Aprovação por Worflow(Fluxo de Trabalho) - Integração RMAgilis X RMNucleus

Visão Geral do Programa

O WorkFlow (Fluxo de Trabalho) é um recurso implementado pelo RMNucleus X RMAgilis, com a finalidade APROVAR / REPROVAR atendimentos(RMAgilis), gerados pelos movimentos(RMNucleus), a partir, de etapas e fluxo de etapas pré-definidas pelo administrador .

Descrição do Processo:

Ao salvar um movimento parametrizado para utilizar aprovação por Workflow no RMNucleus, será gerado um atendimento no RMAgilis;
Os atendimentos gerados por movimentos que precisam de aprovação deverão ser aprovados para que possam ser recebidos/faturados no RMNucleus.

Importante:

Após a abertura do atendimento, o mesmo pode ser repassado livremente para vários atendentes(de acordo com o fluxo de etapas) que têm a responsabilidade de realizar tarefas para a execução da solicitação.
Durante o percurso de realização de tarefas, o atendimento pode sofrer várias alterações de status até que o mesmo seja concluído atendendo a solicitação ou não.

Os atendimentos do RM Agilis possuem uma vida útil. Eles são abertos para que uma solicitação seja feita. Após a abertura do atendimento, o mesmo pode ser repassado livremente para vários atendentes que têm a responsabilidade de realizar tarefas para a execução da solicitação. Durante o percurso de realização de tarefas, o atendimento pode sofrer várias alterações de status até que o mesmo seja concluído atendendo a solicitação ou não.

O WorkFlow (Fluxo de Trabalho) é um recurso que foi implementado no RM Nucleus X RM Agilis com a finalidade de fazer com que os atendimentos percorram "caminhos", automaticamente. Esses caminhos são pré-definidos pelo administrador. O Atendimento " passa " por etapas (tarefas) e de acordo com a condição escolhida na conclusão de uma determinada etapa, o atendimento é repassado para outra até que o mesmo termine de percorrer o fluxo.

Objetivo:

Ao salvar um movimento de aprovação por Work Flow no RM Nucleus, será gerado um atendimento no RM Agilis, vinculado ao usuário logado.

Os atendimentos gerados por movimentos que não precisam ser aprovados, serão concluídos automaticamente respeitando o fluxo. Os atendimentos gerados por movimentos que precisam de aprovação serão repassados de acordo com o fluxo de aprovação.

Para a correta parametrização dos tipos de movimentos e integração entre os sistemas, é necessário:

1. O usuário do Nucleus deverá corresponder a um atendente no RM Agilis.

2. No RM Agilis através do menu Atendimento cadastrar um Grupo de Atendimento e um Tipo de Atendimento.

3. Nos parâmetros do tipo de movimento do RM Nucleus na pasta Identificação sub pasta Aprovação deverá informar os seguintes campos Grupo de Atendimento e Tipo de Atendimento.

4. Movimentos emWorkFlow (último atendimento gerado pelo movimento está em andamento) não podem ser faturados nem alterados.

5. Movimentos não aprovados (último atendimento gerado pelo movimento está cancelado) não podem ser faturados.

Veja tabela:

Status do último atendimento gerado pelo movimento:

Faturar Cancelar Alterar

Cancelado N S S

Em andamento N S N

Concluído S S S

6. Na visão de movimentos estará disponível um filtro para movimentos aprovados, não-aprovados e em aprovação para faturamento.

7. Na visão de movimentos estará disponível um menu de aprovação por Work Flow

8. A aprovação existente atualmente não pode funcionar simultaneamente a aprovação por WorkFlow.

9. Os fluxos de aprovação serão definidos dinamicamente no RM Agilis. A condição de passagem para a próxima tarefa deverá conter uma fórmula que determina qual o responsável pela execução da próxima tarefa. Estas fórmulas serão cadastradas no RMAgilis.

10. Se um tipo de movimento de solicitação de compras (1.1.01 por exemplo) estiver parametrizado para utilizar aprovação por WorkFlow, os movimentos inseridos somente estarão disponíveis para Cotação se forem aprovados no RM Agilis.

11. Na geração de N movimentos ao faturar, não serão gerados atendimentos de aprovação no RM Agilis. Será necessário acessar o menu de aprovação de movimentos por work flow gerando os atendimentos para tais movimentos.

12. Após provação de movimentos por Work Flow, e houver desdobramento destes, somente poderão ser aprovados novamente se consistidos pela fórmula.

Exemplo:

Uma empresa deseja realizar aprovação por Work Flow, para os movimentos no qual o valor líquido seja maior que R$ 50,00 e menor que 300,00. Caso ultrapasse este valor devera ser aprovado pelo gerente. Os Valore abaixo de R$ 50,00 não passarão pelo processo de aprovação.

Através do menu Cadastro / Fórmulas deverá incluir uma fórmula que irá retornar o código do atendimento

Código: ATEND

Descrição: Código do atendimento

Texto:

CAMPOSATENDIMENTO ( 'CODATENDIMENTO' )

Através do menu Utilitário/Consultas SQL, deverá incluir uma sentença que irá consistir o valor liquido para o atendimento gerado pelo Work Flow

Código : VALORLIQUIDO

Descrição: Retornar o valor líquido do movimento

SQL:

SELECT VALORLIQUIDO FROM TMOVATEND, TMOV

WHERE TMOVATEND.CODCOLIGADA = TMOV.CODCOLIGADA

AND TMOVATEND.IDMOV = TMOV.IDMOV

AND TMOVATEND.CODATENDIMENTO=:FRM_ATEND

Exemplo de fórmulas de condição de passagem para a próxima tarefa

Código: 01

Descrição: Aprovação Inicial

Texto:

Decl VlrLiquido;

SE EXECSQL('VALORLIQUIDO') = 1

ENTAO SETVAR(VlrLiquido,RESULTSQL('VALORLIQUIDO','VALORLIQUIDO'));

SE VlrLiquido < 50 ENTAO CONCLUIDOCONFIRMADO

SENAO

1

FIMSE

SENAO 0

FIMSE

Observação:

Neste caso, após de incluir uma movimentação que gerou Atendimento por Work Flow para o RMAgilis, cujo valor liquido seja menor que R$ 50,00 o atendimento será concluído automaticamente, não precisará ser repassar para aprovação.

Código: 02

Descrição: Aprovação por Fluxo

Texto:

Decl VlrLiquido;

SE EXECSQL('VALORLIQUIDO') = 1

ENTAO SETVAR(VlrLiquido,RESULTSQL('VALORLIQUIDO','VALORLIQUIDO'));

SE VlrLiquido > 50 E VlrLiquido < 300 ENTAO 2

SENAO 3

FIMSE

SENAO 0

FIMSE

Observação:

Neste caso, após de incluir uma movimentação que gerou Atendimento por Work Flow para o RM Agilis, cujo valor liquido seja maior que R$ 50,00 e menor que R$ 300,00, o atendimento será repassado para o grupo de atendentes 2 caso for maior que R$ 300,00, será repassado para o grupo de atendentes 3. sendo necessário aprovação do atendimento.

Código: 03

Descrição: Não Aprova

Texto:

CANCELAR

Observação:

Neste caso, após de incluir uma movimentação que gerou Atendimento por Work Flow para o RM Agilis, cujo valor liquido seja maior que R$ 50,00 e menor que R$ 300,00, o atendimento será repassado para o grupo de atendentes 2 caso for maior que R$ 300,00, será repassado para o grupo de atendentes 3. sendo necessário aprovação do atendimento. Caso não aprovado o atendimento será cancelado automaticamente.

Código: 04

Descrição: Concluir

Texto:

CONCLUIDOCONFIRMADO

Observação:

Neste caso, após de incluir uma movimentação que gerou Atendimento por Work Flow para o RM Agilis, cujo valor liquido seja maior que R$ 50,00 e menor que R$ 300,00, o atendimento será repassado para o grupo de atendentes 2 caso for maior que R$ 300,00, será repassado para o grupo de atendentes 3. Sendo necessário aprovação do atendimento. Caso aprovado o atendimento será concluído confirmado.

Observação:

As etapas e fluxo de tarefas deverão ser informadas no Tipo de Atendimento no RM Agilis. Nestas etapas do atendimento na pasta Ação, deverá estar configurada para bloquear as seguintes ações:

Repassar;

Repassar de volta;

Concluido (a responder);

Concluido (Respondido);

Concluido (Confirmado);

Em andamento;

Cancelar.

Parametrizações do RM Agilis para se trabalhar com Work Flow

Os atendimentos do RM Agilis possuem uma vida útil. Eles são abertos para que uma solicitação seja feita. Após a abertura do atendimento, o mesmo pode ser repassado livremente para vários atendentes que têm a responsabilidade de realizar tarefas para a execução da solicitação. Durante o percurso de realização de tarefas, o atendimento pode sofrer várias alterações de status até que o mesmo seja concluído atendendo a solicitação ou não.

O WorkFlow (Fluxo de Trabalho) é um recurso que foi implementado no RM Agilis com a finalidade de fazer com que as ocorrências percorram "caminhos", automaticamente. Esses caminhos são pré-definidos pelo administrador. A ocorrência "passa" por etapas (tarefas) e de acordo com a condição escolhida na conclusão de uma determinada etapa, o atendimento é repassado para outra até que o mesmo termine de percorrer o fluxo.

Para a utilização do WorkFlow devem ser seguidos alguns passos essenciais:

O exemplo utilizado é de uma instituição acadêmica.

1º Passo: Cadastro de Grupo de Atendimento.

Grupos:

Secretaria

Arrecadação

Biblioteca

2º Passo: Cadastro de Tipo de atendimento.

Para o grupo Secretaria:

Tipos:

Histórico escolar

Declaração de conclusão de curso

Diploma

Para o grupo Biblioteca:

Tipos:

Livros

Revistas

Jornais

3º Passo: Cadastro de Etapas e definição de Condições.

Em cada etapa devem ser definidas condições de repasse para a próxima etapa.

Etapa:

Solicitação de Histórico Escolar

Condições:

Aluno em dia

Aluno em débito

Etapa:

Confecção de Histórico Escolar

Condições:

Confeccionado

Não confeccionado

Etapa:

Impressão de Histórico Escolar

Condições:

Impresso

Não impresso

Etapa:

Entrega de Histórico Escolar

Condições:

Entregue

Não entregue

Etapa:

Solicitação indeferida

Condição

Indeferida

4º Passo: Cadastro de Fluxo de atendimento.

Etapa: Solicitação de Histórico Escolar

Condição: Aluno em dia

Próxima etapa: Confecção de Histórico Escolar

Etapa: Solicitação de Histórico Escolar

Condição: Aluno em débito

Próxima etapa: Solicitação indeferida

Fórmula a ser executada no momento de passagem da tarefa: Concluir Atendimento.

Etapa: Confecção de Histórico Escolar

Condição: Confeccionado

Próxima etapa: Impressão de Histórico Escolar

Etapa: Confecção de Histórico Escolar

Condição: Não confeccionado

Próxima etapa: Solicitação de Histórico Escolar

Etapa: Impressão de Histórico Escolar

Condição: Impresso

Próxima etapa: Entrega de Histórico Escolar

Fórmula a ser executada no momento de passagem da tarefa: Concluir Atendimento.

Etapa: Impressão de Histórico Escolar

Condição: Não impresso

Próxima etapa: Solicitação de Histórico Escolar

O fluxo acima ficaria da seguinte forma:

ETAPA ATUAL CONDIÇÃO PRÓXIMA ETAPA

Solicitação de Histórico Escolar Aluno em dia Confecção de Histórico Escolar

Solicitação de Histórico Escolar Aluno em débito Solicitação indeferida

Confecção de Histórico Escolar Confeccionado Impressão de Histórico Escolar

Confecção de Histórico Escolar Não confeccionado Solicitação de Histórico Escolar

Impressão de Histórico Escolar Impresso Entrega de Histórico Escolar

Impressão de Histórico Escolar Não impresso Solicitação de Histórico Escolar

Após a execução dos passos acima, para que um atendimento siga um fluxo, é necessário que no momento que o mesmo estiver sendo criado, os campos Grupo de Atendimento e Tipo de Atendimento da tela de edição, sejam preenchidos. Neste caso, após salvar o atendimento, o botão de comando Avançar Etapa será habilitado. A partir desse momento o atendimento poderá seguir o fluxo, para isso, basta clicar no botão Avançar Tarefa que o atendimento será encaminhado para a primeira tarefa.

Quando uma ocorrência já está no meio de um fluxo (já passou da primeira tarefa) e clicamos em "Avançar Etapa", o sistema apresentará (com base na tarefa atual) uma tela com uma caixa de seleção que é a condição de passagem. O atendente (usuário) deverá escolher uma das condições e a sua escolha definirá qual será a próxima tarefa (e quem irá receber a ocorrência) de acordo com o fluxo cadastrado.

Enquanto o atendimento estiver percorrendo o fluxo, o mesmo pode ser repassado através do recurso de repasse livre, para qualquer atendente. Nesse caso, o atendimento sairá do fluxo. Para que o atendimento retorne ao fluxo, o usuário deverá clicar no botão de comando Avançar Tarefa, o atendimento seguirá novamente o fluxo partindo da etapa em que parou.

Cadastros Necessários:

No Gestão de Relacionamento com o Cliente - RMAgilis:

Criando Atendente vinculado ao usuário:

Acessar Guia Atendentes e criar atendentes que participarão do processo de aprovação:

Linha RM > Aprovação_por_Workflow_Integração_TOTVS Aprovações e Atendimento_X_RMNucleus_BRA > image2016-12-16 11:7:25.png

Criando o Tipo de Atendimento e Grupo de Atendimento:

Linha RM > Aprovação_por_Workflow_Integração_TOTVS Aprovações e Atendimento_X_RMNucleus_BRA > image2016-12-16 11:13:55.png

Linha RM > Aprovação_por_Workflow_Integração_TOTVS Aprovações e Atendimento_X_RMNucleus_BRA > image2016-12-16 15:9:7.png

Definindo as etapas:

Linha RM > Aprovação_por_Workflow_Integração_TOTVS Aprovações e Atendimento_X_RMNucleus_BRA > image2016-12-16 11:17:28.png

Para cada etapa criada é possível configurar os seguintes itens de acordo com a necessidades:

Linha RM > Aprovação_por_Workflow_Integração_TOTVS Aprovações e Atendimento_X_RMNucleus_BRA > image2016-12-16 15:20:14.png

Definindo o fluxo de etapas:

Linha RM > Aprovação_por_Workflow_Integração_TOTVS Aprovações e Atendimento_X_RMNucleus_BRA > image2016-12-16 11:20:23.png

Para incluir novas etapas no fluxo, deve-se clicar em incluir novo:

Linha RM > Aprovação_por_Workflow_Integração_TOTVS Aprovações e Atendimento_X_RMNucleus_BRA > image2016-12-16 11:21:30.png

Criando o Grupo de Atendimento:

Linha RM > Aprovação_por_Workflow_Integração_TOTVS Aprovações e Atendimento_X_RMNucleus_BRA > image2016-12-16 11:14:22.png

Linha RM > Aprovação_por_Workflow_Integração_TOTVS Aprovações e Atendimento_X_RMNucleus_BRA > image2016-12-16 15:24:40.png

Definindo a Classificação do Atendimento:

Linha RM > Aprovação_por_Workflow_Integração_TOTVS Aprovações e Atendimento_X_RMNucleus_BRA > image2016-12-16 11:57:42.png

Parametrização RMNucleus:

Acessar os parâmetros do tipo de movimento que deseja aprovação por Workflow, etapa Workflow.

Linha RM > Aprovação_por_Workflow_Integração_TOTVS Aprovações e Atendimento_X_RMNucleus_BRA > image2016-12-16 10:55:41.png

Conteúdos Relacionados:

http://wikihelp.totvs.com.br/WikiHelp/CRM/CRM.Agilis.aspx

http://wikihelp.totvs.com.br/WikiHelp/CRM/CRM.atendentes.aspx

http://wikihelp.totvs.com.br/WikiHelp/CRM/CRM.atendimentos.aspx

http://wikihelp.totvs.com.br/WikiHelp/CRM/CRM.tiposAtendimentos.aspx

http://wikihelp.totvs.com.br/WikiHelp/CRM/CRM.GrupoAtendimentos.aspx

http://wikihelp.totvs.com.br/WikiHelp/CRM/CRM.parametros.aspx

http://wikihelp.totvs.com.br/WikiHelp/CRM/CRM.transferencia.aspx

Links dos principais conceitos e processos.