Sumário

Objetivo

O envio de mensagens tem como objetivo permitir que o usuário realize a comunicação com diferentes públicos por meio de e-mails ou do aplicativo eduCONNECT.
É possível enviar mensagens para diversos grupos, como alunos, pais, responsáveis acadêmicos e financeiros, coordenadores e professores.

  • Para acessar a funcionalidade de envio de mensagens, o usuário deve estar associado a uma Regra de Comunicação ou a um perfil que esteja vinculado a uma regra de comunicação.
  • A Regra de Comunicação associada deve possuir a opção "Texto Livre" configurada no campo "Tipo de mensagens permitidas".

Para que o menu da Central de Comunicação seja exibido no Portal Gestão Educacional, é necessário acessar o Cadastro de Perfis e conceder a permissão correspondente.

Somente os usuários autorizados terão acesso ao menu e à tela de envio de mensagens.

Processo Guiado

A tela do envio de mensagens será organizada em etapas sequenciais, representadas por steps. O usuário deverá preencher as informações de cada etapa e clicar no botão "Avançar" para prosseguir até a etapa final, onde a mensagem será enviada.

O botão "Avançar" ficará habilitado somente quando todas as opções obrigatórias da etapa atual forem preenchidas corretamente.

Exemplo:


Mensagens

Nesta etapa, o usuário deverá preencher todas as informações que irão compor a mensagem, incluindo:

Certifique-se de que todas as informações estejam devidamente preenchidas antes de prosseguir para a próxima etapa.

A opção "Para o Meu eduCONNECT"  ficará habilitada somente quando a instituição possuir integração com o Meu eduCONNECT e também a regra de comunicação permitir a utilização desta opção.

Durante a criação da mensagem, é possível utilizar TAGs de informações dinâmicas, que serão substituídas automaticamente durante o envio. Por exemplo, ao inserir a TAG [NOMERESPONSAVEL], ela será substituída pelo nome do responsável do aluno no momento do envio.

Como Utilizar as TAGs:

  • Para visualizar as TAGs disponíveis, basta começar a digitar o caractere "[". Uma lista com todas as opções será exibida.

  • As TAGs podem ser utilizadas tanto no assunto quanto no corpo da mensagem.
  • À medida que o texto correspondente à tag for digitado, o sistema exibirá apenas as tags compatíveis com o que foi inserido.
  • A seleção das TAGs deve ser feita clicando com o mouse sobre a tag desejada, não é possível utilizar as teclas de seta ou TAB.

Essa funcionalidade permite personalizar as mensagens de forma prática e eficiente, garantindo uma comunicação mais direcionada.

Para que a funcionalidade de anexar arquivos fique habilitada, o RM deve estar devidamente configurado com:

  • As extensões de arquivos permitidas.
  • O tamanho máximo total para os anexos.

Para anexar um arquivo, clique na opção 'Selecionar arquivos' e carregue o arquivo desejado.

A configuração do tamanho máximo total para anexos define o limite em kilobytes (KB) que todos os arquivos anexados, somados, podem atingir.

Como funciona?

Você pode anexar a quantidade de arquivos que desejar, desde que o tamanho total combinado de todos os anexos não ultrapasse o limite configurado no sistema.

Exemplo:

  • Tamanho máximo configurado: 10.000 KB (10 MB).
  • Arquivos anexados:
    • Arquivo 1: 3.000 KB.
    • Arquivo 2: 4.000 KB.
    • Arquivo 3: 2.500 KB.

Total: 9.500 KB.

Nesse caso, os anexos são permitidos porque o total (9.500 KB) é menor que o limite configurado (10.000 KB).

Se você tentar adicionar um quarto arquivo que eleve o total para mais de 10.000 KB, o sistema não permitirá o envio até que o total fique dentro do limite estabelecido.


Caso essas configurações não estejam definidas, será exibida uma mensagem de aviso ao usuário, como no exemplo abaixo:

Essa configuração é essencial para garantir o correto funcionamento do envio de mensagens com anexos.

  • Para configurar as informações acesse os parâmetros do Educacional seguindo RM Portal > Portal Gestão Educacional > Central de Comunicação

Modo Básico (Texto)
No Modo Básico, você pode criar e formatar o conteúdo do e-mail de forma intuitiva, utilizando ferramentas de edição que permitem adicionar formatações como negrito, itálico, listas, links e muito mais. Esse modo é ideal para usuários que desejam criar mensagens de forma rápida e sem necessidade de conhecimentos técnicos.

Modo Avançado (HTML)

O Modo Avançado é destinado a usuários que possuem familiaridade com HTML. Neste modo, você pode digitar ou colar diretamente o código HTML que será utilizado como corpo da mensagem.



Ao utilizar o Modo Avançado, é importante que você saiba exatamente o que está fazendo. O sistema não valida ou garante que o HTML inserido será renderizado corretamente em todos os clientes de e-mail. Dependendo do código utilizado, o layout e a exibição do e-mail podem variar significativamente entre diferentes provedores de e-mail (como Gmail, Outlook, etc.). Portanto, recomendamos que esse modo seja utilizado apenas por quem possui conhecimento técnico em HTML e entende as limitações de renderização em e-mails.

A pré-visualização permite que você veja como sua mensagem ficará antes de ser enviada, de acordo com o(s) método(s) de envio escolhidos. Para ativá-la, selecione 'Como deseja enviar sua mensagem?' e preencha os campos 'Assunto' e 'Corpo da mensagem'.

Quando as opções Por e-mail e para o Meu eduCONNECT estiverem marcadas, será aberto um modal com a possibilidade de visualizar ambas as opções:


Ao clicar no botão pré visualização, será exibido um modal contendo o preview da mensagem conforme o print abaixo:

Pré-visualização Meu eduCONNECT: (TROCAR PRINT)

A pré-visualização não garante que o e-mail será exibido exatamente como visto, pois a renderização varia entre clientes de e-mail (como Gmail, Outlook, etc.). O layout pode mudar dependendo do cliente de e-mail que receberá a mensagem.

É possível parametrizar o RM para manter o histórico de envios de e-mails e seus respectivos anexos.

Para mais informações, clique aqui.

Público-alvo

Nesta etapa, deve-se identificar o público-alvo das mensagens, ou seja, quais papéis (alunos, pais, responsáveis, coordenadores, professores, etc.) irão receber a mensagem.

Além disso, é nesse momento que são configurados os filtros para determinar os usuários específicos que receberão a mensagem. Esses filtros permitem segmentar o público com base em critérios previamente estabelecidos.

É importante ressaltar que as opções de público-alvo apresentadas serão habilitadas de acordo com as permissões definidas nas regras de comunicação.


Filtro Predefinido: são consultas SQL previamente cadastradas no RM, que retornam um conjunto específico de usuários que receberão a mensagem.
Ao marcar essa opção, será habilitado um campo para que o usuário selecione o(s) filtro(s) predefinido(s) que deseja utilizar.

Para mais informações sobre como habilitar e disponibilizar os filtros, consulte a documentação das regras de comunicação

Os filtros predefinidos são consultas SQL previamente cadastradas no RM, que retornam um conjunto de usuários que receberão a mensagem enviada.

  • É possível selecionar um ou vários filtros para a mensagem.
  • Se o filtro exigir parâmetros, será exibida uma tela para que os valores necessários sejam informados antes de aplicar o filtro.
  • Após adicionar o filtro, o sistema permite visualizar o resultado correspondente.
  • Fique atento ao resultado dos filtros, pois eles podem retornar um volume elevado de dados.
  • Em casos de resultados muito grandes, o processamento pode levar algum tempo para ser concluído.

Exemplos (GIFs):

  • Adicionando um filtro predefinido sem parâmetro.

  • Adicionando um filtro predefinido com parâmetro.



Para os demais públicos-alvo, será disponibilizado o recurso de filtro avançado, que permite a seleção de um conjunto de filtros personalizados para determinar quem receberá a mensagem.

O envio de mensagens permite segmentar, por meio de filtros, quem irá receber a comunicação de acordo com o público-alvo selecionado.

Os filtros são exibidos de forma encadeada, com o objetivo de facilitar a seleção das informações. Por exemplo, ao selecionar um período letivo, serão listados apenas os períodos letivos ativos, conforme a coligada, filial ou nível de ensino escolhidos anteriormente.
Caso nenhuma dessas opções tenha sido selecionada previamente, o sistema exibirá todos os períodos letivos ativos, de acordo com as permissões de contexto ou com os filtros definidos na regra de comunicação.

Importante:

Caso os filtros estejam habilitados, será obrigatório o preenchimento do período letivo para prosseguir.

Ressaltamos a importância de conferir e definir adequadamente os filtros selecionados, para garantir que as mensagens sejam enviadas corretamente aos destinatários. Por exemplo, se for selecionado apenas o período letivo e o público-alvo for alunos e responsáveis, todos os matriculados no período letivo selecionado receberão a mensagem enviada.


A regra de comunicação permite o cadastro de filtros personalizados, que serão respeitados durante a seleção de filtros aqui na Central de Comunicação.
Ou seja, se uma regra de comunicação possuir filtros definidos, as informações disponíveis para seleção estarão limitadas de acordo com esses filtros.

Para entender todos os comportamentos e regras envolvidos, recomendamos consultar a documentação da regra de comunicação.

Todos os filtros, exceto Aluno e Professor, serão carregados automaticamente ao clicar na lupa . A primeira consulta é limitada a uma quantidade fixa de registros. Caso existam mais resultados, será exibida a opção "Carregar mais resultados" .

Os filtros de Aluno e Professor não são carregados automaticamente. A consulta será realizada somente após o preenchimento do campo "Pesquisar" e o pressionamento da tecla Enter ou clique na lupa.

A funcionalidade do campo "Pesquisar", mencionada acima, também está disponível para os demais filtros. Ela tem como objetivo facilitar e agilizar a busca pelas informações desejadas.

Além disso, os filtros oferecem a opção de "Busca Avançada", que permite pesquisar diretamente pelo código ou descrição do item.
Já o campo "Pesquisar" realiza a busca apenas com base na descrição.

Exemplo:

Abaixo estão as dependências entre os filtros:

  • Curso –  depende do Período Letivo.
  • Habilitação – depende do Período Letivo e Curso.
  • Matriz Aplicada –  depende do Período Letivo, Curso e Habilitação.
  • Turno – depende do Período Letivo, Curso, Habilitação e Matriz Aplicada.
  • Turma – depende do Período Letivo , Curso, Habilitação, Matriz Aplicada e Turno.
  • Coordenador – depende do Período Letivo.

Meu eduCONNECT

Esta etapa será exibida somente quando a opção "Para o Meu eduCONNECT" estiver marcada na etapa "Mensagem".


Para a opção Meu eduCONNECT ser exibido no PGE, é necessário habilitar a opção "Categorias do eduCONNECT: Permitir enviar para todas as categorias?"

Caminho: Educacional > Atividades Acadêmicas > Central de Comunicação > Regras de Comunicação (PGE). 

A lista conterá todas as categorias previamente cadastradas no sistema. O botão Avançar permanecerá desabilitado até que uma Categoria e uma Funcionalidade seja selecionada. 

Quando o Meu eduCONNECT estiver habilitado, ao inserir uma imagem no campo Editor de mensagem, a imagem será removida e uma notificação será exibida na tela.

Finalização

Nesta etapa final do fluxo de envio, são definidas algumas informações essenciais, como:

Será necessário identificar, no campo "Remetente", as informações do responsável pelo envio da mensagem. Para isso, serão disponibilizadas as seguintes opções:

  1. Usuário (Usuário Autenticado):

    • O remetente será o próprio usuário autenticado no Portal Gestão Educacional.
    • O e-mail do usuário será utilizado como remetente da mensagem.

  2. Coligada:

    • As informações da coligada onde o envio está sendo processado serão utilizadas como remetente.

  3. Coligada Global:

    • Serão consideradas as informações configuradas nas parametrizações globais da coligada.

  4. Personalizado:

    • Permite selecionar remetentes com e-mails previamente configurados no RM.
    • Além disso, é possível definir um nome personalizado para o remetente.

Exemplo:

Os e-mails que poderão ser selecionados como remetente personalizado devem ser previamente configurados nos parâmetros do TOTVS Educacional, acessando o caminho: Educacional >> Secretaria.

Confira o exemplo na imagem abaixo:



Para agendar o envio da mensagem, selecione a opção “Deseja agendar” como Sim e preencha as informações necessárias para que o sistema identifique o momento exato para o disparo da mensagem.

Caso não opte pelo agendamento, o envio será realizado imediatamente.

Abaixo, você pode conferir um GIF demonstrando as opções disponíveis e o processo de envio da mensagem:

O recurso de agendamento de mensagens estará disponível somente para sistemas configurados no modelo de 3 camadas.

Todo envio de mensagem, agendado ou não, é processado por um JOB, ou seja, a mensagem enviada entra em uma fila de processamento e é disparada conforme a ordem desta fila.

Portanto o status de finalização e processamento do envio da mensagem será enviado para o e-mail do usuário autenticado no Portal Gestão Educacional, ou seja, para o e-mail do responsável pelo envio.

Mensagem Enviada com Sucesso:

  • Assim que o sistema processar o envio da mensagem, o usuário receberá um e-mail informando o status do envio.
  • Este e-mail incluirá:
    • Um log do processamento, contendo informações como os usuários que receberam a mensagem.

Falhas no Envio:

  • Em caso de falha no envio, será enviado um e-mail contendo o log de erros, detalhando o problema ocorrido.

Processamento do Envio de Mensagens

Abaixo, explicamos como o sistema realiza o processamento e envio das mensagens. Este entendimento é importante, pois a central de comunicação é multi-contexto, ou seja, permite o envio de mensagens para várias coligadas, filiais ou níveis de ensino simultaneamente.

Levando isso em consideração, podemos ter uma alto volume de dados que serão processados, e com isso o envio de mensagens será segmentado conforme o tipo de filtro:

Filtros Avançados
A separação será feita por contexto. Por exemplo, se um filtro avançado selecionar dados de três contextos diferentes, o processo será dividido em três execuções. O usuário que disparou o envio receberá três e-mails, cada um contendo as informações do respectivo processamento. O envio de mensagens pode ser afetado pela seleção de múltiplos contextos, resultando em um processamento separado para cada contexto selecionado.

O processamento do envio de mensagens será segmentado conforme o tipo de filtro:


Suponha que um usuário da central de comunicação precise enviar uma mensagem para diferentes coligadas, filiais e níveis de ensino ao mesmo tempo. O filtro avançado foi configurado para abranger três contextos distintos, conforme os seguintes parâmetros:

  • Contexto 1: Coligada 1, Filial 2, Nível de Ensino: Superior

  • Contexto 2: Coligada 1, Filial 3, Nível de Ensino: Pós-Graduação

  • Contexto 3: Coligada 2, Filial 1, Nível de Ensino: Técnico

Quando o filtro avançado é aplicado, o sistema dividirá o envio da mensagem em três execuções separadas, pois ele precisa processar as informações para cada contexto individualmente. O usuário que disparou o envio, após o processamento receberá três e-mails contendo as informações do envio, cada um relacionado a um dos contextos:

  1. E-mail 1: Contém a mensagem com as informações de Coligada 1, Filial 2, Nível de Ensino: Superior.

  2. E-mail 2: Contém a mensagem com as informações de Coligada 1, Filial 3, Nível de Ensino: Pós-Graduação.

  3. E-mail 3: Contém a mensagem com as informações de Coligada 2, Filial 1, Nível de Ensino: Técnico.

Isso acontece porque o sistema segmenta o processamento conforme os diferentes contextos, garantindo que a mensagem seja enviada corretamente para cada grupo específico de destinatários.

Conceito de Processamento Apenas para Filtros Completos

Como a seleção de filtros é um recurso genérico e multi-contexto, com o objetivo de auxiliar o usuário e evitar envios indevidos, somente os filtros que estiverem totalmente preenchidos serão considerados para o envio.

Isso significa que, se um filtro não for completamente especificado, ele será descartado durante o processamento.

  • Exemplo 1:

    • Período letivo selecionado: todos da filial 1 (coligada 1) e 2025 da filial 12 (coligada 6).

    • Cursos selecionados: Apenas cursos da coligada 6.

    • Resultado: O períodos letivos referente a coligada 1 serão descartados, pois não há cursos associados a ele.

  • Exemplo 2:

    • Cursos selecionados: X e Y.

    • Habilitações especificadas: Apenas do curso X.

    • Resultado: O curso Y será descartado, pois não tem habilitações associadas.

Considerando o exemplo acima, se, além desse filtro avançado, forem adicionados mais três filtros pré-definidos, o processo será dividido em seis execuções no total, pois cada filtro pré-definido será executado separadamente.


Após o processamento do envio da mensagem, será enviado um anexo intitulado "Informações" no e-mail, contendo um log do processo, no qual estarão registrados os detalhes dos filtros considerados.