Os mecanismos de atribuição são instrumentos que permitem definir as possíveis pessoas que podem ser responsáveis pelas etapas de um processo, de acordo com os critérios estabelecidos pelo próprio mecanismo escolhido.
Os mecanismos podem ser utilizados para:
Quando não há um mecanismo de atribuição configurado em uma etapa do processo:
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Os mecanismos de atribuição tem como principal objetivo direcionar as solicitações de processos de forma automatizada, agilizando o andamento e facilitando a atribuição de responsabilidades.
Eles visam agilizar o andamento das solicitações, atribuindo cada etapa aos respectivos responsáveis, evitando gargalos e podendo distribuir as etapas entre grupos de pessoas.
Por padrão, existem cinco tipos de mecanismos de atribuição disponíveis para uso atualmente: Qualquer pessoa, Grupo específico, Papel específico, Campo de formulário e Pessoa específica.
A seguir é detalhado o funcionamento de cada um dos mecanismos.
Esse mecanismo permite definir que qualquer pessoa com cadastro ativo na plataforma pode ser a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, qualquer pessoa pode receber a solicitação quando ela for enviada para essa etapa ou qualquer pessoa pode abrir solicitações do processo, caso seja a etapa inicial.
Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, é necessário selecionar uma pessoa para recebê-la.
Esse mecanismo não pode ser utilizado na definição de gestor do processo. |
Oferece flexibilidade para processos simples ou de baixo impacto, onde o próprio solicitante sabe para quem deve enviar a solicitação.
Não é recomendado para etapas críticas ou com alta prioridade, pela falta de responsabilidade clara, ou para etapas que envolvem dados confidenciais.
→ Significa que qualquer pessoa da empresa pode abrir um chamado para solicitar suporte. |
Esse mecanismo permite definir:
Ao selecionar esse mecanismo na gestão do processo ou nas configurações de uma etapa, é necessário informar qual é o grupo específico de pessoas.
Em seguida, para a etapa, também é necessário definir como deve ser a sua execução – se individual ou conjunta.
A forma de execução – individual ou conjunta – não está disponível para definição na etapa inicial do processo, visto que a solicitação somente pode ser aberta por uma única pessoa, nem para a definição de gestor do processo. |
A etapa deve ser executada por uma única pessoa, ou seja, apenas uma pessoa do grupo específico deve executar essa etapa. Nesse caso, é necessário definir, também, se apenas uma pessoa do grupo deve receber a solicitação quando ela for movimentada ou se a solicitação deve ser enviada para todas as pessoas do grupo e a primeira que a assumir se torna a responsável por executar a etapa:
A etapa deve ser executada por várias pessoas, ou seja, mais de uma pessoa do grupo específico deve executar a etapa. Nesse caso, é necessário definir, também, se várias pessoas do grupo devem receber a solicitação quando ela for movimentada ou se a solicitação deve ser enviada para todas as pessoas do grupo para que possa ser executada por quaisquer pessoas até que o percentual de consenso seja atingido:
Ao definir essa forma de execução para a etapa, é necessário definir, também, o percentual de consenso para conclusão:
Indicado para processos que envolvem vários departamentos, garantindo que qualquer integrante das equipes possa assumir as solicitações e evitar gargalos.
Quando exige consenso, pode deixar o andamento do processo um pouco mais lento.
→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Efetuar pagamento, todas as pessoas do grupo Contas a pagar verão a solicitação como pendente e ela pode ser assumida por qualquer uma das pessoas. Assim que uma pessoa assumir a solicitação, ela se torna responsável por efetuar o pagamento e a solicitação deixa de ser exibida como uma pendência para o restante das pessoas do grupo. Portanto, o mecanismo de atribuição facilita a distribuição das atividades entre o grupo, permitindo que, quando uma pessoa finalizar sua atividade atual, ela pode assumir a próxima pendente, dando vazão constante às solicitações. |
Esse mecanismo permite definir:
Ao selecionar esse mecanismo na gestão do processo ou nas configurações de uma etapa, é necessário informar qual é o papel específico.
Em seguida, para a etapa, também é necessário definir como deve ser a sua execução – se individual ou conjunta.
A forma de execução – individual ou conjunta – não está disponível para definição na etapa inicial do processo, visto que a solicitação somente pode ser aberta por uma única pessoa, nem para a definição de gestor do processo. |
A etapa deve ser executada por uma única pessoa, ou seja, apenas uma pessoa que exerce o papel específico deve executar essa etapa. Nesse caso, é necessário definir, também, se apenas uma pessoa que exerce o papel deve receber a solicitação quando ela for movimentada ou se a solicitação deve ser enviada para todas as pessoas que exercem o papel e a primeira que a assumir se torna a responsável por executar a etapa:
A etapa deve ser executada por várias pessoas, ou seja, mais de uma pessoa que exercem o papel específico deve executar a etapa. Nesse caso, é necessário definir, também, se várias pessoas que exercem o papel devem receber a solicitação quando ela for movimentada ou se a solicitação deve ser enviada para todas as pessoas que exercem o papel para que possa ser executada por quaisquer pessoas até que o percentual de consenso seja atingido:
Ao definir essa forma de execução para a etapa, é necessário definir, também, o percentual de consenso para conclusão:
Indicado para etapas que exigem determinadas competências ou experiência para executar a ação necessária, tornando as responsabilidades claras e usufruindo da expertise e das habilidades de cada função dentro da empresa.
É recomendado revisar e atualizar regularmente os papéis para que não fiquem obsoletos, fazendo com que as solicitações se percam ou sejam direcionadas para pessoas que não exercem mais o papel definido.
→ Significa que apenas as pessoas que exercem a função de gerenciar os equipamentos eletrônicos da empresa podem abrir solicitações para a área de Compras. Assim, o mecanismo de atribuição garante que apenas as pessoas autorizadas e que possuem as informações necessárias para decidirem se uma compra deve ser solicitada ou não abram solicitações, evitando assim, compras desnecessárias, informações desencontradas, inventário desatualizado, dentre outras questões. ** mover esse exemplo para os exemplos de uso e colocar aqui um com consenso ** ** gif ** |
Esse mecanismo permite definir que apenas a pessoa informada em um campo do formulário da solicitação em alguma etapa anterior é a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essa pessoa recebe a solicitação quando ela for enviada para essa etapa.
Ao selecionar esse mecanismo nas configurações de uma etapa, é necessário informar qual é o campo do formulário de onde será obtida essa pessoa.
Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, ela é enviada automaticamente para a pessoa que consta no campo do formulário que foi definido no mecanismo.
Esse mecanismo não pode ser utilizado na etapa inicial do processo, visto que ele depende de uma definição vinda de uma etapa anterior à etapa na qual ele está configurado, nem para a definição de gestor do processo. |
Por permitir a atribuição dinâmica de responsabilidade, é recomendado para etapas onde a responsabilidade varia de acordo com as informações fornecidas ao longo do processo.
Por depender da informação que consta em um campo, o formulário precisa estar bem construído, precisa solicitar a informação de forma objetiva e instruir o solicitante a preencher a informação no formato correto para que ela seja útil no direcionamento da etapa.
→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do gestor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação será a que foi informada no campo Gestor do formulário do processo. Assim, o mecanismo de atribuição garante que cada solicitação seja direcionada diretamente à pessoa responsável, facilitando a gestão e a aprovação dos pedidos de acesso. ** gif ** |
Esse mecanismo permite definir que apenas uma pessoa específica é a responsável pela etapa na qual foi configurado, ou seja, apenas essa pessoa recebe a solicitação quando ela for enviada para essa etapa ou apenas essa pessoa pode abrir solicitações do processo, caso seja a etapa inicial.
Ao selecionar esse mecanismo nas configurações de uma etapa, é necessário informar quem é a pessoa específica.
Quando a solicitação for movimentada da etapa anterior para a etapa que possui esse mecanismo configurado, ela é enviada automaticamente para a pessoa específica que foi definida no mecanismo.
Se a pessoa específica definida nesse mecanismo estiver inativa quando a solicitação for movimentada para a etapa, a solicitação é enviada para o gestor do processo. |
Por direcionar para uma pessoa específica, é recomendado para etapas que lidam com informações confidenciais, dados críticos ou sigilosos ou para aprovações que apenas uma pessoa é autorizada a fazer.
Se a etapa não é crítica nem sigilosa, definir apenas uma pessoa responsável pode gerar gargalos e fazer com que a solicitação fique parada por muito tempo, pode sobrecarregar a pessoa responsável com tarefas que poderiam ser distribuídas entre várias pessoas, além do risco de atrasos no processo se a pessoa não estiver disponível em algum período ou dia.
→ Significa que, quando a solicitação for enviada para a etapa Aprovação do diretor, a pessoa responsável por ela e que receberá a solicitação é a Maria da Cunha, apenas ela pode decidir essa aprovação. Sendo assim, o mecanismo de atribuição garante que a responsabilidade pela aprovação do contrato seja claramente definida e que apenas a pessoa configurada possa executar essa etapa, assegurando eficiência, responsabilidade e sigilo das informações no processo. ** gif ** |
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Confira aqui algumas dúvidas frequentes sobre os mecanismos de atribuição.
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