O Processo de Admissão Digital é o conjunto de todas as etapas e tarefas realizadas pelos times de Recrutamento e Seleção, Recursos Humanos e Departamento Pessoal e pelo Funcionário durante a admissão dele como um novo colaborador dentro da ferramenta TOTVS RH Admissão Digital.
A seguir estão apresentadas as etapas que seguem um fluxo padrão comum, que será amplamente utilizado no dia a dia do setor de Recursos Humanos. Quaisquer outras dúvidas
devem ser esclarecidas durante as reuniões de homologação com a equipe da Digte. Além disso, é possível rever a gravação da capacitação de RH para relembrar os passos do processo de admissão sempre que necessário. Uma vez que seu produto esteja em produção, sinta-se à vontade para abrir um chamado em nosso suporte para solucionar problemas e esclarecer dúvidas. |
Início
O processo de admissão digital é iniciado após a abertura de uma nova solicitação.
Na etapa de início são informados alguns dados essenciais para a contratação do colaborador, como seu CPF e a filial qual ele fará parte, assim como a Jornada de Admissão.
(print etapa 000)
Possíveis movimentações:
- 0 - Validar eSocial e enviar processo para candidato informar dados e documentos: Nessa opção de envio, o eSocial do candidato é validado. Após a validação, o candidato receberá o link para iniciar o processo de envio de documentos pelo e-mail e SMS que foram indicados nos respectivos campos do formulário. O usuário responsável pela abertura da solicitação não precisará realizar nenhuma outra ação.
- 1 - Validar eSocial e enviar para validação Nível 1: Ao selecionar essa opção, a solicitação será criada e movimentada para a Validação. Essa opção é usada quando existe um grupo do RH que
valida as informações preenchidas antes de enviar o processo para o candidato. - 2 - Validar eSocial e enviar diretamente para assinar contrato: Nesse envio, a solicitação será criada e o candidato receberá o e enviar link via SMS e e-mail para a assinatura de contratos. Mas atenção, essa opção deve ser selecionada em casos isolados, quando o candidato não tiver a necessidade de passar pelo processo de envio da documentação.
- 3 - Validar eSocial e enviar diretamente para integrar na folha de pagamento: Valida eSocial e integra os dados do candidato com o RM, Protheus ou Datasul.
Boas Vindas e Aceite LGPD
O primeiro contato do colaborador com a ferramenta de admissão é através da etapa de boas vindas, onde ele pode fazer a leitura do Termo LGPD:
O candidato pode optar por recusar os termos do LGPD. Nesse cenário, o processo volta para as mãos do RH para avaliar a situação.
Se o candidato estiver de acordo e confirmar, ele pode avançar para as próximas etapas.
Envio de Documentos e Informações
O candidato passará por diversas etapas compostas pela solicitação de dados pessoais, envio de documentos, inclusão de dependentes, escolha de benefícios ou a leitura de termos adicionais.
As informações e documentos que serão solicitados são definidos através da jornada de admissão selecionada e variam de acordo com as necessidades de cada empresa.
Quando o candidato finaliza o processo de envio de documentos, automaticamente a solicitação será movimentada para o estágio "Validar documentos e informações (RH) (AT13)", sendo encaminhada para os usuários responsáveis pela continuidade do processo. Caso seja necessário, é possível forçar essa movimentação para esse estágio utilizando uma das opções abaixo:
- Validar Documentos e Informações: Força a movimentação de volta para o RH. Após isso a solicitação ficará aguardando validação e movimentação. Use apenas quando necessário, pois a solicitação retorna para o RH automaticamente depois que o candidato finaliza o processo.
- Validar eSocial e Validar Documentos e Informações: Realiza a mesma ação da opção acima, porém valida o eSocial juntamente. (CPF + PIS).
Nesse momento, o candidato deixará de ter contato com a solução até o momento de assinatura de contratos.
Validação de Documentos e Informações
A solicitação chega automaticamente nesse estágio depois que o candidato finaliza o processo de envio de documentos e preenchimento do formulário de dados pessoais ou quando a movimentação é forçada no estágio anterior. Agora é a vez do RH realizar a conferência de todos os documentos e informações que foram enviados pelo candidato.
É possível visualizar e baixar todos os arquivos anexados na solicitação para garantir que esteja tudo de acordo.
(print visualização de anexos na etapa)
Possíveis movimentações:
- 0 - Validar eSocial e aguarda início para assinar contrato e integração com a folha: Nessa opção de envio, o eSocial do candidato é validado (CPF + PIS). Nessa opção o eSocial é validado e nada mais. Após essa validação a solicitação muda para o estágio "Aguardar início do funcionário"
- 1 - Validar eSocial e enviar para assinatura: Valida o eSocial (CPF + PIS) e envia um link de assinatura de contratos por e-mail e SMS. Ao selecionar esse envio, a solicitação é movimentada para o estágio "Assinar contrato (Candidato)". Significa que é novamente a vez do candidato realizar a ação na solicitação.
- 2 - Validar eSocial e Enviar Funcionário para a folha de pagamento e assinar contrato depois: Valida o eSocial do candidato (CPF + PIS) e integra os dados da solicitação com a folha de pagamento. Ao selecionar essa opção, a integração com a folha ocorrerá e a solicitação ficará no estágio "Aguardar Início do Funcionário". O envio para assinatura não ocorre automaticamente após a integração, sendo necessário que o RH acesse a solicitação e movimente.
- 3 - Complementar informações da Folha: Envia a solicitação para outro grupo/departamento do RH para complementar as informações de contratação do funcionário.
- 4 - Retornar para o candidato enviar os documentos e informações: Nessa opção de envio, você pode retornar à solicitação para o candidato caso ele precise corrigir algum preenchimento ou refazer algum envio de documento. Não se preocupe, depois que o candidato finaliza essa correção, a solicitação é movimentada novamente para o RH de forma automática.
- 5 - Validar eSocial e enviar para a folha de pagamento Cadastros Adicionais e assinar contrato depois: Valida o eSocial do candidato (CPF + PIS) e integra os dados da solicitação com a folha de pagamento. A diferença, é que essa opção pula a integração do funcionário e integra somente os dados de rateio de centro de custo, tomador, benefícios, dependentes etc.
- 6 - Enviar para validar o Final da Admissão: Essa opção envia a admissão para outro setor da empresa (fora do RH), como por exemplo o time de segurança do trabalho, que precisa validar alguns certificados antes de mandar o funcionário pra folha ou para assinar os contratos.
- 98 - Cancelado por não aprovação do ASO: Caso o candidato não seja aprovado no Exame Admissional (ASO), essa opção é utilizada para cancelar a admissão, visto que o candidato não está apto para seguir com a admissão na empresa.
- 99 - Cancelar Solicitação: Qualquer outro motivo em que a solicitação precise ser cancelada, essa opção deve ser utilizada. Ao seleciona-la, uma tela perguntando o motivo do cancelamento abrirá. Escreva qual o motivo e clique em "Cancelar Solicitação".
A partir de agora, você verá a continuidade do fluxo a partir da validação do RH com um dos caminhos possíveis. Esse caminho é o mais utilizado no dia a dia do RH de muitas empresas.
Mas não se preocupe, caso tenha dúvida nos outros fluxos alternativos e de validações extras, basta visitar a gravação da sua capacitação de RH ou entrar em contato com nosso time! |
Integração com a Folha de Pagamento
Se antes da assinatura de contratos o candidato precisa ser integrado na folha de pagamento, a opção que você deve selecionar a partir da etapa de validação será "2 Validar eSocial e enviar Funcionário para a folha de pagamento e assinar contrato depois".
(print da opção selecionada)
Ao selecionar essa opção, a o funcionário será integrado na sua folha de pagamento. Uma mensagem de conclusão poderá ser visualizada no histórico da solicitação.
(mensagem de conclusão)
Agora que o funcionário já está na folha, a solicitação será encaminhada automaticamente para o estágio "Aguardar Início do Funcionário (RH) (AT38)".
Possíveis movimentações:
- 0 - Enviar para assinatura: Ao selecionar essa opção, o funcionário receberá um link por SMS e por e-mail para realizar a assinatura dos contratos.
- 1 - Retornar para Validar Documentos e Informações RH: Retorna a solicitação para o estágio de validação dos documentos enviados pelo candidato.
- 2 - Concluir Solicitação: Concluí a solicitação caso não seja necessário a assinatura de contratos ou caso o candidato já tenha realizado.
- 99 - Cancelar Solicitação: Cancela a solicitação (necessário indicar o motivo).
O próximo passo do fluxo padrão do processo é realizar a assinatura de contratos. Para isso, movimente a solicitação para opção "0 - Enviar para assinatura".
Envio para Assinatura de Contratos
Uma vez que a integração for realizada, a solicitação ficará retida na etapa "Aguardar Início do Funcionário" até ser movimentada novamente.
Nesse momento o usuário deve informar o kit de assinatura que será utilizado. Na movimentação, os contratos serão gerados com os dados daquela contratação e enviados para o colaborador assinar.
Possíveis movimentações:
O colaborador receberá um link via e-mail e SMS onde ele pode ler e assinar os documentos.