Registro de iniciativas y tareas

Para cada objetivo también debemos registrar las iniciativas (o plan de acciones) que deben tomarse para concretar el objetivo.

Procedimientos

Cómo registrar iniciativas:

1. En la ventana de mantenimiento del objetivo deseado, seleccione la carpeta Iniciativas.

El sistema mostrará la pantalla referente a la carpeta seleccionada.

2. Informe los datos de la iniciativa, tales como. nombre, descripción, fecha de inicio y final de la ejecución de la iniciativa y responsable (persona responsable por la iniciativa).
3. Verifique los datos y confirme.
4. Haga clic en Grabar para guardar las informaciones.

Tareas

Tras la inclusión de la iniciativa, deben definirse la(s) tarea(s) de cada una de ellas. Una iniciativa puede tener varias tareas asociadas.

Cómo registrar tareas:

1. En el árbol, haga un doble clic en la iniciativa deseada.
2. Seleccione la carpeta Tareas y, en seguida, haga clic en Nuevo.
3. Para modificar una tarea existente, basta hacer un doble clic sobre la misma, enseguida haga clic en la opción Editar.
4. Informe los datos de la tarea.
• Carpeta Atributos

Nombre, descripción (descripción de la tarea), lugar, fecha de inicio y final de la ejecución de la tarea, costo previsto y real de mano de obra, materiales, tercerización y horas apuntadas, situación de la tarea y porcentaje de ejecución de la tarea.

• Carpeta Personas en Cobranza
• Adicionar - Haga clic en Adicionar para adicionar una persona en cobranza.
• Retirar - Haga clic en Retirar para retirar alguna persona en cobranza.
4. Haga clic en Grabar para guardar las informaciones.

Observe que estamos usando la terminología del 5W2H en los términos de las tareas, para facilitar su seguimiento.

Retornos

Después de definir las tareas, se pueden registrar los retornos (también llamados de feedback). Esto es esencial para el perfecto seguimiento de las tareas.

Cómo registrar retornos:

1. En el árbol haga un doble clic sobre la iniciativa deseada. Elija la tarea en la carpeta Tareas.
2. Seleccione la carpeta Retornos y, en seguida, haga clic en Nuevo.
3. Informe los datos del retorno: nombre, descripción, fecha y responsable (persona que hizo el retorno).
4. Verifique los datos y confirme.
5. Haga clic en Grabar para guardar las informaciones.

Documentos - Tareas

En esta misma tarea es posible asociar documentos externos, como por ejemplo documentos en Word, Excel, Acrobat Reader, etc.

Cómo vincular documentos a una tarea:

1. En la ventana Mantenimiento de la tarea deseada, seleccione la carpeta Documentos, y en seguida haga clic en Nuevo.
2. Informe los datos del documento, tales como: nombre, descripción del objetivo del documento, enlace (enlace para el documento en Internet, si el documento está en una dirección válida de Internet se puede visualizar haciendo clic en el botón Visualizar) y texto (si el documento no tiene enlace, se debe escribir en este campo el contenido del documento).
3. Verifique los datos y confirme.
4. Haga clic en Grabar para guardar las informaciones.

Documentos - Iniciativas

En esta misma iniciativa es posible asociar documentos externos tales como documentos en Word, Excel, Acrobat Reader, etc.

Cómo asociar documentos a una iniciativa:

1. En la ventana Mantenimiento de la tarea deseada, seleccione la carpeta Documentos, y en seguida haga clic en Nuevo.
2. Informe los datos de la tarea, tales como: nombre, descripción, enlace (enlace para el documento en Internet, si el documento está en una dirección válida de Internet se puede visualizar haciendo clic en el botón Visualizar) y texto (si el documento no tiene enlace, se debe escribir en este campo el contenido del documento).
3. Verifique los datos y confirme.
4. Haga clic en Grabar para guardar las informaciones.