De acordo com a portaria 1.510/2009 671/2021 o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP, deve registar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer alteração no que foi registrado pelo empregado de forma automática. (...) Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como: I - restrições de horário à marcação do ponto; II - marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 - CLT; III - exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e IV - existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado. (...)
Devemos se atentar aos relatórios que devem ser emitidos pelos registrador de ponto, são eles: AFD, ADFT e o ACJEF. A Portaria 671/2021 substituiu alguns relatório, sendo eles o AFDT e o ACJEF substituído pelo AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada). E o arquivo AFD sofreu alteração de layout conforme portaria. AFD (Arquivo Fonte de Dados) - Objetivo de mostrar todos os pontos registrados/batidos pelo empregado, esse arquivo não pode ser alterado ou sofrer nenhuma exclusão de informações. Novo Layout conforme anexo V da portaria 671. AFDT (Arquivo Fonte de dados Tratados) - Objetivo de mostrar todos os dados que foram tratados por decorrência de erros da marcação de ponto, ou seja, todas as alterações que são feitas por conta de abonos mediante a apresentação de atestados ou até mesmo faltas justificadas.
ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) - Relatório gerado exclusivamente para fins de fiscalização por parte do Auditor do Trabalho, que coleta os dados direto do registrador eletrônico, através de um Pen Drive.
No tocante à demonstrativos de inclusão de batidas manuais, de acordo com o artigo 12º da Portaria 1.510/2009 artigo 82° da Portaria 671/2021 a mesma deixa claro que as alterações deve ser feitas através do "Programa de Tratamento de Registro de Ponto", o artigo em seu paragrafo deixa claro que a função do tratamento é apenas para incluir informações em casos de omissões de ponto ou marcações indevidas. (..)
Art. 12. O "Programa de Tratamento de Registro de Ponto" é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando o relatório "Espelho de Ponto Eletrônico", de acordo com o anexo II, o Arquivo Fonte de Dados Tratados - AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais - ACJEF, de acordo com o Anexo I.
Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.
(...)
(...) Art. 82. O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada. Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto, inclusive ausências e movimentações do banco de horas, ou indicar marcações indevidas. (...)
Dentro da mesma portaria em seu Anexo II - Modelo de Relatório Espelho de Ponto, o documento apresentado tem a intenção de documentar e formalizar as alterações decorrentes do Programa de tratamento do registro de ponto, o documento traz a forma de como o departamento responsável deve documentar alterações.
A nova portaria 671 traz em seu artigo 84° o que deve contém no relatório Espelho de Ponto (...) Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações: I - identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista; II - identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função; III - data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico; IV - horário e jornada contratual do empregado; V - marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e VI - duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso). Parágrafo único. O trabalhador deverá ter acesso às informações constantes do relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa ou em prazo inferior, a critério da empresa. (...)
Referente as batidas incluídas de forma manual aprovadas ou reprovadas no relatório para o fiscal do trabalho visto que essas informações não são comentadas e nem cobras nos layouts do modelo de relatório ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais), é de sugestão da Consultoria de Segmentos que tais alterações possam ser demonstradas e comentadas nos relatório de espelho de ponto.
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