Sumário

Objetivo

O envio de mensagens tem como objetivo permitir que o usuário realize a comunicação com diferentes públicos por meio de e-mails ou do aplicativo eduCONNECT.
É possível enviar mensagens para diversos grupos, como alunos, pais, responsáveis acadêmicos e financeiros, coordenadores e professores.

  • Para acessar a funcionalidade de envio de mensagens, o usuário deve estar associado a uma Regra de Comunicação ou a um perfil que esteja vinculado a uma regra de comunicação.
  • A Regra de Comunicação associada deve possuir a opção "Texto Livre" configurada no campo "Tipo de mensagens permitidas".

Para que o menu da Central de Comunicação seja exibido no Portal Gestão Educacional, é necessário acessar o Cadastro de Perfis e conceder a permissão correspondente.

Somente os usuários autorizados terão acesso ao menu e à tela de envio de mensagens.

Processo Guiado

A tela do envio de mensagens será organizada em etapas sequenciais, representadas por steps. O usuário deverá preencher as informações de cada etapa e clicar no botão "Avançar" para prosseguir até a etapa final, onde a mensagem será enviada.

O botão "Avançar" ficará habilitado somente quando todas as opções obrigatórias da etapa atual forem preenchidas corretamente.

Exemplo:


Mensagens

Nesta etapa, o usuário deverá preencher todas as informações que irão compor a mensagem, incluindo:

Certifique-se de que todas as informações estejam devidamente preenchidas antes de prosseguir para a próxima etapa.

Durante a criação da mensagem, é possível utilizar TAGs de informações dinâmicas, que serão substituídas automaticamente durante o envio. Por exemplo, ao inserir a TAG [NOMERESPONSAVEL], ela será substituída pelo nome do responsável do aluno no momento do envio.

Como Utilizar as TAGs:

  • Para visualizar as TAGs disponíveis, basta começar a digitar o caractere "[". Uma lista com todas as opções será exibida.

  • As TAGs podem ser utilizadas tanto no assunto quanto no corpo da mensagem.
  • À medida que o texto correspondente à tag for digitado, o sistema exibirá apenas as tags compatíveis com o que foi inserido.
  •  A seleção das TAGs deve ser feita clicando com o mouse sobre a tag desejada, não é possível utilizar as teclas de seta ou TAB.

Essa funcionalidade permite personalizar as mensagens de forma prática e eficiente, garantindo uma comunicação mais direcionada.

Para que a funcionalidade de anexar arquivos fique habilitada, o RM deve estar devidamente configurado com:

  • As extensões de arquivos permitidas.
  • O tamanho máximo total para os anexos.

Para anexar um arquivo, clique na opção 'Selecionar arquivos' e carregue o arquivo desejado.

A configuração do tamanho máximo total para anexos define o limite em kilobytes (KB) que todos os arquivos anexados, somados, podem atingir.

Como funciona?

Você pode anexar a quantidade de arquivos que desejar, desde que o tamanho total combinado de todos os anexos não ultrapasse o limite configurado no sistema.

Exemplo:

  • Tamanho máximo configurado: 10.000 KB (10 MB).
  • Arquivos anexados:
    • Arquivo 1: 3.000 KB.
    • Arquivo 2: 4.000 KB.
    • Arquivo 3: 2.500 KB.

Total: 9.500 KB.

Nesse caso, os anexos são permitidos porque o total (9.500 KB) é menor que o limite configurado (10.000 KB).

Se você tentar adicionar um quarto arquivo que eleve o total para mais de 10.000 KB, o sistema não permitirá o envio até que o total fique dentro do limite estabelecido.


Caso essas configurações não estejam definidas, será exibida uma mensagem de aviso ao usuário, como no exemplo abaixo:

Essa configuração é essencial para garantir o correto funcionamento do envio de mensagens com anexos.

  • Para configurar as informações acesse os parâmetros do Educacional seguindo RM Portal > Portal Gestão Educacional > Central de Comunicação

Modo Básico (Texto)
No Modo Básico, você pode criar e formatar o conteúdo do e-mail de forma intuitiva, utilizando ferramentas de edição que permitem adicionar formatações como negrito, itálico, listas, links e muito mais. Esse modo é ideal para usuários que desejam criar mensagens de forma rápida e sem necessidade de conhecimentos técnicos.

Modo Avançado (HTML)

O Modo Avançado é destinado a usuários que possuem familiaridade com HTML. Neste modo, você pode digitar ou colar diretamente o código HTML que será utilizado como corpo da mensagem.



Ao utilizar o Modo Avançado, é importante que você saiba exatamente o que está fazendo. O sistema não valida ou garante que o HTML inserido será renderizado corretamente em todos os clientes de e-mail. Dependendo do código utilizado, o layout e a exibição do e-mail podem variar significativamente entre diferentes provedores de e-mail (como Gmail, Outlook, etc.). Portanto, recomendamos que esse modo seja utilizado apenas por quem possui conhecimento técnico em HTML e entende as limitações de renderização em e-mails.



É possível parametrizar o RM para manter o histórico de envios de e-mails e seus respectivos anexos.

Para mais informações, clique aqui.

Público-alvo

Nesta etapa, deve-se identificar o público-alvo das mensagens, ou seja, quais papéis (alunos, pais, responsáveis, coordenadores, professores, etc.) irão receber a mensagem.

Além disso, é nesse momento que são configurados os filtros para determinar os usuários específicos que receberão a mensagem. Esses filtros permitem segmentar o público com base em critérios previamente estabelecidos.

Certifique-se de configurar os papéis e filtros de forma adequada para garantir que a mensagem alcance os destinatários corretos.


Para mais informações sobre como habilitar e disponibilizar os filtros, consulte a documentação das regras de comunicação

Os filtros predefinidos são consultas SQL previamente cadastradas no RM, que retornam um conjunto de usuários que receberão a mensagem enviada.

  • É possível selecionar um ou vários filtros para a mensagem.
  • Se o filtro exigir parâmetros, será exibida uma tela para que os valores necessários sejam informados antes de aplicar o filtro.
  • Após adicionar o filtro, o sistema permite visualizar o resultado correspondente.
  • Fique atento ao resultado dos filtros, pois eles podem retornar um volume elevado de dados.
  • Em casos de resultados muito grandes, o processamento pode levar algum tempo para ser concluído.

Exemplos (GIFs):

  • Adicionando um filtro predefinido sem parâmetro.

  • Adicionando um filtro predefinido com parâmetro.


Finalização

Nesta etapa final do fluxo de envio, são definidas algumas informações essenciais, como:

Será necessário identificar, no campo "Remetente", as informações do responsável pelo envio da mensagem. Para isso, serão disponibilizadas as seguintes opções:

  1. Usuário (Usuário Autenticado):

    • O remetente será o próprio usuário autenticado no Portal Gestão Educacional.
    • O e-mail do usuário será utilizado como remetente da mensagem.

  2. Coligada:

    • As informações da coligada onde o envio está sendo processado serão utilizadas como remetente.

  3. Coligada Global:

    • Serão consideradas as informações configuradas nas parametrizações globais da coligada.

  4. Personalizado:

    • Permite selecionar remetentes com e-mails previamente configurados no RM.
    • Além disso, é possível definir um nome personalizado para o remetente.

Exemplo:

Os e-mails que poderão ser selecionados como remetente personalizado devem ser previamente configurados nos parâmetros do TOTVS Educacional, acessando o caminho: Educacional >> Secretaria.

Confira o exemplo na imagem abaixo:



Para agendar o envio da mensagem, selecione a opção “Deseja agendar” como Sim e preencha as informações necessárias para que o sistema identifique o momento exato para o disparo da mensagem.

Caso não opte pelo agendamento, o envio será realizado imediatamente.

Abaixo, você pode conferir um GIF demonstrando as opções disponíveis e o processo de envio da mensagem:

O recurso de agendamento de mensagens estará disponível somente para sistemas configurados no modelo de 3 camadas.

Todo envio de mensagem, agendado ou não, é processado por um JOB, ou seja, a mensagem enviada entra em uma fila de processamento e é disparada conforme a ordem desta fila.

Portanto o status de finalização e processamento do envio da mensagem será enviado para o e-mail do usuário autenticado no Portal Gestão Educacional, ou seja, para o e-mail do responsável pelo envio.

Mensagem Enviada com Sucesso:

  • Assim que o sistema processar o envio da mensagem, o usuário receberá um e-mail informando o status do envio.
  • Este e-mail incluirá:
    • Um log do processamento, contendo informações como os usuários que receberam a mensagem.

Falhas no Envio:

  • Em caso de falha no envio, será enviado um e-mail contendo o log de erros, detalhando o problema ocorrido.