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Tarefas do Usuário - html-crm.task

Visão Geral do Programa

Esse programa permite a organização e a análise de todas as tarefas que serão desempenhadas junto ao contato do cliente ou ao cliente (conta). Nele é possível acompanhar as tarefas, executar, detalhar ou mesmo alterá-las.

Importante:

Somente o responsável pela tarefa a ser desempenhada tem acesso as informações quando é utilizada a Regra de Times, caso contrário todos os usuários possuirão acesso as informações da tarefa.
Qualquer usuário do CRM pode abrir uma tarefa para qualquer conta do CRM, porém quando é utilizada a Regra de Times o usuário não poderá ser responsável por tarefas de contas que não são de sua carteira. Desta forma a tarefa é aberta para usuários que possuem acesso à conta.

Controle de Acesso

O CRM possibilita personalizar a disponibilidade de alguns campos e funções nos programas. Por intermédio do programa Manutenção Controle de Acesso CRM é possível ocultar campos e funções, mantendo apenas aqueles necessários para a empresa.

Tarefas

Objetivo da tela:

Consultar, registrar e manutenir as tarefas efetuadas com as contas.


Legenda:

Status:

Descrição:

Aberta (No prazo)Tarefas abertas que estão dentro do prazo de execução.
Suspensa Tarefas que foram suspensas.
ExecutadaTarefas já executadas.
Aberta (Futura)Tarefas abertas que estão com a data e a hora de início posteriores a data e a hora atuais do sistema.
Aberta (Em atraso)Tarefas abertas que deveriam ter sido finalizadas, ou seja, a data e a hora de início são anteriores a data e a hora atuais do sistema.


Outras Ações/Ações Relacionadas:

Ação:

Descrição:

Nova Tarefa

Quando acionado permite cadastrar uma nova tarefa para o usuário logado.

RelatórioQuando acionado executa os relatórios configurados para as tarefas do usuário.
ExportarQuando acionado exporta os resultados da consulta de tarefas para o Excel.
Executar Selecionados

Quando acionado permite executar várias tarefas de uma só vez, basta selecionar na lista as tarefas que devem ser executadas, e quando apresentada a tela de execução informar os campos obrigatórios, resultado, mídia, descrição, data e hora para geração do histórico de ação.

  • A ação de múltipla seleção para execução de tarefas em lote, está disponível somente quando o parâmetro permite selecionar múltiplas tarefas estiver ativo. para ativar esse parâmetro acesse o programa Alterar Parâmetros do CRM,  localize o parâmetro na guia de 'Tarefas' da lista dos principais campos e parâmetros.
  • Somente é possível selecionar tarefas que possuem a mesma campanha e ação.

Importante

A tarefa será finalizada somente se o resultado alcançado for de encerramento.

Preferências do Usuário (CRM)Quando acionado permite ativar a pesquisa estrita, para que a busca (simples ou avançada) seja efetuada considerando registros com valor exatamente igual ao informado. Para mais detalhes acesse: Pesquisa Estrita.
Busca Simples

Inserir o tipo de informação a ser utilizada para a pesquisa de tarefas. As opções de informação disponíveis são:

  • Conta: Razão Social da conta;
  • Número: Número do registro da tarefa;
  • Ação: Descrição da ação da campanha.
Busca Avançada

Quando acionado executa a tela Pesquisa Avançada, na qual podem ser combinados filtros a serem aplicados na pesquisa de tarefas. Para mais detalhes acesse: Busca Avançada.

Nota:

É possível efetuar o filtro de tarefas por mais de um responsável por meio da função 'Zoom' do campo 'Responsável'.

Filtrado por

Exibe os filtros utilizados e permite excluí-los. Para mais informações acesse: Filtros Aplicados.

Importante:

Para remover o filtro de usuário responsável é necessário ativar o parâmetro 'Permite remover o filtro de responsável ao listar as tarefas no cadastro de tarefas e calendário?', localizado no grupo 'Tarefas' do programa Alterar Parâmetros do CRM. Ao remover o filtro e não haver nenhum outro informado na listagem das tarefas, um filtro de data é criado para o período 'data atual menos dez meses' e 'data atual mais dois meses'. Este filtro pode ser removido, porém é adicionado novamente caso nenhum outro filtro esteja configurado.

Filtros Predefinidos

Quando acionados, efetuam um filtro na lista de tarefas. Esses são filtros padrão localizados acima da lista de tarefas.
Os filtros predefinidos disponíveis para tarefas são:

  • Minhas Tarefas: Apresenta todas as tarefas do usuário logado independente do status;
  • Meus Grupos: Apresenta todas as tarefas que estão delegadas para os grupos aos quais o usuário logado pertence;

    Importante:

    Esse filtro é disponibilizado em tela somente quando é ativado no programa Alterar Parâmetros do CRM o parâmetro 'Utiliza grupo de usuário na tarefa?'. Caso esse parâmetro esteja ativo e o grupo ao qual a tarefa pertence estiver configurado como 'Somente responsável executa tarefa', será bloqueada a execução e a alteração da tarefa caso o usuário logado não seja responsável por ela.

  • Abertas: Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado. Considera todas as tarefas abertas: No prazo, Futuras e Atrasadas;
  • Aberta (No prazo): Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado que estão dentro do prazo de execução, ou seja, o prazo para finalizar a tarefa ainda não se esgotou;
  • Aberta (Futura): Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado que estão com a data e a hora de início iguais ou posteriores a data e a hora atuais do sistema;
  • Aberta (Em Atraso): Apresenta todas as tarefas abertas do usuário logado que deveriam estar encerradas, ou seja, a data e a hora finais são anteriores a data e a hora atuais do sistema.
  • Suspensas: Apresenta todas as tarefas do usuário logado que estão suspensas.
  • Executadas: Apresenta todas as tarefas do usuário logado já encerradas.

Nota:

Por serem padrão do programa, esses filtros não podem ser removidos.

Mais FiltrosQuando acionado permite adicionar, editar, excluir, pesquisar e selecionar filtros predefinidos, que são exibidos acima da lista de tarefas. Veja mais detalhes em: Mais Filtros.
Lista de Tarefas

Exibe e disponibiliza para detalhamento e manutenção as tarefas cadastradas.

Nota:

  • As tarefas são apresentadas na lista em ordem cronológica: dia / mês / ano / hora.
  • Ao clicar no identificador do registro da tarefa - composto pelo código e pela descrição da ação - é apresentada a tela de detalhamento com mais informações e funções para a manutenção.
  • Quando a Regra de Times está ativa e o usuário logado não possui acesso a conta relacionada a tarefa, é apresentado junto ao identificador da tarefa um ícone em forma de cadeado, indicando que o usuário logado não pode acessar o detalhamento da tarefa.
  • Junto ao identificador do registro da tarefa também pode ser exibido um ícone em forma de clip, indicando que o registro contém anexo.
Executar

Quando acionado apresenta a tela de registro de ação, para que seja registrada a execução da tarefa.

Importante:

Essa função considera os seguintes parâmetros do programa Alterar Parâmetros do CRM:

  • Somente o responsável pela tarefa do CRM poderá executá-la?: Quando ativado, indica que somente o usuário responsável poderá executar a tarefa. Quando desativado, qualquer usuário poderá executá-la.
  • Deseja registrar uma ação para quitar a Tarefa?: Quando ativado, indica que deverá ser solicitado o registro de uma ação para quitar as tarefas.
Editar

Quando acionado detalha a tarefa em modo de edição, permitindo ao usuário:

  • Alterar o período de execução da tarefa;
  • Transferir a tarefa para outro usuário responsável (veja mais informações em: Regra de Times);
  • Alterar o contato ou inserir um novo contato para tarefa;
  • Inserir um texto que justifique a alteração da tarefa;
  • Anexar arquivos a tarefa;
  • Integrar a tarefa com o Outlook;
  • Alterar o status da tarefa.

    Nota:

    Quando o status da tarefa for 'Aberto', poderá ser movimentado para:

    - Executado: Indica que a tarefa foi gerada e o responsável a encerrou dentro do prazo;
    - Suspenso: Indica que a tarefa está suspensa. Somente tarefas que não foram executadas podem ser suspensas.

    Quando o status for 'Suspenso', poderá ser movimentado para:

    - Executado: A tarefa foi gerada e o responsável a encerrou dentro do prazo;
    - Aberto: A tarefa foi gerada e está dentro do prazo, porém o responsável ainda não efetuou alguma ação.

Após salvar as alterações da tarefa, o CRM registrará em forma de relacionamento (ação) as alterações executadas, utilizando para isso os seguintes valores dos parâmetros do CRM:

  • Campanha, ação e resultado padrões para registrar a ação na alteração da tarefa;
  • A descrição da ação é fornecida ao ser informada a justificativa da alteração da tarefa.

Importante:

  • A edição é disponibilizada somente quando está ativo no programa Alterar Parâmetros do CRM o parâmetro 'Habilita a edição de históricos?', e quando o usuário logado é o mesmo que registrou a ação, caso contrário o botão 'Editar' não é apresentado;
  • É possível editar somente o texto, o detalhamento, o contato, a mídia, a data (que não pode ser maior que a data já informada) e a hora da ação;
  • Não é mantido um histórico sobre as alterações;
  • Não é permitido alterar uma ação que acumule resultados;
  • O botão 'Editar' possui controle de acesso tanto na lista quanto no detalhamento de tarefas, portanto pode ser ocultado. Veja mais informações em: Manutenção Controle de Acesso CRM.
Operações

Quando acionado permite efetuar as seguintes ações:

  • Registrar Ação: Essa opção executa a tela Registrar Ação, dessa forma é possível registrar o relacionamento executado na tarefa, pois em alguns casos é necessário registrar várias ações para que uma tarefa seja executada. Exemplo: Uma tarefa de apresentação de produto pode ser postergada várias vezes pelo cliente. Neste caso o responsável pela tarefa pode registrar essas ações facilmente.
  • Nova Tarefa: Possibilita o registro de uma nova tarefa, relacionando-a com a tarefa em questão.
  • Assumir: Essa opção torna o usuário logado o responsável pela tarefa.

    Importante:

    Para disponibilizar essa operação, é necessário que:

    - A tarefa não esteja fechada;
    - O usuário logado não seja o responsável pela tarefa, possua acesso a conta da tarefa e esteja no grupo de usuários ao qual a tarefa pertence;
    - O grupo de usuários deve estar ativo e não pode estar configurado para somente o responsável executar a tarefa.

Detalhamento

Objetivo da tela:

Detalhar as informações das tarefas realizadas com as contas. Ao detalhar uma tarefa é possível visualizar informações da conta e do contato, anexos, relacionamentos executados, data e horário de conclusão da tarefa, entre outras.

Importante:

Quando a empresa não utiliza Regra de Times, o usuário logado pode visualizar os detalhes de qualquer tarefa registrada no CRM. Quando a empresa a utiliza, o usuário logado pode visualizar apenas os detalhes das tarefas que estão sob sua responsabilidade e das tarefas das contas nas quais possui acesso pela 'Regra ou Exceção'.

Detalhamento - Conta

Objetivo da tela:

Apresentar algumas das informações da conta relacionada a tarefa.

Detalhamento - Contato

Objetivo da tela:

Apresentar informações do contato relacionado a tarefa.

Detalhamento - Pasta Descrição

Objetivo da tela:

Exibir informações adicionais registradas sobre a tarefa.

Detalhamento - Pasta Anexos

Objetivo da tela:

Exibir, adicionar e excluir os arquivos relacionados a tarefa. 
Veja mais informações na página: Pasta Anexos.

Detalhamento - Pasta Histórico

Objetivo da tela:

Exibir todas as ações executadas para a tarefa, bem como registrar e manutenir novas ações para a tarefa.
Para mais informações consulte a página: Histórico de Ação.

Detalhamento - Pasta Questionários

Objetivo da tela:

Exibir, executar e finalizar os questionários vinculados a tarefa.
Veja mais informações na página: 
Pasta Questionários.


Conteúdos Relacionados:

Alterar Parâmetros do CRM

Busca Avançada

Contas

Execução de Relatórios

Histórico de Ação

Manutenção Controle de Acesso CRM

Mais Filtros

Pasta Questionário

Pasta Anexos

Pesquisa Estrita

Registrar Ação

Registrar Tarefa - html-crm.task.new

TMV - Regras de Times