• Ferramenta de Atendimento
• Solicitação de Mudança - MIT031

• PMO
• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Gestor do Portfólio de Projeto
• Cliente
• Patrocinador do Projeto

O escopo de um Projeto pode mudar ao decorrer de sua implantação, por fatores de ajustes na estrutura de processo do cliente ou outros fatores econômicos. 

Além do escopo, também pode ocorrer casos onde o Projeto não faça mais sentido ao cliente ou não tenha a aderência estimada na venda. 

Nestes casos, o cliente pode desistir da implantação ou uma parte do escopo contratado.

• Com a Solicitação de Mudança - MIT031 assinada pelo cliente, Gerente ou Coordenador do Projeto e Gestor de Portfólio de Projetos alinham a solicitação e decidem se irão sugerir uma nova negociação com o cliente ou desistir da implantação do projeto
• Com a decisão da desistência, o Gerente ou Coordenador do Projeto deve enviar a Solicitação de Mudança ao PMO para que ele siga com as tratativas contratuais dos faturamentos pendentes
• PMO avalia a demanda, encerra as parcelas de faturamento pendentes na ferramenta de gestão de projetos e confere se todos os atendimentos realizados já foram confirmados no projeto 
• Nos casos de desistência do projeto inteiro, o Gerente ou Coordenador do Projeto também elabora o Certificado de Conclusão dos Serviços - MIT062 até o momento

• Certificado de Conclusão de Serviços - MIT062
• Projeto encerrado na ferramenta de gestão de projetos ou os ajustes de baixa de receita concluídas.

Solicitação de Suspensão/Parada formalmente acordada com o cliente

• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Comitê do Projeto

É fundamental registrar os motivos de uma decisão de suspensão, tanto quanto avaliar e indicar as condições de retorno e prováveis impactos que possam existir, para manter a visibilidade e transparência junto ao nosso Cliente.

• Gerente ou Coordenador do Projeto organiza as informações e elabora o material de Suspensão do Projeto
• Comitê avalia o cenário e as condições, assim como algumas atividades que devem ser realizadas neste período de suspensão. Estando de acordo, aprova o Termo de Validação - MIT010 (Termo de Suspensão de Projeto)
• Com a Suspensão do Projeto, o Projeto na ferramenta de gestão de projetos deverá estar suspenso para novos apontamentos, replanejamentos e geração de Receita

NOTA: na retomada do projeto, o Gerente ou Coordenador do Projeto deve encaminhar uma Ata de Reunião com as definições do retorno do projeto para que o PMO libere o bloqueio.

• Termo de Validação - MIT010 (Suspensão do Projeto)

Documentações do projeto

• Gerente ou Coordenador do Projeto

Todas as documentações digitais do projeto devem ser mantidas na pasta oficial do projeto nos repositórios de documentos vigentes.

• NOTA: Para estar em compliance com a Segurança da Informação Corporativa e as certificações ISO, todos os documentos de uso corporativo devem ser salvos em repositórios vigentes, oficiais da TOTVS em nuvem e nunca salvos no próprio equipamento.

Documentos Físicos

Os documentos de formalização com cliente, assinados, ainda que digitalizados, devem ser armazenados fisicamente, conforme definições da área CST – Arquivo Central. 

Relação dos principais documentos de formalização da MIT Digital:

- Diagrama dos Processos - MIT041 

- Termo de Validação (Marco/Entrega, Homologação, Go-live e Suspensão) - MIT010

- Solicitação de Mudança - MIT031

- Certificado de Conclusão dos Serviços - MIT062

*Para consultar todos os documentos de formalização da MIT Digital, acesse o Guia de templates a seguir, coluna “N” (forma de aceite), os mesmos contêm a informação “Assinatura eletrônica ou física”. 

Guia de Templates:

Unidades que utilizam o Google Workspace (próprias/franquias) – Acesse aqui.

Unidades que não utilizam o Google Workspace (canais/parceiros) – Acesse aqui.

Orientações de temporalidade para documentações de formalização de Projetos de Serviços, assinados fisicamente: 

- Documentos físicos de formalização do projeto devem ser arquivados durante 5 anos e 6 meses após a formalização do encerramento ou cancelamento do projeto.

A célula CST – Arquivo Central é responsável pela guarda, logística, controle de temporalidade e gestão das caixas junto ao fornecedor contratado, bem como pela emissão da OS – Ordem de Serviços e relatórios com o fluxo de entrada, disponibilidade, retirada e expurgo das caixas.

As áreas da Companhia são responsáveis pelo conteúdo, gestão, organização dos documentos, catalogação, assim como o direcionamento das caixas ao CST – Arquivo Central.

Para mais detalhes e orientações acesse: 

PI-CSTJUR-03 - Gestão de Arquivos: https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation?app_ecm_navigation_doc=9306827

FAQ - Central de Arquivos: https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation

Documentos Digitais

- Documentos em tempo de execução do projeto: Devem ser utilizados e armazenados no Google drive TOTVS, conforme taxonomia a seguir: 

As pastas dos projetos no Google Drive deverão seguir a seguinte estrutura: 

NOME DO CLIENTE (LETRAS MAIÚSCULAS) 

             CÓDIGO DO PROJETO – NOME DO PROJETO (LETRAS MAIÚSCULAS) 

Criando e organizando as subpastas 

Após a criação da pasta do projeto no Google drive, o CP deverá organizar uma estrutura de seis (06) subpastas, para que no decorrer do projeto os artefatos sejam movidos ou gerados, conforme estrutura a seguir: 

00 - COMERCIAL 

01 - FASE PREPARAÇÃO 

02 - FASE REFINAMENTO 

03 - FASE REALIZAÇÃO 

04 - FASE OPERAÇÃO 

MONITORAMENTO E CONTROLE 

O CP deverá compartilhar a pasta do projeto com sua equipe e fazer a gestão de acesso, que pode ser por Pasta, Subpasta ou Documento/Arquivo. 

Organizando os artefatos/documentos

Os artefatos/documentos devem ser utilizados/criados conforme a demanda do projeto e fases, e deverão ser movidos para suas respectivas subpastas, obedecendo o modelo proposto através da estrutura a seguir (Subpastas X Artefatos): 

00 - COMERCIAL 

- Precificação

- Proposta Comercial 

- Demais documentos ligados à etapa comercial. 

01 - FASE PREPARAÇÃO 

- Guia de Boas Vindas 

- Demais documentos ligados à etapa de preparação/planejamento, como cronogramas, atas, etc. 

02 - FASE REFINAMENTO 

- Diagrama dos Processos 

- Demais documentos ligados à etapa de refinamento e detalhamento dos requisitos, como templates e modelos do cliente; 

03 - FASE REALIZAÇÃO 

- Backlog de atividades 

- Plano de virada 

- Roteiro de Testes 

- Roteiro de Capacitação 

- Demais documentos ligados à etapa de realização. 

04 - FASE OPERAÇÃO 

- Certificado de Conclusão de Serviços 

- Demais documentos ligados à etapa de operação e conclusão do projeto. 

MONITORAMENTO E CONTROLE 

- Monitoramento e Controle do Projeto

- Demais documentos que se enquadrem no conceito de gestão de projetos; 

Nomenclatura dos artefatos/documentos 

Os artefatos deverão ser nomeados conforme a estrutura a seguir: 

“Nome do documento - cliente – complemento” 

Exemplo: Ata de reunião – cliente XXX – 01-08-2020 

*Para documentos gerados por módulos, o complemento do nome deverá ser o “nome do módulo + nome do produto”. 

Exemplo: Diagrama dos Processos - cliente XXXX - Folha de Pagamento – Protheus

- Término de Fases do Projeto: Após o término de cada fase do projeto, todos os documentos de formalização, assinados pelo cliente, devem ser armazenados na pasta do projeto no FLUIG. 

A criação do repositório do projeto no FLUIG é realizada pelo PMO CST. O link da pasta fica armazenado no campo “TND Projeto” do projeto no PSA.

O repositório fica na comunidade Aceleradores e Boas Práticas de Serviços (Framework de Serviços), no caminho:

Documentos => Documentação (MITs) de Projetos => Pasta com o nome do cliente e código em ordem alfabética => Pasta com código e nome do projeto.

• Gerente ou Coordenador do Projeto cria pasta do projeto no Google Drive TOTVS e compartilha com a equipe
• Equipe do projeto gera e mantem atualizados os documentos do projeto no repositório.
• Gerente ou Coordenador do Projeto, após término de cada fase, salva os documentos de formalização com o cliente na pasta do projeto no repositório de documentos compartilhado – FLUIG. (PDF e Editáveis).
• NOTA 1: Essa atividade é recorrente e deve ocorrer sempre que um documento é criado ou alterado.
• NOTA 2: Inserir rótulos para facilitar a busca (Segmentos, Nome do documento com código da MIT, Produto, Módulo)
• NOTA 3: Nos dados do projeto na ferramenta de gestão de projetos, deve conter o endereço do repositório de documentos do projeto.

Documento armazenados e disponíveis para consulta

• Monitoramento e Controle do projeto – MIT013
• Cronograma - MIT032

• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Comitê do Projeto

Realizar periodicamente a reunião de Status Report com o cliente é fundamental para a comunicação, avaliação do andamento do projeto e definição de ações que exijam decisão por parte do comitê executivo do projeto

• Gerente ou Coordenador do Projeto organiza as informações, elabora o material de Status Report – MIT008 ou a versão resumida Status Report - One Page Report - MIT007 e o apresenta na reunião de Status Report do projeto ao comitê.

• Reunião de Status Report apresentada ao cliente e material da apresentação Status Report – MIT008 ou Status Report - One Page Report - MIT007 enviado por e-mail.

• Proposta comercial
• Equipe do projeto definida
• Cronograma do projeto – MIT032

• Gerente ou Coordenador do Projeto
• Equipe do projeto

A reunião de kickoff interno é uma reunião inicial e interna com a equipe do projeto TOTVS que tem o objetivo de alinhar os trabalhos para que atuem de maneira integrada durante todo o projeto.

Já a reunião de iteração é de acompanhamento da sprint, onde é verificado seu andamento e atualização dos artefatos do projeto.

A recorrência da reunião pode ser definida de acordo com o contexto de cada projeto e pode ser realizada com todo o time do projeto com ou sem a participação do Coordenador ou Gerente do Projeto.

Reunião de Kickoff Interno:

Gerente ou Coordenador do Projeto organiza as informações, elabora o material de Kickoff Interno – MIT080 e o apresenta para equipe durante a reunião de Kickoff Interno.

Reunião de Iteração: 

Equipe do projeto se reúne para verificar o andamento das sprints do projeto, se existem impedimentos e posteriormente atualizam os artefatos do projeto.

• Reunião de Kickoff interno realizada
• Andamento do projeto verificado e artefatos do projeto atualizados.