Falando de regras de anexo...

As regras de anexo são condições ou pré-requisitos que podem ser definidos nos componentes Início e Atividade, que definem as etapas de um processo. Elas podem exigir, proibir ou permitir anexos com algumas características específicas, tais como nome dos arquivos, extensões, quantidade de arquivos, dentre outras – independentemente dos anexos que já existem na solicitação, em etapas anteriores, por exemplo – garantindo que a etapa esteja completa e dentro dos critérios exigidos para que a solicitação possa seguir adiante.

As regras tem como objetivo agilizar a resolução das solicitações, visto que evita que a solicitação seja enviada adiante sem que o conteúdo necessário para análise na próxima etapa esteja faltando ou esteja incorreto, por exemplo, o que exigiria o retorno da solicitação para que ele seja ajustado.

As regras de anexo podem ser:

As regras de anexo não são obrigatórias em nenhum componente. Elas podem ou não ser definidas de acordo com as necessidades específicas de cada etapa, processo ou negócio.

Se nenhuma regra for definida, é permitido adicionar qualquer tipo e qualquer quantidade de anexos, ou seja, nenhuma validação é feita.


Ordem de validação das regras

No momento de movimentar a solicitação para a próxima etapa, as regras de anexo são validadas na seguinte ordem:

1º. São verificadas as regras de proibição. Se encontrar um anexo proibido, a mensagem de validação é exibida.

2º. São verificadas as regras de quantidade. São somados os anexos válidos para a primeira regra. Se a regra não for atendida, a mensagem de validação é exibida. Se for atendida, segue para a próxima. [é isso mesmo?]

3º. Ao criar uma regra com qualquer um e nenhuma condição dessa regra for atendida, os anexos são considerados válidos e o envio para a próxima etapa é permitido. Caso contrário – regra não usa o qualquer um e nenhuma condição foi atendida – o envio não é permitido.

→ O anexo deve ser qualquer um com o nome do arquivo contendo server no meio: ao adicionar um anexo com o nome server no início, ele também será considerado válido, pois o qualquer um acaba sobrepondo o restante da regra. [é isso mesmo?]


Regra geral

As regras gerais são as mais simples e servem para definir se o anexo é obrigatório, qual a quantidade exigida, se pode ser qualquer tipo ou se é proibido nessa etapa.

Confira abaixo um exemplo para cada condição disponível para criação de regras gerais.

→ O anexo deve ser igual a 2.

É necessário adicionar dois anexos nessa etapa.

→ O anexo deve ser maior que 0.

É necessário adicionar pelo menos um anexo nessa etapa, sendo permitido adicionar mais de um.

→ O anexo deve ser maior ou igual a 1.

É necessário adicionar pelo menos um anexo nessa etapa, sendo permitido adicionar mais de um.

→ O anexo deve ser menor que 3.

É permitido adicionar até dois anexos nessa etapa ou deixar a etapa sem anexos.

→ O anexo deve ser menor ou igual a 4.

É permitido adicionar até quatro anexos nessa etapa ou deixar a etapa sem anexos.

→ O anexo deve ser proibido.

Não é permitido adicionar nenhum anexo nessa etapa.

→ O anexo deve ser qualquer um.

É permitido adicionar qualquer tipo e qualquer quantidade de anexos nessa etapa, podendo, inclusive, deixar a etapa sem anexos.


Regra específica

As regras específicas precisam ser combinadas com as regras gerais para permitir ou proibir características específicas dos anexos, tais como nome e extensão dos arquivos.

É possível definir, por exemplo, que é proibido adicionar anexos com determinados tipos de extensão ou exigir que o arquivo anexado siga um padrão de nomenclatura pré-determinado.

Confira a seguir alguns exemplos de regras de anexo específicas.


Em um processo de abertura de chamado para a área de TI, o solicitante precisa enviar pelo menos uma imagem da inconsistência que está ocorrendo ou do recurso para o qual está solicitando atendimento. Se conseguir, também é interessante enviar o log, mas não é obrigatório.

Sendo assim, as regras podem ser definidas da seguinte forma:

→ O anexo deve ser maior ou igual a 1 com a extensão igual a .png .jpg .jpeg .bmp.

É obrigatório adicionar pelo menos um anexo que seja uma imagem com as extensões permitidas. Mas, se o solicitante desejar, pode adicionar mais anexos com as extensões permitidas.

→ O anexo deve ser maior ou igual a 0 com a extensão igual a .log.

Se o solicitante conseguir obter o log, ele pode anexar na solicitação para facilitar a análise. Mas, não é obrigatório anexar.

→ O anexo deve ser proibido com a extensão igual a .exe.

Por questões de segurança, não é permitido adicionar nenhum anexo que tenha a extensão .exe.

gif criando as regras


Em um processo de solicitação de pagamento para a área Financeira, o solicitante precisa enviar, obrigatoriamente, três documentos: a nota fiscal eletrônica, o boleto para pagamento e um detalhamento dos produtos ou serviços adquiridos. Eles podem ser documentos em PDF ou fotos dos documentos. A nota fiscal precisa estar identificada com o código NF no nome do anexo.

Desta forma, as regras podem ser definidas da seguinte maneira:

→ O anexo deve ser maior ou igual a 3 com a extensão igual a .pdf .png .jpg .jpeg .bmp.

É obrigatório adicionar pelo menos três anexos que sejam documentos PDF ou imagens com as extensões permitidas. Mas, se o solicitante desejar, pode adicionar mais anexos com as extensões permitidas.

→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome do arquivo contendo NF no início.

Pelo menos um dos anexos adicionados precisa ter os caracteres NF no início do seu nome para identificar que é a nota fiscal. A extensão também precisa ser uma das permitidas na primeira regra. Exemplo: NF_10355.pdf, NF89665.jpg, NF-58361.bmp.

gif criando as regras


Regra avançada

As regras avançadas são definidas a partir de uma expressão que pode utilizar uma combinação dos seguintes caracteres:



Exemplos de uso

Reunimos aqui vários cenários nos quais as regras de anexo podem ser aplicadas. Os exemplos contam com a regra e os resultados de acordo com o cenário.

São demonstrados exemplos de regras gerais, específicas e avançadas.

Exigir pelo menos um anexo na etapa.

→ O anexo deve ser maior que 0.

Resultados
Nenhum anexo adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .pdf adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .zip adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .zip e um com a extensão .pdf adicionados.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .jpg adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .pdf, um com a extensão .zip e um com a extensão .jpg adicionados.

Regra atendida.

Regra atendida.

Proibir anexo na etapa.

→ O anexo deve ser proibido.

Resultados

Nenhum anexo adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .pdf adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .zip adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .zip e um com a extensão .pdf adicionados.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .jpg adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .pdf, um com a extensão .zip e um com a extensão .jpg adicionados.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Exigir um anexo com a extensão .zip na etapa.

→ O anexo deve ser igual a 1 com a extensão igual a .zip.

Resultados

Nenhum anexo adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .pdf adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .zip adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .zip e um com a extensão .pdf adicionados.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .jpg adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .pdf, um com a extensão .zip e um com a extensão .jpg adicionados.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Exigir um anexo com a extensão .zip E um anexo com a extensão .pdf na etapa.

→ O anexo deve ser igual a 1 com a extensão igual a .zip.
→ O anexo deve ser igual a 1 com a extensão igual a .pdf.

Resultados

Nenhum anexo adicionado.

Regra não atendida.

Regras não atendida.

Um anexo com a extensão .pdf adicionado.

Regra não atendida.

Regras não atendida.

Um anexo com a extensão .zip adicionado.

Regra não atendida.

Regras não atendida.

Um anexo com a extensão .zip e um com a extensão .pdf adicionados.

Regra atendida.

Regras atendida.

Um anexo com a extensão .jpg adicionado.

Regra não atendida.

Regras não atendida.

Um anexo com a extensão .pdf, um com a extensão .zip e um com a extensão .jpg adicionados.

Regra não atendida.

Regras não atendida.

Exigir um anexo com a extensão .zip OU .pdf na etapa.

→ O anexo deve ser igual a 1 com a extensão igual a .zip .pdf.

Resultados

Nenhum anexo adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .pdf adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .zip adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .zip e um com a extensão .pdf adicionados.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .jpg adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .pdf, um com a extensão .zip e um com a extensão .jpg adicionados.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Exigir um anexo com a extensão .zip e deixar livre para anexar ou não outros tipos de anexo na etapa. **

→ O anexo deve ser igual a 1 com a extensão igual a .zip.
→ O anexo deve ser qualquer um.

Resultados

Nenhum anexo adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .pdf adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .zip adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .zip e um com a extensão .pdf adicionados.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .jpg adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .pdf, um com a extensão .zip e um com a extensão .jpg adicionados.

Regra atendida.

Regra atendida.

Proibir anexo com a extensão .zip e deixar livre para anexar ou não outros tipos de anexo na etapa.

→ O anexo deve ser proibido com a extensão igual a .zip.
→ O anexo deve ser qualquer um com a extensão diferente de .zip.
OU
→ O anexo deve ser igual a 0 com a extensão igual a .zip.
→ O anexo deve ser qualquer um com a extensão diferente de .zip.

Resultados

Nenhum anexo adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .pdf adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .zip adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .zip e um com a extensão .pdf adicionados.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .jpg adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .pdf, um com a extensão .zip e um com a extensão .jpg adicionados.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Exigir um anexo com a extensão .zip e exigir pelo menos outro tipo de anexo na etapa.

→ O anexo deve ser igual a 1 com a extensão igual a .zip.
→ O anexo deve ser maior ou igual a 1 com a extensão diferente de .zip.

Resultados

Nenhum anexo adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .pdf adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .zip adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .zip e um com a extensão .pdf adicionados.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .jpg adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.
Um anexo com a extensão .pdf, um com a extensão .zip e um com a extensão .jpg adicionados.

Regra atendida.

Regra atendida.

Exigir um ou mais anexos do tipo imagem na etapa.

→ O anexo deve ser maior ou igual a 1 com a extensão igual a .png .jpg .gif.

Resultados

Nenhum anexo adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .pdf adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .zip adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .zip e um com a extensão .pdf adicionados.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .jpg adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.
Um anexo com a extensão .pdf, um com a extensão .zip e um com a extensão .jpg adicionados.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Permitir somente anexo do tipo imagem mas sem torná-lo obrigatório na etapa.

→ O anexo deve ser maior ou igual a 0 com a extensão igual a .png .jpg .gif.

Resultados

Nenhum anexo adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo com a extensão .pdf adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .zip adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .zip e um com a extensão .pdf adicionados.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo com a extensão .jpg adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.
Um anexo com a extensão .pdf, um com a extensão .zip e um com a extensão .jpg adicionados.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Exigir um anexo com o nome específico na etapa.

→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome e extensão igual a no nome o termo server e na extensão o termo .log.

Resultados

Nenhum anexo adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo server.log adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo abcserver.log adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo server-2018.log adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo server.txt adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.
Um anexo server.log.zip adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo server.zip adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Exigir um anexo com extensão específica e termo específico no início do nome na etapa.

→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome do arquivo contendo server no início.
→ O anexo deve ser igual a 1 com a extensão igual a .log.

Resultados

Nenhum anexo adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo server.log adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo abcserver.log adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo server-2018.log adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo server.txt adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.
Um anexo server.log.zip adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo server.zip adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Exigir um anexo com termo específico no início do nome e da extensão na etapa. ***

→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome do arquivo contendo server no início.
→ O anexo deve ser igual a 1 com a extensão igual a .log.

Resultados

Nenhum anexo adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo server.log adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo abcserver.log adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo server-2018.log adicionado.

Regra atendida.

Regra atendida.

Um anexo server.txt adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.
Um anexo server.log.zip adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.

Um anexo server.zip adicionado.

Regra não atendida.

Regra não atendida.




Dúvidas frequentes

Confira aqui algumas dúvidas frequentes sobre anexos em solicitações ou em etapas das solicitações.

 O que acontece se o anexo não atender à regra?

A etapa na qual a solicitação se encontra não pode ser concluída e, consequentemente, a solicitação não pode ser enviada para a próxima etapa.

Todas as regras existentes na etapa precisam ser atendidas para que ela possa ser concluída e a solicitação enviada para a próxima.

 Qual a quantidade necessária de anexos para uma etapa da solicitação?

Não existe quantidade mínima ou máxima definidas. Isso depende da etapa e do processo em questão.

O questionamento que pode ser feito é: "quais evidências ou documentos que são necessários em cada etapa para que solicitação seja analisada e concluída com sucesso?". Essa resposta vai direcionar qual a quantidade e as regras para os anexos.


Na etapa Pagamento de um processo de solicitação de pagamento, a área Financeira somente efetua pagamentos por boleto bancário. Nesse caso, o boleto precisa ser anexado pelo solicitante no momento da abertura da solicitação. Sendo assim, a etapa Solicitar pagamento (que é a primeira etapa do processo) precisa exigir pelo menos um anexo, que é o boleto bancário necessário para que o pagamento seja efetuado quando a solicitação chegar na etapa Pagamento.

 Qual a quantidade máxima permitida de anexos em uma solicitação ou em uma etapa da solicitação?

Não há restrição quanto à quantidade máxima de anexos que podem ser adicionados em uma solicitação (considerando todas as etapas) ou em uma etapa da solicitação.

Porém, ao adicionar mais de 600 anexos (arquivos) de uma única vez, é exibida uma mensagem alertando que pode ocorrer instabilidades no recurso. Mesmo assim, os anexos são adicionados desde que não ultrapassem o tamanho máximo permitido por arquivo definido nos Parâmetros gerais, que por padrão é 100MB, podendo ser alterado até o limite de 1GB.

 Qual o tamanho máximo permitido para um anexo na solicitação?

Por padrão, o tamanho máximo permitido por anexo (arquivo) é 100MB. Porém, é possível personalizar esse tamanho nos Parâmetros gerais, podendo ser diminuído ou aumentado até o limite de 1GB. Para isso:

01. Acesse o Painel de controle.

02. No agrupador Parâmetros técnicos, clique em Parâmetros.

03. Em Tamanho máximo de upload pela web (MB), informe o tamanho desejado por arquivo em megabytes.

Para definir um tamanho maior que o limite de 1GB, é necessário seguir os passos descritos em Como aumentar o limite de upload da plataforma. Porém, ao definir um tamanho máximo maior que o limite (1GB), os recursos podem apresentar instabilidades no momento em que os anexos (arquivos) forem adicionados.