Sumário

Gestão de mensagens

A Gestão de Mensagens tem como objetivo permitir que os usuários e os responsáveis por aprovações acompanhem e visualizem as mensagens processadas. Além disso, essa funcionalidade oferece recursos adicionais, como visualização dos detalhes da mensagem, edição, aprovação, reprovação, uso como modelo, exclusão, entre outros.

Para que o item “Gestão de mensagens” seja exibido, é necessário que a permissão esteja devidamente habilitada no perfil do usuário autenticado.


Exemplo da tela de "Gestão de mensagens"

  • Aprovação pendente:
    Indica que a mensagem foi criada e enviada por um usuário, e está aguardando aprovação de um dos responsáveis definidos na regra de comunicação vinculada ao tipo da mensagem.

  • Reprovado:
    Indica que a mensagem foi analisada e reprovada por um dos aprovadores configurados na regra de comunicação associada ao tipo da mensagem. Mensagens reprovadas não seguem para envio.

  • Agendado:
    Indica que a mensagem está programada para envio em uma data e horário futuros. Neste status, a mensagem já passou pelo processo de aprovação, quando aplicável.

  • Aguardando processamento:
    Indica que a mensagem está na fila de processamento, aguardando início do envio. Este status é comum em mensagens que não foram agendadas, mas enviadas imediatamente.

  • Em processamento:
    Indica que o processo de envio da mensagem está em andamento.

  • Parcialmente processado:
    Indica que parte da mensagem foi processada e enviada com sucesso, enquanto outra parte apresentou erros durante o envio.
    Este cenário é comum quando a mensagem é direcionada a múltiplos contextos. Por exemplo, se o público-alvo inclui alunos das filiais 01 e 02, o sistema executará dois processamentos independentes (dois JOBs). Caso um JOB finalize com sucesso e o outro apresente falha, o status da mensagem será atualizado para “Parcialmente processado”.

  • Enviado:
    Indica que a mensagem foi processada e enviada com sucesso.

  • Erro de processamento:
    Indica que ocorreu uma falha durante o processamento.

As ações disponíveis podem ser acessadas clicando no ícone de três pontinhos localizado na linha da mensagem desejada, conforme demonstrado na imagem abaixo.

Segue abaixo a descrição do comportamento das ações disponíveis

  • Visualizar ou Editar:
    Disponível para o autor da mensagem quando ela estiver com status “Pendente aprovação”. Permite visualizar ou editar a mensagem antes que ela seja aprovada.

  • Visualizar:
    Disponível para o autor da mensagem e para os aprovadores. Permite consultar os detalhes da mensagem, porém sem possibilidade de edição. Esta opção estará disponível quando o status da mensagem for diferente de “Pendente aprovação”.

  • Usar como modelo:
    Permite utilizar a mensagem selecionada como base para criar uma nova mensagem.
    Ao selecionar esta opção, será aberta a tela de envio com todos os dados da mensagem preenchidos conforme o modelo selecionado, possibilitando ao usuário revisar, ajustar ou alterar qualquer informação necessária.

    A mensagem original não será alterada.

  • Excluir:
    Disponível para o autor da mensagem, permite excluir a mensagem quando ela estiver com o status “Pendente aprovação” ou “Agendado”.

  • Aprovar ou Visualizar:
    Exclusiva para mensagens com status “Aprovação pendente” e visível apenas para usuários que estão configurados como aprovadores na regra de comunicação associada ao tipo da mensagem.
    Permite visualizar os detalhes da mensagem e realizar a aprovação ou reprovação.

  • Detalhes do Agendamento:
    Disponível para mensagens com status “Agendado” ou “Enviado”. Permite visualizar as informações do agendamento, como data e hora programada e parâmetros utilizados.

  • Justificativa da Reprovação:
    Disponível para mensagens com status “Reprovado”. Permite consultar detalhes da reprovação, incluindo:
    • Usuário que realizou a reprovação
    • Data e hora da reprovação
    • Justificativa informada pelo aprovador

  • Baixar Log de Processamento:
    Disponível para mensagens com status “Enviado”, “Erro de processamento” ou “Parcialmente processado”.
    Ao acionar esta opção, será realizado o download dos arquivos de log, que contêm detalhes do processamento da mensagem.

    Se a mensagem foi processada para mais de um contexto (ex.: alunos das filiais 01 e 02), será gerado um arquivo de log para cada processamento. Nesse exemplo, dois arquivos de log estarão disponíveis para download.

A funcionalidade de filtro permite ao usuário realizar consultas tanto amplas quanto específicas, com base nas informações da mensagem, como: assunto, autor, status, tipo de mensagem, se possui anexo, canal de envio, data/hora de criação ou de envio (inicial e final).

Uma boa prática para usuários aprovadores é utilizar os filtros para localizar rapidamente mensagens que estão pendentes de aprovação, seja de um autor específico ou de todas as mensagens pendentes. Além disso, é possível realizar diversas combinações dos filtros para refinar ainda mais a busca.




Envio de Mensagem com Recorrência

Ao enviar uma mensagem, é possível configurá-la para agendamento recorrente, ou seja, a mensagem poder ser programada para ser enviada automaticamente conforme o intervalo de recorrência definido.

O agendamento com recorrência significa que o envio da mensagem se repetirá de forma periódica, podendo ser semanal, mensal, anual ou em outro intervalo configurado.

Na última etapa do processo, é possível definir se a mensagem será agendada e configurar a sua periodicidade.
Se a periodicidade for diferente de “Única”, isso significa que a mensagem será agendada com recorrência, ou seja, será enviada automaticamente de acordo com o intervalo definido.

Quando chega o momento da execução da recorrência, o sistema (RM) gera uma cópia da mensagem original e realiza o envio dessa cópia. A mensagem original permanece com o status “Agendado”, indicando que ela é a base da recorrência e continuará ativa para os próximos envios, conforme a configuração.

Após o processamento da recorrência, na tela de Gestão de Mensagens, será exibida a nova mensagem enviada (cópia gerada pela recorrência), permitindo ao usuário consultar detalhes e baixar o log desse envio.

Se for necessário cancelar a recorrência, basta excluir a mensagem que está com o status “Agendado” e com o indicativo de recorrência. Com isso, o sistema cancelará automaticamente o JOB de envio recorrente no RM.

Todo envio de mensagem na Central de Comunicação gera um JOB de execução no RM. No caso de mensagens recorrentes, esse JOB também fica agendado no RM até que a recorrência seja cancelada.


Exemplo de uma menagem agendada com recorrência 

Para consultar os detalhes da recorrência é só acessar "Detalhes do agendamento" conforme a imagem acima.

Reprovações

Durante o processo de análise e aprovação de mensagens, é permitido ao usuário reprovar qualquer mensagem que esteja com o status “Pendente de Aprovação”. Ao ser reprovada, a mensagem não será enviada e passará a ter o status “Reprovado”.

Ao selecionar a opção “Aprovar ou Visualizar”, será exibida a mensagem para que o aprovador possa realizar a devida conferência. Na etapa final desse fluxo, estará disponível a ação “Reprovar”.

Ao clicar em “Reprovar”, será apresentada uma tela (conforme a imagem abaixo), onde o usuário deverá obrigatoriamente informar uma justificativa para a reprovação e, em seguida, confirmar a ação clicando no botão “Reprovar”.

  • Mensagens reprovadas não poderão ser reenviadas para aprovação.

  • Caso deseje reaproveitar o conteúdo, o usuário pode utilizar a funcionalidade “Usar como modelo”, realizar os ajustes necessários e então enviar uma nova mensagem para aprovação.

A justificativa informada no momento da reprovação ficará registrada. Para consultá-la, acesse a tela de Gestão de Mensagens e utilize a ação “Justificativa da Reprovação” disponível no menu de opções da mensagem.

Ao acessar a opção "Justificativa da Reprovação" será apresentada a tela conforme a imagem abaixo.