Este grupo de tarefas tem o objetivo de garantir a boa comunicação do Projeto aos Stakeholders, de controlar o avanço x consumo do projeto, avaliar e publicar o status de projeto, destacar conquistas relevantes, indicar e gerenciar pendências geradas (não impeditivas ao progresso), gerenciar riscos e contingências, garantindo a qualidade da comunicação e entrega da solução acordada e aprovada. EntregáveisAtividadesInsumos /
Critérios de
Entrada | - Proposta Comercial assinada
| Papéis
envolvidos | - Gerente ou Coordenador do Projeto
- Coordenador ou Comitê do Projeto por parte do Cliente
- Analistas / Especialistas
- Prevenção a Perdas (Opcional)
| | Contexto | Antecipar problemas e prever soluções é fundamental para criar um clima de confiança com o Cliente e também garantir a qualidade de condução e entrega do mesmo. Todo projeto, por ser único, existe um grau de incertezas associadas, gerando riscos diversos que podem prejudicar o desempenho geral. A ideia é identificar os riscos com base na experiência e lições aprendidas para poder classifica-los e priorizar ações de resposta para diminuir a probabilidade do risco. Criar ações de resposta (ou contingência) e controlar bem o status destes riscos é um grande fator de sucesso de qualquer projeto. | Ações /
descritivo
da atividade | - Gerente ou Coordenador do Projeto:
- Consulta a fonte de riscos mais comuns em projetos, disponível no próprio template
- Consulta o Especialista do Projeto (ou representante da equipe do projeto) para alinhar outros riscos
- Avalia, junto com os responsáveis do Cliente a lista criada, considerando a probabilidade e o nível de impacto (p x i)
- Avalia os resultados obtidos e organiza planos de resposta (ou contingência) aos riscos, nomeando um dono para administrar a evolução e eficácia do plano
- Avalia possíveis custos atrelados ao risco e o impacto deste custo na margem do projeto.
- NOTA: os planos devem ser elaborados pelos donos do risco, normalmente do time do Cliente.
- Atualiza de forma recorrente o status dos riscos para garantir que os planos de contingência estão causando o efeito desejado.
| Resultado /
Critérios de
Saída | Monitoramento e Controle do Projeto - MIT013 preenchido. |
|
AtividadesInsumos /
Critérios de
Entrada | - Ferramenta de Atendimento
- Solicitação de Mudança - MIT031
| Papéis
envolvidos | - PMO
- Gerente ou Coordenador do Projeto
- Gestor do Portfólio de Projeto
- Cliente
- Patrocinador do Projeto
| | Contexto | O escopo de um Projeto pode mudar ao decorrer de sua implantação, por fatores de ajustes na estrutura de processo do cliente ou outros fatores econômicos. Além do escopo, também pode ocorrer casos onde o Projeto não faça mais sentido ao cliente ou não tenha a aderência estimada na venda. Nestes casos, o cliente pode desistir da implantação ou uma parte do escopo contratado. | Ações /
descritivo
da atividade | - Com a Solicitação de Mudança - MIT031 assinada pelo cliente, Gerente ou Coordenador do Projeto e Gestor de Portfólio de Projetos alinham a solicitação e decidem se irão sugerir uma nova negociação com o cliente ou desistir da implantação do projeto
- Com a decisão da desistência, o Gerente ou Coordenador do Projeto deve enviar a Solicitação de Mudança ao PMO para que ele siga com as tratativas contratuais dos faturamentos pendentes
- PMO avalia a demanda, encerra as parcelas de faturamento pendentes na ferramenta de gestão de projetos e confere se todos os atendimentos realizados já foram confirmados no projeto
- Nos casos de desistência do projeto inteiro, o Gerente ou Coordenador do Projeto também elabora o Certificado de Conclusão dos Serviços - MIT062 até o momento
| Resultado /
Critérios de
Saída | - Certificado de Conclusão de Serviços - MIT062
- Projeto encerrado na ferramenta de gestão de projetos ou os ajustes de baixa de receita concluídas.
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|
AtividadesInsumos /
Critérios de
Entrada | Solicitação de Suspensão/Parada formalmente acordada com o cliente | Papéis
envolvidos | - Gerente ou Coordenador do Projeto
- Comitê do Projeto
| | Contexto | É fundamental registrar os motivos de uma decisão de suspensão, tanto quanto avaliar e indicar as condições de retorno e prováveis impactos que possam existir, para manter a visibilidade e transparência junto ao nosso Cliente. | Ações /
descritivo
da atividade | - Gerente ou Coordenador do Projeto organiza as informações e elabora o material de Suspensão do Projeto
- Comitê avalia o cenário e as condições, assim como algumas atividades que devem ser realizadas neste período de suspensão. Estando de acordo, aprova o Termo de Validação - MIT010 (Termo de Suspensão de Projeto)
- Com a Suspensão do Projeto, o Projeto na ferramenta de gestão de projetos deverá estar suspenso para novos apontamentos, replanejamentos e geração de Receita
NOTA: na retomada do projeto, o Gerente ou Coordenador do Projeto deve encaminhar uma Ata de Reunião com as definições do retorno do projeto para que o PMO libere o bloqueio. | Resultado /
Critérios de
Saída | - Termo de Validação - MIT010 (Suspensão do Projeto)
|
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AtividadesInsumos /
Critérios de
Entrada | Documentações do projeto | Papéis
envolvidos | - Gerente ou Coordenador do Projeto
| | Contexto | Todas as documentações digitais do projeto devem ser mantidas na pasta oficial do projeto nos repositórios de documentos vigentes. - NOTA (Unidades próprias): Para estar em compliance com a Segurança da Informação Corporativa e as certificações ISO, todos os documentos de uso corporativo devem ser salvos em repositórios vigentes, oficiais da TOTVS em nuvem e nunca salvos no próprio equipamento.
Documentos Físicos Os documentos de formalização com cliente, assinados, ainda que digitalizados, devem ser armazenados fisicamente, conforme definições da área CST – Arquivo Central. - Relação dos principais documentos de formalização da MIT Digital: - Diagrama dos Processos - MIT041 - Termo de Validação (Marco/Entrega, Homologação, Go-live e Suspensão) - MIT010 - Solicitação de Mudança - MIT031 - Certificado de Conclusão dos Serviços - MIT062 *Para consultar todos os documentos de formalização da MIT Digital, acesse o Guia de templates a seguir, coluna (forma de aceite), os mesmos contêm a informação “Assinatura eletrônica ou física”.
- Guia de Templates: Unidades que utilizam o Google Workspace (próprias/franquias) – Acesse aqui. Unidades que não utilizam o Google Workspace (canais/parceiros) – Acesse aqui.
- Orientações de temporalidade para documentações de formalização de Projetos de Serviços, assinados fisicamente: Documentos físicos de formalização do projeto devem ser arquivados durante 5 anos e 6 meses após a formalização do encerramento ou cancelamento do projeto. Orientação para unidades próprias: A célula CST – Arquivo Central é responsável pela guarda, logística, controle de temporalidade e gestão das caixas junto ao fornecedor contratado, bem como pela emissão da OS – Ordem de Serviços e relatórios com o fluxo de entrada, disponibilidade, retirada e expurgo das caixas. As áreas da Companhia são responsáveis pelo conteúdo, gestão, organização dos documentos, catalogação, assim como o direcionamento das caixas ao CST – Arquivo Central. Para mais detalhes e orientações acesse: PI-CSTJUR-03 - Gestão de Arquivos: https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation?app_ecm_navigation_doc=9306827 FAQ - Central de Arquivos: https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation
Documentos Digitais - Documentos em tempo de execução do projeto: Devem ser utilizados e armazenados no Google drive corporativo, conforme taxonomia a seguir: As pastas dos projetos no Google Drive deverão seguir a seguinte estrutura: NOME DO CLIENTE (LETRAS MAIÚSCULAS) CÓDIGO DO PROJETO – NOME DO PROJETO (LETRAS MAIÚSCULAS) Criando e organizando as subpastas Após a criação da pasta do projeto no Google drive, o CP deverá organizar uma estrutura de seis (06) subpastas, para que no decorrer do projeto os artefatos sejam movidos ou gerados, conforme estrutura a seguir: 00 - COMERCIAL 01 - FASE PREPARAÇÃO 02 - FASE REFINAMENTO 03 - FASE REALIZAÇÃO 04 - FASE OPERAÇÃO MONITORAMENTO E CONTROLE O CP deverá compartilhar a pasta do projeto com sua equipe e fazer a gestão de acesso, que pode ser por Pasta, Subpasta ou Documento/Arquivo. Organizando os artefatos/documentos Os artefatos/documentos devem ser utilizados/criados conforme a demanda do projeto e fases, e deverão ser movidos para suas respectivas subpastas, obedecendo o modelo proposto através da estrutura a seguir (Subpastas X Artefatos): 00 - COMERCIAL - Precificação - Proposta Comercial - Demais documentos ligados à etapa comercial. 01 - FASE PREPARAÇÃO - Guia de Boas Vindas - Demais documentos ligados à etapa de preparação/planejamento, como cronogramas, atas, etc. 02 - FASE REFINAMENTO - Diagrama dos Processos - Demais documentos ligados à etapa de refinamento e detalhamento dos requisitos, como templates e modelos do cliente; 03 - FASE REALIZAÇÃO - Backlog de atividades - Plano de virada - Roteiro de Testes - Roteiro de Capacitação - Demais documentos ligados à etapa de realização. 04 - FASE OPERAÇÃO - Certificado de Conclusão de Serviços - Demais documentos ligados à etapa de operação e conclusão do projeto. MONITORAMENTO E CONTROLE - Monitoramento e Controle do Projeto - Demais documentos que se enquadrem no conceito de gestão de projetos; Nomenclatura dos artefatos/documentos Os artefatos deverão ser nomeados conforme a estrutura a seguir: “Nome do documento - cliente – complemento” Exemplo: Ata de reunião – cliente XXX – 01-08-2020 *Para documentos gerados por módulos, o complemento do nome deverá ser o “nome do módulo + nome do produto”. Exemplo: Diagrama dos Processos - cliente XXXX - Folha de Pagamento – Protheus
- Término de Fases do Projeto: Após o término de cada fase do projeto, todos os documentos de formalização, assinados pelo cliente, devem ser armazenados na pasta do projeto. Para unidades próprias o repositório é o FLUIG. Orientação para unidades próprias: A criação do repositório do projeto no FLUIG é realizada pelo PMO CST. O link da pasta fica armazenado no campo “TND Projeto” do projeto no PSA. O repositório fica na comunidade Aceleradores e Boas Práticas de Serviços (Framework de Serviços), no caminho: Documentos => Documentação (MITs) de Projetos => Pasta com o nome do cliente e código em ordem alfabética => Pasta com código e nome do projeto. | Ações /
descritivo
da atividade | - Gerente ou Coordenador do Projeto cria pasta do projeto no Google Drive e compartilha com a equipe
- Equipe do projeto gera e mantem atualizados os documentos do projeto no repositório.
- Gerente ou Coordenador do Projeto, após término de cada fase, salva os documentos de formalização com o cliente na pasta do projeto no repositório de documentos compartilhado (PDF e Editáveis). Para unidades próprias o repositório é o FLUIG .
- NOTA 1: Essa atividade é recorrente e deve ocorrer sempre que um documento é criado ou alterado.
- NOTA 2: Inserir rótulos para facilitar a busca (Segmentos, Nome do documento com código da MIT, Produto, Módulo)
- NOTA 3: Nos dados do projeto na ferramenta de gestão de projetos, deve conter o endereço do repositório de documentos do projeto.
| Resultado /
Critérios de
Saída | Documento armazenados e disponíveis para consulta |
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AtividadesReunião de Status ReportInsumos /
Critérios de
Entrada | - Monitoramento e Controle do projeto – MIT013
- Cronograma - MIT032
| Papéis
envolvidos | - Gerente ou Coordenador do Projeto
- Comitê do Projeto
| | Contexto | Realizar periodicamente a reunião de Status Report com o cliente é fundamental para a comunicação, avaliação do andamento do projeto e definição de ações que exijam decisão por parte do comitê executivo do projeto | Ações /
descritivo
da atividade | - Gerente ou Coordenador do Projeto organiza as informações, elabora o material de Status Report – MIT008 ou a versão resumida Status Report - One Page Report - MIT007 e o apresenta na reunião de Status Report do projeto ao comitê.
| Resultado /
Critérios de
Saída | - Reunião de Status Report apresentada ao cliente e material da apresentação Status Report – MIT008 ou Status Report - One Page Report - MIT007 enviado por e-mail.
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Reunião Interna TOTVS (Kickoff interno)Insumos /
Critérios de
Entrada | - Proposta comercial
- Equipe do projeto definida
- Cronograma do projeto – MIT032
| Papéis
envolvidos | - Gerente ou Coordenador do Projeto
- Equipe do projeto
| | Contexto | A reunião de kickoff interno é uma reunião inicial e interna com a equipe do projeto TOTVS que tem o objetivo de alinhar os trabalhos para que atuem de maneira integrada durante todo o projeto. Já a reunião de iteração é de acompanhamento da sprint, onde é verificado seu andamento e atualização dos artefatos do projeto. A recorrência da reunião pode ser definida de acordo com o contexto de cada projeto e pode ser realizada com todo o time do projeto com ou sem a participação do Coordenador ou Gerente do Projeto. | Ações /
descritivo
da atividade | Reunião de Kickoff Interno: Gerente ou Coordenador do Projeto organiza as informações, elabora o material de Kickoff Interno – MIT080 e o apresenta para equipe durante a reunião de Kickoff Interno. Reunião de Iteração: Equipe do projeto se reúne para verificar o andamento das sprints do projeto, se existem impedimentos e posteriormente atualizam os artefatos do projeto. | Resultado /
Critérios de
Saída | - Reunião de Kickoff interno realizada
- Andamento do projeto verificado e artefatos do projeto atualizados.
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Este grupo de tareas tiene como objetivo garantizar la buena comunicación del Proyecto a las partes interesadas, controlar el avance vs. consumo del proyecto, evaluar y publicar el estatus del proyecto, destacar los logros relevantes, indicar y administrar las cuestiones pendientes generadas (no impeditivas al progreso), gestionar riesgos y contingencias, garantizar la calidad de la comunicación y la entrega de la solución acordada y aprobada. EntregablesActividadesInsumos/
Criterios
de entrada | - Propuesta comercial firmada
| Papeles
involucrados | - Gerente o coordinador del proyecto
- Coordinador o Comité de Proyecto por parte del Cliente
- Analistas/Especialistas
- Prevención de Pérdidas (opcional)
| | Contexto | Anticipar problemas y predecir soluciones es fundamental para crear un clima de confianza con el Cliente y también garantizar la calidad de la conducción y entrega de los mismos.
En cada proyecto, debido a que es único, hay un grado de incertidumbres asociadas, generando varios riesgos que pueden afectar el rendimiento general.
La idea es identificar los riesgos en función de la experiencia y las lecciones aprendidas para que pueda clasificarlos y priorizar las acciones de respuesta para disminuir la probabilidad del riesgo.
Crear acciones de respuesta (o contingencia) y controlar bien el estatus de estos riesgos es un gran factor de éxito de cualquier proyecto. | Acciones/
Descriptivo
de la
actividad | - Gerente o coordinador del proyecto:
- Consulta la fuente de riesgos más comunes en proyectos, disponible en el propio template
- Consulta al especialista del proyecto (o representante del equipo del proyecto) para alinear otros riesgos
- Evalúa, junto con los responsables del Cliente, la lista creada, teniendo en cuenta la probabilidad y el nivel de impacto (p vs. i)
- Evalúa los resultados obtenidos y organiza planes de respuesta (o contingencia) a los riesgos, nombrando a un propietario para administrar la evolución y efectividad del plan
- Evalúa los posibles costos relacionados con el riesgo y el impacto de este costo en el margen del proyecto.
- NOTA: los planes deben ser elaborados por los propietarios del riesgo, generalmente del equipo del Cliente.
- Actualiza de manera recurrente el estatus de los riesgos para asegurarse de que los planes de
contingencia están teniendo el efecto deseado.
| Resultados/
Criterios
de salida | Plan de Riesgo y Cambio - MIT036 completado. |
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ActividadesInsumos/
Criterios
de entrada | - Herramienta de atención
- Solicitud de cambio - MIT031
| Papeles
involucrados | - PMO
- Gerente o coordinador del proyecto
- Gestor de portafolio de proyecto
- Cliente
- Patrocinador del Proyecto
| | Contexto | El alcance de un Proyecto puede cambiar durante su implementación, debido a factores de ajuste en la estructura del proceso del cliente u otros factores económicos.
Además del alcance, también puede haber casos en los que el Proyecto ya no tenga sentido para el cliente o no tenga la adhesión estimada en la venta.
En estos casos, el cliente puede desistir de la implementación o una parte del alcance contratado. | Acciones/
Descriptivo
de la
actividad | - Con la Solicitud de Cambio - MIT031 firmada por el cliente, gerente o coordinador del proyecto y
gestor de portafolio de proyectos alinean la solicitud y deciden si sugerirán una nueva negociación
con el cliente o renunciarán a la implementación del proyecto - Con la decisión del desistimiento, el gerente o coordinador del proyecto debe enviar la Solicitud de
Cambio a PMO para que siga las negociaciones contractuales de las facturas pendientes - PMO evalúa la demanda, cierra las cuotas de facturación pendientes en la herramienta de gestión de
proyectos y verifica que todas las atenciones realizadas ya se han confirmado en el proyecto - En caso de desistimiento de todo el proyecto, el gerente o coordinador del proyecto también prepara
el Certificado de Finalización de Servicios - MIT062 hasta la fecha
| Resultados/
Criterios
de salida | - Certificado de Finalización de Servicios - MIT062
▪ Proyecto finalizado en la herramienta de gestión de proyectos o en los ajustes de baja de ingresos
concluidos.
|
|
ActividadesInsumos/
Criterios
de entrada | Solicitud de suspensión/parada formalmente acordada con el cliente | Papeles
involucrados | - Gerente o coordinador del proyecto
- Comité de Proyecto
| | Contexto | Es fundamental registrar los motivos de una decisión de suspensión, así como evaluar e indicar las
condiciones de retorno y los impactos probables que puedan existir, para mantener la visibilidad y
transparencia con nuestro Cliente. | Acciones/
Descriptivo
de la
actividad | - El gerente o coordinador del proyecto organiza la información y prepara el material de Suspensión
del Proyecto - El Comité evalúa el escenario y las condiciones, así como algunas actividades que deben realizarse
en este período de suspensión. Si está de acuerdo, aprueba el Término de Validación - MIT010
(Término de Suspensión de Proyecto) - Con la Suspensión del Proyecto, el Proyecto en la herramienta de gestión de proyectos deberá estar
suspendido para nuevos apuntamientos, replanificación y generación de ingresos - NOTA: al reanudar el proyecto, el gerente o coordinador del proyecto debe encaminar un Acta de
Reunión con las definiciones de retorno del proyecto para que PMO libere el bloqueo.
| Resultados/
Criterios
de salida | - Término de Validación - MIT010 (Suspensión del Proyecto)
|
|
ActividadesInsumos/
Criterios
de entrada | Documentación del proyecto | Papeles
involucrados | - Gerente o coordinador del proyecto
| | Contexto | Toda la documentación digital del proyecto debe mantenerse en la carpeta oficial del proyecto en los repositorios de documentos actuales. - NOTA (unidades propias): Para cumplir con las certificaciones ISO y de Seguridad de la Información Corporativa, todos
los documentos de uso corporativo deben guardarse en repositorios TOTVS oficiales y actuales en la nube
y nunca guardarse en el propio equipo.
Documentos físicos
Los documentos de formalización con el cliente, firmados, aunque estén digitalizados, deben ser almacenados físicamente, según las definiciones del área CST - Archivo Central.
Lista de los principales documentos de formalización de MIT Digital:
- Diagrama de proceso - MIT041
- Plazo de validación (hito / entrega, aprobación, puesta en marcha y suspensión) - MIT010
- Solicitud de cambio - MIT031
- Certificado de finalización de servicios - MIT062
* Para consultar todos los documentos de formalización digital del MIT, acceda a la Guía de Plantillas a
continuación, columna (forma de aceptación), contienen la información “Firma electrónica o física”.
- Guía de plantillas:
Unidades que utilizan Google Workspace (propias / franquicias) - Accede aquí.
- Pautas de temporalidad para la documentación del Proyecto de Servicio, firmadas físicamente:
Los documentos físicos de formalización del proyecto deben archivarse durante 5 años y 6 meses después de formalizar el cierre o cancelación del proyecto. Orientación para unidades propias: La CST - Célula de Archivo Central se encarga de la custodia, logística, control de tiempos y gestión de
las cajas con el proveedor contratado, así como de emitir la OS - Orden de Servicio e informes con el flujo
de entrada, disponibilidad, retirada y depuración de las cajas.
Las áreas de la Compañía son las responsables del contenido, la gestión, la organización de los
documentos, la catalogación, así como la dirección de las cajas al CST - Archivo Central. Para obtener más detalles y orientación, visite:
PI-CSTJUR-03 - Gestão de Arquivos:
https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation?app_ecm_navigation_doc=9306827
FAQ - Central de Arquivos: https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation
Documentos digitales
- Documentos en tiempo de ejecución del proyecto: Deben ser utilizados y almacenados en el Google Drive corporativo, según la siguiente taxonomía:
Las carpetas de proyectos en Google Drive deben seguir la siguiente estructura:
NOMBRE DEL CLIENTE (MAYÚSCULAS)
CÓDIGO DE PROYECTO - NOMBRE DEL PROYECTO (LETRAS MAYÚSCULAS)
Crear y organizar subcarpetas
Después de crear la carpeta del proyecto en la unidad de Google, el CP debe organizar una estructura de
seis (06) subcarpetas, para que durante el proyecto, los artefactos se muevan o generen, de acuerdo con la siguiente estructura:
00 - COMERCIAL
01 - FASE DE PREPARACIÓN
02 - FASE DE REFINADO
03 - FASE DE LOGRO
04 - FASE DE FUNCIONAMIENTO
MONITOREAR Y CONTROLAR
El CP debe compartir la carpeta del proyecto con su equipo y administrar el acceso, que puede ser por
Carpeta, Subcarpeta o Documento / Archivo.
Organizar artefactos / documentos
Los artefactos / documentos deben ser utilizados / creados de acuerdo a la demanda y fases del proyecto,
y deben ser movidos a sus respectivas subcarpetas, siguiendo el modelo propuesto a través de la siguiente
estructura (Subcarpetas X Artefactos):
00 - COMERCIAL
- Hoja de trabajo de precios
- Propuesta comercial
- Otros documentos relacionados con la etapa comercial.
01 - FASE DE PREPARACIÓN
- Guía de bienvenida
- Otros documentos relacionados con la etapa de preparación / planificación, como horarios, actas, etc.
02 - FASE DE REFINADO
- Diagrama de proceso
- Otros documentos relacionados con la etapa de perfeccionamiento y detalle de requisitos, como plantillas
y modelos de clientes;
03 - FASE DE LOGRO
-Actividad pendiente
- Retrospectiva y lista de trabajos pendientes
- Plan de reestructuración
- Guía de prueba
- Procedimiento de Capacitación
- Otros documentos relacionados con la etapa de realización.
04 - FASE DE FUNCIONAMIENTO
- Certificado de finalización del servicio
- Otros documentos relacionados con la etapa de operación y finalización del proyecto.
MONITOREAR Y CONTROLAR
- Plan de riesgo o cambio
- Otros documentos que se ajustan al concepto de gestión de proyectos;
Nomenclatura de artefactos / documentos
Los artefactos deben nombrarse de acuerdo con la siguiente estructura:
"Nombre del documento - cliente - complemento"
Ejemplo: Acta de reunión - cliente XXX - 01-08-2020
* Para documentos generados por módulos, el complemento de nombre debe ser el “nombre del módulo +
nombre del producto”.
Ejemplo: Diagrama de proceso - cliente XXXX - Nómina - Protheus
- Fin de las Fases del Proyecto: Una vez finalizada cada fase del proyecto, todos los documentos de formalización, firmados por el cliente, deben almacenarse en la carpeta del proyecto. Para unidades propias el repositorio es FLUIG.
Orientación para unidades propias: La creación del repositorio de proyectos en FLUIG la realiza PMO CST. El enlace de la carpeta se almacena en el campo "Proyecto TND" del proyecto en el PSA. El repositorio se encuentra en la comunidad de Aceleradores e Boas Práticas de Serviços (Framework
de Servicios), a lo largo del camino:
Documentos => Documentación del proyecto (MIT) => Carpeta con el nombre del cliente y el código en
orden alfabético => Carpeta con el código y el nombre del proyecto. | Acciones/
Descriptivo
de la
actividad | - El gerente o coordinador de proyectos crea la carpeta del proyecto en Google Drive y la comparte con el equipo.
- El equipo del proyecto genera y mantiene actualizados los documentos del proyecto en el repositorio.
- Project Manager o Coordinador, una vez finalizada cada fase, guarda los documentos de formalización con el cliente en la carpeta del proyecto en el repositorio de documentos compartido (PDF y Editable). Para unidades propias el repositorio es FLUIG.
- NOTA 1: Esta actividad es recurrente y debe ocurrir cada vez que se crea o cambia un documento.
- NOTA 2: Insertar etiquetas para facilitar la búsqueda (Segmentos, Nombre del documento con código
MIT, Producto, Módulo) - NOTA 3: En los datos del proyecto en la herramienta de gestión de proyectos, debe contener la dirección
del repositorio de documentos del proyecto.v
| Resultados/
Criterios
de salida | Documento almacenado y disponible para consulta |
|
ActividadesReunión de informe de estadoInsumos /
Criterios
de entrada | - Seguimiento y control del proyecto - MIT013
- Cronograma del proyecto- MIT032
- Plan de riesgo y cambio - MIT036
- Mapa de Stakeholders y Matriz RACI - MA034
- Lista retrospectiva y pendiente - MIT006
| Papeles
involucrados | - Gerente o coordinador del proyecto
- Comité de Proyecto
| | Contexto | La realización periódica de la reunión del Informe de Estado con el cliente es fundamental para la
comunicación, evaluación del avance del proyecto y definición de acciones que requieren decisión por
parte del comité ejecutivo del proyecto. | Acciones/
Descriptivo
de la actividad | - El Gerente o Coordinador del Proyecto organiza la información, prepara el material del Informe de
Estado - MIT008 o la versión abreviada Informe de Estado - Informe de una página - MIT007 y lo
presenta en la reunión del Informe de Estado del proyecto al comité.
| Resultados/
Criterios
de salida | - Reunión de informe de estado presentada al cliente y material de presentación Informe de estado - MIT008 o Informe de estado - Informe de una página - MIT007 enviado por correo electrónico.
|
Reunión interna de TOTVS (Kickoff interno)Insumos/
Criterios
de entrada | - Propuesta comercial
- Equipo de proyecto definido
- Cronograma del proyecto - MIT032
| Papeles
involucrados | - Gerente o coordinador del proyecto
- Equipe de Proyecto
| | Contexto | La reunión interna de kickoff es una reunión inicial e interna con el equipo del proyecto TOTVS, que tiene como objetivo alinear el trabajo para que actúen de manera integrada en todo el proyecto. La reunión de iteración, por otro lado, es para el seguimiento del sprint, donde se verifica su progreso y se actualizan los artefactos del proyecto.
La recurrencia de la reunión se puede definir según el contexto de cada proyecto y se puede realizar con todo el equipo del proyecto con o sin la participación del Coordinador o Project Manager.
| Acciones/
Descriptivo
de la
actividad | Reunión de lanzamiento interna:
El Project Manager o Coordinador organiza la información, prepara el material de Kickoff Interno -
MIT080 y lo presenta al equipo durante la reunión de Kickoff Interna.
Reunión de iteración:
El equipo del proyecto se reúne para verificar el progreso de los sprints del proyecto, si hay algún
impedimento y luego actualizar los artefactos del proyecto.
| Resultados/
Criterios
de salida | - Realización de la reunión de Kickoff Interno
- Progreso del proyecto verificado y artefactos del proyecto actualizados.
|
|
|
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|
The purpose of this group of tasks is to guarantee strong communication regarding the Project among its Stakeholders, control its progress x consumption, evaluate and publish its status, highlight relevant achievements, indicate and manage pending issues generated (not impeding progress), and manage risks and contingencies, ensuring quality communication and delivery of the agreed and approved solution. DeliverablesActivities| Inputs/Entry Criteria | | | Roles involved | - Project Manager or Coordinator
- Customer’s Project Coordinator or Committee
- Analysts/Experts
- Loss Prevention (Optional)
| | Context | Anticipating problems and foreseeing solutions is essential to creating a climate of trust with the Customer and also in guaranteeing the quality of direction and delivery.
Since every project is unique, there is a degree of associated uncertainties, generating different risks that can impair the overall performance.
The idea is to identify risks based on experience and lessons learned to be able to classify them and prioritize response actions to reduce the likelihood of the risk.
Creating response actions (or contingencies) and controlling the status of these risks well is a major success factor for any project. | Activity
description/actions | - Project Manager or Coordinator:
- Checks the source of the most common risks in projects, available in the template itself
- Checks with the Project Expert (or project team representative) to align other risks
- Evaluates the list created, along with the Customer’s managers, considering the probability and level of impact (p x i)
- Evaluates the results obtained and organizes risk response (or contingency) plans, appointing an owner to manage the plan’s evolution and effectiveness
- Evaluates possible costs linked to risk and the impact of this cost on the project margin.
- NOTE: the plans must be prepared by the risk owners, usually from the Customer’s team.
- Recurrently updates the status of risks to ensure that contingency plans are having the desired effect.
| | Result/Exit Criteria | Project Monitoring and Control - TIM013 completed. |
|
Activities| Inputs/Entry Criteria | - Service Tool
- Change Request – TIM031
| | Roles involved | - PMO
- Project Manager or Coordinator
- Project Portfolio Manager
- Customer
- Sponsor of the Project
| | Context | The scope of a Project may change during its deployment, due to adjustment factors in the customer’s process structure or other economic factors.
In addition to the scope, there may also be cases where the Project no longer makes sense to the customer or does not have the estimated adherence to the sale. In these cases, the customer may withdraw from the deployment or part of the contracted scope. | | Activity description/actions | - With the Change Request – TIM031 signed by the customer, the Project Manager or Coordinator and Project Portfolio Manager align the request and decide if they will suggest a new negotiation with the customer or withdraw from the project’s deployment
- With the decision to withdraw, the Project Manager or Coordinator must send the Change Request to the PMO in order to proceed with the contractual arrangements for outstanding billing
- The PMO assesses demand, closes pending billing installments in the project management tool and verifies that all services performed have already been confirmed in the project
- In cases of withdrawal from the entire project, the Project Manager or Coordinator also prepares the Service Completion Certificate – TIM062 to that point
| | Result/Exit Criteria | - Service Completion Certificate – TIM062
- Project terminated in the project management tool or revenue write-offs complete.
|
|
Activities| Inputs/Entry Criteria | Suspension/Stoppage request formally agreed with the customer | | Roles involved | - Project Manager or Coordinator
- Project Board
| | Context | It is essential to record the reasons for a suspension decision, as well as to evaluate and indicate the
conditions of return and probable impacts that may exist, in order to maintain visibility and transparency
with our Customer. | | Activity description/actions | - Project Manager or Coordinator organizes information and prepares the Project Suspension material
- Committee evaluates the scenario and conditions, as well as some activities that must be carried out
during this suspension period. Once in agreement, it approves the Validation Statement – TIM010
(Project Suspension Statement) - With the Project Suspension, the Project in the project management tool should be suspended for
new annotations, redesign and revenue generation
- NOTE: upon resumption of the project, the Project Manager or Coordinator must submit Meeting
Minutes with the definitions of the project return for the PMO to release the blockage.
| Result/Exit
Criteria | - Validation Term - TIM010 (Project Suspension)
|
|
Activities| Inputs/ Entry Criteria | - Contract folder open in the document repository
- Project documentation
| | Roles involved | - Project Manager or Coordinator
| | Context | All digital project documentation must be kept in the official project folder in the current document repositories. - NOTE (own units): To be in compliance with Corporate Information Security and ISO certifications, all documents
for corporate use must be saved in current, official TOTVS cloud repositories and never saved on the
equipment itself.
Physical documents
The formalization documents with the client, signed, even if digitized, must be physically stored, according to the definitions of the CST area - Central Archive.
List of MIT Digital's main formalization documents:
- Process Diagram - MIT041
- Validation Term (Milestone/Delivery, Approval, Go-live and Suspension) - MIT010 - Change Request - MIT031 - Certificate of Completion of Services - MIT062 * To consult all MIT Digital formalization documents, access the Template Guide below, column (form
of acceptance), they contain the information “Electronic or physical signature”. - Template Guide:
Units that use Google Workspace (own/franchises) – Access here.
- Temporality guidelines for Service Project documentation, physically signed:
- Physical project formalization documents must be filed for 5 years and 6 months after formalizing the project's closure or cancellation. Guidance for own units:
The CST - Central Archive cell is responsible for the safekeeping, logistics, timing control and
management of the boxes with the contracted supplier, as well as for issuing the OS - Service Order and
reports with the flow of entry, availability, removal and purging of the boxes. .
The Company's areas are responsible for the content, management, organization of documents, cataloging, as well as directing the boxes to the CST - Central Archive.
For more details and guidance visit:
PI-CSTJUR-03 - Gestão de Arquivos:
https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation?app_ecm_navigation_doc=9306827
FAQ - Central de Arquivos: https://fluig.totvs.com/portal/p/10097/ecmnavigation
Digital Documents - Documents at project execution time:
They must be used and stored in the corporate Google drive, according to the following taxonomy:
Project folders in Google Drive should follow the following structure:
CUSTOMER'S NAME (CAPITAL LETTERS)
PROJECT CODE - PROJECT NAME (CAPITAL LETTERS)
Creating and organizing subfolders
After creating the project folder on the Google drive, the CP must organize a structure of six (06)
subfolders, so that during the project, the artifacts are moved or generated, according to the following
structure:
00 - COMMERCIAL
01 - PREPARATION PHASE
02 - REFINING PHASE
03 - ACHIEVEMENT PHASE
04 - OPERATION PHASE
MONITORING AND CONTROL
The CP must share the project folder with his team and manage access, which can be by Folder, Subfolder
or Document / File.
Organizing artifacts / documents
The artifacts / documents must be used / created according to the project's demand and phases, and must
be moved to their respective subfolders, following the model proposed through the following structure
(Subfolders X Artifacts):
00 - COMMERCIAL
- Pricing
- Commercial Proposal
- Other documents related to the commercial stage.
01 - PREPARATION PHASE
- Welcome Guide – TIM024
- Other documents related to the preparation / planning stage, such as schedules, minutes, etc.
02 - REFINING PHASE
- Process Diagram – TIM041
- Other documents related to the stage of refinement and detailing of requirements, such as templates and client models;
03 - ACHIEVEMENT PHASE
- Activity backlog – TIM022
- Project Monitoring and Control - TIM013
- Turn and Rollback Plan - TIM054
- Test Script – TIM045
- Training Script - TIM037
- Other documents related to the realization stage.
04 - OPERATION PHASE
- Service Completion Certificate – TIM062
- Other documents related to the stage of operation and completion of the project.
MONITORING AND CONTROL
- Project Monitoring and Control - TIM013
- Other documents that fit the concept of project management;
Nomenclature of artifacts / documents
Artifacts should be named according to the following structure:
“Document name - customer - complement”
Example: Minutes of meeting - client XXX - 01-08-2020
* For documents generated by modules, the name complement must be the “module name + product
name”.
Example: Process Diagram - client XXXX - Payroll - Protheus
- End of Project Phases:
After the end of each phase of the project, all formalization documents, signed by the client, must be stored in the project folder. For own units the repository is FLUIG
Guidance for own units:
The creation of the project repository in FLUIG is carried out by PMO CST. The folder link is stored in the project's “TND Project” field in the PSA. The repository is located in the Aceleradores e Boas Práticas de Serviços (Services Framework) community, along the way: Documents => Project Documentation (MITs) => Folder with the client's name and code in alphabetical order => Folder with code and name of the project. | Activity
description/
actions | - Project Manager or Coordinator creates project folder on Google Drive TOTVS and shares it with
the team - Project team generates and keeps project documents up to date in the repository.
- Project Manager or Coordinator, after the end of each phase, saves the formalization documents with
the client in the project folder in the shared document repository (PDF and Editable). For own units the repository is FLUIG - NOTE 1: This activity is recurrent and must occur whenever a document is created or changed.
- NOTE 2: Insert labels to facilitate the search (Segments, Document name with MIT code, Product,
Module) - NOTE 3: In the project data in the project management tool, it must contain the address of the
project's document repository.
| Result/Exit
Criteria | Document stored and available for consultation |
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ActivitiesStatus Report Meeting| Inputs/Entry Criteria | - Project Monitoring and Control - MIT013
- Schedule - MIT032
| | Roles involved | - Project Manager or Coordinator
- Project Committee
| | Context | Periodically holding the Status Report meeting with the client is essential for communication, evaluation
of the project's progress and definition of actions that require decision by the project's executive committee | | Activity description/actions | - Project Manager or Coordinator organizes the information, prepares the Status Report - MIT008 material or the Status Report - One Page Report - MIT007 abbreviated version, and presents it at the project's Status Report meeting to the committee.
| | Result/Exit Criteria | - Status Report meeting presented to the client and presentation material Status Report - MIT008 or Status Report - One Page Report - MIT007 sent by email.
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TOTVS Internal Meeting (Kickoff interno)| Inputs/Entry Criteria | - Commercial
- Project team defined
- Schedule - MIT032
| | Roles involved | - Project Manager or Coordinator
- Project team
| | Context | The internal kickoff meeting is an initial and internal meeting with the TOTVS project team, which aims to align the work so that they act in an integrated manner throughout the project.
The iteration meeting, on the other hand, is for sprint follow-up, where its progress is checked and project
artifacts are updated. The recurrence of the meeting can be defined according to the context of each project and can be held with
the entire project team with or without the participation of the Project Coordinator or Manager. | Activity
description/actions | Internal Kickoff Meeting:
Project Manager or Coordinator organizes the information, prepares the Internal Kickoff – MIT080 material and presents it to the team during the Internal Kickoff meeting. Iteration Meeting: The project team meets to check the progress of the project sprints, if there are any impediments and
later update the project artifacts. | Result/Exit
Criteria | - Internal Kickoff meeting held
- Project progress verified and project artifacts updated.
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