Rotina: OFIOM350 - Agendamento de Oficina

Opção de Menu: Oficina → Atualizações → MovOficina

Módulos: Oficina (SIGAOFI).

Melhoria: Otimização do atendimento.

Objetivo:

Através dessa rotina, o usuário poderá agendar visitas de clientes para o setor de assistência técnica da empresa. A rotina possui mecanismos voltados a orientar e otimizar o atendimento ao cliente.

Procedimentos:

• Ao selecionar a rotina no menu, será apresentado o browse com todos os agendamentos já incluídos:

• Os status possíveis para um agendamento, conforme legenda, são:

• • Agendado: Agendamento gravado, porém, ainda não confirmado;
  • Orçamento Aberto: Agendamento confirmado, através de abertura de orçamento;
  • OS Aberta: Agendamento com OS aberta, com técnico trabalhando;
  • Finalizado: Agendamento com OS finalizada (Faturada);
  • Cancelado: Agendamento com OS cancelada. 

Obs.: No cadastro da Equipe Técnica, podem ser definidos quais status e box específicos o usuário terá acesso (filtro no browse). 

• Para iniciar agendamento, o usuário deverá selecionar a opção “Incluir” do menu de opções da rotina, em seguida será apresentada a tela para agendamento.

• Para continuar o agendamento, o usuário poderá seguir de duas formas:

1. 1. A partir da tela acima, informar os dados do veículo, do cliente, as tarefas (inconvenientes) e em seguida verificar os horários disponíveis;
   2. A segura é inverter a sequência, verificando primeiro os horários disponíveis e em seguida preenchendo os dados do veículo e tarefas.

• Em qualquer uma das duas formas, o usuário poderá verificar a disponibilidade de horário através da tecla de função "F7" ou do botão "Outras ações" → "Hrs Disponíveis"

• A tela apresenta está dividida em três partes principais e em cada uma delas serão apresentadas as seguintes informações:

  • Cabeçalho:  Esta parte da tela disponibiliza as opções do filtro inicial da consulta. As opções apresentadas aqui e que serão detalhadas a seguir, podem ser oferecidas como default, através de configuração do parâmetro MV_AGPARAM, que deve ser preenchido de acordo com o seguinte critério:

    • 1ª Posição: Deve ser informada a forma de trabalho do agendamento, de acordo com o critério:
      • 0 = Sem controle de horas (default)
      • 1 = Com controle de horas (soma tempos dos serviços)

• • • 2ª Posição: Deve ser informada a forma de apresentação do grid de disponibilidade, de acordo com o critério:
      • 1 = Hora
      • 2 = 30 minutos

• • • 3ª Posição: Deve ser informada quais filiais serão levadas em consideração no filtro, de acordo com o critério:
      • 1 = Filial logada
      • 2 = Todas as Filiais

• • • 4ª e 5ª Posições: Informar a quantidade de dias que serão levados em consideração para o período de filtro, a partir da data logada.

• • • 6ª e 7ª Posições: Deve se informada a hora inicial do período possível para agendamentos que será considerada no filtro. por exemplo, 08 (08:00hs).

• • • 8ª e 9ª Posições: Deve se informada a hora final do período possível para agendamentos que será considerada no filtro. Por exemplo, 17 (17:00hs).

• • • 10ª à 16ª Posições: Nestas posições podem ser marcados, com um “X”, os dias da semana que deseja levar em consideração no filtro, de acordo com o critério:

      • 10ª: Domingo;

      • 11ª: Segunda-feira;
      • 12ª: Terça-feira;
      • 13ª: Quarta-feira;
      • 14ª: Quinta-feira;
      • 15ª: Sexta-Feira;
      • 16ª: Sábado.
      • Se nenhuma das posições acima for marcada, nenhum dia da semana será levado em consideração

• • • 17ª Posição: Deve ser informada a ordem de apresentação da disponibilidade, de acordo com o filtro, seguindo o seguinte critério:
      • 1 = Data + Hora+ Filial + Box
      • 2 = Data + Hora + Box + Filial
      • 3 = Qtd.Utilizada + Data + Hora + Filial + Box

• • Parte Superior: Esta parte da tela apresenta o resultado do filtro selecionado na parte do cabeçalho, que por sua vez está subdividida em três outras partes:
    • Dia da semana / Data: Nesta parte da tela serão apresentados todos os dias da semana e do mês, de acordo com o filtro selecionado no cabeçalho.

• • • Hora: Nesta parte da tela serão apresentadas todas as horários, de acordo com o filtro selecionado no cabeçalho.

• • • Box: Nesta parte da tela serão apresentados todos os box, de acordo com o filtro selecionado no cabeçalho. Se o usuário estiver relacionado a um Box específico, somente o seu box será relacionado.

• • • Em qualquer um dos grupos de informação mencionados acima, o usuário poderá realizar manutenção, desmarcando ou marcando registros. O reflexo dessa manutenção poderá ser visualizado na última parte da tela, onde são exibidos todos os horários disponíveis para agendamento. À frente de cada grupo de informação encontra-se uma coluna que exibe o status atual da informação, de acordo com o critério: 

• • • • → Significa que esse grupo de informação não está selecionado e não será considerado no cálculo de disponibilidade de horários

• • • • → Significa que esse grupo de informação está selecionado e será considerado no cálculo de disponibilidade de horários.

• • Parte Inferior: Esta parte da tela apresenta os horários disponíveis para agendamento, de acordo com o resultado dos filtros selecionados nas duas primeiras partes da tela. As informações disponíveis são:

• • • Dia da semana: Informa o dia da semana.

• • • Data: Informa o dia do mês, no formato DD/MM/AAA.

• • • Hora: Informa a hora, em intervalos de trinta minutos ou uma hora. O tipo de intervalo esta definido no parâmetro MV_AGPARAM

• • • Qtd. Utilizada: Informa a quantidade de agendamento incluídos para o horário.

• • • Qtd. Permitida: Exibe a quantidade de agendamentos possíveis para o horário, de acordo com o conteúdo do campo VAI_AGEMAX – Max. Agendam. Quando o agendamento não controlar hora (tempos dos serviços).

• • • Box: Código do box relacionado ao técnico.

• • • Técnico: Código e nome do técnico relacionado ao box.

• • • Filial: Código e nome da filial relacionado ao técnico.
• as
• Após visualizar a disponibilidade de horários e selecionar o horário desejado pelo cliente, a tela de consulta será fechada e o resultado da seleção (Data / Hora / Box) será transportado automaticamente para a tela de agendamento. Se o usuário selecionar um horário e nele já existirem outros agendamentos incluídos, desde que o usuário tenha permissão para incluir mais de um agendamento, ele será questionado se deseja agendar ou apenas visualizar os atendimentos incluídos. A figura a seguir exibe a pergunta.

• • Se a opção for "1-Agendar", a pergunta será fechada e o resultado da seleção (Data/Hora/Box) será transportado automaticamente para a tela de agendamento.

• • Se a opção for "2-Visualizar", será apresentada tela com todos os agendamentos incluídos no horário. A figura abaixo exibe a tela de consulta.
•  

• Caso o usuário informe um período fora do seu turno de trabalho, a rotina verificará a existência de um turno de trabalho válido para o técnico e de acordo com o conteúdo do parâmetro MV_VPROAGE, permitirá ou não a confirmação do horário, segundo o seguinte critério: 

• • S - Sim: Valida o turno de trabalho e caso não exista um turno válido, bloqueia o agendamento

• • N - Não: Não valida a existência de um turno de trabalho válido, apenas informa ao usuário, mas permite a confirmação do agendamento.

• Ao término do agendamento e se o e-mail do cliente estiver informado, através do seu cadastro de clientes ou digitação, a rotina perguntará ao usuário se deseja enviar e-mail de confirmação. Se o usuário confirmar o envio, o cliente receberá um e-mail confirmando o agendamento.

• Obs.: Para o envio do e-mail de confirmação do agendamento é necessário informar o usuário/e-mail de envio (MV_EMCONTA), servidor de envio (MV_RELSERV), senha do usuário de envio (MV_EMSENHA), e determina se o servidor de e-mail necessita de autenticação (MV_RELAUTH), caso necessite serão utilizados o usuário para autenticação no servidor de e-mail (MV_RELAUSR) e a senha para autenticação no servidor (MV_RELAPSW).

• Se necessário, o usuário poderá cancelar um agendamento não iniciado, para isso, basta encontrá-lo e selecionar a opção “Cancelar”, do menu da rotina. Em seguida deverá confirmar o cancelamento e informar o motivo do cancelamento, que ficará gravado no campo de observações do próprio agendamento.
• Obs.: Os motivos de cancelamento deverão ser criados através da rotina “Motivos de Operação”, através do menu Cadastro Gerais. Os motivos de cancelamento deverão ser criados com o tipo de assunto “000003”.

• Além da função principal, gerenciar agendas, a rotina de agendamento possibilita ao usuário algumas facilidades acessórias, que podem o auxiliar durante suas atividades diárias. As opções estão localizadas no cabeçalho da tela de agendamento e podem ser acessadas através do botão "Outras Ações"