Framework.