Hablando de reglas del formulario...

Las reglas del formulario son eventos que pueden ocurrir en el formulario creado, en una actividad determinada y en un campo específico. Estos eventos ocurren únicamente en actividades normales o en la actividad inicial de un proceso. Como acciones, es posible elegir entre deshabilitar un campo, validar un valor, definir un valor y ocultar el campo en la pantalla. Este procedimiento genera un evento de formulario con las configuraciones definidas.

Cuando un colaborador selecciona el sector TI como solicitante, una regla del formulario puede mostrar automáticamente un campo adicional para informar el modelo del equipo deseado. Si se selecciona otro sector, este campo permanece oculto, evitando confusiones y haciendo que el llenado sea más rápido.


Orden de ejecución de las reglas en el nuevo editor de formularios

La ejecución de las reglas sigue una jerarquía definida para garantizar que comportamientos generales se apliquen antes de los más específicos. Siguiendo el orden a continuación:


Reglas generales (válidas para todas las actividades)

Ejecutadas primero:

1. En todas las actividades

2. Agrupadores generales

3. Campo específico general


Reglas específicas de la actividad actual

Después de completar las reglas generales, la plataforma ejecuta las reglas referentes a la actividad en la que se está utilizando el formulario, también siguiendo la misma prioridad:

1. Actividad específica

2. Agrupadores de la actividad

3. Campo específico de la actividad

Esta estructura garantiza que primero se apliquen reglas más amplias, que impactan el formulario entero, y luego las reglas dirigidas al contexto de la actividad actual, siempre de la más general a la más específica.


Agregar regla

Siga los pasos a continuación después de configurar el proceso y el formulario en el cual se añadirá la regla.

01. Haga clic en Reglas del formulario .

02. En la ventana modal presentada, haga clic en Agregar regla.

03. En Cuando la solicitud llegue a la actividad, seleccione en qué actividad se ejecutará la regla definida para el campo.

04. En el campo, seleccione el campo para el cual se definirá la regla.

05. En del formulario, seleccione la acción de la regla que se definirá, siendo posible elegir entre:

  • Validado valor: determina que se ejecutará una validación de valor en el campo cuando la solicitud esté en la actividad seleccionada en la regla. En este caso, es necesario satisfacer las condiciones del tipo O y Y.

En este caso, el campo satisfaciendo será presentado para configurar la condición del tipo (Y) o (O).

En el proceso de pago de vacaciones, la regla garantiza que la Fecha de Pago de las vacaciones no sea registrada después de la Fecha de Inicio de las vacaciones (fecha de vencimiento), evitando inconsistencias en el cronograma de pago al colaborador.

Otras opciones de validación de valor seleccionando un operador:

  • Mayor que: determina que el campo del formulario tendrá el valor validado cumpliendo una condición mayor que el valor seleccionado.
  • Mayor o igual que: determina que el campo del formulario tendrá el valor validado cumpliendo una condición mayor que o igual al valor seleccionado.
  • Menor que: determina que el campo del formulario tendrá el valor validado cumpliendo una condición menor que el valor seleccionado.
  • Menor o igual que: determina que el campo del formulario tendrá el valor validado cumpliendo una condición menor o igual al valor seleccionado.
  • Igual a: determina que el campo del formulario tendrá el valor validado cumpliendo una condición igual al valor seleccionado.
  • Diferente de: determina que el campo del formulario tendrá el valor validado cumpliendo una condición diferente al valor seleccionado.

Otras opciones de validación de valor seleccionando un valor:

  • Campo del formulario;
  • Valor específico;
  • Número de la solicitud;
  • Matrícula del usuario conectado;
  • Fecha actual;
  • Vacío.

06. Después de llenar todos los campos con las reglas y eventos de proceso que sean necesarios, haga clic en Guardar.

Al definir que la regla ejecutará eventos de proceso, es necesario definir los eventos que ocurrirán en el campo definido cuando la solicitud esté en la actividad seleccionada.

01. Haga clic en Agregar evento ;

02. Defina el valor seleccionando un operador entre:

  • Mayor que;
  • Mayor o igual a;
  • Menor que;
  • Menor o igual a;
  • Igual a;
  • Diferente de.

03. Defina el valor seleccionado para el campo entre:

  • Campo del formulario;
  • Valor específico;
  • Número de la solicitud;
  • Matrícula del usuario conectado;
  • Fecha actual;
  • Vacío.

04. Defina la acción que ocurrirá en el campo, pudiendo elegir entre:

  • Ocultado
  • Exibido
  • Deshabilitado
  • Habilitado
  • Prellenado
  • Filtrado

Es decir, la configuración del evento ocurre de esta forma:

  • Campo monitoreado: ¿Irá al evento?
  • Evento: Al cambiar el valor del campo ¿Irá al evento?
  • Acción: Habilitar el campo Múltiple elección

La empresa realizará un evento interno y, para organizar la participación de los colaboradores, se ha puesto a disposición un formulario. En este formulario, hay un campo llamado ¿Irá al evento?, en formato de selección única, con las opciones Sí y No. Si el colaborador selecciona la opción Sí, un segundo campo, de tipo múltiple elección, se mostrará automáticamente para que pueda proporcionar información adicional sobre su participación.


Por ejemplo, el campo mostrado contiene opciones como:

  • Necesita transporte
  • Participará del coffee break
  • Necesita accesibilidad

Si se selecciona la opción No, el campo de múltiple elección permanecerá oculto, ya que la información complementaria no es necesaria en este caso.

Es posible agregar múltiples eventos al formulario, según la necesidad del proceso.
Es posible eliminar los eventos agregados a partir del ícono al lado derecho del evento agregado.


¿Cómo funcionan las condiciones?

Al agregar reglas de los tipos Validar valor y Validar formato, es necesario definir condiciones para que estas validaciones se apliquen, eligiendo entre las opciones 'Y' o 'O'. A continuación, explicaremos cómo funciona cada una de estas condiciones.

Condición del tipo Y

Este tipo de condición funciona de manera integral, es decir, al agregar una regla con la condición del tipo Y, todas las condiciones definidas deben ser verdaderas para que la acción ocurra.

 Una empresa automatizó el flujo de aprobación de vacaciones y configuró una regla para que el RH sea notificado solo cuando todas las etapas se hayan completado.

Siendo la regla: Notificar al RH cuando se cumplan todas las condiciones a continuación.

Siendo las condiciones:

En este caso, la notificación al RH solo se enviará si todas estas condiciones son verdaderas al mismo tiempo.


Condición del tipo O

Este tipo de condición funciona de manera aislada, es decir, al agregar una regla con la condición del tipo O, solo una de las condiciones definidas debe ser verdadera para que la acción ocurra.



Una empresa automatizó el flujo de aprobación de vacaciones y configuró una regla para que el RH sea notificado tan pronto como se complete una de las etapas.

Siendo la regla: Notificar al RH tan pronto como haya algún movimiento en la solicitud.

Siendo las condiciones:

En este caso, la notificación al RH se enviará tan pronto como se cumpla una de las condiciones anteriores.


Esta documentación es válida a partir de la actualización Voyager (2.0). Si usted utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que ve en su plataforma.