Descripción del entorno
Para iniciar la utilización del entorno Gestión de acervos, es necesario efectuar el registro de los siguientes ítems, que, además de las publicaciones, tienen como objetivo principal, facilitar consultas a los acervos.
| • | Archivo de autores |
| • | Archivo de editoriales |
| • | Archivo de volúmenes |
| • | Archivo de países |
| • | Archivo de lugares |
| • | Archivo de colecciones |
| • | Archivo de áreas de conocimiento |
| • | Archivo de grupos |
| • | Archivo de asuntos |
| • | Archivo de periodicidades |
Repositorio de imágenes
Después de registrar los ítems que componen el acervo, deben insertarse las imágenes de las publicaciones en este repositorio, las cuales se visualizarán en el Archivo de acervos.
Registrar acervos
Definidos los ítems que componen las publicaciones y que facilitarán las consultas, deben catalogarse las publicaciones disponibles. Este archivo identifica la composición de las publicaciones existentes, permitiendo caracterizar los ejemplares, libros o tesis/disertaciones y monografías.
Tipos de usuario
Este archivo es necesario para que el entorno pueda identificar los tipos de usuarios que se controlarán en reglas de préstamos.
Registrar usuarios
Este archivo contiene todos los datos de los usuarios que efectuarán préstamos de las publicaciones del acervo.
Reglas de préstamos
Después de registrar los ítems que forman parte del acervo y los tipos de usuario, es necesario identificar las reglas para préstamos. Estas reglas pueden definir una serie de factores, como por ejemplo:
| • | usuarios que podrán tomar ítems prestados |
| • | usuarios que están bloqueados para nuevos préstamos o renovaciones |
| • | qué ítems del acervo podrán prestarse |
| • | valor para el préstamo |
| • | multa por día de atraso |
| • | generación de título en el cuentas por cobrar en función de multa por ítems no entregados en el plazo. |
Definir calendario/excepciones para calendario
La definición del calendario debe realizarse en este momento junto con las excepciones, para que puedan definirse los días en los que el acervo trabaja. De esta manera, el sistema permite un control financiero de los préstamos y multas, cuando la fecha para devolución de ítems del acervo caiga en feriado, sábado o domingo.
Registrar modalidades financieras
Las modalidades financieras deben registrarse para que el sistema pueda controlar los títulos por cobrar cuando el acervo cobre por préstamos o multas.
Consulta al acervo
La consulta permite localizar una publicación específica que el usuario solicite.
Efectuar Reservas
Cuando el usuario no encuentra una publicación en el acervo, por estar \"prestada\", puede efectuarse una reserva de este ítem. Cuando se devuelva la publicación, se avisará al usuario y tendrá prioridad sobre el nuevo préstamo.
Circulaciones (Préstamos/Devoluciones/Renovaciones)
Después de definir los ítems que forman parte del acervo, los tipos de usuario, las reglas de préstamo y excepciones en el calendario, así como la definición de modalidades financieras, es posible efectuar préstamos, devoluciones o renovaciones de las publicaciones.
Emisión de informes.
Los informes disponibles pueden facilitar los siguientes controles:
| • | Emisión de las fichas catalográficas de las publicaciones adquiridas en el acervo. |
| • | Emisión de etiquetas con los números de llamada de ejemplares. |
| • | Emisión de etiquetas para carnets de usuarios del acervo. |
| • | Impresión de etiquetas por anexarse a los códigos de ejemplares. |
| • | Situación de los ítems del acervo (si están prestados o descartados, por ejemplo). |
Registrar formas de descarte
Este registro identifica las formas de descarte para que haya desactivación de ítems en un acervo y se utilizará en informes para inventarios.
Descarte
Después de la emisión del informe que presenta la situación de los ítems del acervo (Estatus del ejemplar), es posible determinar si algunos de los ítems se desactivarán, almacenando un historial de todos los ejemplares. Los motivos para que exista el descarte deben estar registrados en Formas de descarte.