As regras de anexo são condições ou pré-requisitos que podem ser definidos nos componentes Início e Atividade, que representam etapas de um processo. Elas podem exigir, proibir ou permitir anexos com algumas características específicas, tais como nome dos arquivos, extensões, quantidade de arquivos, dentre outras – independentemente dos anexos que já existem na solicitação, em etapas anteriores, por exemplo – garantindo que a etapa esteja completa e dentro dos critérios exigidos para que a solicitação possa seguir adiante.
As regras de anexo podem ser:
As regras de anexo não são obrigatórias em nenhum componente. Elas podem ou não ser definidas de acordo com as necessidades específicas de cada etapa, processo ou negócio. Se nenhuma regra for definida, é permitido adicionar qualquer tipo e qualquer quantidade de anexos, ou seja, nenhuma validação é feita. |
Clique aqui e saiba como configurar as regras de anexo em uma etapa do processo. |
As regras tem como objetivo agilizar a resolução das solicitações, visto que evita que a solicitação seja enviada adiante sem que o conteúdo necessário para análise na próxima etapa esteja faltando ou esteja incorreto, por exemplo, o que exigiria o retorno da solicitação para que ele seja ajustado.
Desta forma, as regras ajudam a evitar retrabalhos e atrasos na resolução das solicitações, bem como visam facilitar a análise de cada etapa e o entendimento daquilo que está sendo solicitado.
No momento de movimentar a solicitação para a próxima etapa, as regras de anexo da etapa corrente são verificadas e, caso uma delas não seja atendida, é exibida uma mensagem informando quais regras foram atendidas e quais ainda não foram.
É necessário que todas as regras sejam atendidas e todos os anexos sejam válidos para que a etapa possa ser concluída e a solicitação enviada para a próxima. Quando um anexo é considerado válido para uma regra, ele não é validado nas demais regras. Por isso, existe uma ordem na qual as regras são validadas e é importante considerá-la ao criar as regras.
A ordem de validação das regras de anexo da etapa é:
3º → É verificado se existe uma regra com qualquer um e se existe um anexo que ainda não atendeu à nenhuma regra anterior. Em caso afirmativo, o anexo será considerado válido, pois atende à regra com o qualquer um (que é a última a ser verificada) e o envio para a próxima etapa é permitido. Caso contrário – não existe regra com o qualquer um, mas existe um anexo que não atendeu nenhuma regra anterior – a mensagem de validação é exibida e o envio para a próxima etapa não é permitido, mesmo que os demais anexos tenham atendido às regras anteriores.
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As regras gerais são as mais simples e servem para definir se o anexo é obrigatório, qual a quantidade exigida, se pode ser qualquer tipo ou se é proibido na etapa.
Confira abaixo um exemplo para cada condição disponível para criação de regras gerais.
→ O anexo deve ser igual a 2. É obrigatório adicionar dois anexos nessa etapa, não sendo permitido adicionar mais. |
→ O anexo deve ser maior que 0. É obrigatório adicionar pelo menos um anexo nessa etapa, sendo permitido adicionar mais de um. |
→ O anexo deve ser maior ou igual a 1. É obrigatório adicionar pelo menos um anexo nessa etapa, sendo permitido adicionar mais de um. |
→ O anexo deve ser menor que 3. É permitido adicionar até dois anexos nessa etapa ou deixar a etapa sem anexos. |
→ O anexo deve ser menor ou igual a 4. É permitido adicionar até quatro anexos nessa etapa ou deixar a etapa sem anexos. |
→ O anexo deve ser proibido. Não é permitido adicionar nenhum anexo nessa etapa. |
→ O anexo deve ser qualquer um. É permitido adicionar qualquer tipo e qualquer quantidade de anexos nessa etapa, podendo, inclusive, deixar a etapa sem anexos. |
Sendo assim, a regra pode ser definida da seguinte forma: → O anexo deve ser igual a 1. É obrigatório adicionar um anexo de qualquer tipo. E não é permitido adicionar mais de um. |
Sendo assim, a regra pode ser definida da seguinte forma: → O anexo deve ser proibido. Não é permitido adicionar nenhum anexo nessa etapa. O detalhamento do orçamento deve ser adicionado no formulário da solicitação. |
As regras específicas precisam ser combinadas com as regras gerais para permitir ou proibir características específicas dos anexos, tais como nome e extensão dos arquivos.
É possível definir, por exemplo, que é proibido adicionar anexos com determinados tipos de extensão ou exigir que o arquivo anexado siga um padrão de nomenclatura pré-determinado.
Confira a seguir alguns exemplos de regras de anexo específicas.
→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome do arquivo contendo nota no início. É obrigatório adicionar um anexo que tenha o termo nota no fim do seu nome. |
→ O anexo deve ser menor ou igual a 2 com a extensão igual a .zip. É permitido adicionar até dois anexos com a extensão .zip ou deixar a etapa sem anexos. |
→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome e extensão contendo no nome o termo boleto no início e na extensão o termo .pdf no fim. É obrigatório adicionar um anexo que tenha o termo boleto no início do seu nome e que seja um documento do tipo PDF. |
Sendo assim, as regras podem ser definidas da seguinte forma: → O anexo deve ser maior ou igual a 1 com a extensão igual a .png. É obrigatório adicionar pelo menos um anexo que seja uma imagem com a extensão .png. Mas, se o solicitante desejar, pode adicionar mais anexos. → O anexo deve ser maior ou igual a 0 com a extensão igual a .txt. Se o solicitante conseguir obter o log, ele pode anexar na solicitação para facilitar a análise. Mas, não é obrigatório anexar. → O anexo deve ser proibido com a extensão igual a .exe. Por questões de segurança, não é permitido adicionar nenhum anexo que tenha a extensão .exe. gif criando as regras |
Desta forma, as regras podem ser definidas da seguinte maneira: → O anexo deve ser maior ou igual a 3 com a extensão igual a .pdf. É obrigatório adicionar pelo menos três anexos que sejam documentos com a extensão .pdf. Mas, se o solicitante desejar, pode adicionar mais anexos. → O anexo deve ser igual a 1 com o nome do arquivo contendo NF no início. Pelo menos um dos anexos adicionados precisa ter os caracteres NF no início do seu nome para identificar que é a nota fiscal. A extensão também precisa ser uma das permitidas na primeira regra. Anexos como NF_10355.pdf, NF89665.pdf, NF-58361.pdf seriam aceitos. gif criando as regras |
As regras avançadas são definidas a partir de uma expressão que pode utilizar uma combinação dos seguintes caracteres:
* (asterisco): permite deixar livre para ter ou não quaisquer caracteres antes ou depois dele.
boleto* → significa conter o termo boleto no início do nome, podendo ter ou não quaisquer outros caracteres depois do termo, inclusive na extensão – permitido pelo *. Anexos como boleto.pdf ou boleto-janeiro.png seriam aceitos. |
| (pipe): significa "ou" e permite definir múltiplos padrões.
*.pdf|*.doc|*.docx|*.txt → significa que pode ser .pdf, .doc, .docx, ou .txt. – extensões permitidas pelo | – podendo ter qualquer nome antes da extensão – permitido pelo *. Anexos como processo.pdf ou anotações.txt seriam aceitos. |
! (exclamação): significa "diferente de" ou "proibido" e permite barrar um padrão.
!*.zip → significa diferente de .zip – extensão foi proibida pelo ! – podendo ter qualquer nome antes da extensão – permitido pelo *. Anexos como boleto.pdf ou processo.png seriam aceitos. |
Confira a seguir mais alguns exemplos de regras de anexo avançadas.
→ O anexo deve ser igual a 1 com condição avançada fatura.pdf|nota.pdf. É obrigatório adicionar um anexo com o nome fatura ou nota e com a extensão .pdf. Não é permitido adicionar mais de um. |
→ O anexo deve ser qualquer um com condição avançada !server.* É permitido adicionar qualquer tipo de anexo com o nome diferente de server e com qualquer extensão ou deixar a etapa sem anexos. O nome server é proibido. |
→ O anexo deve ser maior ou igual a 3 com condição avançada *boleto*.pdf. É obrigatório adicionar pelo menos 3 anexos, podendo adicionar mais, que contenha o termo boleto no nome e com a extensão .pdf. |
Desta forma, as regras podem ser definidas da seguinte maneira: → O anexo deve ser maior ou igual a 1 com condição avançada *estadia*.pdf|*transporte*.pdf|*ingresso*.pdf. É obrigatório adicionar pelo menos um anexo, podendo anexar mais, que contenha o termo estadia, transporte ou ingresso no nome e com a extensão .pdf. |
Desta forma, as regras podem ser definidas da seguinte maneira: → O anexo deve ser maior ou igual a 1 com condição avançada *.png|*.jpg|*.jpeg|*.bmp. É obrigatório adicionar pelo menos 1 anexo com qualquer nome e que seja do tipo imagem com uma das extensões permitidas: .png, .jpg, .jpeg ou .bmp. |
Reunimos aqui vários cenários nos quais as regras de anexo podem ser aplicadas. Os exemplos contam com a regra, uma mensagem de auxílio para atender à regra e os resultados de acordo com o cenário.
São demonstrados exemplos de regras gerais, específicas e avançadas. Clique em cada cenário para ver seus detalhes.
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→ O anexo deve ser maior que 0. → É obrigatório adicionar pelo menos um anexo de qualquer tipo.
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→ O anexo deve ser proibido. → Não é permitido adicionar anexos.
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→ O anexo deve ser igual a 1 com a extensão igual a .zip. → É obrigatório adicionar um anexo com a extensão .zip.
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→ O anexo deve ser igual a 1 com a extensão igual a .zip. → É obrigatório adicionar um anexo com a extensão .zip.
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→ O anexo deve ser igual a 1 com condição avançada .zip|.pdf. → É obrigatório adicionar um anexo com a extensão .zip ou com a extensão .pdf.
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→ O anexo deve ser igual a 1 com a extensão igual a .zip. → É obrigatório adicionar um anexo com a extensão .zip.
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→ O anexo deve ser proibido com a extensão igual a .zip. → Não é permitido adicionar um anexo com a extensão .zip.
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→ O anexo deve ser igual a 1 com a extensão igual a .zip. → É obrigatório adicionar um anexo com a extensão .zip.
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→ O anexo deve ser maior ou igual a 1 com condição avançada .png|.jpg|.gif. → É obrigatório adicionar pelo menos um anexo com a extensão .png, .jpg ou .gif.
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→ O anexo deve ser maior ou igual a 0 com condição avançada .png|.jp*g|.gif. → São permitidos apenas anexos com as extensões .png, .jpg, .jpeg ou .gif.
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→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome e extensão igual a no nome o termo server e na extensão o termo .log. → Somente um anexo com o nome server.log é permitido.
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→ O anexo deve ser igual a 1 com condição avançada server*.log. → É obrigatório adicionar um anexo com server no início do nome e com a extensão .log.
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→ O anexo deve ser igual a 1 com o nome e extensão contendo no nome o termo server no início e na extensão o termo .log no início. → É obrigatório adicionar um anexo com server no início do nome e com .log no início da extensão.
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→ O anexo deve ser igual a 1 com condição avançada *server*.log*. → É obrigatório adicionar um anexo que contenha server no nome e .log no início da extensão.
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→ O anexo deve ser proibido com condição avançada *server*. OU → O anexo deve ser igual a 0 com condição avançada *server*. → Não é permitido adicionar um anexo que contenha server no nome.
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→ O anexo deve ser igual a 1 com condição avançada !*server*. → É obrigatório adicionar um anexo que não contenha server no nome.
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→ O anexo deve ser igual a 1 com condição avançada server.log|!*.log. → É obrigatório adicionar um anexo com o nome server e com a extensão .log ou qualquer anexo com a extensão diferente de .log.
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→ O anexo deve ser igual a 1 com condição avançada server*.log|!*.log. → É obrigatório adicionar um anexo com server no início do nome e com a extensão .log ou qualquer anexo com a extensão diferente de .log.
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Confira aqui algumas dúvidas frequentes sobre anexos em solicitações ou em etapas das solicitações. Clique na dúvida para ver seus detalhes.
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A etapa na qual a solicitação se encontra não pode ser concluída e, consequentemente, a solicitação não pode ser enviada para a próxima etapa. Todas as regras existentes na etapa precisam ser atendidas para que ela possa ser concluída e a solicitação enviada para a próxima. |
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Não existe quantidade mínima ou máxima definidas. Isso depende da etapa e do processo em questão. O questionamento que pode ser feito é: "quais evidências ou documentos que são necessários em cada etapa para que solicitação seja analisada e concluída com sucesso?". Essa resposta vai direcionar qual a quantidade e as regras para os anexos.
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Não há restrição quanto à quantidade máxima de anexos que podem ser adicionados em uma solicitação (considerando todas as etapas) ou em uma etapa da solicitação. Porém, ao adicionar mais de 600 anexos (arquivos) de uma única vez, é exibida uma mensagem alertando que pode ocorrer instabilidades no recurso. Mesmo assim, os anexos são adicionados desde que não ultrapassem o tamanho máximo permitido por arquivo definido nos Parâmetros gerais, que por padrão é 100MB, podendo ser alterado até o limite de 1GB. |
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Por padrão, o tamanho máximo permitido por anexo (arquivo) é 100MB. Porém, é possível personalizar esse tamanho nos Parâmetros gerais, podendo ser diminuído ou aumentado até o limite de 1GB. Para isso: 01. Acesse o Painel de controle. 02. No agrupador Parâmetros técnicos, clique em Parâmetros. 03. Em Tamanho máximo de upload pela web (MB), informe o tamanho desejado por arquivo em megabytes.
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Sim, existe diferença entre esses dois operadores por conta da ordem de validação das regras. A regra com o proibido é prioritária, ou seja, será verificada antes das demais. Já a regra com o 0 é verificada juntamente com as demais regras de quantidade, nome e extensão.
Ao adicionar um anexo server.zip ele não será aceito, pois a regra de proibição será verificada primeiro e já vai exibir a mensagem de validação, sem verificar a próxima regra. Utilizando o 0: Ao adicionar um anexo server.zip ele será aceito, pois seu nome atende à primeira regra (que permite qualquer arquivo contendo server no nome). Quando um anexo é considerado válido para uma regra, ele não é validado nas demais. Por isso, nesse caso, a verificação não segue para a próxima regra (que o proibiria por ter a extensão .zip). Desta forma, para garantir a proibição de determinado padrão, é sempre recomendado utilizar o proibido na regra. |
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