Hablando del editor de proceso...

Para que un proceso pueda ser utilizado en la aplicación para dispositivos móviles, es necesario activar la opción Disponible para mobile en la pestaña Seguridad de sus configuraciones generales. Por defecto, esta opción está desactivada.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

En el diagrama del proceso, es posible ver el flujo completo que la solicitud puede seguir, así como las configuraciones de cada componente.

Más detalles sobre las opciones disponibles para el diagrama pueden ser obtenidos en Diagrama de proceso.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

Más detalles sobre las opciones disponibles para scripts pueden ser obtenidos en Scripts do proceso.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

Al hacer clic en esta opción, se muestra el Editor de formulario, en el cual es posible crear el formulario, configurar todos sus campos y las reglas para cada campo.

Cuando el proceso ya tiene un formulario vinculado que fue creado por el Editor de formulario, esta opción se muestra como Editar formulario del proceso.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

Esta opción solo se muestra cuando ya existe un formulario creado por el Editor de formulario vinculado al proceso. Al hacer clic, se muestra el Editor de formulario, en el cual es posible editar el formulario, sus campos y las reglas de cada campo.

Cuando el proceso aún no tiene un formulario vinculado, esta opción se muestra como Crear formulario del proceso .

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

El código del proceso será copiado al portapapeles.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

Título
Nombre para identificación del proceso. Este es el nombre que se mostrará al abrir solicitudes del proceso en el recurso Iniciar solicitud. Es posible editar el nombre del proceso en cualquier momento.

Ícono
Elemento gráfico para facilitar la identificación visual del proceso. Para cambiar el ícono, simplemente haga clic en la flecha existente al lado del ícono actual y haga clic sobre el ícono deseado. Es posible localizar un ícono específico a partir del campo Buscar ícono  – ubicado en la parte superior. Si no se selecciona otro ícono, se asignará el ícono predeterminado al proceso.

Instrucciones
Instrucciones que buscan facilitar la comprensión de quien va a utilizar el proceso, tales como cuál es el objetivo de este proceso, qué es posible solicitar a partir de este proceso, quién puede utilizar este proceso, entre otros. Las instrucciones se muestran en la pestaña Información de la solicitud..

Tags
Etiquetas asignadas al proceso para facilitar la búsqueda posteriormente. Las tags funcionan como palabras clave y permiten etiquetar el proceso de manera más informal y personal. Es posible encontrar un proceso a partir de la navegación o mediante la búsqueda, que considera las tags para localizarlo.

Categoría
Categoría a la que pertenece el proceso y en la que se mostrará en el recurso Iniciar solicitud. Las categorías y subcategorías sirven para organizar los procesos y facilitar su localización, ya que están agrupados por ellas. Para incluir una subcategoría, basta con insertar la categoría, un punto (.) y la subcategoría.

Complementar solicitudes
Quién puede agregar comentarios y anexos en las solicitudes en curso, incluso cuando no están bajo su responsabilidad, garantizando así que toda comunicación se registre en el historial de la solicitud en lugar de realizarse por otros medios. Las opciones disponibles son:

• Responsable y solicitante: cuando se selecciona, determina que solo el solicitante – en el momento de la apertura de la solicitud – y el responsable de la etapa en la que se encuentra la solicitud pueden agregar comentarios y anexos.

• Responsable, solicitante y gestores: cuando se selecciona, determina que solo el solicitante y los gestores del proceso – en cualquier momento – y el responsable de la etapa en la que se encuentra la solicitud pueden agregar comentarios y anexos.

• Participantes y gestores: cuando se selecciona, determina que todos los involucrados en la solicitud en algún momento y los gestores del proceso pueden agregar comentarios y anexos en cualquier momento.
  

  → La persona A, que era responsable de una determinada etapa de la solicitud, la transfirió a la persona B. → A pesar de no ser más responsable de ninguna etapa de la solicitud, la persona A aún puede incluir comentarios y anexos en cualquier momento, ya que en un determinado momento fue un participante del proceso.

• Cualquier usuario: cuando se selecciona, determina que cualquier persona con registro activo puede agregar comentarios y anexos en la solicitud en cualquier momento.
  

  Esta opción es válida solo para procesos públicos. Para definir un proceso como público, es necesario activar la opción Hacer público en la pestaña Seguridad.

Acompañar complementos
Quién debe recibir notificaciones cuando se agregue un comentario o un anexo en la solicitud. Este campo no está habilitado cuando la opción seleccionada en Complementar solicitudes es Responsable y solicitante. Las opciones disponibles son:

• Notificar responsable: cuando está marcada, determina que los responsables de las etapas del proceso serán notificados cuando se agregue un comentario o un anexo en la solicitud.

• Notificar solicitante: cuando está marcada, determina que el solicitante – quien abrió la solicitud – será notificado cuando se agregue un comentario o un anexo en la solicitud.

• Notificar gestor: cuando está marcada, determina que los gestores del proceso serán notificados cuando se agregue un comentario o un anexo en la solicitud.

Volumen de anexo
Lugar donde se almacenarán los anexos agregados en las solicitudes del proceso. Solo se muestran volúmenes del tipo Default y Anexo workflow. La gestión de volúmenes se realiza en el recurso Volúmenes del Panel de control del usuario WCMADMIN.

Expediente
Expediente que estará relacionado con el proceso y considerado en la ejecución de sus etapas. El expediente seleccionado para el proceso se utiliza en los cálculos de plazo final y retraso de las etapas que no tienen expediente propio configurado. Se muestran para selección los expedientes que existen en el recurso Expediente.

Plazo de expiración
Tiempo máximo, en horas, dentro del cual la solicitud debe ser finalizada para no ser considerada expirada. El llenado debe ser en el formato 000:00. Al alcanzar el tiempo máximo, se emite una notificación a todos los involucrados informando que la solicitud ha expirado. Al ser configurado, el tiempo se calcula teniendo en cuenta el expediente estándar registrado en la plataforma. Este plazo no puede ser menor que el plazo de aviso.

Plazo de aviso
Tiempo, en horas, antes del plazo de expiración de la solicitud en el cual se enviará una notificación informando que la solicitud está a punto de expirar. El llenado debe ser en el formato 000:00. Al ser configurado, el tiempo se calcula teniendo en cuenta el expediente estándar registrado en la plataforma. Este plazo no puede ser mayor que el plazo de expiración.

Las acciones y opciones disponibles en las demás pestañas de las configuraciones del proceso se detallan a continuación, en el paso a paso correspondiente a cada acción

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

Tipo de asignación
Cómo debe hacerse la definición de las personas gestoras del proceso, es decir, qué personas tendrán el poder de representar a cualquier otra persona involucrada en el proceso, así como recibir notificaciones de seguimiento de las solicitudes. Las opciones disponibles son:

• Ninguna persona: cuando se selecciona, determina que ninguna persona será gestora del proceso, es decir, el proceso no tendrá gestores.
  

  Cuando no se define ningún gestor, en ausencia de cualquier persona involucrada en el proceso, nadie podrá sustituirla.

• Grupo específico: cuando se selecciona, determina que solo las personas de un grupo específico serán las gestoras del proceso.

• Papel específico: cuando se selecciona, determina que solo las personas que ejercen un papel específico serán las gestoras del proceso.

• Persona específica: cuando se selecciona, determina que solo una persona específica será la gestora del proceso.

Grupo específico
Grupo específico de personas que serán las gestoras del proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Grupo específico en Tipo de asignación. Para ver las personas que forman parte del grupo seleccionado, simplemente haga clic en Visualizar  y, para eliminar el grupo seleccionado, haga clic en Remover  – ambos ubicados en el lado derecho del nombre del grupo.

Papel específico
Papel específico ejercido por las personas que serán las gestoras del proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Papel específico en Tipo de asignación. Para ver las personas que ejercen el papel seleccionado, simplemente haga clic en Visualizar  y, para eliminar el papel seleccionado, haga clic en Remover – ambos ubicados en el lado derecho del nombre del papel.

Persona específica
Persona específica que será la gestora del proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Persona específica en Tipo de atribución. Para eliminar a la persona seleccionada, simplemente haga clic en Remover – ubicados a la derecha del nombre de la persona.

Grupo específico
Grupo específico de personas que serán las gestoras del proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Grupo específico en Tipo de atribución. Para ver las personas que forman parte del grupo seleccionado, simplemente haga clic en Visualizar y, para eliminar el grupo seleccionado, simplemente haga clic en Remover – ambos ubicados a la derecha del nombre del grupo.

Papel específico
Papel específico ejercido por las personas que serán las gestoras del proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Papel específico en Tipo de atribución. Para ver las personas que ejercen el papel seleccionado, simplemente haga clic en Visualizar y, para eliminar el papel seleccionado, simplemente haga clic en Remover – ambos ubicados a la derecha del nombre del papel.

Persona específica
Persona específica que será la gestora del proceso. Este campo solo se muestra al seleccionar la opción Persona específica en Tipo de atribución. Para eliminar a la persona seleccionada, simplemente haga clic en Remover – ubicados a la derecha del nombre de la persona.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

Los formularios se utilizan para que los involucrados en el proceso puedan, durante el desarrollo de las solicitudes, informar o consultar datos de una manera simple y estructurada.

Se muestran formularios ya existentes en el recurso Documentos o en el Editor de formulario. Se identifican como:

• Formulario del ECM: son formularios que ya existen y fueron creados a partir del recurso Documentos. Pueden ser vinculados y utilizados en el proceso normalmente, sin embargo, no pueden ser abiertos y editados en el Editor de formulario, ya que no son compatibles.

• Formulario del nuevo editor: son formularios que ya existen y fueron creados a partir del Editor de formulario, pudiendo ser abiertos y editados a partir de él.

Estas opciones están habilitadas solo para formularios provenientes del recurso Documentos, ya que no son compatibles con formularios del nuevo editor.

Registro único de formulario
Cuando se activa, determina que los datos del registro del formulario se sobrescribirán con cada modificación en la solicitud, manteniendo un único registro de formulario para cada solicitud.
Si no se activa, con cada modificación en los datos de la solicitud, se crea una nueva versión del registro del formulario, permitiendo así mantener un historial con todas las modificaciones realizadas en el formulario de la solicitud a lo largo del proceso.

Registros de formulario heredan seguridad
Cuando se activa, determina que los registros del formulario creados a partir del proceso pueden ser vistos por todos los que tengan permiso en el formulario, incluso si no han participado en el proceso.

Es posible marcar hasta 15 campos.

También es posible editar la descripción de cada campo, haciendo clic en él y cambiando a la descripción deseada.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

Al desvincular un formulario del proceso, se pierden todas las configuraciones asociadas a los campos del formulario, tales como mecanismo de asignación, seguridad de anexos y filtros para la Central de tareas.

Después de desvincular el formulario, es posible:

• seleccionar otro formulario que ya existe para que sea vinculado pudiendo ser un formulario creado a partir del recurso Documentos – y que no es compatible con el Editor de formulário – o un formulario que fue creado en el Editor de formulario y que también puede ser editado por él posteriormente;

• crear un nuevo formulario a través del Editor de formulario haciendo clic en Crear nuevo – mostrado en lugar de Desvincular. Al guardar el formulario creado, se vincula automáticamente al proceso, pudiendo ser editado posteriormente por el Editor de formulario. Después de que el formulario es creado, la opción Crear nuevo vuelve a mostrarse como Desvincular.

También es posible dejar para crear un nuevo formulario en el futuro a partir de la opción Crear formulario del proceso – ubicada en el lado derecho de la barra superior. En este caso, no debe seleccionarse ningún formulario ya existente.

Es posible localizar el proceso a partir del campo Buscar – ubicado en la parte superior.

Las versiones se muestran de la más reciente a la más antigua. En cada una se muestran detalles como el número de versión, quién publicó la versión, el comentario insertado en el momento de la publicación y la fecha y hora de publicación.

É possível localizar o processo a partir do campo Buscar – localizado na parte superior.

Controlar segurança de anexo
Quando configurada, determina que haverá controle na visualização e manipulação dos documentos anexados nas solicitações do processo, ou seja, é possível definir quais grupos, papéis e pessoas terão determinadas permissões nos anexos. Para configurar, basta clicar em Configurar segurança de anexos. Veja o passo a passo clicando aqui.

Atualizar anexo
Quando ativada, determina que os anexos da solicitação que estão publicados no recurso Documentos serão atualizados na solicitação sempre que forem atualizados em Documentos.
Se não for ativada, mesmo que o anexo seja atualizado em Documentos, na solicitação ele permanecerá na versão que estava quando foi adicionado. Isso é válido para anexos adicionados na solicitação a partir do recurso Documentos e para anexos adicionados na solicitação e publicados em Documentos por meio de desenvolvimento sobre a plataforma.

Ativar processo
Quando ativada, determina que o processo está disponível para uso no recurso Iniciar solicitação, ou seja, já é possível abrir solicitações desse processo. A versão disponibilizada para uso é a última que foi publicada. Por padrão, essa opção está ativada. Mas, se for desativada, enquanto não for ativada novamente, o processo não fica disponível para uso.

Tornar público
Quando ativada, determina que qualquer pessoa pode consultar as solicitações desse processo. Se não for ativado, as solicitações podem ser consultadas apenas pelo solicitante, pelas pessoas que participaram do processo ou pelos gestores do processo

Disponível para mobile
Quando ativada, determina que o processo está disponível para uso no aplicativo móvel da plataforma, ou seja, é possível abrir e movimentar solicitações desse processo pelo aplicativo.

Confirmar senha
Quando ativada, determina que todas as etapas do processo solicitarão a senha da pessoa que está executando, visando reafirmar a presença de cada pessoa na execução da etapa.

É possível localizar o processo a partir do campo Buscar – localizado na parte superior.

As opções disponíveis são:

• Por campo de formulário: quando selecionada, determina que apenas a pessoa informando em um campo do formulário da solicitação receberá as permissões assinaladas nos documentos anexados ao processo.

• Por grupo: quando selecionada, determina que apenas as pessoas de um grupo específico receberão as permissões assinaladas nos documentos anexados nas solicitações do processo.

• Por papel: quando selecionada, determina que apenas as pessoas que exercem um papel específico receberão as permissões assinadas nos documentos anexados nas solicitações do processo.

• Por pessoa: quando selecionada, determina que apenas uma pessoa específica receberá as permissões assinaladas nos documentos anexados nas solicitações do processo.

• Por qualquer pessoa: quando selecionada, determina que qualquer pessoa receberá as permissões assinaladas nos documentos anexados nas solicitações do processo.

As opções disponíveis são:

• Publicar anexos: quando assinalada, determina que as pessoas definidas pelo mecanismo de atribuição configurado podem anexar documentos nas solicitações do processo.

• Editar próprios: quando assinalada, determina que as pessoas definidas pelo mecanismo de atribuição configurado podem editar os documentos que elas mesmas anexaram nas solicitações do processo.

• Remover próprios: quando assinalada, determina que as pessoas definidas pelo mecanismo de atribuição configurado podem remover os documentos que elas mesmas anexaram nas solicitações do processo.

• Ver de outros: quando assinalada, determina que as pessoas definidas pelo mecanismo de atribuição configurado podem ver os documentos que outras pessoas anexaram nas solicitações do processo.

• Editar de outros: quando assinalada, determina que as pessoas definidas pelo mecanismo de atribuição configurado podem editar os documentos que outras pessoas anexaram nas solicitações do processo.

• Remover de outros: quando assinalada, determina que as pessoas definidas pelo mecanismo de atribuição configurado podem remover os documentos que outras pessoas anexaram nas solicitações do processo.

Para ver os integrantes de um grupo ou de um papel adicionado, basta clicar em Visualizar participantes – localizado no seu lado direito. E, para remover um item adicionado – campo de formulário, grupo, papel ou pessoa – basta clicar em Excluir– localizado no seu lado direito – e clicar em Excluir novamente na mensagem de confirmação.

É possível localizar o processo a partir do campo Buscar – localizado na parte superior.

É possível localizar o processo a partir do campo Buscar – localizado na parte superior.

Nesta aba, é possível criar propriedades específicas para esse processo. Essas propriedades avançadas são utilizadas para prover dados que podem ser requisitados durante os eventos do processo, por meio do dataset advancedProcessProperties ou por meio de codificação.

Atributo
Nome para identificação da propriedade.

Valor
Valor que será definido para a propriedade.

Para cancelar a inclusão da propriedade, basta clicar em Cancelar.

É possível editar a propriedade adicionada clicando em Editar , alterando as informações e clicando novamente em Salvar.

Para remover uma propriedade adicionada, basta clicar em Remover.

É possível localizar o processo a partir do campo Buscar – localizado na parte superior.

Para cancelar as alterações feitas, basta clicar em Cancelar ao invés de salvar.

É possível localizar o processo a partir do campo Buscar – localizado na parte superior.

Ao salvar o rascunho, as últimas alterações feitas no processo e que ainda não foram publicadas são salvas na versão que está em edição, mas ela ainda não fica disponível para uso ao abrir solicitações. É necessário publicar o processo com as alterações feitas para que elas sejam consideradas nas próximas solicitações que forem abertas.

É possível localizar o processo a partir do campo Buscar – localizado na parte superior.

São permitidos até duzentos (200) caracteres na descrição.

Se for a primeira versão, é interessante inserir uma visão geral sobre o processo, com informações tais como qual o seu objetivo, o que ele permite solicitar, qual seu público alvo, dentre outras.

Se for uma nova versão, é interessante detalhar quais foram as alterações feitas, pois elas serão listadas no histórico do processo posteriormente.

Ao clicar nessa opção, é efetuada automaticamente uma análise de consistência das configurações do processo. Se todas as informações e configurações necessárias estiverem corretas, o processo é publicado. Caso contrário, é exibida uma mensagem informando as inconsistências existentes e que precisam ser ajustadas para que o processo seja publicado. Para voltar ao processo e corrigir as inconsistências, basta clicar em Voltar ao processo e corrigir.

Ao ser publicado, a nova versão do processo contendo as últimas alterações feitas é liberada para uso. As solicitações que estão em andamento continuam com as configurações da versão antiga. Apenas as novas solicitações abertas terão as configurações da nova versão do processo.

Depois que o processo é publicado, na mensagem de confirmação exibida, é possível clicar em Voltar à edição – para voltar para o processo e continuar editando-o – ou Iniciar solicitação – para abrir uma solicitação em uma nova aba.

Ao clicar na opção Salvar rascunho e voltar, todas as alterações feitas no processo são salvas e o recurso Configurar processos é exibido.

Para voltar sem salvar as alterações, basta clicar em Voltar sem salvar rascunho. Nesse caso, todas as alterações que ainda não tinham sido salvas são descartadas.

Esta documentação é válida a partir da atualização Voyager (2.0). Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.

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