A Jornada de Admissão atua como o motor de orquestração do sistema, consolidando todas as parametrizações em um fluxo lógico e sequencial. Seu objetivo principal é definir a experiência do candidato, estabelecendo cada etapa de coleta de informações, envio de documentos e validações obrigatórias que compõem o processo de Admissão Digital.
Ao configurar a jornada, a organização garante que o fluxo operacional seja seguido rigorosamente, desde o primeiro contato e aceite de termos legais até a integração final dos dados com a Folha de Pagamento.
Siga as instruções abaixo para criar ou editar Jornadas:
01. Através do menu lateral, clique em “TOTVS RH Processos Digitais”
03. Clique em “Novo” para criar uma nova jornada do zero.
Uma aba para o preenchimento das informações abrirá.
Ao configurar uma nova jornada, a definição correta dos campos abaixo assegura a integridade da comunicação entre os módulos de admissão:
A estruturação da jornada ocorre através da inclusão de Etapas previamente cadastradas. Para compor o fluxo, utiliza-se o comando "Adicionar Atividade", seguindo as diretrizes abaixo:
1. Sequenciamento e Identificação
O descumprimento do prazo inicial configurado não atua como um bloqueio impeditivo. O sistema não barra a entrada do candidato na etapa, nem interrompe o prosseguimento da jornada. Caso um atraso seja identificado, a plataforma dispara automaticamente uma notificação via Fluig aos usuários responsáveis pelo processo, sinalizando a pendência para tratativa. |
2. Regras de Transição e Destino
Para garantir a integridade do processo de admissão, a jornada deve seguir obrigatoriamente uma sequência lógica de etapas de entrada, validação e encerramento.
1. Etapas Iniciais (Configuração e LGPD)
Estas etapas devem preceder qualquer outra ação na jornada, sendo responsáveis pela abertura da solicitação e conformidade legal:
0000 – Início: Gatilho do processo, onde ocorre o preenchimento dos dados fundamentais para a abertura da solicitação.
1000 – Boas Vindas e Aceite LGPD: Apresentação do termo e coleta do consentimento do candidato conforme a Lei Geral de Proteção de Dados.
1001 – Avaliar Recusa do LGPD: Fluxo de contingência que redireciona o processo à equipe responsável caso o candidato não aceite o termo.
Configurações específicas desta etapa:
2. Etapas Finais (Validação e Integração)
Estas etapas devem ser posicionadas ao final da jornada, após a coleta de todos os dados e documentos:
1900 – Avaliar Problemas dos Documentos Enviados: Canal de retorno ao candidato para correção de inconsistências identificadas no envio inicial.
Configurações específicas desta etapa:
3000 – Validar Documentos Entregues: Conferência técnica das informações e arquivos enviados pelo candidato.
3200 – Validar Dados da Folha de Pagamento: Revisão final dos formulários de registro antes do envio para o sistema de folha.
4000 – Executar Integração na Folha de Pagamento: Processamento automático do envio dos dados para registro oficial do colaborador.
4998 – Tratar Erros da Integração: Etapa de suporte para ajuste de dados e reenvio em caso de falhas na comunicação com o sistema de folha.
Configurações específicas desta etapa:
4100 – Aguardando Envio para Assinatura: Preparação e conferência das informações que sairão nos contratos antes do envio ao TOTVS Assinatura Eletrônica.
2000 – Envio para assinatura: Etapa de envio dos contratos para o TOTVS Assinatura Eletrônica.
3100 – Validar Documentos Assinados: Auditoria final dos contratos após a coleta das assinaturas digitais.
8999 – Solicitação Finalizada: Encerramento formal da jornada de admissão.
Embora a sequência acima apresente a integração antes da assinatura, a ordem das etapas 4000 (Integração) e 4100 (Assinatura) pode ser alternada conforme a estratégia da empresa. Caso o fluxo de negócio exija que os documentos sejam assinados juridicamente antes do registro oficial na folha de pagamento, basta inverter o posicionamento destas etapas na configuração da jornada. |
Ao fim da página, temos os mesmos dois botões do início, o botão "Reordenar Atividades" ordena as atividades já inseridas.
Depois de incluir todas as etapas que farão parte daquela jornada, é necessário salvar, clicando no botão inferior direito:
Após a gravação inicial, o sistema disponibiliza ferramentas para a administração contínua das jornadas cadastradas. Na tela principal de consulta, as seguintes operações podem ser realizadas:
Recomenda-se cautela nesta operação, pois jornadas vinculadas a processos de admissão em andamento podem gerar inconsistências nos fluxos ativos. |