Gestión de acervos
Este entorno tiene como objetivo la administración de acervos, su principal objetivo son las bibliotecas. A partir de este entorno, es posible controlar los siguientes tipos de publicaciones: libros, periódicos y tesis/disertaciones/monografías.
El sistema está subdividido en los siguientes macroprocesos:
Archivos generales
En este proceso se insertan los datos necesarios para la catalogación del acervo, como por ejemplo:
| • | Archivo de autores |
| • | Archivo de editoriales |
| • | Archivo de volúmenes |
| • | Archivo de países |
| • | Archivo de lugares |
| • | Archivo de colecciones |
| • | Archivo de áreas de conocimiento |
| • | Archivo de grupos |
| • | Archivo de asuntos |
| • | Archivo de periodicidades |
Movimientos
El proceso de movimiento del entorno considera todas las operaciones de las obras o ítems del acervo, tales como préstamos, devoluciones, reservas y renovaciones de ítems.
| • | Reglas de préstamo |
A partir de la creación de reglas de préstamos, podrán agregarse: control de valores, cobranza de multas, cantidad de días en los que el préstamo es válido, días permitidos para atraso en la devolución, multas diarias para la generación de títulos financieros, etc.
| • | Descarte |
El descarte permite desactivar un determinado ejemplar para cualquier operación de circulación o movimiento dentro del acervo, quedando registrado el motivo. El sistema no trata el descarte como un proceso de borrado.
Los motivos para que haya un descarte son registrados previamente por el cliente, lo que determina que el proceso sea flexible a cualquier tipo de control que debe efectuarse.
| • | Reserva |
En este proceso se efectúan las reservas de las publicaciones del acervo, permitiendo que, al ejecutar una atención, se presenten los ítems reservados y también que los usuarios responsables por la reserva tengan prioridad sobre dichas publicaciones.
| • | Circulaciones |
Definidas las reglas de préstamos, el proceso de circulaciones incluye toda la atención, permitiendo el control de los préstamos, devoluciones y renovaciones de las publicaciones.
Administración de finanzas
El entorno Gestión de acervos permite el control financiero de los préstamos efectuados. En Cuentas por cobrar, pueden visualizarse los títulos y, en Bajas por cobrar es posible bajar los títulos por cobrar.
Consultas
La Consulta al acervo tiene como objetivo la búsqueda de publicaciones, es decir, permite visualizar lo que está a disposición. De esta manera, es posible ubicar libros, periódicos y tesis a partir de alguna información como título, subtítulo, autor, asunto, entre otras formas, facilitando la atención a los usuarios del acervo.
Informes
Los informes disponibles pueden facilitar los siguientes controles:
| • | Emisión de etiquetas para libros y carnets de los usuarios del acervo. |
| • | Emisión de fichas catalográficas, de acuerdo con estándares específicos de acervos. |
| • | Presentación de las adquisiciones, es decir, todo lo que se registró en el acervo en determinado período. |
| • | Inventario: presenta todos los ítems que componen el acervo. |
El Portal Gestión de acervos permite al usuario:
| • | Consultar las obras del acervo. |
| • | Efectuar reservas, si existieran números de ejemplares disponibles. |
| • | Visualizar las obras disponibles, con información completa sobre la editorial y publicación, presentando la imagen de la obra. |
Requisitos del entorno
Para utilizar la Gestión de acervos, es necesario hacer la implantación en el entorno TOPConnect y en la base de datos relacional, para garantizar el desempeño y permitir el uso de los portales WEB para el control de los movimientos y las consultas al Acervo.