CONTEÚDO

01. VISÃO GERAL

Nesta página, será demonstrado como funciona o gerenciamento de eventos dentro do sistema de Recrutamento.

Para saber mais sobre como habilitar esta funcionalidade acesse a documentação do Marketplace.

02. CRIAÇÃO DE EVENTO

Para criar um evento é necessário acessar a triagem de uma vaga e clicar nos três pontos de um candidato e clicar em Criar evento.


Após clicar é um menu lateral é aberto para que os dados do evento sejam inseridos sendo estes:

Título do Evento: Título que o evento será criado com, é um campo obrigatório. (Dado enviado ao candidato)

Data e Hora: Nesta aba é possível incluir todos os possíveis horários para que o candidato possa escolher dentre eles. É necessário a inclusão de pelo menos uma opção de horário para salvar.

  • Não existe um impedimento de salvar com datas anteriores ao dia atual.
  • Para a pessoa candidata datas anteriores a atual não serão mostradas.
  • Caso não tenha mais nenhuma data futura para escolha a pessoa candidata pode enviar uma viso que não possui datas mais validas.
  • É possível incluir opções de agendas com intercessão.
  • Há um limite de 10 opções de agenda por evento.
  • Não é possível incluir opções de agendas duplicadas para o mesmo evento.
  • Não é possível incluir opções de agendas em que a hora inicial é maior que a hora final.

Não existe validação de concorrência entre eventos, ou seja, é possível criar dois eventos com opção de agendas iguais, o que pode gerar criação de agendas no mesmo horário ou com intercessão.

O Fuso horário é sempre considerando o de Brasília (UTC-3). Caso esteja em um fuso diferente é necessário converter o horário para o correto.

  • Exemplo: Se estiver em Rio Branco o fuso horário é UTC-5 ou seja se quiser marcar uma agenda as 10h no horário de Rio Branco deve ser colocado as 12h no formulário.

Descrição: Nesta aba é possível incluir uma breve descrição do que se trata o evento para ser enviado para o candidato. Não é obrigatório, mas é limitado a no máximo de 1000 caracteres. 

Pessoas Candidatas: Nesta aba é possível cerificar para quem o evento esta sendo criado. 

Ainda não é possível criar eventos para mais de um candidato. Estamos trabalhando nesta possibilidade.

Co-participantes: Nesta aba é possível incluir outros participantes internos da empresa caso necessário. Campo não obrigatório.

Tipo de Evento: Nesta aba é apresentado qual é a integração selecionada e qual o tipo de evento que esta sendo gerado. E algumas observações sobre os eventos: 

  • Os eventos serão criados em seu Google Calendário.
  • Alterações devem ser realizadas somente aqui no TOTVS RH Atração de Talentos.
  • Ajustes realizados diretamente na agenda do evento não serão aplicados aqui.
  • O link ficará disponível na aba eventos dentro do currículo.

Hoje só existe a integração com o Google Agenda (GSuite) e criamos eventos somente do tipo vídeo chamada.

Ao clicar para salvar a pessoa candidata receberá um e-mail avisando da criação do evento e também os coparticipantes receberam um e-mail avisando que foram inclusos em um evento.


03. VISÃO NO CURRÍCULO

Ao entrar no currículo de uma pessoa candidata uma nova aba será apresentada chamada Eventos. Nela serão apresentados todos os eventos criados para o candidato.

Para todos os status de integração o Título do evento será apresentado no topo do card com uma tag ao lado falando o status do evento sendo estes:

Quando há um erro na integração é necessário criar um novo evento ou incluir manualmente na agenda.

a. EDIÇÃO

Ao clicar para editar um evento o mesmo menu lateral da criação é aberto com os dados preenchidos do evento. Nesta tela é possível editar todas as informações do evento enquanto o status for Aguardando confirmação. Após a pessoa candidata escolher uma opção de agenda não é possível mais editar as opções horários, sendo necessário utilizar o Reagendamento. 

A edição fica disponível para todos os status menos os de Erro na integração e Cancelado e somente Administradores ou quem criou o evento pode editar.

b. REAGENDAR

Ao reagendar um evento o mesmo menu lateral da criação é aberto com os dados preenchidos do evento. Nesta tela é possível editar todas as informações do evento e ao clicar em salvar o evento volta para o status Aguardando confirmação, e o candidato recebe um e-mail avisando sobre o reagendamento.

O reagendamento fica disponível para todos os status menos os de Aguardando confirmação, Erro na integração e Cancelado e somente Administradores ou quem criou o evento pode reagendar.

Em casos que o evento já foi integrado, ou seja já existe na agenda do responsável e da pessoa candidata ele será removido, sendo criado um novo somente após o aceite da pessoa candidata.

  • Edição
    • É utilizada para alterar todos os dados do evento enquanto ele não aceitou o convite.
    • Após a escolha de um horário só é possível fazer alterações pontuais que não incluem horários, como o titulo ou adicionar novos coparticipantes.
    • Não há envio de e-mail avisando que houve mudanças no convite.
  • Reagendamento
    • É utilizada quando é necessário remarcar o evento ou mandar novos horários quando não há disponibilidade.
    • Se o evento já foi marcado ele deixa de existir até um novo horário seja escolhido pela pessoa candidata.
    • A pessoa candidata é notificada por um e-mail avisando dessa necessidade de escolha de um novo horário.

c. REENVIAR CONVITE

Ao clicar para reenviar um convite um novo e-mail notificando do evento é enviado a pessoa candidata para avisa-la que possui eventos pendentes de sua ação.

Esta ação fica disponível somente para o status Aguardando confirmação e somente Administradores ou quem criou o evento pode reenviar.

d. CANCELAR

Ao cancelar é apresentado um menu com a necessidade de inclusão de uma justificativa que será enviada para o candidato. Todos os envolvidos no evento recebem uma notificação avisando que o evento foi cancelado com a justificativa enviada e se o evento já existia na agenda ele também é removido. É possível cancelar um evento em qualquer status do evento, menos os já cancelados e somente Administradores ou quem criou o evento pode cancelar.

e. VISUALIZAR

A opção de visualizar esta disponível para usuários que não são os criadores de um evento e Administrador. Nela é aberto o menu lateral com todos os campos bloqueados somente para a visualização das informações.

04. FLUXO DE PESSOA CANDIDATA

Ao receber o convite do recrutamento a pessoa candidata tem a opção de selecionar uma das opções de horário, informar indisponibilidade ou caso não tenha mais nenhum horário disponível para escolha. Em todos os três casos são enviados e-mails informativos para o criador do evento, sendo que ao escolher um horário os coparticipantes são avisados também.

Para saber mais sobre o fluxo de aceite do convite de evento acesse a documentação de Evento do Sistema de Candidatos.