Estrutura Organizacional
A estrutura organizacional é a base para todos os controles do ambiente Gestão Ambiental, nela são relacionados, de forma hierárquica, os locais ou processos que geram aspectos e impactos ambientais que devem ser avaliados e monitorados, bem como permite integrar as funções dos funcionários da empresa, através da descrição de cargos e funções relativas à questão ambiental.
A empresa deve possuir um organograma que demonstre que suas inter-relações estão bem definidas e comunicadas em toda a empresa. A direção da empresa deve definir um ou mais profissionais para que seja o representante dos assuntos específicos da Gestão Ambiental.
O objetivo desta rotina é prover uma visão gráfica da estrutura da empresa e os responsáveis, facilitando a identificação dos processos ou locais onde existem aspectos ambientais (visão SGA), funções e tarefas de riscos (visão MDT) e/ou bens para controle das manutenções (visão MNT). Portanto, a estrutura organizacional permite criar três visões: uma para o ambiente de Gestão Ambiental, outra para o ambiente de Medicina e Segurança do Trabalho e uma terceira para o ambiente de Manutenção de Ativos.
Com o recurso de cópia de estrutura entre estes ambientes, é possível criar uma estrutura padrão para o ambiente de Gestão Ambiental e copiá-la, por exemplo, para o Manutenção de Ativos e, então, incluir os bens nos locais apropriados; da mesma forma, copiá-la para o ambiente Medicina e Segurança do Trabalho e, então, incluir as funções e tarefas de riscos existentes em cada local.
A estrutura pode conter vários níveis de detalhamento. Cada nível possui uma identificação que pode ser referente ao organograma da empresa, locais, processos etc.
Procedimentos
Para cadastrar uma estrutura organizacional para o Gestão Ambiental:
| 1. | Ao ser selecionada a opção \"Estrutura Organizacional\" pela primeira vez, será apresentada uma janela para inclusão. |
Nas próximas vezes em que esta opção for acessada, será apresentada a estrutura já criada para alteração.
| 2. | No campo \"Identificação\", informe um nome que representa a estrutura organizacional que será cadastrada, pode ser o nome da empresa, o processo macro de controle ambiental ou outro. |
| 3. | No campo \"Responsável\", selecione a pessoa responsável pelo controle e manutenção do sistema de gestão ambiental. O nome do responsável é apresentado automaticamente. |
A área de montagem da estrutura apresenta o nome informado para identificação da estrutura.
| 4. | Para incluir um nível na estrutura, na área de montagem, clique sobre a identificação da estrutura para selecioná-la e, em seguida, ou clique com o botão direito. |
Se clicado o botão direito será apresentado um pequeno menu na parte inferior da tela, com as opções \"Identificação\" e \"Excluir\". Clique sobre a opção \"Identificação\".
Será apresentada a janela \"Identificação\" para informação dos dados do processo deste nível organizacional.
| 5. | O campo \"Código\" é incrementado automaticamente. |
| 6. | Informe os demais dados conforme o help de campo. |
| 7. | Se estiver em uso o ambiente Controle de Documentos, é possível vincular um documento ao nível organizacional, clicando em \"Documentos Relacionados\" . |
Será apresentada uma janela para seleção dos documentos.
| 8. | Clique com o botão direito na área vazia. Será apresentado um pequeno menu de opções. |
| 9. | Selecione a opção \"Novo\". |
Será apresentada uma janela com a relação dos documentos existentes.
| 10. | Selecione o documento e confirme. |
Um ícone do Microsoft Word é apresentado na área de documentos relacionados.
| 11. | Clique em \"OK\" para confirmar o vínculo com o documento. |
| 12. | Agora, selecione as pessoas que trabalham nesta área, clicando em \"Participantes\". |
Será exibida a janela de participantes. Os participantes são selecionados pela função que ocupam.
| 13. | Clique em \"Função\" e com duplo clique marque as funções dos participantes deste nível da organização. |
Na parte inferior da janela, serão relacionados já marcados todos os funcionários que possuem esta função.
| 14. | Se algum funcionário não deve ser relacionado, desmarque com um duplo clique. |
| 15. | Clique em \"OK\" para confirmar os participantes escolhidos. |
A janela de identificação do nível é reapresentada.
| 16. | Se os ambientes Medicina e Segurança do Trabalho e Manutenção de Ativos estiverem implantados, é possível copiar este nível da estrutura organizacional para esses ambientes, e associar as tarefas e funções (MDT), e os equipamentos utilizados (MNT), respectivamente. |
| 17. | Para levar o nível editado para as estruturas dos ambientes SIGAMDT e SIGAMNT, marque as caixas de verificação apresentadas na parte inferior da janela. |
Se existirem outros níveis (filhos) vinculados ao nível editado (pai), será apresentada uma janela solicitando a escolha do que deve ser copiado: repassar todos os filhos ou escolher os filhos.
Se selecionada a opção \"Escolher os filhos\", será exibida a janela Filhos, permitindo a marcação individual dos níveis que devem ser copiados.
| 18. | Após a configuração do processo, clique em \"OK\" para confirmar a sua inclusão. |
| 19. | Proceda a inclusão dos demais níveis da organização, posicionando o cursor sobre o nível superior e, em seguida, clicando com o botão direito do mouse e selecionando a opção de \"Identificação\". |
| 20. | Observe como a estrutura fica montada. |
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Procedimentos
Para cadastrar uma estrutura organizacional para o Medicina e Segurança do Trabalho:
| 1. | Se na montagem da estrutura os níveis foram copiados para o ambiente SIGAMDT, clique na sua caixa de verificação apresentada na parte inferior da janela, para associar as tarefas e as funções de risco dos níveis. |
A janela de estrutura é redesenhada com os níveis que foram marcados para o ambiente SIGAMDT.
| 2. | Clique sobre o processo em que devem ser vinculadas as tarefas e funções de risco. Em seguida, clique o botão direito do mouse e selecione, no menu apresentado, a opção \"Tarefa\". |
Será exibida uma janela para seleção da tarefa.
| 3. | Selecione a tarefa e confirme. |
A janela de estutura é reapresentada.
| 4. | Agora, clique o botão direito do mouse e selecione a opção \"Função\". |
Será exibida uma janela para seleção da função.
| 5. | Selecione a função e confirme. |
| 6. | Repita estes procedimentos para associar as tarefas e funções aos demais níveis de processo. |
| 7. | Observe como fica a estrutura montada. |
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Com este procedimento, será possível ter um controle mais abrangente dos riscos a que os funcionários desta função estão expostos neste nível de processo.
Procedimentos
Para cadastrar uma estrutura organizacional para o Manutenção de Ativos:
| 1. | Se na montagem da estrutura os níveis foram copiados para o ambiente SIGAMNT, clique na sua caixa de verificação apresentada na parte inferior da janela, para associar os equipamentos (bens) de cada nível. |
A janela de estrutura é redesenhada com os níveis que foram marcados para o ambiente SIGAMNT.
| 2. | Clique sobre o processo em que devem ser vinculados os equipamentos. Em seguida, clique o botão direito do mouse e selecione, no menu apresentado, a opção \"Bem\". |
Será exibida uma janela para seleção do bem.
| 3. | Selecione o bem e confirme. |
A janela de estrutura é reapresentada.
| 4. | Repita estes procedimentos para associar os equipamentos aos demais níveis de processo. |
| 5. | Observe como fica a estrutura montada. |
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Com este procedimento, será possível ter um controle mais abrangente dos equipamentos que devem ter planos de manutenção preventiva neste nível de processo.
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