Todas as documentações digitais do projeto devem ser mantidas na pasta oficial do projeto nos repositórios de documentos vigentes. - NOTA: Para estar em compliance com a Segurança da Informação Corporativa e as certificações ISO, todos os documentos de uso corporativo devem ser salvos em repositórios vigentes, oficiais da TOTVS em nuvem e nunca salvos no próprio equipamento.
Documentos Físicos Os documentos de formalização com cliente, assinados, ainda que digitalizados, devem ser armazenados fisicamente, conforme definições da área CST – Arquivo Central. Relação dos principais documentos de formalização da MIT Digital: - Diagrama dos Processos - MIT041 - Termo de Validação (Marco/Entrega, Homologação, Go-live e Suspensão) - MIT010 - Solicitação de Mudança - MIT031 - Certificado de Conclusão dos Serviços - MIT062 *Para consultar todos os documentos de formalização da MIT Digital, acesse o Guia de templates a seguir, coluna (forma de aceite), os mesmos contêm a informação “Assinatura eletrônica ou física”. Guia de Templates: Unidades que utilizam o Google Workspace (próprias/franquias) – Acesse aqui. Unidades que não utilizam o Google Workspace (canais/parceiros) – Acesse aqui. Orientações de temporalidade para documentações de formalização de Projetos de Serviços, assinados fisicamente: - Documentos físicos de formalização do projeto devem ser arquivados durante 5 anos e 6 meses após a formalização do encerramento ou cancelamento do projeto. A célula CST – Arquivo Central é responsável pela guarda, logística, controle de temporalidade e gestão das caixas junto ao fornecedor contratado, bem como pela emissão da OS – Ordem de Serviços e relatórios com o fluxo de entrada, disponibilidade, retirada e expurgo das caixas. As áreas da Companhia são responsáveis pelo conteúdo, gestão, organização dos documentos, catalogação, assim como o direcionamento das caixas ao CST – Arquivo Central. Para mais detalhes e orientações acesse: PI-CSTJUR-03 - Gestão de Arquivos: https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation?app_ecm_navigation_doc=9306827 FAQ - Central de Arquivos: https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation
Documentos Digitais - Documentos em tempo de execução do projeto: Devem ser utilizados e armazenados no Google drive TOTVS, conforme taxonomia a seguir: As pastas dos projetos no Google Drive deverão seguir a seguinte estrutura: NOME DO CLIENTE (LETRAS MAIÚSCULAS) CÓDIGO DO PROJETO – NOME DO PROJETO (LETRAS MAIÚSCULAS) Criando e organizando as subpastas Após a criação da pasta do projeto no Google drive, o CP deverá organizar uma estrutura de seis (06) subpastas, para que no decorrer do projeto os artefatos sejam movidos ou gerados, conforme estrutura a seguir: 00 - COMERCIAL 01 - FASE PREPARAÇÃO 02 - FASE REFINAMENTO 03 - FASE REALIZAÇÃO 04 - FASE OPERAÇÃO MONITORAMENTO E CONTROLE O CP deverá compartilhar a pasta do projeto com sua equipe e fazer a gestão de acesso, que pode ser por Pasta, Subpasta ou Documento/Arquivo. Organizando os artefatos/documentos Os artefatos/documentos devem ser utilizados/criados conforme a demanda do projeto e fases, e deverão ser movidos para suas respectivas subpastas, obedecendo o modelo proposto através da estrutura a seguir (Subpastas X Artefatos): 00 - COMERCIAL - Precificação - Proposta Comercial - Demais documentos ligados à etapa comercial. 01 - FASE PREPARAÇÃO - Guia de Boas Vindas - Demais documentos ligados à etapa de preparação/planejamento, como cronogramas, atas, etc. 02 - FASE REFINAMENTO - Diagrama dos Processos - Demais documentos ligados à etapa de refinamento e detalhamento dos requisitos, como templates e modelos do cliente; 03 - FASE REALIZAÇÃO - Backlog de atividades - Plano de virada - Roteiro de Testes - Roteiro de Capacitação - Demais documentos ligados à etapa de realização. 04 - FASE OPERAÇÃO - Certificado de Conclusão de Serviços - Demais documentos ligados à etapa de operação e conclusão do projeto. MONITORAMENTO E CONTROLE - Monitoramento e Controle do Projeto - Demais documentos que se enquadrem no conceito de gestão de projetos; Nomenclatura dos artefatos/documentos Os artefatos deverão ser nomeados conforme a estrutura a seguir: “Nome do documento - cliente – complemento” Exemplo: Ata de reunião – cliente XXX – 01-08-2020 *Para documentos gerados por módulos, o complemento do nome deverá ser o “nome do módulo + nome do produto”. Exemplo: Diagrama dos Processos - cliente XXXX - Folha de Pagamento – Protheus - Término de Fases do Projeto: Após o término de cada fase do projeto, todos os documentos de formalização, assinados pelo cliente, devem ser armazenados na pasta do projeto no FLUIG. A criação do repositório do projeto no FLUIG é realizada pelo PMO CST. O link da pasta fica armazenado no campo “TND Projeto” do projeto no PSA. O repositório fica na comunidade Aceleradores e Boas Práticas de Serviços (Framework de Serviços), no caminho: Documentos => Documentação (MITs) de Projetos => Pasta com o nome do cliente e código em ordem alfabética => Pasta com código e nome do projeto. |