Aprovação de Faturas de Frete (GFEA071 - SIGAGFE)

CONTEÚDO

01. VISÃO GERAL

Essa rotina permite efetuar a avaliação e a aprovação, de forma excepcional, das faturas de frete bloqueadas pelo sistema de acordo com os critérios parametrizados.

A conferência de faturas juntamente com a conferência dos documentos de frete compõe a rotina de Auditoria de Fretes, cujo objetivo é evitar a cobrança indevida de valores, evitar a cobrança de serviços não prestados ou não completados e prover uma forma sistemática de validação dos valores pagos em relação às negociações realizadas com os fornecedores de serviços de transporte.

Parâmetros Considerados na Conferência da Fatura de Frete

a. Condição de Pagamento

• A data de vencimento da fatura é conferida quando o parâmetro de sistema correspondente (MV_CFCONPG=”S”) indicar que há conferência da condição de pagamento.

• Caso existam pré-faturas relacionadas com a fatura, a data de vencimento da fatura deve ser igual ou maior a menor das datas de vencimento das pré-faturas. Caso contrário, esta é bloqueada.

• Se existirem pré-faturas relacionadas com a fatura:

1.  A data base para o cálculo da data de vencimento da fatura é a data de emissão da fatura. O cálculo da data de vencimento considera a configuração indicada no Cadastro de Emitentes, sendo aplicadas as mesmas regras da digitação de pré-faturas. Caso a data calculada seja maior que a data de vencimento a fatura será bloqueada.
2.  O cálculo da data de vencimento considera a configuração indicada no Cadastro de Emitentes aplicando-se as mesmas regras da digitação de pré-faturas. Caso a data calculada seja maior que a data de vencimento a fatura será bloqueada.

b. Agrupamento

• O agrupamento dos documentos de frete da fatura é conferido quando o parâmetro de sistema correspondente (MV_CFAGRUP=”S”) indicar que há conferência do agrupamento.

• São considerados os parâmetros de agrupamento da negociação estabelecida entre o Embarcador e o Transportador, registrado no Cadastro de Emitente:

1.  Quando assinalada a opção Filial é verificado se todos os Documentos de Frete possuem o mesmo código de Filial.
2.  Quando assinalada a opção UF Destino é verificado se todos os Documentos de Frete possuem a mesma UF de destino.
3.  Quando assinalada a opção Classificação de Frete é verificado se a classificação de frete do Romaneio dos documentos de carga relacionados aos documentos de frete da fatura são iguais. Se os documentos de carga do documento de frete não possuírem Romaneio é verificada a classificação de frete dos itens daquele documento de carga. Se houver uma classificação de frete diferente das demais, a fatura é bloqueada.
4.  Além das opções citadas, é verificado o agrupamento em relação ao tipo de cálculo. A fatura de frete é bloqueada se houver algum tipo de cálculo de frete nos documentos de carga dos documentos de frete fora dos grupos definidos no Cadastro de Emitentes.

c. Valores da Fatura

• O valor da fatura será conferido quando o parâmetro de sistema correspondente (MV_CFVLFAT=”S”) indicar que este nível de conferência deve ser realizado.
• Os valores a serem conferidos serão obtidos da seguinte forma:

1.  Quanto Houver Pré-faturas Relacionadas Com a Fatura

1.1.  Valor das pré-faturas: é o somatório do valor total de cada pré-fatura associada à fatura.
1.2.  O valor da fatura é conferido com o valor das pré-faturas relacionadas considerando o Valor de Variação (MV_CFVLVAR) e o Percentual de Tolerância (MV_CFPCVAR) parametrizado no sistema.
1.3.  A verificação pelo Valor de Variação ocorre obtendo-se o total das pré-faturas vinculadas à fatura e definindo-se o intervalo de variação considerando o Valor Máximo. Supondo uma pré-fatura de R$ 1000,00 e um Valor de Variação de R$ 30,00, a fatura será aprovada se possuir valor entre R$ 970,00 e R$ 1030,00.
1.4.  A verificação pelo Percentual ocorre de forma semelhante, obtendo-se o total das pré-faturas vinculadas à fatura e definindo-se o intervalo de variação considerando o Percentual. Utilizando o exemplo acima com um percentual de 10%, uma fatura será aprovada se possuir valor entre R$ 900,00 e R$ 1100,00.
1.5.  Uma fatura será bloqueada quando o valor ultrapassar os dois intervalos de variação, para mais ou para menos. Considerando os intervalos dos exemplos acima, uma fatura de R$ 2000,00 seria bloqueada, pois ultrapassaria os dois limites máximos – R$ 1030,00 e R$ 1100,00.
1.6.  Já uma fatura de R$ 930,00 seria aprovada, pois está dentro do intervalo de R$ 900,00 a R$ 1100,00, ainda que esteja fora do intervalo de R$ 970,00 a R$ 1030,00.
1.7.  Quando a fatura for bloqueada pelo fato do valor ser maior que os limites definidos, é emitido um alerta sugerindo que seja informado desconto na fatura.
1.8.  Quando a fatura for bloqueada pelo fato do valor ser menor que os limites definidos, é emitido um alerta sugerindo que seja emitido um documento de frete complementar de valor pelo Transportador.

2.  Quanto Não Houver Pré-faturas Relacionadas Com a Fatura

2.1. A conferência de valores é contra a soma dos valores dos documentos de frete relacionados à fatura. Neste caso, não são considerados os valores de tolerância, ou seja, se os valores não forem exatos, a fatura é bloqueada.

02. EXEMPLO DE UTILIZAÇÃO

Consultar as Informações da Fatura

1. No SIGAGFE, acesse Atualizações > Movimentação > Auditoria de Frete > Aprovação de Faturas de Frete.
2.  Na tela principal, selecione a fatura a ser aprovada,
3.  Clique em Visualizar.
4.  Na sequência é apresentada a tela com as informações referentes à fatura de frete selecionada.

Conferir e Aprovar a Fatura de Frete

1.  Na tela Aprovação de Faturas de Frete, selecione a fatura desejada.
2.  Clique em Aprovar.
3.  Na sequência é apresentada a tela Motivo para Aprovação, na qual é possível conferir as diferenças e os documentos relacionados com a fatura.
4.  Na aba Diferenças, confira as diferenças de valores e a datas da fatura em relação aos documentos. Nesta aba também é apresentado o valor de indenização referente aos documentos de frete, para este valor não é realizada nenhuma auditoria.
5. Na aba Documentos, confira as diferenças por documento relacionado a fatura. 
6.  Caso seja necessário é possível detalhar o documento selecionado ou detalhar as diferenças do documento selecionado.
7.  Se a conferencia estiver de acordo com a conferência previamente realizada, clique em Confirmar. Caso contrário, clique em Fechar.
8.  Informe o motivo que gerou a aprovação da fatura de frete.
9.  Clique em Confirmar.

Aprovar a Fatura de Frete

1.  Na tela Aprovação de Faturas de Frete, selecione a fatura desejada.
2.  Clique em Aprovar.
3.  Na sequência é apresentada a tela Motivo para Aprovação.
4.  Informe o motivo da aprovação da fatura de frete.
5.  Clique em Confirmar.

03. TELA APROVAÇÃO DE FATURAS DE FRETE

Outras Ações / Ações relacionadas

04. TELA MOTIVO PARA APROVAÇÃO

Principais Campos e Parâmetros

05. TABELAS UTILIZADAS

• GW1 - Documento de Carga

• GW6 - Faturas de Frete

• GW3 - Documentos de Frete

• GWJ - Pré-faturas de Frete