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Hablando de Iniciar Solicitud...
Una vez que el proceso se ha modelado completamente y está liberado para su uso, los usuarios que tienen permiso pueden iniciar solicitudes del proceso.
Durante todo el período en que una solicitud está activa, dicha solicitud utilizará las actividades y flujos definidos en la versión en la que se crea, incluso cuando se liberen nuevas versiones.
El área de decisión muestra las opciones de actividades y usuarios disponibles para el movimiento de la solicitud.
El área de instrucciones muestra las instrucciones definidas para el proceso y para la actividad actual. Las instrucciones son informaciones con el objetivo de ayudar en la ejecución del proceso y de la actividad actual.
Cuando el mecanismo de asignación no puede encontrar un usuario que cumpla con los requisitos definidos para la actividad, se asigna al gestor del proceso.
Se puede transferir la actividad a otro usuario. Para ello se debe seleccionar la opción Transferir, que se muestra al activar la flecha ubicada del lado derecho de Enviar, y seleccionar el usuario que debe recibir la tarea. Hay casos en los que la opción Transferir no estará disponible, esto ocurre cuando se configuró en la actividad que ésta no debería permitir la transferencia.
En el caso de transferencia, no se cambia el plazo para la ejecución de la tarea.
Si el ejecutor de la actividad necesita realizar algún registro en la actividad (inclusión de adjuntos, cambios en los datos del formulario o inclusión de observaciones en la solicitud y no pretende mover la tarea a la siguiente actividad en este momento, se puede grabar la información utilizando el botón Guardar.
Cada solicitud que se inicia recibe una identificación numérica que la representa. Esta identificación numérica es común para todos los procesos creados en la plataforma.
En esta ventana también se puede definir un proceso como favorito y copiar su enlace que se dirige directamente a la apertura de la solicitud.
Inicialización rápida
01. En el menú principal, activar Procesos.
02. Activar Iniciar solicitudes.
03. En Inicialización rápida, se pueden ver los últimos 5 procesos que se abrieron y desde ellos, facilitar la inicialización de una solicitud
La inicialización rápida puede estar vacía cuando se abre por primera vez. Dado que los procesos solo se mostrarán en la inicialización rápida después de que se hayan iniciado. Después de ello, se contabilizarán los procesos y los 5 últimos a los que se accedió quedarán en lista.
Iniciar solicitudes
01. En el menú Procesos registrados se pueden visualizar todos los procesos registrados. Y además, marcar y visualizar los procesos favoritos, ubicar y seleccionar los procesos por categorías y subcategorías.
Se puede buscar un proceso específico por medio del campo Buscar procesos, que se encuentra en el lado izquierdo de la pantalla. La búsqueda se puede realizar por proceso, por la categoría o por la subcategoría a la que pertenece el proceso.
02. Al seleccionar un proceso que desea iniciar, es necesario completar la información solicitada.
03. Completar los datos del formulario, si existe.
Los campos presentados en el formulario son definidos previamente por el recurso Formulario, que permite estandarizar el formato, la disponibilidad y los campos que se deben completar en determinada actividad.
04. Si desea, active la pestaña Detalles para ver más información sobre el proceso, su diagrama e instrucciones.
El diagrama de flujo de un proceso facilita la identificación de la actividad actual y la verificación de los flujos de avance y retroceso posibles.
05. Si desea, active la pestaña Complementos para introducir observaciones en la solicitud.
Esta pestaña permite registrar comentarios sobre la realización de la actividad. Estos comentarios se almacenan en el historial de la solicitud. Sin embargo, cuando una solicitud de un proceso se está iniciando, no se muestra la información histórica en esta pestaña, solo después del primer registro de movimiento de la solicitud en cuestión.
06. En el campo mostrado, introducir el comentario y activar Agregar complemento.
07. Si desea, active la pestaña Adjuntos para adjuntar documentos a la solicitud.
Esta pestaña permite adjuntar a la solicitud cualquier tipo de documento existente en la plataforma o, incluso, realizar el upload de nuevos archivos. También puede eliminar adjuntos existentes. La ejecución de estas acciones depende de la definición de seguridad de los datos adjuntos que se configura para el proceso.
Para visualizar un archivo aún no publicado, se puede realizar el download y visualizarlo en la misma máquina. Solo debe hacer clic sobre el archivo o bien activar el botón Download.
08. Activar Cargar archivo para adjuntar un archivo por upload; o Buscar en el ECM para adjuntar un documento que ya está publicado en la plataforma.
09. Buscar el documento y confirmar.
10. Activar Enviar.
Al activar Enviar la solicitud se creará y moverá a la próxima actividad, que fue elegida en el campo Próxima actividad.
También es posible inicializar el proceso activando Guardar, que se muestra al activar la flecha ubicada en el lado de Enviar. Sin embargo, de esta manera se guardan las informaciones introducidas y la solicitud permanece en la actividad inicial y queda bajo la responsabilidad del usuario solicitante, siendo necesario acceder a la Central de tareas para moverla a la próxima actividad.
11. En la ventana que aparece, definir la información solicitada.
Próxima actividad
Actividad a la que se enviará la solicitud. Las actividades que se muestran en la casilla de selección son las actividades de avance o de retorno que están configuradas para la actividad en cuestión.
Responsable
Usuario que será el responsable de ejecutar la actividad a la cual se reenviará la solicitud. El usuario elegido será responsable de la actividad elegida en el campo Próxima actividad. Hay casos en los que esta opción no se muestra, esto ocurre cuando la actividad elegida en el campo Próxima actividad tiene alguna condición de asignación que no necesita seleccionar el usuario, como por ejemplo un mecanismo de asignación pool para grupo o para papel, o una actividad conjunta para todos los usuarios.
Contraseña
Contraseña del usuario autenticado que está iniciando la solicitud. Este campo solo se muestra cuando se ha definido en el proceso que se debe solicitar contraseña al iniciar una solicitud.
Anotaciones
Tiempo utilizado para iniciar la solicitud en horas. Este campo solo se muestra cuando se ha definido en el proceso que se debe realizar la anotación de horas al iniciar una solicitud.
Repositorio
Repositorio en el que se encuentra el certificado digital que se utilizará para firmar de forma digital la actividad de inicio de la solicitud. Este campo solo se muestra cuando la actividad de inicio de la solicitud requiere firma digital.
Certificado
Certificado que se utilizará para firmar de manera digital la actividad de inicio de la solicitud.
12. Activar Enviar.
¿Qué quiere hacer?
Luego de activar Enviar, el usuario podrá definir qué acción tomar. Las opciones disponibles se describen a continuación:
- Iniciar una nueva solicitud basada en esta: esta opción le permite al usuario iniciar una nueva solicitud reutilizando los datos usados en la solicitud anterior.
- Iniciar nueva solicitud en blanco: esta opción le permite al usuario iniciar una nueva solicitud en blanco, que completará el usuario.
- Ir a la pantalla de iniciar solicitudes: esta opción redirige al usuario a la pantalla de Iniciar solicitudes.
- Ir a la central de tareas: esta opción redirige al usuario a la pantalla de la Central de tareas
Al hacer clic en el número de la solicitud o en el enlace de Acceder a la solicitud, el usuario se redirigirá directamente a la solicitud.
Copiar link del proceso
01. En Procesos registrados, en la lista de categorías y subcategorías de procesos disponibles, buscar y seleccionar el proceso del que desea copiar el enlace que conduce a la apertura de solicitudes.
02. Activar el ícono enlace a la solicitud, que se encuentra del lado derecho del nombre del proceso.
Al activar este ícono el enlace que conduce a la ventana de inicio de las solicitudes del proceso se copia al área de transferencia y se puede pegar en la ubicación deseada.
Definir proceso como favorito
01. En la lista de categorías y subcategorías de procesos disponibles, buscar y seleccionar el proceso que desea definir como favorito
La definición de un proceso como favorito tiene como objetivo facilitar su ubicación para la posterior inicialización de solicitudes.
02. Active el ícono que está representado por una estrella, que se encuentra del lado derecho del nombre del proceso.
03. El proceso quedará con el ícono de estrella en amarillo. Se podrá ver el proceso en el área de procesos favoritos.
Para ver todos los procesos favoritos, solo debe activar el ítem Favoritos, que se encuentra del lado izquierdo de la pantalla. Se crea un filtro de todos los procesos marcados como favoritos y se muestra en la lista.
Eliminar proceso de los favoritos
01. En el área de procesos favoritos, buscar el proceso que desea eliminar de los favoritos.
Para ver todos los procesos favoritos, solo debe activar el ítem Favoritos, que se encuentra del lado izquierdo de la pantalla. Se crea un filtro de todos los procesos marcados como favoritos y se muestra en la lista.
02. Activar el ícono que está representado por una estrella, que se encuentra del lado derecho del nombre del proceso
03. El proceso se eliminará del área de procesos favoritos.
Al activar este ícono, el proceso deja de mostrarse en el filtro de favoritos.
¡Esté atento!
Esta documentación es válida a partir de la actualización 1.6.5 - Liquid. Si utiliza una actualización anterior, la misma puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.
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