A Jornada de Admissão atua como o motor de orquestração do sistema, consolidando todas as parametrizações em um fluxo lógico e sequencial. Seu objetivo principal é definir a experiência do candidato, estabelecendo cada etapa de coleta de informações, envio de documentos e validações obrigatórias que compõem o processo de Admissão Digital.
Ao configurar a jornada, a organização garante que o fluxo operacional seja seguido rigorosamente, desde o primeiro contato e aceite de termos legais até a integração final dos dados com a Folha de Pagamento.
Acessando a tela de
Siga as instruções abaixo para criar ou editar Jornadas:
1. Através do menu lateral, clique em “TOTVS RH Processos Digitais”
3. Clique em “Novo”. Uma aba de configurações abrirá.
Parametrização dos Campos Principais
Ao configurar uma nova jornada, a definição correta dos campos abaixo assegura a integridade da comunicação entre os módulos de admissão:
- Public Form: Selecione obrigatoriamente a opção digte_di_admissao para habilitar o formulário público de coleta de dados.
- Processo: Este campo é populado automaticamente como Digte - Documentos Inteligentes - Admissão ao selecionar o formulário anterior, vinculando a jornada ao motor de documentos.
- Código da Jornada: Identificador alfanumérico exclusivo para controle interno do sistema.
- Descrição: Nome descritivo da jornada. Este é o campo que o usuário visualizará ao selecionar o fluxo de admissão no formulário inicial.
- Grupo de Tipo de Contrato: Vincula um grupo de tipo de contrato a esta jornada, garantindo que apenas os documentos pertinentes sejam gerados.
- Tipo Jornada: Para o contexto de Admissão Digital, é imprescindível manter a opção Sequencial (definida por padrão). Este modo garante que o candidato percorra as etapas na ordem lógica configurada.
Configuração de Atividades da Jornada
A estruturação da jornada ocorre através da inclusão de Etapas previamente cadastradas. Para compor o fluxo, utiliza-se o comando "Adicionar Atividade", seguindo as diretrizes abaixo:
1. Sequenciamento e Identificação
- Ordenação Estratégica: Recomenda-se o escalonamento da ordem de 10 em 10 (Ex: 010, 020, 030). Esta prática facilita a inserção futura de novas etapas intermediárias sem a necessidade de reordenar todo o fluxo.
- Seleção de Etapa: A vinculação é realizada através da busca pelo Código ou pela Descrição da etapa desejada.
- Gestão de Prazos: É possível definir um SLA (prazo) específico para a permanência do candidato em cada fase, auxiliando no controle de turnaround da admissão.
Conformidade de Prazos
O descumprimento do prazo inicial configurado não atua como um bloqueio impeditivo. O sistema não barra a entrada do candidato na etapa, nem interrompe o prosseguimento da jornada. Caso um atraso seja identificado, a plataforma dispara automaticamente uma notificação via Fluig aos usuários responsáveis pelo processo, sinalizando a pendência para tratativa.
2. Regras de Transição e Destino
- Condicionais (Campos 1, 2 e 3): A ferramenta permite a aplicação de filtros lógicos baseados em Campos e Valores. Estes parâmetros determinam a visibilidade da etapa. Se os critérios não forem atendidos durante a admissão, a etapa é ignorada, permitindo jornadas dinâmicas para diferentes perfis de contratação.
- Jornada Paralela: Atualmente esta funcionalidade não se aplica ao produto TOTVS RH Admissão digital
- Usuário Responsável: Atualmente esta funcionalidade não se aplica ao produto TOTVS RH Admissão digital
Estrutura Obrigatória da Jornada
Para garantir a integridade do processo de admissão, a jornada deve seguir obrigatoriamente uma sequência lógica de etapas de entrada, validação e encerramento.
1. Etapas Iniciais (Configuração e LGPD)
Estas etapas devem preceder qualquer outra ação na jornada, sendo responsáveis pela abertura da solicitação e conformidade legal:
0000 – Início: Gatilho do processo, onde ocorre o preenchimento dos dados fundamentais para a abertura da solicitação.
1000 – Boas Vindas e Aceite LGPD: Apresentação do termo e coleta do consentimento do candidato conforme a Lei Geral de Proteção de Dados.
1001 – Avaliar Recusa do LGPD: Fluxo de contingência que redireciona o processo à equipe responsável caso o candidato não aceite o termo.
Configurações específicas desta etapa:
2. Etapas Finais (Validação e Integração)
Estas etapas devem ser posicionadas ao final da jornada, após a coleta de todos os dados e documentos:
1900 – Avaliar Problemas dos Documentos Enviados: Canal de retorno ao candidato para correção de inconsistências identificadas no envio inicial.
Configurações específicas desta etapa:
3000 – Validar Documentos Entregues: Conferência técnica das informações e arquivos enviados pelo candidato.
3200 – Validar Dados da Folha de Pagamento: Revisão final dos formulários de registro antes do envio para o sistema de folha.
4000 – Executar Integração na Folha de Pagamento: Processamento automático do envio dos dados para registro oficial do colaborador.
4998 – Tratar Erros da Integração: Etapa de suporte para ajuste de dados e reenvio em caso de falhas na comunicação com o sistema de folha.
Configurações específicas desta etapa:
4100 – Aguardando Envio para Assinatura: Preparação e conferência das informações que sairão nos contratos antes do envio ao TOTVS Assinatura Eletrônica.
2000 – Envio para assinatura: Etapa de envio dos contratos para o TOTVS Assinatura Eletrônica.
3100 – Validar Documentos Assinados: Auditoria final dos contratos após a coleta das assinaturas digitais.
8999 – Solicitação Finalizada: Encerramento formal da jornada de admissão.
Nota
Embora a sequência acima apresente a integração antes da assinatura, a ordem das etapas 4000 (Integração) e 4100 (Assinatura) pode ser alternada conforme a estratégia da empresa. Caso o fluxo de negócio exija que os documentos sejam assinados juridicamente antes do registro oficial na folha de pagamento, basta inverter o posicionamento destas etapas na configuração da jornada.
Ao fim da página, temos os mesmos dois botões do início, o botão "Reordenar Atividades" ordena as atividades já inseridas.
Depois de incluir todas as etapas que farão parte daquela jornada, é necessário salvar, clicando no botão inferior direito:
Gestão e Manutenção de Jornadas
Após a gravação inicial, o sistema disponibiliza ferramentas para a administração contínua das jornadas cadastradas. Na tela principal de consulta, as seguintes operações podem ser realizadas:
- Edição: Ao selecionar uma jornada e clicar em "Editar", o formulário de configuração será reaberto com todos os parâmetros, etapas e filtros preservados para modificação.
- Exclusão: A opção "Excluir" remove a jornada do catálogo.
Importante
Recomenda-se cautela nesta operação, pois jornadas vinculadas a processos de admissão em andamento podem gerar inconsistências nos fluxos ativos.
Duplicação (Copiar): A funcionalidade "Copiar" gera uma nova instância idêntica à jornada selecionada (incluindo todas as atividades e regras). Esta é a prática recomendada para criar variações de fluxos complexos sem a necessidade de reconfiguração manual do zero.
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